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EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES

ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON


EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO
TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

(FP)Proceso Administrativo
Instituto Colombiano de Aprendizaje
Actualizado por:
Elsa E. Alba Díaz

Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial o total


Bajo cualquier forma
(Art. 125 Ley 23 de 1982)

Bogotá – Colombia
Versión 02 - Enero 2014

2 FP Proceso Administrativo
Contenido
Pág.

PRESENTACIÓN 6
GUÍA METODOLÓGICA 7
INFORMACION GENERAL Y VALORACION DEL PROCESO DE
FORMACION
8

RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE 9

UNIDAD UNO 10
1.1 CONCEPTOS 11
1.1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO 11
PLANEACION 12
ORGANIZACIÓN 13
DIRECCION Y COORDINACION 14
CONTROL 14
TALLER APLICATIVO 1 15
TALLER APLICATIVO 2 15

UNIDAD DOS
2.1 CONCEPTOS 17
2.1.1 PLANEACIÓN 17
2.1.1.1 LOS CUATRO PASOS DE LA PLANEACION 17
2.1.2 CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION 18

2.2 TIPOS DE PLANEACIÓN 18


2.2.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 19
2.2.1.1 Elementos de la planeación estratégica 19
Misión 19
Visión 20
Objetivos y Metas 21
Estrategias 23
Diagnostico 23
Diagnostico a través de la matriz Dofa 24

FP Proceso Administrativo 3
Normatividad 26
Políticas 26
Presupuestos 27
2.2.2 PLANEACIÓN TÁCTICA 28
2.2.3 PLANEACIÓN OPERATIVA 29
2.2.3.1 Diagrama de flujo 29
2.2.3.2 Graficas de GANTT 33
TALLER DE APLICACIÓN 1 35
TALLER DE PROYECTO DE SIMULACION UNIDAD 4 36

UNIDAD TRES
3.1 CONCEPTOS 37
3.1.1 ORGANIZACIÓN 38
3.1.2 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 38
3.1.3 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA SOCIEDAD 38
3.1.4 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN 39
3.1.5 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA 39
3.1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 42
Tipos de Organigramas 43
Organigrama Vertical 43
Organigrama Horizontal 44
Organigrama Circular 45

3.2 DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA 46


3.2.1 ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO 46
3.2.2 ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO 46
3.2.3 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO 47
Manual de Funciones 48
3.2.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN 51
TALLER DE APLICACIÓN 1 52
TALLER DE PROYECTO DE SIMULACION UNIDAD 5 54

BIBLIOGRAFÍA 55

4 FP Proceso Administrativo
Presentación
La administración y todos sus elementos hacen parte de nuestro desarrollo,
muchas veces y de forma empírica la utilizamos pero no comprendemos su
importancia o aun peor no le sacamos provecho como debería ser.

El propósito de este módulo es trasmitir la importancia que tiene el estar


informado y actualizado con temas de Administración y Legislación Comercial,
por eso en el proceso de Aprendizaje de los estudiantes de Organización y
Administración de Pequeñas y Medianas Empresas, de forma estructurada y
secuencial se van a integrar con esta herramienta que es de vital importancia
en el desarrollo de cualquier actividad social, empresarial, productiva y hasta
personal.

Los estudiantes de este módulo estarían en la capacidad de desempeñarse


en cualquier compañía sin distinción de su tamaño, actividad económica u
otras clasificaciones que tenga la empresa. De igual manera el modulo le
brinda al estudiante la oportunidad de conocer los aspectos legales para la
constitución de empresa con el ánimo de orientarlos al emprendimiento
empresarial, motivándolos a la creación de empresa y a lograr su
independencia económica y productiva aportando así desarrollo para el País.

El módulo inicia dando claridad sobre el concepto del proceso administrativo,


su estructura fundamental y la importancia de este en el manejo de las
organizaciones y todas sus actividades.

En planeación encontrará pautas y talleres que lo guiarán para poder


determinar objetivos, misión, visión pero al mismo tiempo poder planear
estrategias a través de la adecuada elaboración de un Diagnostico DOFA, de
igual manera esta unidad aporta las suficientes herramientas para el
adecuado desarrollo de programas, procesos y procedimientos los cuales
podrán ser implementados en organizaciones de todo tipo durante el ejercicio
laboral. Esta unidad se complementa con el tema de Organización en el cual
se determinan las formas más adecuadas de estructurar una empresa de
acuerdo a los diferentes tipos existentes.

FP Proceso Administrativo 5
Guía Metodológica

6 FP Proceso Administrativo
Información general y valoración del proceso de formación

Programa de
Modulo:
Formación:
Regional: Semestre:
Nombre :
Datos del Identificación:
Estudiante Teléfono:
E-mail:

VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO

JUICIO DE EVALUACIÓN: APROBADO_______ NO APROBADO_______

REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORANEA


______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________

RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______


Especificar cuáles:

_______________________________ ___ ________________________


Nombre y Firma del Estudiante Nombre y firma del formador

_______________________________
Fecha de elaboración

FP Proceso Administrativo 7
Recolección de evidencias de aprendizaje

CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO


EVIDENCIAS DE RECOLECCIÓN DE
APRENDIZAJE EVIDENCIAS Y VALORACIÓN

CONOCIMIENTO

DESEMPEÑO

PRODUCTO

NO APLICA
APLICA
FECHA
ACTIVIDADES A DESARROLLAR

* APLICA cuando la evidencia tiene: Pertinencia, Vigencia, Autenticidad y Calidad.

8 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE HACE

1.1. CONCEPTOS

1.1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

Son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para


aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que
cuenta la empresa con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.

El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de


órganos empresariales y cargos que la componen y dirigir coordinar y
controlar sus actividades.

FP Proceso Administrativo 9
PLANEACIÓN: Es la primera etapa del proceso administrativo y podemos
definirla como la determinación de los objetivos y la elección de los cursos
de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un
esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

La planificación es fundamental, ya que:

1. Permite que la empresa esté orientada al futuro


2. Facilita la coordinación de decisiones
3. Resalta los objetivos organizacionales

10 FP Proceso Administrativo
4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
8. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
9. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.

La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una
organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y


minimizarlo, lo cual aumenta a su vez la eficiencia en la actuación en toda
organización.

Frecuentemente se elaboran planes a corto plazo sin referencia alguna a


planes a largo plazo lo cual definitivamente es un grave error, ya que es
importante integrar ambos tipos de planes, de manera que jamás deben
elaborarse un plan a corto plazo que no contribuya o ayude al cumplimiento
del correspondiente plan a largo plazo.

ORGANIZACIÓN: Se trata de terminar que recurso y que actividades se


requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de
diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la
estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida
necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a
cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función
es el establecimiento de una estructura organizativa

FP Proceso Administrativo 11
La organización es importante ya que:
 Permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo
más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

 Elimina duplicidad de trabajo.

 Establece canales de comunicación.

 Representa la estructura oficial de la empresa

 Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qué


vamos a hacer.

 Efectuar la división de esta actividad-

 Ordenar las divisiones y señalar las personas que se responsabilizarán de


cada una de ellas.

 Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada división,


fijando el papel de cada uno de ellos.

DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN: Es la capacidad de influir en las personas para


que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar,
influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las
relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de
hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos.

12 FP Proceso Administrativo
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan
para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus
empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación,
enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.

CONTROL: Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el


desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se
ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los
estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes,
aunque la planeación debe preceder del control.

TIPOS DE CONTROL:

1. Control preliminar Se ejerce previamente a la acción para


asegurar que se preparen los recursos y
(a través de la el personal necesarios y se tengan listos
para iniciar las actividades.
alimentación adelantada)

Vigilar (mediante la observación


2. Control coincidente personal e informes) las actividades
corrientes para asegurar que se
(generalmente a través de informes
cumplan las políticas y los
periódicos de desempeño)
procedimientos, sobre la marcha.

Acción a posteriori (replanificación),


3. Control por retroalimentación concentrando la atención sobre los
resultados pasados para controlar las
actividades futuras.

FP Proceso Administrativo 13
FDEH. DOCENTE DICE Y EL ESTUDIANTE HACE

TALLER DE APLICACIÓN 1

1. Completa la estructura grafica a partir del manejo comprensivo de la


información que sigue:

PROCESO ADMINISTRATIVO

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE

TALLER DE APLICACIÓN 2

 Mediante la guía del formador los estudiantes desarrollaran una


actividad en donde apliquen todas las etapas del proceso
administrativo. Ejemplo la organización de un evento, la programación
de unas vacaciones, la programación de la feria empresarial.

14 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE HACE

2.1 CONCEPTOS

2.1.1 PLANEACIÓN
Es el conjunto de decisiones que el empresario toma para realizar en el futuro;
fundamenta el proceso administrativo porque ella determina todas sus
actividades.

Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas,


procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social,
o empresa. Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así
como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este
funcione eficientemente.

2.1.1.1 LOS CUATRO PASOS DE LA PLANEACIÓN

1. ESTABLECER UNA META O UN CONJUNTO DE METAS: La planeación


comienza con las decisiones acerca de lo que la organización o parte
de ella necesitan o quieren. Con el fin determinar las prioridades y ser
más específicos respecto a los objetivos para canalizar sus recursos con
eficacia.

FP Proceso Administrativo 15
2. DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL: Es necesario formular preguntas tales
como: ¿a qué distancia se halla de sus metas la organización o
subunidad? ¿de qué recursos se dispone para alcanzarlas?, sólo
después de analizar el estado actual se pueden trazar los planes
necesarios para el progreso.

3. IDENTIFICAR LAS AYUDAS Y BARRERAS DE LAS METAS: ¿Qué factores en el


ambiente interno y externo ayudan a la organización a lograr sus
metas? ¿qué factores podrían crear problemas?

4. DESARROLLAR UN PLAN O UN CONJUNTO DE ACCIONES PARA ALCANZAR


LA META O METAS: Esta etapa requiere varios cursos de acción alternos
para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y
escoger entre ellas la más idónea. en este paso es donde se toman
decisiones referentes a acciones futuras y donde son más importantes
las pautas de la toma eficaz de decisiones.

2.1.2 CARACTERISTICAS DE LA PLANEACIÓN.

DESEABLE: Significa anhelar que acontezca o deje de acontecer algún suceso,


o Aspirar con vehemencia al conocimiento, posesión o disfrute de algo

LO POSIBLE: Lo que igual puede suceder o no suceder, que en algún


momento se puede ejecutar o no.

LO PROBABLE: Lo que es casi seguro que suceda, ya que está


fundamentado en razón prudente. Hay buenas razones para creer
que se verificará o sucederá pues se puede probar.

CERTIDUMBRE: Conocimiento seguro y claro de algo. Es la firme adhesión de la


mente a algo conocible, sin temor de errar en su apreciación.

ELECCIÓN: Determinación, análisis y la selección, es tomar aparentemente la


decisión más adecuada.

FACTIBLE: Es todo aquello que se puede hacer ya que está fundamentado en


hechos.

16 FP Proceso Administrativo
2.2 TIPOS DE PLANEACIÓN

ALCANCE NIVELES EN LA TIPO DE OBJETO


(TIEMPO) EMPRESA PLANEACIÓN

Elaboración del mapa general para


evaluación de la empresa mediante la
Largo plazo General ESTRATÉGICA
identificación de Debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.

Conversión e interpretación de
Mediano
Intermedio TÁCTICA estrategias en planes concretos en el
plazo
nivel departamental.

Subdivisión de planes tácticos de


Corto plazo Operacional OPERACIONAL cada departamento en planes
operacionales para cada tarea.

2.2.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA.

La planeación estratégica es la planeación a largo plazo que enfoca a la


organización como un todo. Los administradores consideran a la organización
una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo
para lograr las metas organizacionales.

Se considera como programa general para definir y alcanzar los objetivos de


la empresa y poner en práctica su misión, trata de establecer lo que la
empresa debe hacer antes de emprender la acción empresarial necesaria. El
largo plazo se define como un período que se extiende aproximadamente
entre 5 y 7 años hacia el futuro.

2.2.1.1 ELEMENTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA.

1. MISIÓN: Es la razón misma de la existencia de la empresa ya que la distingue


de todas las demás en el mercado es su función o tarea básica; consiste en

FP Proceso Administrativo 17
determinar que se debe hacer para llegar al futuro que se concibe como
posible o deseable, definiendo el rumbo y generando los compromisos
necesarios para lograrlo.

De acuerdo con lo anterior, en términos generales una misión debe:

Definir qué es la organización: Cuál es su actividad global, sectorial


(negocios).

Distinguir a una organización de otras similares: Qué la hace diferente


de las otras del sector.

Identificar el propósito: Porqué y para qué hacer lo que hace.

Determinar los principios empresariales: La ética empresarial, la filosofía


(principios y valores).

Identificar aspectos tales como:

Los clientes: Quiénes son, su perfil, su nicho.


Los productos y/o servicios: qué produce para ellos.
Los mercados: En qué mercado o mercados se encuentra.
La tecnología: Cómo realiza sus procesos.

Ser totalmente clara y concreta.

Ejemplo:

MISIÓN

ARTURO CALLE diseña, confecciona y comercializa prendas de vestir y accesorios para


hombre, con estándares internacionales de calidad, precios justos y excelente servicio en sus
puntos de venta, procurando satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

A su vez, busca permanentemente la innovación y la mejora de sus procesos, el desarrollo


integral de la organización y el bienestar de su talento humano, para obtener una razonable
rentabilidad y contribuir al desarrollo social del país.

18 FP Proceso Administrativo
¿CÓMO ELABORAR LA MISIÓN DE NUESTRA EMPRESA?

A continuación el estudiante detallará el cuestionario e irá organizado la Misión


de su empresa:

1. ¿Cuál es la actividad de nuestra empresa?


2. ¿Quiénes son nuestros clientes?
3. ¿Cuáles son nuestros productos y servicios?
4. ¿Cuál es la tecnología de nuestra organización?
5. ¿Cuál es el propósito de la organización?
6. ¿Qué se aporta a los colaboradores?
7. ¿Cuál es el código de ética y principios de la entidad?

2. VISIÓN: Se define como el diseño de escenarios futuros en los cuales se


desarrollarán las actividades de la empresa expresados en términos concretos
de situación, es el objetivo general de la empresa a largo plazo y se redacta
como tal.

Para definir la Visión se requiere:

Un líder que proyecte la entidad.


Un equipo que comparta y se involucre y se comprometa en las
acciones requeridas para su logro.
Una descripción amplia y detallada de lo que se espera alcanzar.
Una actitud positiva y alentadora que apoye y facilite el accionar
institucional en pos de obtener los resultados previstos.

En nuestro medio, dadas las condiciones cambiantes en las variables


socioeconómicas, se sugiere definir la Visión en lapsos de tiempo de 5 a 7 años,
teniendo en cuenta aspectos del entorno y las tendencias.

ENTORNO TENDENCIA
Mercado Cultura
Competencia Ideología
Clientes Gobierno
Seguridad Política
Necesidades Legislación
Estrato socioeconómico Crecimiento demográfico
Estructura del sector Economía

FP Proceso Administrativo 19
Ejemplo:

VISION DE LA POLICIA NACIONAL

Al año 2019, la Policía Nacional habrá hecho una contribución de excepcional


valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construcción de un país
próspero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el
trabajo cercano a la comunidad.

¿CÓMO IDENTIFICAR Y ORGANIZAR LA VISIÓN DE LA EMPRESA?

Como en la parte anterior (Misión), el estudiante detallará y desarrollará,


apoyándose en el siguiente cuestionario, para identificar la Visión de su
empresa.

1- ¿Cuál será la actividad de la entidad?


2- ¿Cuál será el posicionamiento y los resultados esperados?
3- ¿Qué condiciones desea tener la compañía a nivel de?:

a. Gestión Humana:
b. Procesos:
c. Estructura:
d. Tecnología:

3. OBJETIVOS Y METAS: Son los fines hacia los que se encamina la organización;
deben ser coherentes así como las acciones para lograrlos; las metas son
objetivos específicos y lo que hacen es encaminar al cumplimiento de
objetivo general de la empresa.

Los objetivos deben:

Ser cuantificables.

Tener fecha de cumplimiento.

Ser controlables, realistas y alcanzables.

Ser compatibles y coherentes entre sí.

Iniciar con un verbo de modo infinitivo que sea de acción o logro


(no conjugados).

Indicar la forma en que se lograran y los recursos a utilizar.

20 FP Proceso Administrativo
Apoyar directamente al plan estratégico o ser compatible.

OBJETIVOS SEGÚN EL TIEMPO

a. Objetivos a corto plazo: Por lo general se extienden a un año o menos. Por


ejemplo: Alcanzar 3 millones de ventas brutas para mes de Agosto
mediante el planteamiento de estrategias de benchmarking...

b. Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años


Por ejemplo: Crecer a 8 oficinas regionales del 2014 al 2019 en las
principales regiones del país utilizando la técnica de OUTSOURCING.

c. Objetivos a largo plazo: Se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo


Buscar establecer franquicias en 10 países extranjeros para el año 2020, a
través de alianzas estratégicas.

OBJETIVOS SEGÚN SU ALCANCE EN LA EMPRESA

a. Objetivos primarios: Por lo general están relacionados con una compañía


no con un individuo. Por ejemplo: Proporcionar bienes y servicios para el
mercado logrando una utilidad sustancial de alrededor del 15% sobre la
inversión, ofreciéndoles a los consumidores lo que desean otorgando a
nuestros colaboradores recompensas por sus ventas.

b. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e


identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la
eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros.

FP Proceso Administrativo 21
c. Objetivos individuales: Como lo indica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organización sobre una
base diaria, semanal, mensual o anual.

4. ESTRATEGIAS: Son las respuestas para afrontar los retos que implica la
competencia y la vida de las empresa se establecen como cursos de
acción o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, con el fin de lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas. Las estrategias se proponen después de hacer un adecuado
estudio o diagnóstico de la situación del proyecto o empresa.

4.1 DIAGNÓSTICO: Es el conocimiento exacto de la realidad presente en la


empresa y su entorno, debe ser REALISTA, COMPLETO y exacto, para
reconocer sus problemas oportunamente y establecer sus necesidades
prioritarias, con el fin de establecer unas adecuadas estrategias de solución.

4.2 DIAGNÓSTICO A TRAVÉS DE MATRIZ DOFA O FADO


Es una herramienta administrativa para crear estrategias en determinada
situación, muestra las relaciones entre las variables decisivas DE UNA EMPRESA
O PROYECTO:

FACTORES FORTALEZAS: Son DEBILIDADES: Son


INTERNOS aquellas que están en situaciones que a nivel
cualquier punto dentro interno impiden el
de la organización y desarrollo exitoso de la
ayudan positivamente empresa o le proyecto
a su buen
FACTORES funcionamiento Ejemplo: ÁREAS DE LA
EXTERNOS Ejemplo: LA ORGANIZACIÓN O PLANES

22 FP Proceso Administrativo
ADMINISTRACIÓN, LAS QUE NO FUNCIONAN.
VENTAS.

OPORTUNIDADES: Elementos
que el entorno le brinda a la FO: Son las estrategias
DO: Estrategias de
empresa para poder lograr más exitosas ya que se
desarrollo para superar las
los objetivos. No se tienen utilizan los puntos
debilidades con el fin de
manejo sobre ellos, solo internos fuertes para
aprovechar las
surgen. aprovechar las
oportunidades.
Ejemplo: CONDICIONES oportunidades.
ECONÓMICAS, AVANCES
TECNOLÓGICOS ETC.

DA: Las estrategias


defensivas que pretenden
AMENAZAS: Elementos FA: Es el uso de los disminuir las debilidades
puntos fuertes para internas y evitar las amenazas
externos que logran afectar a
del entorno. Una
la empresa. Peligro de que hacer frente las
organización que enfrenta
ocurra algo. amenazas o evitarlas. muchas amenazas externas y
Ejemplo: LA COMPETENCIA. debilidades internas de
hecho podría estar en una
situación muy precaria

Los elementos Internos básicos que encontramos dentro de las organizaciones,


sobre las cuales se requiere una evaluación previa, son los siguientes:

La Gente: Es decir, el grupo humano responsable de la eficiencia de la


organización.
Los Procesos: Entendiéndose por éstos las etapas operativas de gestión
encaminadas a obtener los resultados esperados por los clientes externos
e internos.

La Tecnología: Tanto blanda como dura con la cual se le facilita a la


Gente la operación de los procesos establecidos.

La Cultura Organizacional: Compuesta por las costumbres, ritos,


principios, normas y valores, etc., que orientan como directrices, la
constante accionar de la organización.

El Estilo o enfoque gerencial: A través del cual se marca las pautas


generales y particulares de gestión dentro de las organizaciones.

FP Proceso Administrativo 23
Los Recursos económicos y Financieros: Con los cuales se fabrica el
accionar empresarial y se observa y controla, en la mayoría de los casos,
la efectividad empresarial.

Del análisis de los anteriores elementos, las organizaciones pueden obtener


con claridad su situación interna traduciéndola en fortalezas, es lo mismo que
hallar las características que apoyen el buen desarrollo de la organización o
debilidades.

Dentro de éste proceso de evaluación también debemos considerar los


siguientes elementos Externos:

El cliente: Ya sea el intermediario o el consumidor final de los bienes o


servicios ofrecidos por la empresa ubicados nacional e
internacionalmente.

La competencia: O el conjunto de empresas del mercado nacional e


internacional que se encuentran produciendo y ofreciendo bienes y
servicios similares, sustitutos o complementarios a los ofrecimientos por la
organización.

Los proveedores: de bienes primarios o servicios constituidos, como


elementos copartícipes del resultado final ofrecido al cliente.

El Marco Legal: Es decir, el conjunto de normas nacionales e


internacionales que de una u otra forman unos lineamientos de
actuación, tales como, parámetros contables, fiscales, de calidad, etc.

El ecosistema: Como marco de actuación, para el cual requiere el


diseño de estrategias en busca de contribuir al desarrollo y
mantenimiento coherente del medio ambiente y su relación con la
calidad de vida del ser humano.

Factores socio – políticos: Presentes en el entorno que afectan la gestión


de los organismos, tales como, la demografía que muestra los
comportamientos del crecimiento y composición de los habitantes, las
orientaciones políticas que marcan desde los aparatos estatales una
guía macroeconómica, la violencia expresada en cualquiera de sus
facetas y la estabilidad o inestabilidad social que afecta los hábitos de
compra y consumo de los mercados.

Del análisis de los anteriores elementos se logra deducir oportunidades para


aprovecharlas, o amenazas para minimizarlas.

24 FP Proceso Administrativo
5. NORMATIVIDAD: REGLAS Y NORMAS: Planes vigentes que detallan las
acciones específicas que deben emprenderse en una situación
determinada. Se apoya en la conformación de estándares, metodologías y
métodos para el correcto funcionamiento de las actividades planeadas.
Estas se plantean para mantener el control, seguimiento y desarrollo de la
planeación. Las reglas se aplican para situaciones específicas e individuos
específicos y son menos rígidas que las normas ya que estas últimas las
deben cumplir a cabalidad todos los miembros implicados en la situación sin
excepciones.

6. POLÍTICAS: Declaración de principios generales que la empresa u


organización se compromete a cumplir. Estos criterios orientan o encauzan
el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias,
ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problema para la
empresa, sus planes y trabajadores. Facilitan la delegación de autoridad,
motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.

Los lineamientos de las políticas institucionales son:

Deben estar por escrito para darles validez


Se deben redactar claramente y con precisión
Deben darse a conocer en todos los niveles donde se va a interpretar
y aplicar.
Deban revisarse periódicamente
Deben ser flexible

7. PRESUPUESTOS: Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente


cuánto dinero será gastado, por quien, para que, y donde, que costos,
ingresos, unidades o productos que involucran los planes y programas.

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la


empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la
comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Características:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado


sistemáticamente.

Está expresado en términos cuantitativos.

FP Proceso Administrativo 25
Es general porque debe establecerse para toda la empresa.

Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la


organización.

Es diseñado para un periodo determinado.

Debe ser comprobable, de acuerdo a las normas contables.

2.2.2 PLANEACIÓN TÁCTICA.


Este tipo de planeación asimila las presiones e influencias ambientales
generadas por la incertidumbre en el nivel institucional o estratégico.
Es una relación entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El
propósito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos más
cortos, áreas menos amplias.
Se orienta hacia resultados satisfactorios, especialmente en áreas funcionales
tales como mercadeo o comercial, manufactura o técnica, finanzas y talento
humano.

Algunas de las características principales de la planeación táctica son:


Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación
estratégica.

26 FP Proceso Administrativo
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes
divisionales o funcionales).

Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la


empresa.

Se maneja información externa e interna.

Está orientada hacia la coordinación de recursos.

Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Generalmente esta planeación hace referencia a un producto o a su


publicidad.
Una planeación táctica trata de la selección de las acciones (planeación
estratégica) y medios por los cuales han de perseguirse objetivos específicos,
generalmente esta planeación hace referencia la asignación de todos los
recursos (físicos-técnicos-humanos-financieros, etc.) necesarios para concretar
los planes estratégicos. Debe estar encaminada a cumplirse en el mediano
plazo, entre 2 a 5 años.

2.2.3 PLANEACIÓN OPERATIVA

Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. En realidad,


todos los puntos de la base de la planeación estratégica se dan en el nivel
operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la
parte táctica, la obtención de resultados.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente


racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del enfoque de
científico.

FP Proceso Administrativo 27
Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas
computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el
propósito de una acción a través de varias vías, se trabaja a corto plazo
generalmente a menos de 1 año. Los detalles del plan a plazo medio
(planeación táctica) no son suficientes para lograr las operaciones corrientes
inmediatas, es necesario detallar aún más este plan; esto es posible a través de
los planes a corto plazo.

La base de la planeación operativa es la elaboración y el desarrollo de


procesos (Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno o de una
operación) y procedimientos (Método para ejecutar algunos procesos, de
forma ordenada y cronológica especialmente ayudan cuando deben hacerse
en forma repetitiva). Los instrumentos de la planeación operativa son:

2.2.3.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar


y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de
simplificación.

Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos
pasos.

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones de


taller o en máquinas, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar
en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia
prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO O FIN: Es la figura que representa el inicio o fin del


procedimiento.

OPERACIÓN: Ocurre cuando un objeto está siendo modificado


en sus características, se está creando o agregando algo o se
está preparando para otra operación, transporte, inspección o
almacenaje. Una operación también ocurre cuando se está
dando o recibiendo información o se está planeando algo.

28 FP Proceso Administrativo
TRANSPORTE: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son
movidos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos
forman parte de una operación o inspección.

INSPECCIÓN: Ocurre cuando un objeto o una actividad son


examinados para su identificación o para comprobar y verificar
la calidad o cantidad de cualesquiera de sus características.

DEMORA: Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o


grupo de ellos. Con esto se retarda el siguiente paso planeado.
Ejemplos: Esperar un elevador, o cuando una serie de piezas
hace cola para ser pesada o hay varios materiales en una
plataforma esperando el nuevo paso del proceso.

ALMACENAJE: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son


retenidos y protegidos contra movimientos o usos no autorizados.
Ejemplos: Almacén general, cuarto de herramientas, bancos de
almacenaje entre las máquinas, o archivo.

DECISIÓN: Ocurre cuando dentro del proceso se debe tomas


una decisión frente dos alternativas de solución siempre deben
resolverse las dos alternativas del procedimiento.

CONECTORES: Articulan todas las figuras del procedimiento.

EJEMPLO:
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL EMPRESA XYZ

DEPENDENCIA: Departamento de Talento Humano


RESPONSABLE: Asistente de Talento Humano

1. Se genera la necesidad (vacante).


2. Poner el aviso clasificado.
3. Seleccionar las hojas de vida de acuerdo al perfil buscado.
4. Citar a entrevista preliminar
5. Citar a pruebas psicotécnicas
6. Citar a entrevista con el jefe inmediato
7. Citar a exámenes médicos
8. Elaborar y hacer firmar el contrato

FP Proceso Administrativo 29
DIAGRAMA DE FLUJO: PROCEDIMIENTO

1.Se genera la necesidad


(vacante).

2.Poner el aviso clasificado.

3.Esperar hojas de vida.

4.Seleccionar las hojas de vida.

5.Decidir si continua o no en el
proceso.

6. Citar a entrevista preliminar NO


SI

7. Esperar la entrevista.

NOTA: El estudiante terminara el


análisis y la gráfica del anterior
ejemplo como punto del taller
aplicativo de esta unidad.

30 FP Proceso Administrativo
2.2.3.2 GRAFICAS DE GANTT
Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las
tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue
inventada por Henry L. Gantt en 1917.

Este cronograma tiene mucha aplicación como instrumento de planeación y


control en la metodología administrativa actual.

Es una tabla de doble entrada que refleja la actividad y mide el tiempo


necesario para ejecutarla. Permite comparar el desempeño real con el
desempeño planeado.

En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras


que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa,
dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada
tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo
determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha
de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas
secuenciales o se pueden realizar simultáneamente

Tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se


realizan coordinadamente y planear con anterioridad la ejecución de un
proyecto o proceso.

FP Proceso Administrativo 31
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL EMPRESA XYZ

DEPENDENCIA: Departamento de Talento Humano


RESPONSABLE: Jefe de Talento Humano
UNIDAD DE TIEMPO: Horas

ROTULO TAREA TIEMPO ESTIMADO


Seleccionar las hojas
A de vida de acuerdo al 2
perfil buscado.
B Entrevista preliminar 1

C Pruebas psicotécnicas 1 1/2


Entrevista con el jefe
D 1
inmediato
Análisis del proceso y
E 2
toma de decisión fina
Elaborar y firmar el
F 2
contrato
TIEMPO REAL TOTAL ESTIMADO 9 hora y 1/2
DIAGRAMA DE GANTT
ESCALA DE TIEMPO REAL (horas)
TAREA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
A
B
C
D
E
F
ESCALA DE TIEMPO OPTIMO (horas)
TAREA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
A
B
C
D
E
F
TIEMPO REAL: 9H Y ½ - TIEMPO OPTIMO 7 H =
REDUCCIÓN 2h y ½. EJECUTANDO TAREA D,E Y F
simultáneamente

32 FP Proceso Administrativo
NOTA: La reducción del tiempo para el diagrama de GANTT no consiste en
quitarle tiempo a las actividades para hacerlas más eficaces, si no en analizar
los procesos y optimizarlos combinando tareas, de forma tal que puedan
elaborarse simultáneamente o asignándole más recursos al proceso para
obtener el máximo de eficacia y eficiencia.

FDEH. Docente Dice y el Estudiante Hace

TALLER DE APLICACIÓN 1

1. Completa la estructura grafica a partir del manejo comprensivo


de la información que sigue:

LA PLANEACIÓN

CONCEPTO

TIPOS

ELEMENTOS

2. Consulte y de 1 ejemplo real de: (tenga en cuenta los parámetros


para su elaboración, si no los tienen el estudiante debe corregirlos)

FP Proceso Administrativo 33
a. MISIÓN
b. VISIÓN
c. OBJETIVO A MEDIANO PLAZO
d. POLÍTICA INSTITUCIONAL

3. Realice un DOFA de tipo personal.

EDH. Estudiante Dice y Hace

TALLER DE PROYECTO DE SIMULACIÓN UNIDAD 2

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.1 Misión
1.2 Visión
1.3 Objetivos
1.4 Reglamento interno de trabajo
1.5 Políticas institucionales
1.6 Diagnóstico DOFA
1.7 Presupuesto de arranque

2. PLANEACIÓN TÁCTICA
2.1 Plan táctico
2.2 Misión
2.3 Visión
2.4 Objetivos

3 PLANEACIÓN OPERATIVA
3.1 Proceso
3.2 Diagrama de flujo
3.3 Gráfica de Gantt

34 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE Y HACE

3.1 CONCEPTOS.

3.1.1 ORGANIZACIÓN
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para
alcanzar los objetivos de la organización. Es el ordenamiento de los recursos y
funciones de la empresa para facilitar el logro de los objetivos. Organizar la
empresa es ordenar El espacio, El tiempo y Las personas.

3.1.2 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

DELEGAR: Proceso a partir del cual una persona cede una o más tareas en otra
asignándole al mismo tiempo la responsabilidad de eficiencia y operatividad.

PODER: Es la capacidad para ejercer influencia en los demás, es decir, la


capacidad para cambiar las actitudes o la conducta de personas o grupos.

FP Proceso Administrativo 35
AUTORIDAD: La autoridad es el nivel de influencia que tiene una persona sobre
un colectivo. La autoridad también es el prestigio ganado por una persona u
organización gracias a su calidad o a la competencia de cierta materia. La
autoridad suele estar asociada al poder.

JERARQUÍA: Son los niveles de autoridad y de responsabilidad dentro de la


empresa.

3.1.3 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA SOCIEDAD.

ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la estructura intencional de papeles en una


empresa organizada formalmente. Para que el gerente organice bien,
la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño
individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a
las metas del grupo. La organización formal debe ser flexible.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es cualquier actividad personal conjunta sin


un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados
conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan
ajedrez, grupos de integración al interior de la empresa que ayudan a
un mejor ambiente de trabajo o clima organizacional.

El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean


significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

3.1.4 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION.

Unidad de mando: Un “subordinado” sólo deberá recibir órdenes de un


solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de
responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos
entre las personas.

Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su


naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la
ejecución de las mismas.

36 FP Proceso Administrativo
Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio
entre la autoridad y la responsabilidad.

Equilibrio de Dirección–Control: Consiste en diseñar una estructura de tal


forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo
evaluar los resultados de la misma.

Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los


puestos en relación a los objetivos de los mismos.

3.1.5 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA.

Organización Lineal o Militar: La autoridad se concentra en una sola


persona, que es la que toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica
del mando. A los subordinados les queda claro que las ordenes se
obedecen, no se discuten.

Autoridad lineal: La autoridad clásica, vertical, o que se transfiere de superiores


a subordinados y que deja en claro la ubicación jerárquica de los individuos en
la organización.

Ventajas

1.Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de


las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Útil en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que origina


trastornos.

FP Proceso Administrativo 37
3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se


dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

Organización Funcional o de TAYLOR: Consiste en dividir el trabajo y


establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el
gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Autoridad funcional: El subordinado recibe órdenes o influencias formales


desde dos puestos o funciones. Superiores diferentes.

Ventajas:

1. Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número


de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta


seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por
contradicción aparente o real de las órdenes.
2. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión
y conflictos.
3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre
jefes.

Organización Lineo Funcional: En ésta se combinan dos tipos de


organización, conservando de la funcional la especialización de cada
actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que
se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

38 FP Proceso Administrativo
Organización Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de
línea o poder de imponer decisiones, proporciona información experta y de
asesoría. En los organigramas se dibujan con una línea punteada.

STAFF: Es asesor de la línea. Puede ser un individuo o una unidad. No tiene


autoridad sobre línea.

AUTORIDAD DEL ASESOR: Poder de influencia que una persona o grupo ejercita
sobre un puesto de trabajo, no decide el que lo hace es la persona o grupo.

Ventajas:

1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de


resolver los problemas de dirección.
2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad
indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan


claramente por medio de manuales, puede producir una confusión
considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones.
3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización
lineal.

3.1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal. La


estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi
todas las empresas necesitan unidades o departamentos tanto de línea como
de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro
de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se
encuentran en la “cadena de mando”.

Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna


autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.

Elaboración del Organigrama: El diagrama de organización (también


conocido como organigrama; esquema o gráfica de organización; diagrama
estructural, etc.) es una guía o plano de la organización en el que se

FP Proceso Administrativo 39
representan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y
comunicación entre las mismas.

También se define como instrumento auxiliar de la administración para


representar la estructura organizacional; la información básica sobre las líneas
de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y otros aspectos de la
organización. ¿COMO SE DISEÑA UN ORGANIGRAMA?

Los organigramas deben ser claros, y por ellos se recomienda que no


contengan un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que en vez
de ayudar a la estructura administrativa, puede producir mayores
confusiones. De esta manera dichos cuadros deben de tener una
separación considerable ya que lo más correcto es representar todas las
unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.

Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los


trabajadores o empleados. Ya que se dice que los organigramas son el
cuerpo administrativo, y lo más frecuente es comenzar por el Director, o
Gerente General y terminarlos con los Jefe o Supervisores del último nivel
(solo cargos con autoridad). Cabe destacar que en ocasiones se
incluye a la asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de


personas. Cuando se desea que aparezcan los nombres, es conveniente
colocarlo dentro del mismo cuadro pero con una letra mayor el nombre
del puesto y con una letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.

Los organigramas no pueden representar un número muy grande de


elementos de una organización. Únicamente sirven para indicar el nivel
jerárquico de una empresa.

Tipos de organigramas:

1. VERTICAL: Es de forma piramidal de arriba hacia abajo. Es el diseño que


más se utiliza para representar la organización formal o tradicional. El
diagrama piramidal puede reflejar la estructura en una pirámide alta o
una achatada. La alta presenta mayor división o estratificación
organizacional. En cambio, la pirámide achatada presenta reducción
en los niveles de autoridad y más unidades en el nivel operacional.

40 FP Proceso Administrativo
PIRAMIDAL

ACHATADO

FP Proceso Administrativo 41
2. HORIZONTAL: Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o
viceversa.

42 FP Proceso Administrativo
3. CIRCULAR: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos
mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de
importancia.

FP Proceso Administrativo 43
3.2 DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA.

3.2.1 ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO.

Un lugar para cada cosa… y cada cosa en su lugar, para ello se debe tener
en cuenta el espacio con el que se cuenta, el número de trabajadores que
estarán en nuestra empresa, el espacio y los elementos que requieren para
desarrollar sus actividades, la interacción con otras áreas o compañeros de
trabajo y así se lograra una adecuada distribución del espacio y elementos
físicos requeridos.

3.2.2 ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO.


Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo, si
tratamos de hacer las cosas al mismo tiempo, no hacemos
ninguna de ellas. Se puede considerar al tiempo como uno de
los recursos más importantes y críticos de los administradores.

44 FP Proceso Administrativo
La organización del tiempo requiere:

Una agenda para apuntar los compromisos diarios

Tener en cuenta las prioridades

Ser puntuales para alcanzar a hacer todo lo programado

Dedicación exclusiva a cada tarea

Planeación

¿Cómo organizar el tiempo en la empresa?

Establezca un horario fijo de trabajo a cada persona, se deben tener en


cuenta las leyes laborales.
Planee los cambios de turno.
Prevea las licencias, reemplazos y cualquier imprevisto que se pueda
presentar en una jornada laboral normal.
Analice la asignación de tareas y prevea el tiempo de ejecución de las
mismas.
Asigne siempre un tiempo límite a las reuniones y actividades no incluidas
en los manuales de funciones.

FP Proceso Administrativo 45
Plantear la distribución de tiempo de cada cargo en la empresa permite
realizar las tareas de manera eficiente.

3.2.3 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.


La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de
la empresa - la gente, las tareas y los materiales - para que puedan llevar a
cabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los objetivos de la
empresa. La función de organización consta de un número de actividades
relacionadas, como las siguientes:

La identificación y clasificación de las actividades requeridas,

El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los


objetivos.

La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para


supervisarla (delegación). Definir autoridad y responsabilidad.

La obligación de realizar una coordinación horizontal (en el mismo nivel


de la organización o en otro similar) y vertical (por ejemplo, oficinas
centrales, división y departamento) en la estructura organizacional.

Manual de funciones. Los manuales en si son parte de este sistema de


interrelación y consecuencia inmediata de los organigramas, al comunicar
a todos y cada uno de los jefes los siguientes contenidos.

La designación formal de su cargo.


El enunciado de sus funciones.
La descripción de sus tareas habituales.
Sus vinculaciones dentro y fuera de la empresa.
Quienes dependen de él y de quien depende él.
La información que recibe, la que procesa y la que emite.
Los distintos tipos y niveles de autoridad.

Contenido básico del manual de funciones.

Funciones básicas.
Responsabilidades.
Autoridad.

46 FP Proceso Administrativo
ESQUEMA DE UN MANUAL: A partir de este nivel debe comenzarse la tarea de
desarrollar los diferentes manuales de los jefes, y demás personal que se
contrate en la empresa.

A título de ejemplo indicaremos el esquema que podría adoptar el manual de


un supervisor de producción.

MANUAL DE FUNCIONES

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1.1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO: Supervisor de Producción


ÁREA A LA QUE PERTENECE: Planta de Proceso
CARGO DEL JEFE DIRECTO: Jefe de Turno

1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL

Programar, dirigir y controlar el proceso productivo cumpliendo con los


requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de
calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y
materiales según los objetivos de la organización. Así mismo, debe colaborar
con el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos.

1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

ACTIVIDADES / TAREAS
Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones
al final del turno.
Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de
trabajo.
Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas.

Registrar la información diaria en los informes de producción.

Revisar los informes de calidad de los productos.

Participar en reuniones del área de producción.

Mantener vías abiertas de comunicación formal e informal.

FP Proceso Administrativo 47
1.4. COORDINACIÓN

COORDINA CON (CARGO O


PARA (ACTIVIDAD)
ÁREA)
Área de Control de Recoger y precisar datos referentes a la
Producción producción.
Área de Sistemas Reparación y mantención de sistemas
electrónicos de la planta de proceso.
Área de Aseo Mantener la limpieza de la planta de proceso.
Área de Control de Calidad Unificar criterios según especificaciones de
calidad y corregir errores en el producto.
Área de Mantención Reparación y mantención de las maquinarias y
equipos.
Otros Supervisores Relación cliente/proveedor interno. Coordinar
etapas del proceso productivo.

1.5. SUPERVISIÓN
Supervisa a Supervisado por
Operarios Jefe de Turno
Plantilleros

1.6. EN CASO DE AUSENCIA


Reemplaza a Es reemplazado por
Jefe de Turno Supervisores de otras áreas.
Supervisores de otras áreas

1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS


Ascendido de Puede ascender a
Capataz Jefe de Turno

1.8. CONDICIONES DE TRABAJO

Lugar físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la Planta de


Proceso ubicada en las dependencias regionales de la empresa, ejerciendo su
labor principalmente en el área de producción, lo que se complementa con
trabajo de oficina para la preparación de informes.

48 FP Proceso Administrativo
Horario de Trabajo: El cargo contempla una jornada de trabajo distribuida en
seis días, de lunes a sábado. El horario de trabajo está organizado en turnos
rotativos de día y noche, los que se van alternando cada mes.

2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO

2.1. REQUISITOS GENERALES

Estudios: Técnicos.

Especialidad: Tecnología en Recursos del Mar. Técnico Pesquero


Acuícola. Técnico en Conservación de Alimentos por Frío.

Experiencia: Idealmente uno o dos años en el área o cargos similares.

Edad : Mínimo 25 años.

Sexo : Indiferente.

3.2.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

1. División del trabajo: Dividir la carga de trabajo entera en tareas que


puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o
grupos. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsables de
una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas
las tareas de la organización desde la producción hasta la
administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad
por consiguiente fomenta la especialización, pues cada persona se
convierte en experta en cierto trabajo.

2. Departamentalización: Consiste en combinar las tareas en forma lógica


y eficiente, agrupar empleados y tareas en una sola área o
departamento. Se refiere agrupar en departamentos aquellas
actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica,
para lo cual posteriormente se labora un organigrama donde
mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que
integran la organización

FP Proceso Administrativo 49
Ejemplo:
PRODUCCIÓN
Compra de materias primas
Hacer los inventarios
Cortar las prendas
Armar prendas
Terminar las prendas
FINANZAS
Registrar cuentas
Pagar las cuentas
Cobrar a los clientes
Conseguir préstamos
Pagar impuestos

3. Jerarquización: Es especificar quien depende de quién en la


organización, esta vinculación de los departamentos produce una
jerarquía de la organización. Estas líneas de dependencia son
características fundamentales de cualquier organigrama para
representar la jerarquía que es plan que específica quien controla a
quien en una organización.

En las empresas muy pequeñas, una misma persona puede realizar tareas
de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para
dedicar un lapso determinado en cada área.

¿Cómo organizar el trabajo?

a. Hacer la lista de todas las actividades que se realizan en la empresa


y agruparlas por áreas.
b. Determinar que tareas se deben ejecutar para realizar dichas
actividades y enumerarlas.
c. Se determina quién es la persona responsable de realizar cada tarea
o cada grupo de tareas.
d. Analizar la relación que existe entre diferentes tareas y organizarlas
en diferentes secuencias.

Escoger la secuencia más adecuada (es la que permite que las cosas se
hagan muy bien y en el menor tiempo posible)

50 FP Proceso Administrativo
EJEMPLO:

AÉREAS ACTIVIDADES TAREAS RESPONSABLES


Asistente de
Adquisiciones
compras
Compras
Asistente de
Registro de compras
compras
MERCADEO Búsqueda de nuevos Vendedores y jefe
clientes. de mercadeo
Operación de
Vendedores y jefe
ventas Visitas a clientes.
de mercadeo
Recepción de pedidos. Asistente de bodega
Conseguir préstamos Gerente general
Finanzas
Preparar presupuesto Gerente general
FINANZAS
Registrar cuentas Auxiliar contable
Contabilidad
Pagar cuentas Asistente de finanzas
Jefe de talento
Conseguir personal
Reclutamiento humano
Entrenar personal Jefes de área
Gerente general
PERSONAL Dirigir el personal
jefes de área
Desarrollo Jefe de talento
Estimular el personal
humano
Sancionar personal. Jefes de área

FDEH. Formador Dice y Estudiante Hace

TALLER DE APLICACIÓN 1

1. Determine el concepto de la Organización del espacio.

2. De un ejemplo de la distribución de áreas y la ubicación de la


empresa

3. Determine el concepto de Organización del tiempo.


Realice un ejemplo de asignación de horarios de trabajo a tres
empleos de X compañía.

4. Determine el concepto organización del trabajo

51
5. Qué es la División del trabajo haga un listado de tareas-listado de
actividades-listado de funciones, jerarquización –
departamentalización

6. Qué tipos de organigramas existen, explíquelos.

7. Realice un organigrama, según los cargos expuestos en su proyecto


de empresa.

8. Cuáles son los Tipos de organización en la Empresa.

9. Qué es un Manual de funciones de la empresa.

10. Realice un Manual de Funciones para mínimo tres cargos de X


compañía

EDH. Estudiante Dice y Hace

TALLER DE PROYECTO DE SIMULACIÓN UNIDAD 3

1. ORGANIZACIÓN
1.1 ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
1.2 ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
1.3 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
1.4 División del trabajo
Tipos de organización
1.5 ORGANIGRAMA
1.6 MANUAL DE FUNCIONES

52
Bibliografía

L BITEL / J. RAMSEY. “Enciclopedia del management” Ed. Océano

STEPHEN P. ROBBINS, DAVID A. DE CENZO “Fundamentos de administración”


Pearson 1996.

STONER, James. FREEMAN, Edward, GILBERT Daniel. “Administración”


Prentice Hall 1999.

Andrew F. Sikula, Personal Administration and Human Resources


Management, Nueva York, John Wiley & Sons, Inc. 1976

CHIAVENATO, Idalberto. Administración: teoría, proceso y práctica. Tercera


edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana. Bogotá. 2002. pág. 50, 114-
135, 147- 164, 169-180.

KOONTZ, Harold. Administración: una perspectiva global. Duodécima


edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana. México. 2003. pág. 135-138.

ROBBINS, Stephen. Administración: teoría y práctica. Cuarta edición.


Editorial Prentice – Hall hispanoamericana. México. 1994.

www.Gerencie.com

www.Actualicese.com

53

Interessi correlati