Capítulo 3

Relaciones del proceso de facturación

1. Etapas fundamentales del proceso de facturación

Previa a la planeación, implementación, mejoramiento o simplemente la puesta
en funcionamiento de un adecuado proceso de facturación es necesario que
se tenga un conocimiento amplio y actualizado de la contratación realizada en
la IPS; como se puede observar en el esquema del proceso de facturación, la
contratación es la entrada básica al proceso, es el punto inicial donde se conoce
cada uno de los responsables de pago, las condiciones contractuales, las tarifas, los
requisitos del contrato en la presentación de las cuentas y los usuarios a atender.
La importancia del conocimiento de los contratos (en ichas técnicas) por parte
de todos los involucrados es para nuestro concepto uno de los mejores puntos de
apoyo en el mejoramiento del proceso de facturación (y de auditoría), pues su
desconocimiento es el causante de los errores, objeciones, glosas y devoluciones53.

53 Hemos encontrado innumerables contratos diferentes en una sola IPS con gran diversidad de
modalidades en sus contenidos, y como es de suponer la gran mayoría desconocidos por los
facturadores, admisiones y cartera, por esto generalmente son IPS con alto índice de objeciones
o glosas. Pero de esto no se salva la auditoría, se encuentran auditores que objetan sin conocer
los contratos suscritos con las IPS, por ende generando objeciones contrarias a las condiciones
contractuales.
 FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD
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Nuestro concepto es: “si no se conocen los contratos antes de facturar, la

facturación tiene las mayores posibilidades de ser devuelta”. Las directivas de la
IPS son las encargadas de suscribir los contratos de venta de servicios, el personal
operativo de la institución, tanto asistencial como administrativo, dentro del que
se encuentra admisiones, facturación y cartera; son los que deben saber: ¿A quién
atender?, ¿cuándo atender?, ¿a qué tarifas?, ¿bajo cual modalidad? (Capitación,
evento, conjuntos, etc.), ¿cuáles son los soportes contemplados?, ¿quién es
responsable de pago?, ¿cuándo y cómo presentar las cuentas?, ¿cuándo pagan
la cuenta?, simples preguntas que se plantearía cualquier persona al vender un
servicio de salud.
El proceso de facturación consta de los siguientes pasos:

1.1. Contratación de servicios

En su concepción más genérica, el CONTRATO es un acuerdo, compromiso,

pacto o convenio que se da como consecuencia del proceso de negociación entre
dos partes (una o varias personas), obligándose mutuamente, sobre materia o
cosa determinada y a cuyo cumplimiento están recíprocamente obligados54.

1.2. Admisión del usuario

Al ingresar el usuario a la institución se inicia la atención con la recepción por

el servicio de admisiones que es el responsable de la identiicación, veriicación
de derechos y clasiicación, como paso primordial para el inicio del proceso
inanciero. Es el momento en el que identiicamos quién es el responsable de

54 Decreto 4747 de 2007, Artículo 4°. Mecanismos de pago aplicables a la compra de servicios de
salud. Los principales mecanismos de pago aplicables a la compra de servicios de salud son:
a) Pago por capitación. Pago anticipado de una suma ija que se hace por persona que tendrá
derecho a ser atendida durante un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios prees-
tablecido. La unidad de pago está constituida por una tarifa pactada previamente, en función
del número de personas que tendrían derecho a ser atendidas;
b) Pago por evento. Mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades, procedimientos,
intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un
período determinado y ligado a un evento de atención en salud. La unidad de pago la consti-
tuye cada actividad, procedimiento, intervención, insumo o medicamento prestado o suminis-
trado, con unas tarifas pactadas previamente;
c) Pago por caso, conjunto integral de atenciones, paquete o grupo relacionado por diagnóstico.
Mecanismo mediante el cual se pagan conjuntos de actividades, procedimientos, intervencio-
nes, insumos y medicamentos, prestados o suministrados a un paciente, ligados a un evento en
salud, diagnóstico o grupo relacionado por diagnóstico. La unidad de pago la constituye cada
caso, conjunto, paquete de servicios prestados, o grupo relacionado por diagnóstico, con unas
tarifas pactadas previamente.
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 35

la cuenta, posteriormente se continua con la solicitud de documentos soportes

para el cobro de la cuenta en cada uno de los casos a la entidad responsable de
la atención del paciente (EPS-C, EPS-S, ARL, Aseguradora, Convenio por Tipo
de Seguro como Medicina Prepagada, Planes Complementarios de Salud, Planes
Cruce Cobertura, FOSYGA, Etc.).

1.3. Prestación del servicio y elaboración de Registros Asistenciales

y/o Administrativos

Con la variación en los modelos de prestación de servicios de salud y el ingreso

de las TIC´S (Tecnologías de la Información y la Comunicación) como base para
la gestión y transformación de la información y, muy en particular, el uso de
ordenadores y programas que permitan crear, almacenar, administrar, proteger y
recuperar la información, el modelo de facturación en salud dio un giro de 180°, ya
que hoy en día, como se dice popularmente, “quien factura es quien vende”. Dicho
en otras palabras; cada uno de los profesionales, técnicos, tecnólogos o auxiliares
que hacen parte de la prestación de los servicios de salud son los encargados de
realizar el “cargue” de datos a la factura digital mediante los procesos de solicitud u
ordenamiento, registro de la atención en salud, administración de medicamentos
o utilización de insumos. Este paso es muy importante dentro del proceso, pues
si esta información no es diligenciada correcta y oportunamente por cada uno de
los responsables, la facturación puede ser deiciente o errónea.

1.4. Liquidación y elaboración de la factura

Se debe realizar el cargue diario de las prestaciones, insumos, medicamentos,

etc. y se elabora la pre-factura de acuerdo al convenio o a la norma establecida,
con la base tarifaria establecida en el contrato o en la Ley (ejemplo: accidente de
tránsito). El facturador debe realizar el análisis de los datos contenidos para lo cual
es necesario tener presente el m anual tarifario convenido, la normatividad legal y
los acuerdos de voluntades vigentes entre las partes. Se procede posteriormente a
emitir la factura deinitiva o liquidación individual para cada usuario.

1.5. Impresión y/o recolección de documentos soporte

Es la obtención documental que será el soporte de la factura. Incluye las

autorizaciones, los registros asistenciales/administrativos de las prestaciones de
salud y los consumos, registrada en los formatos (registros, cargos, consumos,
etc.) para cada paciente. El paquete compuesto por la factura, los soportes de
atención, los soportes de autorización o convenio y los RIPS, es a partir de ahora
denominado para efectos prácticos como “cuenta médica”.
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1.6. Preparación de la cuenta

En este paso se recibe la facturación –cuenta médica- realizada durante el período

determinado, se debe realizar la auditoría previa con el in de detectar los posibles
errores y la corrección de los mismos.55 Veriicada su calidad se le da el visto
bueno y se arma cada cuenta correspondiente a cada entidad responsable del
pago y discriminada por periodo; cuentas que posteriormente se envían al área
responsable de la radicación.

1.7. Radicación de la cuenta

La radicación de las cuentas para cobro es el último paso del proceso de preparación
y presentación de cuentas a cobrar. Mediante este procedimiento, se notiica a la
empresa o entidad responsable de pago, respecto a la deuda –obligación-, que por
concepto de prestación de servicios ésta tiene con la IPS. Pese a la simplicidad del
procedimiento es necesario resaltar que este no se limita a hacer entrega de unos
documentos en una empresa, sino que es necesario:
• Asegurarse de la recepción de la documentación. Dejar constancia escrita
del recibido y aceptación de la cuenta de cobro.
• Obtener constancia de la fecha de entrega de la cuenta de cobro. Dato
importante para veriicar el cumplimiento o incumplimiento de los plazos
establecidos.
• Conocer los números de radicación o identiicación interna.

1.8. Gestión de la cartera

Entregadas las cuentas, objeto de cobro a las aseguradoras, es necesario hacer

el seguimiento de las mismas el cual incluye: el manejo de objeciones, glosas; el
control de la cartera y la aplicación de los indicadores de gestión de cartera.

1.9. Recaudo

El recaudo de los pagos o el ingreso de los montos cobrados por venta de servicios
es lo que permite continuar cumpliendo con su objetivo social de prestar servicios
asistenciales. Es necesario conocer qué cuentas se están cancelando y la fecha en
que se está realizando cada pago para determinar si existe o no cumplimiento en
los plazos establecidos.

55 Auditoría previa: es el mecanismo mediante el cual la IPS hace una revisión de sus cuentas antes
de la radicación con el objeto de solventar los errores cometidos en su preparación; contempla
la auditoría médica y la administrativa de cuentas, incluyendo la evaluación del contenido de
los RIPS.
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 37

Contratación
ATENCIÓN

REGISTRO
Admisión usuario

Recolección documentos

Clasificación y digitación
RETROALIMENTACIÓN

Liquidación y elaboración
de factura
AUDITORÍA

Preparación cuenta

Radicación de cuentas CONTABILIZACIÓN

Gestión de cartera

Recaudo

Esquema 2. Proceso de facturación

Entradas

Contrato
Objeto del contrato Comprobación de Condiciones del
Tarifas derechos de los contrato,soportes
pactadas usuarios y tiempos

Proceso de facturación

Cuentas de cobro, facturación de: Informes a clientes externos:

- Ventas, liquidaciones - Gerencia
individuales - Área administrativa
- Rips - Área financiera
- Informes a clientes externos - Área asistencial

Salidas

Esquema 3. Contratación
 FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD
38

2. Componentes de la contratación
Los componentes de este esquema de contratación son56:

2.1. Entradas

Un contrato o convenio donde se estable un objeto contractual y unas tarifas,

en las cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios
prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo manual de
tarifa o más. También se establecen, mediante el contrato, una serie de soportes o
documentos requisitos que deben llegar del área de admisiones de la IPS, donde
indiquen los ingresos (hoja de admisión), los traslados de camas y pabellones y
los egresos (salidas) de los mismos. Otros soportes o documentos soportes que
envíen los distintos servicios médicos de la IPS donde se informan actividades,
procedimientos, consumos y suministros que fueron realizados o aplicados a un
paciente.

2.2. Salidas

La principal salida de un proceso de facturación es la factura individual por

paciente por concepto de servicios prestados. Esta debe cumplir estrictamente
los requisitos que exigen el contratante o la normatividad vigente, en cuanto a
presentación, soportes, fechas, liquidación, formatos, etc. También la IPS requiere
de información muy valiosa que se genera en la facturación y que debe ser
distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está compuesta de
reportes a la gerencia, a las áreas administrativas, inancieras y asistenciales.
Esta estructura del proceso de facturación se puede visualizar en forma más
detallada en la representación gráica del proceso (lujogramas), para cada uno de
los tipos de servicios o áreas funcionales.

3. Usuarios del área de facturación

3.1. Usuarios externos

En primera instancia son las personas naturales o jurídicas, principalmente

los usuarios de los servicios o pacientes, entidades aseguradoras y entidades
responsables de pago, que para este caso podemos denominar “clientes” a los

56 RE-CREAR la prestación de servicios de salud en las empresas sociales del estado en el SGSSS;
Guías de capacitación y Consulta. Dirección General para el desarrollo de servicios de salud.
Ministerio de Salud, Santafé de Bogotá, 1999.
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 39

cuales se les genera una factura con el propósito de cobro. Otros son los clientes
externos que pueden ser el Estado, a través de las entidades de control y vigilancia,
tales como Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de Protección Social,
Superintendencia Bancaria, Contraloría, Procuraduría, etc.

3.2. Usuarios internos

Los usuarios internos de facturación son todas aquellas personas de la institución

que requieren información producto del proceso. Estas son las directivas de la IPS,
el departamento inanciero, administrativo, los diferentes servicios asistenciales
y todo el personal de la IPS, ya que al suministrarse cifras sobre lo realmente
facturado (venta) vs. su costo, estadísticas, registros individuales de servicios en
salud RIPS, frecuencias de uso de prestaciones de salud y/o insumos de alto costo,
servirán de herramientas para la toma de decisiones, teniendo así una visión real
del costo - beneicio de cada uno de los servicios de salud prestados.

4. Unidades que intervienen directamente en el proceso de

facturación

4.1. Los clientes del área de facturación

Un área de Facturación atiende las necesidades de distintos clientes de acuerdo

con sus relaciones más importantes.
4.1.1. El área de facturación trabaja para pacientes, contratantes y
contratistas asistenciales (grupos de profesionales de salud que ven-
den servicios a las IPS)

Por una parte, se tiene la responsabilidad ante los pacientes de tramitar rápida
y correctamente la factura individual por paciente o la cuenta por los servicios
prestados para permitir su pago y salida de la IPS, una vez el área médica lo haya
autorizado. Además, el área debe garantizar, para todos los pacientes, información
ágil y veraz sobre su estado de cuenta, procurando que no se presenten trabas de
orden administrativo que diiculten la atención o egreso del paciente.
Igualmente un área de facturación responde ante las entidades Aseguradoras
Responsables del Pago –ARP- con las cuales la IPS irma contratos o convenios
para la prestación de los servicios de salud a sus ailiados. Así como la presentación
de las cuentas debidamente soportadas con base a los requerimientos legales en
los eventos donde la prestación del servicio es derivada de una norma de orden
legal y obligatoria, como por ejemplo en el accidente de tránsito, el evento adverso
o la atención inicial de urgencias. A estas entidades se les debe presentar una
factura de venta de servicios de salud con los soportes establecidos por todos los
 FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD
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servicios prestados a los usuarios cubiertos por ese contrato o por la normatividad
vigente.
Adicionalmente, genera información discriminada de las prestaciones facturadas
por la Entidad Responsable del Pago a cada uno de los Grupos Asistenciales
que prestan sus servicios profesionales en la IPS para soportar el cobro de sus
honorarios profesionales en el caso de requerir esa información derivada de la
facturación institucional.

4.1.2. El área de facturación trabaja para las directivas de la IPS

El área de facturación está encargada de la generación de información - representada

en facturas- para garantizar los ingresos inancieros de la IPS por concepto de
cuentas de cobro de servicios prestados a los usuarios. La responsabilidad ante las
directivas está en producir oportuna, rápida y con precisión estas facturas para
que los usuarios o las empresas contratantes de los servicios paguen a la IPS los
dineros cobrados.
Paralelamente el área de facturación deberá ofrecer a las directivas la información
inanciera y estadística necesaria para la toma de decisiones.
4.1.3. El área de facturación trabaja para otras áreas de la IPS
El área de facturación, además de producir las facturas individuales por paciente y
cuentas de cobro o facturas de venta y entregarlas a los contratantes o usuarios, así
como una serie de información adicional a las directivas, debe generar también
información para el funcionamiento y toma de decisiones de otras áreas de la IPS.
Estas áreas son, entre otras:
Si la Generación de cartera (elaboración y presentación de la cuenta), está bajo la
responsabilidad del área de facturación y la IPS cuenta con un área de cartera o
responsable del mismo, esta recibe oportunamente los originales y copias de las
cuentas para diligenciar la radicación y cobro de las mismas.
Contabilidad recibe copias de las facturas individuales, cuentas de cobro o
facturas de venta para su registro en las “cuentas por cobrar” del periodo, lo que
se denomina contabilización de cuentas.
El área de presupuesto recibe copias de facturas y cuentas de cobro radicadas para
estimar los ingresos del siguiente periodo, por medio de proyecciones basados en
la venta de servicios del periodo anterior y el ejercicio del actual.
Tesorería recibe, de igual forma, copias de las cuentas que va a cancelar el
responsable de pago y el informe de los cheques o dineros recibidos, con el in de
determinar el lujo de caja de la IPS.
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 41

Estas áreas deben recibir periódicamente la fecha en que facturación hace el corte
del mes, las cuentas que se generaron durante este periodo y el monto facturado,
adicional a los informes de cuentas devueltas con los motivos que causan la
devolución y los montos dejados de percibir por este motivo. Esta información
es importante especialmente para contabilidad y presupuesto a in de elaborar el
balance y las cuentas del mes, con la misma información.

4.2. Los proveedores del área de facturación

El área de facturación necesita acordar con sus proveedores cuáles son los requisitos
del área; por tanto, hay que conocer quiénes serían estos proveedores. Con estos
se realiza un levantamiento de los procesos, procedimientos y lujogramas, con el
in de determinar las responsabilidades de cada uno de estos, la documentación
producto del ejercicio de cada área y los tiempos requeridos en cada movimiento.57
Las directivas de la IPS establecen las políticas, contratos y tarifas para el cobro;
así como la socialización de las normas vigentes referentes a la venta de servicios
de salud y de la cartera.
Por otro lado, las directivas de la IPS son quienes realizan contratos de prestación
de servicios en salud y ijan las tarifas y las demás obligaciones establecidas en
dichos documentos. Por lo tanto, deben comunicar oportuna y detalladamente las
condiciones de cada contrato o convenio suscrito, las adiciones o modiicaciones
del mismo y las tarifas pactadas. El objeto de socializar los contratos es tener una
adecuada venta de servicios y la ejecución controlada de estos, de tal forma que
permita llegar a una liquidación de convenios basados en el cumplimiento de los
mismos con el in de evitar una sobre-ejecución de la prestación de servicios no
contemplados en los convenios o que se ejecuten una vez ocurrida la pérdida de
vigencia del contrato o haberse acabado el monto contractual.58

4.3. Las demás áreas de la IPS que proveen información sobre

servicios prestados
El proveedor de mayor importancia para este proceso es el área de admisiones,
el cual debe enviar con rapidez, oportunidad y precisión la información sobre

57 El mejoramiento del proceso de facturación o su implementación requiere la participación del

total de las áreas institucionales, la capacitación del proceso debe ser un requisito para poder
integrar las diferentes áreas de la IPS en la responsabilidad del proceso.
58 Un hallazgo muy frecuente en la recuperación de cartera es la ejecución del contrato después
de vencido en fechas, superado el monto contratado, la ejecución de un contrato sin el lleno de
requisitos legales para su suscripción.
 FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD
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cada usuario que ingresa a la IPS; esta información es vital para la iniciación de
la cuenta del paciente, por cuanto es la puerta de entrada a la identiicación del
responsable de la cuenta y del usuario a atender.
Por otro lado, debe existir un lujo de información adecuado hacia facturación
desde los servicios médicos, de apoyo diagnóstico y terapéutico, farmacia y
suministros donde se registre sistemáticamente los consumos, actividades y
procedimientos realizados a cada paciente en forma oportuna y clara, con el in
de que facturación pueda realizar la cuenta o liquidación individual del paciente,
acorde con lo legalmente establecido. El ingreso del paciente para ser atendido
debe estar basado en lo pactado en el contrato como condiciones para la atención
y lo establecido en las norma vigentes.
Se resalta que las áreas asistenciales de la IPS tienen la responsabilidad de realizar
los registros completos, correctos, legibles y oportunos de la totalidad de los
servicios prestados y los insumos/medicamentos utilizados. Son únicamente
los servicios asistenciales quienes pueden identiicar el servicio prestado o el
consumo realizado. Para ello existe una codiicación para cada servicio, elemento,
medicamento y diagnóstico.59
Existen algunos procesos o procedimientos relacionados con la prestación
de servicios al usuario, que no dependen directamente del área de facturación
como son los de informar los servicios que presta la institución, identiicar las
entidades contratantes, manejar relaciones públicas con estas, identiicar usuarios,
comprobar derechos, solicitar autorizaciones en casos especiales, entre otros (en
apoyo a facturación), para lo cual se plantean las siguientes alternativas para su
ubicación orgánica:
Alternativa de las dependencias orgánicamente independientes: en la oicina de
atención al usuario realizar las actividades de información sobre los servicios
que se prestan en la institución, ubicación de usuario dentro de la institución y
demás actividades relacionadas con la oportuna y amable recepción y atención de
usuarios.
El área de gestión documental encargada de realizar actividades de manejo
documental clínico.

59 El personal de facturación debe identiicar, conocer y manejar las codiicaciones de los proce-
dimientos, actividades, elementos, medicamentos y diagnósticos, pero es responsabilidad del
personal asistencial la adecuada selección de estos. Se encuentran errores graves y notables al
permitir codiicar las actividades y los diagnósticos por personal administrativo, desconociendo
edades, géneros, patologías, manejos y técnicas asistenciales.
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 43

El área de admisiones: se deben realizar actividades para la validación de los

contratos y sus requisitos, la validación de los requisitos legales para la atención,
la consecución de las autorizaciones, el control del registro clínico, archivo y la
ubicación de los usuarios en las áreas hospitalarias.
El área de informática: encargada de la administración de las bases de datos del
sistema de información que servirán para la construcción de informes directivos,
seguimientos de producción e indicadores de gestión, entre otros.
Alternativa de las dependencias dentro de otras dependencias: esta alternativa
plantea cómo agregar funciones o actividades dentro de una dependencia. Por
ejemplo, la oicina de estadística, podrá realizar las actividades para el control del
registro clínico, el registro de atenciones, programar y asignar citas en el caso de
no contar con un call center.

4.4. Relaciones operativas del área de facturación

4.4.1. Unidades de producción de los servicios de salud

Son las relaciones permanentes en la información administrativa que se genera en

la prestación de servicios de salud a los usuarios, en la oportunidad de acceder a
la información y en la veracidad de la misma.
4.4.2. Cartera

Relación directa para la consolidación de la información de radicación (cuentas

por cobrar), recaudo (ingresos netos del período), notiicación de glosas y
devoluciones (cartera y sus períodos). En la actualidad el área de cartera tiene vital
importancia para el cumplimiento de los objetivos de facturación. Es el punto del
recaudo de los ingresos; no basta con el simple registro en una hoja electrónica,
debe ser un trabajo integral con el seguimiento de la cartera y los movimientos del
dinero para su ingreso a la institución.
4.4.3. Auditoría concurrente y auditoría de cuentas

Acompañamiento en la elaboración, implementación y seguimiento de los

planes de mejoramiento continuo basados en la auditoría concurrente, el
análisis de casos, la veriicación de indicadores, la auditoría de cuentas médicas
y las recomendaciones realizada a la atención en salud brindada a los usuarios
que involucra la elaboración de registros, la liquidación y la facturación de los
servicios prestados, con el objeto de mejorar y mantener los indicadores de
calidad establecidos. Es el proceso de garantía de la calidad en la venta de servicios
de salud, como mecanismo de validación del cumplimiento de los estándares
de la adecuada facturación, del cumplimiento con los requisitos de las facturas
y su diligenciamiento, con los lineamientos establecidos en los contratos o en
 FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD
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las normas vigentes para efectos de soportes de la atención, la veriicación de la

prestación de los servicios de salud acorde con lo brindado a cada paciente con
relación a lo facturado para cobro. La auditora de concurrente y de cuentas tiene
un aporte importante en el mejoramiento continuo del proceso de facturación,
toda vez que es quien determina los errores presentados en la facturación y
retroalimenta esos errores para su corrección y capacitación.
4.4.4. Contratación
Participación activa en los procesos de contratación informando acerca de la
adecuada aplicación de normas de facturación, auditoría de cuentas médicas,
parametrización de tarifas y posteriormente en la divulgación de las diferentes
formas de contratación existentes con cada una de las entidades responsables del
pago. El proceso de facturación debe formar parte de los comités de contratación,
debido a que es el área que conoce las falencias en la ejecución de los contratos, las
objeciones y glosas formuladas, las políticas de los responsables de pago y tiene la
información referente al estado y comportamiento de la cartera con cada entidad;
todo lo anterior permite tener herramientas para la nueva contratación.
4.4.5. Control interno
Relación de los aspectos técnicos, operativos, administrativos y inancieros en el
proceso de facturación en general y la elaboración de facturas hacia las diferentes
empresas aseguradoras responsables de los usuarios que acceden a la prestación
de un servicio de salud.
4.4.6. Suministros: almacén o farmacia
Realizar las entregas de elementos de oicina e insumos necesarios para el
funcionamiento de área, lo cual tiene íntima relación con la facturación para el
registro y reporte de los insumos y medicamentos suministrados a los pacientes,
de tal manera que se puedan realizar cruces de información con los inventarios y
con costos.
4.4.7. Recursos humanos
Coordinar y mantener un adecuado y oportuno programa de reclutamiento para
el personal necesario en el área o realizar los traslados que se tengan que llevar a
cabo. Por otro lado, mantener un programa de educación continua y capacitación
para todo el personal de la institución a in de poder transmitir los continuos
cambios inherentes al proceso de facturación y auditoría de cuentas médicas.
También es responsable de la creación de turnos, autorizaciones respecto a
vacaciones, permisos, horas extras, licencias, cambio de turnos y horarios de los
funcionarios, así como de la coordinación de las actividades adicionales referentes
al bienestar del personal (Deportes, recreación, y eventos culturales).
 CAPÍTULO 3: RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN 45

4.4.8. Sistemas o informática

El área de sistemas o informática de la institución es de vital importancia para
este proceso, de tal forma que pueda llevar a cabo el montaje de los recursos
informáticos (programas aplicativos, equipos, redes), realizar y brindar soporte
técnico en la implementación de la herramienta utilizada para el proceso de
facturación; apoyar en la capacitación del personal en el manejo de los recursos
informáticos en hardware y sotware.
Por otro lado coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de sotware,
comunicaciones y equipos de cómputo, garantizando un funcionamiento
continuo y adecuado.
4.4.9. Otras áreas de apoyo que le proveen recursos o apoyo
El área de facturación recibe servicios de otras áreas de la IPS como transporte,
mantenimiento y aseo, entre otros, de los cuales depende el bienestar y la facilidad
con que se realiza su trabajo.

Suministros - Almacén

Sistemas de información Farmacia

Control interno Presupuesto
Informática Costos
Facturación
Contratación Cartera

Contabilidad Tesorería
Dirección Áreas asistenciales
Recursos humanos

Relaciones con otras unidades

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Servicios Servicios
básicos complementarios

Áreas de unidad
funcional y Procedimientos
unidades Q. Ambulatoria
ambulatorios
Soporte
Consulta
externa Lab. clínico Banco sangre

FACTURACIÓN & AUDITORÍA DE CUENTAS EN SALUD

Promoción
Prevención Lab. patología Rehabilitación

Ambulatorio Información
Odontología Imagenología Farmacia

U.A.U Unidad de
facturación Soportes UCI Q. Uegencias
Informar
Programar Registrar
Usuario Hospitalario Registro Liquidar Pediatría Lab. clínico Banco sangre

Asignar Emitir
Ginecobstetricia
CAMA Recaudar Lab. patología Rehabilitación

Medicina interna Imagenología Farmacia

Urgencias Quirúrgicas

Otras unidades

Consulta Q. Ambulatoria
urgencias
Soportes
Procedimientos Lab. clínico Banco sangre

Observación
Lab. patología Rehabilitación
Hospitalización

Partos Imaginología Farmacia

Esquema de relaciones del proceso de facturación