ARCHIVO NACIONAL DE PANAMA

UBICACIÓN

El Archivo Nacional de Panamá es la institución encargada de custodiar los documentos

nacionales. Fue creado mediante la ley No. 43 del 14 de diciembre de 1912, 1 bajo la
administración del presidente Belisario Porras, siendo Panamá la primera república en
América en tener un edificio dedicado a su archivo nacional.2

Vista aérea Edificio Archivo Nacional.

El edificio de Archivo Nacional se encuentra en ciudad de Panamá, frente a la sede de la

Lotería Nacional de Beneficencia.
El Archivo Nacional se crea como institución después que
Panamá se separa de Colombia y bajo la administración del Dr.
Belisario Porras en el año de 1912. Esto se debió cuando el Dr.
Porras visitó las oficinas de Records Publica de Londres, los
Archivos Nacionales de París, los Reales Archivos Generales de
Bruselas y de División de Manuscrito de la Biblioteca del
Congreso de Washington. En estos lugares había observado el
cuidado y la atención que se prodigaba a los papeles viejos de
esos países.
Panamá fue la primera República Americana que construía un
edificio exclusivo para su Archivo Nacional. A un costo de B/.
160.000.00 se levantó un edificio de piedra y concreto con
baldosas de mosaicos, en un espacio de terreno apartado del
centro de la ciudad. Sus pisos cubren un área de más de mil
metros cuadrados y su planta superior tiene una capacidad
calculada para 300.000 expedientes. En el dintel de la puerta
principal está la siguiente inscripción: “Este edificio fue
construido por el Presidente de la República Dr. Belisario
Porras, para custodiar los documentos nacionales".

Cabe destacar que el encargado de la

construcción del Archivo Nacional fue el Arquitecto Leonardo
Villanueva Meyer de nacionalidad peruana, el cual hizo entrega
de esta obra al Sr. J.A. Jiménez, Secretario de Fomento y
Presidente de la Junta Encargado de la Construcción. La
inauguración del edificio del Archivo Nacional de Panamá fue el
15 de agosto de 1924, bajo la administración presidencial del
Dr. Belisario Porras. En ese entonces, fue la primera estructura
de América Latina levantada para albergar la documentación
pública que generara las administraciones estatales panameñas.
Debido que el edificio también estaba ocupado por el Registro
Civil y el de la Propiedad, se redujo el espacio
considerablemente para conservar los récords. Este problema
de congestión dio por resultado la promulgación del Decreto Nº
204, de 2 de Noviembre de 1933, que suspendió todas las
transferencias de las oficinas administrativas al Archivo.
Para 1924, el Archivo Nacional era dependencia de la Secretaría
de Gobierno y Justicia. En 1941 se cambia su denominación
legalmente de Archivos Nacionales a Archivo Nacional de
Panamá, y en 1957 se respaldan sus funciones con la
promulgación de una legislación más abarcadora, así como la
gestión de los primeros cursos universitarios de capacitación
para archiveros. En 1964 pasa a manos del Ministerio de
Educación; y luego en 1982 se adscribe como dependencia del
Instituto Nacional de Cultura. Finalmente, en 1999 se transfiere
el Archivo Nacional como una Dirección adscrita al Registro
Público de Panamá.
El Archivo Nacional salvaguarda importante material documental
de gran valor patrimonial que constituye el registro de la
memoria de la Nación, constituyéndose como misión de está
Dirección la preservación de este acervo histórico-cultural para
las generaciones actuales y futuras.

La Dirección
Nacional de Archivo Nacional preserva y divulga las fuentes de
información primarias que dan fe del acontecer político, social,
económico y cultural del pueblo panameño.

Directores
 Licda. Sara Carvajal

Directora del Archivo Nacional

Ing. Pablo Zapata Agnew

Sub-Director del Archivo Nacional

 Veraguas

El Archivo Nacional cuenta con una oficina que se encuentra ubicada en

las instalaciones de la Sede Regional del Registro Público en la provincia
de Veraguas.

Nos encargamos del resguardo de los protocolos notariales de:

 Notarías del Circuito de Chiriquí

 Notarías del Cirtuito de Veraguas

En esta oficina ofrecemos los servicios de:

Copias simples y autenticadas a nuestros usuarios que soliciten

protocolos notariales de las diversas notarías en mención.

Herrera
 Nuestra oficina del Archivo Nacional se encuentra ubicada en las
instalaciones de la Sede Regional del Registro Público en la provincia de
Herrera.

En ella, contamos con los documentos de las Notarías:

 Notaría del Circuito de Los Santos

 Notaría del Circuito de Herrera

 Notaría Primera y Segunda del Circuito de Coclé

Ofrecemos los servicios de:

Copias simples y autenticadas a nuestros usuarios que soliciten

protocolos notariales de las diversas notarías en mención.
Visita guiada del personal de la
Gobernación de Panamá en las
instalaciones del Archivo Nacional

Recientemente, se realizó una visita guiada al personal de la

Gobernación de Panamá, donde les fue mostrado el arduo trabajo que
se realiza en el Archivo Nacional de Panamá, a través de un recorrido
completo en nuestros diferentes laboratorios y departamentos.

Durante la visita, los colaboradores del Archivo Nacional ilustró a los

presentes con los diferentes procesos de alta calidad con personal
especializado en cada área.

Descripción y Digitalización Documental

 Desde inicios del
2010, la modernización del Archivo Nacional se planteó como
una prioridad apremiante, ante la necesidad de que el acervo
documental que allí reposa esté disponible a muchas más
personas, todo esto de la mano de las herramientas que nos
ofrece la tecnología.
Es por ello que, con el objeto de dar a conocer la información
contenida en los diferentes fondos documentales, a través de
medios electrónicos vía web, tanto en el ámbito nacional e
internacional, se da la adquisición de una aplicación para la
informatización de la gestión archivística y del sistema de
información, que permite disponer electrónicamente de las
principales funciones de descripción con normas internacionales
archivísticas, también a la digitalización, consulta de fondos y
gestión de usuarios.
Esta moderna plataforma es similar a las ya instaladas en el
Archivo General de Indias, Archivo General de la Nacional
Colombia y en otros archivos de España.
Con la ayuda de esta herramienta, en año 2013 se llevó a cabo
la implantación, parametrización, capacitación, gestión del
cambio y puesta en producción de la aplicación de Gestión
Documental de información moderna y actual, que facilita la
gestión interna del fondo documental, facilita y optimiza el
trabajo de la comunidad académica, universidades, colegios,
abogados, investigadores nacionales
 e
internacionales y a todo usuario en general.
En estos momentos, el proyecto se encuentra en su Segunda
Fase, que es la instalación de un catálogo en línea para el
usuario, que estará creciendo gradualmente con el avance de la
descripción y digitalización de los documentos de los diferentes
fondos del Archivo Nacional.
En el 2014 se inició la descripción y Digitalización de los fondos
del Archivo Nacional que corresponden a la siguiente
ramificación:

Fondo: ÓRGANO JUDICIAL

Serie: Corte Suprema de Justicia

Descritos: 549 Expedientes

Fondo: SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES

Serie: Despacho del Secretario de Estado

Descritos: 1,008 Expedientes

Fondo: SECRETARÍA Y MINISTERIO DE HACIENDA Y

TESORO 1910 a 1962

Serie: Dirección Nacional de Tierras Baldías e Indultadas

Descritos: 14,339 Expedientes

Fondo: NOTARÍA PRIMERA DE PANAMÁ

Serie: Escrituras Públicas

Descritos: 3,730 Expedientes

Total Descrito: 19.626 expedientes

Fondo: SECRETARÍA Y MINISTERIO DE HACIENDA Y

TESORO 1910 a 1962

Serie: Dirección Nacional de Tierras Baldías e Indultadas

Digitalización: 34,212 Imágenes.

A su vez, brindamos Servicio de Impresión de Planos a los usuarios que

lo soliciten.

Biblioteca y Consulta
 El Archivo
Nacional cuenta con una biblioteca a disposición de los usuarios, ubicada
en el primer nivel del edificio. Próximamente, la Biblioteca del Archivo
Nacional ofrecerá un catálogo en línea con información sobre su
contenido.

Esta Biblioteca contiene información hemerográfica como:

*Gacetas Oficiales desde 1883 - 2005, desde que Panamá era un

departamento de Colombia y luego República.

*Memorias de las Instituciones.

*Secretarías de Gobierno, las cuales pasaron a ser Ministerios en el año

1935.

*Listados de los ciudadanos Panameños que se encontraban en el

Registro Civil para obtener la cédula de 3 y 4 dígitos de acuerdo a la
provincia y el distrito.

*Ascensos electorales de 1942 - 2001.

*Registros Judiciales de 1906 - 1990.

*Enciclopedias, Índices de leyes y decretos desde 1904 - 1944.

*Libros de Historia de publicaciones recientes del profesor Mario José

Molina, Dra. Patricia Pizurno de Araúz.
*Revistas Tareas.

*Periódicos de publicaciones "Mi provincia".

*Un facsímil de la primera constitución de la República de Panamá de

1904, editado en 1929, fue realizada la primera copia de esta
constitución.

*Revistas Lotería desde el año 1950 - 2014.

*Registros Judiciales

*Primer boletín informativo del Archivo Nacional confeccionado por Juan

Antonio Susto.

*Boletines.

*Memorias.

*Obras de Referencia.

*Información Bibliográfica.

*Literatura Panameña.

*Literatura Extranjera.

*Colección de trabajos de grado (Tesis).

Departamento Documental

OBJETIVOS
*Planear, organizar y dirigir los trabajos en los diferentes
departamentos del Archivo Nacional, según las técnicas de Conservación
y Normalización Archivística regentes.

*Dirigir la selección, evaluación, organización, clasificación, descripción

y conservación preventiva de toda la documentación existente, según
las normas internacionales para su posterior catalogación, ofreciendo así
un acceso más eficiente y automatizado.

*Contar con la documentación organizada y clasificada, para lo cual se

está trabajando en el ordenamiento de la misma.

Tenemos documentación relacionada con el periodo colonial, también

títulos de propiedad que se otorgaron desde los años 1910 - 1954 de las
provincias de la República de Panamá.

Se han desarrollado proyectos

como limpieza y desinfección de los documentos que se encuentran
deteriorados, en conjunto con el laboratorio de conservación, el cual
está dando las directrices y controles para el debido control de la
humedad y temperatura que debe haber en los repositorios, también se
ha empezado con el traslado de cajas infectadas de hongos hacia el
laboratorio para colocarlas en la
cámara de desinfección para su debido proceso de limpieza y
desinfección.

En este departamento se custodian diferentes fondos de las cuales

podemos mencionar: expedientes Judiciales que ya han concluido, tales
como los Tribunales Superiores de Justicia, Ministerio de Trabajo, entre
otros. Estos documentos corresponden a los años 1828 - 2006, de
estos documentos contamos con el más antiguo de 1828: “Expediente
sobre denuncio hecho ante el señor Alcalde segundo Municipal del
Cantón de Panamá, que la noche del 6 de enero de 1828, el oficial del
Batallón Jiraldot Manuel Fuentes había proclamado El Código Boliviano y
seducía a seguir este partido a los esclavos que se encontraban
divirtiéndose en la tienda de Hermenegilda Cajar.”

También contamos con el fondo Notarías que fueron transferidos al

Archivo Nacional, en virtud de la Ley 16 del 20 de febrero de 1941,
artículo 21, que establece la remisión de los protocolos Notariales al
Archivo Nacional.
 En ella se custodia un aproximado de
45,000 tomos, que a su vez contiene 100 protocolos cada tomo y esto
da un aproximado de 4, 500,000 documentos. De esta, la
documentación más antigua corresponde al año de 1776, que habla,
entre otros, temas de la compra y venta de esclavos en nuestro país.

Por lo antes expuesto, este departamento salvaguarda toda la

documentación histórica de nuestro país, por lo cual se han logrado
diferentes proyectos con el auspicio de organizaciones internacionales,
logrando así rescatar, salvaguardar y conservar todos los fondos.

LISTADO DE DOCUMENTACIÓN EN CUSTODIA DE LAS NOTARÍAS

El Archivo Nacional se crea como institución después que
Panamá se separa de Colombia y bajo la administración del Dr.
Belisario Porras en el año de 1912. Esto se debió cuando el Dr.
Porras visitó las oficinas de Records Publica de Londres, los
Archivos Nacionales de París, los Reales Archivos Generales de
Bruselas y de División de Manuscrito de la Biblioteca del
Congreso de Washington. En estos lugares había observado el
cuidado y la atención que se prodigaba a los papeles viejos de
esos países.
Panamá fue la primera República Americana que construía un
edificio exclusivo para su Archivo Nacional. A un costo de B/.
160.000.00 se levantó un edificio de piedra y concreto con
baldosas de mosaicos, en un espacio de terreno apartado del
centro de la ciudad. Sus pisos cubren un área de más de mil
metros cuadrados y su planta superior tiene una capacidad
calculada para 300.000 expedientes. En el dintel de la puerta
principal está la siguiente inscripción: “Este edificio fue
construido por el Presidente de la República Dr. Belisario
Porras, para custodiar los documentos nacionales".
Cabe destacar que el encargado de la construcción del Archivo
Nacional fue el Arquitecto Leonardo Villanueva Meyer de
nacionalidad peruana, el cual hizo entrega de esta obra al Sr.
J.A. Jiménez, Secretario de Fomento y Presidente de la Junta
Encargado de la Construcción. La inauguración del edificio del
Archivo Nacional de Panamá fue el 15 de agosto de 1924, bajo la
administración presidencial del Dr. Belisario Porras. En ese
entonces, fue la primera estructura de América Latina levantada
para albergar la documentación pública que generara las
administraciones estatales panameñas.
Debido que el edificio también estaba ocupado por el Registro
Civil y el de la Propiedad, se redujo el espacio
considerablemente para conservar los récords. Este problema
de congestión dio por resultado la promulgación del Decreto Nº
204, de 2 de Noviembre de 1933, que suspendió todas las
transferencias de las oficinas administrativas al Archivo.
Para 1924, el Archivo Nacional era dependencia de la Secretaría
de Gobierno y Justicia. En 1941 se cambia su denominación
legalmente de Archivos Nacionales a Archivo Nacional de
Panamá, y en 1957 se respaldan sus funciones con la
promulgación de una legislación más abarcadora, así como la
gestión de los primeros cursos universitarios de capacitación
para archiveros. En 1964 pasa a manos del Ministerio de
Educación; y luego en 1982 se adscribe como dependencia del
Instituto Nacional de Cultura. Finalmente, en 1999 se transfiere
el Archivo Nacional como una Dirección adscrita al Registro
Público de Panamá.
El Archivo Nacional salvaguarda importante material documental
de gran valor patrimonial que constituye el registro de la
memoria de la Nación, constituyéndose como misión de está
Dirección la preservación de este acervo histórico-cultural para
las generaciones actuales y futuras.
La Dirección Nacional de Archivo Nacional preserva y divulga las
fuentes de información primarias que dan fe del acontecer
político, social, económico y cultural del pueblo panameño.

SERVICIOS Q PRESTA

Con el propósito de proveer el acceso a los documentos y la

información de carácter histórico como fuentes primarias para la
gestión del conocimiento y difusión del patrimonio documental
de la nación y a la vez prestar el servicio a los Nacionales y
Extranjeros. Servicios:
1. Repografía es un proceso que permite reproducir el material
que salvaguarda y conserva el Archivo Nacioanl de Panamá,
mediante la digitalización e impresión del documento.
2. Asesoramiento en técnicas y procesos de conservación de
documentos historicos.
3. Autenticacón de copias de documento, De acuerdo a la Ley
No. 13 del 23 de enero de 1957, el Archivo Nacional de Panamá
tiene facultad para emitir copias autenticadas de toda la
documentación que aquí reposa, la cual tiene valor legal para
cualquier tramitación que se requiera.
4. Servicios de consulta Para el acceso a nuestra documentación
pueden presentarse inicialmente a nuestras instalaciones,
llenando un formulario en calidad de investigador o usuario, o en
su defecto consultar posteriormente nuestra página web:
www.archivonacional.gob.pa. Existe cierta documentación de
acceso restringido al público dependiendo de la edad del
documento y de su estado de conservación, la cual será
manipulada únicamente por el

personal autorizado del Archivo Nacional de Panamá.

5. Servicios de restauración documental, encuadernación y
confección de papel libre de ácido.
6. Servicios de asesoría, consultoría y de organización, tanto en
materia de archivos como de preservación del patrimonio
documental.
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ Resolución Nº 198 (De
miércoles 8 de agosto de 2012) POR MEDIO DE LA CUAL SE
ESTABLECEN TARIFAS PARA LOS SERVICIOS QUE PRESTA
EL LABORATORIO DE CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO
NACIONAL
Laboratorio de conservación,
restauración y análisis documental

El
Laboratorio de Conservación, Restauración, Encuadernación y
Análisis Documental del Archivo Nacional de Panamá, inaugurado
el 6 de julio de 2011, tiene como objetivo ofrecer servicios de
excelencia en el tratamiento de fondos documentales.
Con equipos de alta tecnología y materiales acordes con las
características ambientales de Panamá, es considerado el mejor
laboratorio de restauración de papel en Latinoamérica.
El Laboratorio realiza tratamientos en documentos afectados por
daños químicos, físicos y biológicos.

El Laboratorio cuenta con personal que ha sido capacitado en

Europa y Panamá, que desarrollan una cadena sistemática con
diversos niveles de procesos, permitiendo un tratamiento
integral de conservación y restauración a los documentos
antiguos y deteriorados a través de las zonas de trabajo.

Húmeda: Previo a las evaluaciones de solubilidad se pasa a

trabajar con la tina de lavado y negatoscopio incorporado,
utilizando el agua que provee el deshionizador (equipo que
libera el agua de la carga iónica).
Una vez realizada la limpieza al húmedo el documento pasa a la
reintegradora para llenar los espacios faltantes con fibra cien
por ciento natural.
Para retirar el exceso de humedad se utilizan prensas
hidráulicas.
Seca: La restauración manual se logra con el apoyo del
negatoscopio (mesa con luz) y otros instrumentos.

Área de Desinfección: Para realizar este proceso se cuenta con

la máquina denominada “bock wind”, o cámara de desinfección,
es la segunda máquina a nivel mundial que existe para tratar
documentos, permitiendo aplicar los siguientes procesos.
Desinfección por calor: Humecta gradualmente la
documentación, a la vez destruye la población de hongos
activos.
Deshumidificación caliente: Extrae el exceso de humedad de
la documentación, evitando la colonización de microorganismos.
Deshumidificación antimicrobiana: Extrae el exceso de
humedad de la documentación infectada por hongos y bacterias.
Deshumidificación fría: Proceso de descongelamiento de la
documentación.
Crio desinfestación: Permite acabar con una infestación por
insectos en cualquier estadio de desarrollo.
Área de Encuadernación:

Cuenta con equipos como: Telar (para los cosidos), guillotinas (digitales
y manuales de corte de papel), Cizalla (para cartones), estampadora
(para los grabados), prensas manuales e industriales. Máquina
Troqueladora para hacer las cajas de embalaje.
Encuadernaciones con Percalina, tela y cuero, sobres libres de ácido,
restauración de portadas de libros y Tomos.

Siguiendo los lineamientos teóricos y éticos que marcan la disciplina, se

trabaja en los siguientes proyectos:

Desinfección de los ochenta y siete tomos de la Notaría Primera, sobre

la Compra y Venta de Esclavos en Panamá, durante el siglo XVIII.

Estudio Aereobiológico del Laboratorio de Conservación y Restauración

del Archivo Nacional.

PROYECTOS DE APOYO A INSTITUCIONES

“Restauración histórica de veinte tomos de vida, del Benemérito

Cuerpo de Bomberos de la

República de
Panamá, a partir de los años 1910 – 1924”.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Restauración de documentos donados por la familia Ehlers – Prestán.

Restauración de 20 tomos sobre la Trata de Esclavos en Panamá

durante el siglo XVIII.

Restauración de planos.

Desinfección de documentos notariales.

Laboratorio de Análisis Biológico

 Laboratorio de
Investigación y Análisis Biológico y Químico

Este laboratorio fue fundado en el año 2011 como el laboratorio de

referencia en el control analítico del patrimonio documental del país.

Desde el punto de vista diagnóstico, el mismo está llamado a realizar los

análisis previos de la documentación, identificando los factores que
afectan su estabilidad, a través de ensayos, pruebas biológicas,
químicas y físicas que permitan establecer una ruta óptima de trabajo
para la intervención, preservación y conservación de los fondos
documentales.

Al mismo tiempo, se cuenta con equipos e insumos de trabajo que

facilitan el análisis sobre el material o los espacios de interés, pudiendo
determinar así la calidad de ambientes interiores, los niveles de
sanitización, entre otros.

En cuanto a la producción de conocimiento e investigación se refiere, el

laboratorio ha estado iniciando el camino para comprender cuáles son
los mecanismos biológicos y químicos que operan antes y durante el
proceso de biodeterioro del acervo escrito.

La identificación y caracterización de comunidades micóticas (hongos) o

bacterianas, la producción de metabolitos tóxicos y cromáticos, el
análisis de tinta y papel son solo algunos de los campos del
conocimiento a los que se está aportando y se pretende aportar.

Zona de Análisis químico y biológico:

Realiza los análisis previos identificando los factores que pueden afectar
la estabilidad de los documentos a través de ensayos, pruebas químicas

y biológicas que
permiten determinar las medidas adecuadas para la intervención,
preservación y conservación de los fondos documentales.

SISTEMA LIGHTING MVP: Permite determinar el índice de

contaminación a través de bioluminiscencia en el área muestreada.

DUO SAS o MUESTREADOR DE AIRE: permite muestrear 1000 Litros

de aire en menos de tres (3) minutos, recolectados en platos petri con
medios de cultivos específicos para luego ser incubados.

Para el adecuado funcionamiento de los procesos se utilizan algunos

equipos como:

Autoclave, cámara de flujo laminar, incubadora, estereoscopios y

microscopio binocular, microscopio portátil cámara de extracción de
químicos, lámparas ultravioletas, equipo para realizar electroforesis,
entre otros. Cabe destacar que todos los equipos son de alta eficacia.
 http://www.archivonacional.gob.pa/

ARCHIVO DE COSTA RICA

Reseña histórica

Desde la época colonial existen directrices emitidas por las autoridades españolas para
regular la conservación de los documentos oficiales, tales como cédulas y provisiones, de
manera que se pueden documentar algunas normas establecidas durante ese período.
Unas de ellas era que los documentos se tenían que guardar bajo tres llaves, custodiadas
por personas diferentes y de renombre de la comunidad, con el fin de garantizar la
seguridad y conservación de los documentos.

Asimismo, en el año 1660, el alférez Juan López de Ortega inicia una campaña de
recolección de documentos del cabildo bajo la amenaza de severos castigos para los
ciudadanos que los retengan. Al sobrevenir la independencia en 1821, las nuevas
autoridades dieron muestras de proseguir con la sana costumbre de conservar la
documentación al dictar diversas leyes que aseguraron la permanencia de los documentos
administrativos y judiciales.

Sin embargo, es en la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los
costarricenses por preservar su historia, en la figura de don León Fernández Bonilla quien
logra la creación de los Archivos Nacionales el 23 de julio de 1881 bajo el gobierno de don
Salvador Lara. La primera sede de los Archivos Nacionales fue una casa particular
alquilada. Posteriormente, durante los años 1883 a 1889 permaneció en una oficina del
Palacio Nacional, para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás,
donde tuvo su sede hasta el año 1957, luego fue trasladado al edificio María Cristina en el
centro de San José. Finalmente, en el año 1993, es trasladado a Zapote a un moderno
edificio rodeado de zonas verdes, libre de contaminación y con todas las condiciones que
exige la archivística actual.

Según un estudio realizado por José Francisco Murillo sobre el Archivo Nacional, se pueden
distinguir tres etapas principales en el desarrollo de esa institución: La inicial, de
asentamiento y de replanteamiento. La primera etapa se ubica entre los años 1881-1888
caracterizándose por documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como
por el reducido número de personal y con instalaciones inadecuadas.

La segunda etapa corresponde de 1889 a 1957 cuando el Archivo Nacional es instalado en

el edificio de la Universidad de Santo Tomás. Durante este período se inicia la organización
de sus fondos y la elaboración de instrumentos que facilitan su consulta. En 1902 se dicta
el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales, en el cual se dan lineamientos técnicos
para la clasificación y la ordenación de los documentos. En 1934 se crea un timbre de
archivo con la finalidad de financiar la construcción de un edificio adecuado para los
Archivos Nacionales, pero es hasta 50 después, en 1993, cuando se inaugura la primera
etapa de su edificio. En 1936 se edita la Revista del Archivo Nacional, cuyo objetivo era
difundir los fondos documentales en custodia, así como las investigaciones históricas.

El período de replanteamiento (1969 –1990) se caracteriza por un mayor respaldo de las

autoridades gubernamentales y por una gran cooperación internacional, sobre todo de la
OEA y de la UNESCO que permitieron la capacitación del personal del Archivo Nacional en
el exterior, principalmente en Argentina y España, con lo cual su personal adquiere nuevos
conocimientos que permiten obtener una nueva visión del quehacer archivístico. Asimismo,
por medio de la Ley 5574 de 17 de setiembre de 1974 se crea una Junta Administrativa con
nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un edificio propio.
Además, se crea una fuente de financiamiento permanente mediante un impuesto a los
cheques y los recursos obtenidos por el timbre de archivos.

A las etapas anteriores, se les debe agregar una cuarta etapa que se podría llamar de
consolidación, que se inicia en 1990 con la creación Ley 7202 del Sistema Nacional de
Archivos. Mediante esa Ley se dota al Archivo Nacional de un marco jurídico que lo
convierte en el Archivo Histórico más grande del país y, en el ente rector del Sistema
Nacional de Archivos. Asimismo, se logra el sueño acariciado desde 1934 de dotarlo de un
edificio moderno con las condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental
de Costa Rica. Durante esta etapa, el Archivo Nacional ha logrado destacarse tanto
nacional como internacionalmente, principalmente en el Consejo Internacional de Archivos
y en la Asociación Latinoamericana de Archivos.

Funciones generales del Archivo Nacional

De conformidad con lo establecido en los artículos 23 y 53 de la Ley del Sistema Nacional
de Archivos Nº 7202, en el artículo 25 del Código Notarial Ley No. 7764 y en el artículo 6 de
la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos Nº8454, las principales
funciones de la Dirección General del Archivo Nacional indican a continuación:

 Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de
Archivos.

 Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar

los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina,
pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así
como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su
custodia.

 Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y

auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.

 Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones

con temas sobre la archivística y ciencias afines.

 Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros

archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.

 Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción

de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.

 Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos

documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.

 Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos

notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.

 Conservar los protocolos de los notarios, una vez devueltos o depositados

provisionalmente.

 Expedir testimonios y certificaciones de las escrituras de los protocolos depositados

en esa oficina.

 Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos.

 Recibir los índices notariales y llevar su control en la forma y el tiempo que

determine el presente código.

 Denunciar, a las autoridades correspondientes, cualquier anomalía que se descubra

en el ejercicio de la función notarial.

 Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de

documentos.

 Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea

de acceso restringido.
  Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a
los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.

 Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.

 Capacitar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.

 Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los

documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios,
índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.

 Recibir los documentos de la Presidencia de la República y de los ministros de

Estado, quienes al terminar sus funciones entregan a la Dirección General del
Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite
de gestión, los cuales pasarán directamente al archivo intermedio del Archivo
Nacional.

 Dictar las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación

de los documentos, mensajes o archivos electrónicos

 Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.

 SERVICIOS
Inspecciones

La Dirección General del Archivo Nacional inspecciona regularmente los Archivos Centrales
y de Gestión, ya sea por solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspecciona
atendiendo a las siguientes situaciones:

 Cuando la institución se traslada a otro local.

 Cuando la documentación permanezca en sitios inadecuados.

 Cuando la documentación esté desorganizada.

 Cuando se conozca que la documentación se elimina sin la aprobación de la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

 Cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario.

 Cuando se tenga conocimiento de que una institución va a desaparecer.

El objetivo general de las visitas de inspección es salvaguardar el patrimonio documental

de la Nación. Se pretende además, establecer relaciones permanentes con los Archivos
Centrales y de Gestión, para mejorar la conservación y organización de sus documentos.

Ver más información

Galería de reorganizaciones:
  Archivo Central de Corbana

 Archivo Central de la Procuraduría General de la República

 Archivo Central del Icoder

Asesorías

Las instituciones integrantes del Sistema Nacional de Archivos pueden solicitar a la

Dirección General del Archivo Nacional, asesorías técnicas para la creación u
organización de sus Archivos Centrales y de Gestión, mediante una nota formal. La
institución que solicita la asesoría deberá contar con una serie de requisitos.

 Ver más información

 Documentos de interés

CAPACITACIONES
Cursos programados para 2019

Curso Norma Nacional de Descripción Archivística

Fecha: 2019
Horario: Por definir
Duración: 12
Modalidad: Participación
Costo: por definir
Cupo: 10 personas mínimo

Pasantía en Conservación y Restauración de Documentos

Fecha: La que se convenga con el interesado
Horario: 8: 00 a.m.4.00 p.m.
Modalidad: Participación
Costo: ¢767.000.00 por persona, incluye materiales.
Duración: 1 mes. De acuerdo con disponibilidad del interesado.
Ver contenido

Charlas Archivísticas (diferentes temas según interés del solicitante)

Fecha: a definir con la institución solicitante
Horario: a convenir con el solicitante
Duración.: 2 horas aproximadamente
Costo: gratuita
Cupo: 10-12 personas c/u
MÁS INFORMACIÓN:

 María del Rocío Rivera Torrealba, Encargada de Gestión del Desarrollo.

 2283-1400, extensión 226

 capacitacion@dgan.go.cr

Descargar boleta de Inscripción para actividades de capacitación

Publicaciones del Consejo Internacional de Archivos

Guías Breves 1: El archivo de imágenes digital

Guías Breves 2: El archivo de video digital
Guías Breves 3: Gestión de depósitos fotográficos

Premios Nacionales en Archivística

Los Premios Nacionales en Archivística “Luz Alba Chacón de Umaña” y “José Luis Coto
Conde” buscan estimular la producción de trabajos de investigación archivística y
reconocer la labor que desarrollan los archivos (finales o centrales) respectivamente y
que contribuyan al desarrollo de la archivística en Costa Rica.

Más información: 2283-1400 extensión 209, junta@dgan.go.cr

Decreto Ejecutivo No. 39350-C | DOCX |

Políticas

 El Premio Nacional José Luis Coto Conde se otorgará al mejor trabajo de

investigación en materia archivística.

 El Premio Nacional Luz Alba Chacón de Umaña se otorga a un Archivo Central o

 Final distinguido por su labor.

 Para el otorgamiento de los Premios Nacionales, se conformará un jurado el cual

llevará a cabo un concurso, análisis y selección.

 Podrá declararse desierto los Premios Nacionales, cuando no se presenten

concursantes o a criterio del Jurado, no reúnan los requisitos.

 Los Premios Nacionales se entregarán durante la celebración de la Semana del

Archivista Nacional.

Premio José Luis Coto Conde

 Bases

 Reconocimientos otorgados

Premio Luz Alba Chacón de Umaña

 Bases

 Reconocimientos otorgados

ARCHIVO INTERMEDIO
Reseña histórica
El proceso que permite la creación del Archivo Intermedio es la promulgación de la
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, del 24 de octubre de 1990.

Con la Ley N° 7202 se genera una reorganización de la estructura orgánica de la

Institución. Entre los cambios más notorios, desaparece el Departamento
Documental y se crea el Departamento de Archivo Histórico, con funciones de
preservación de la memoria histórica nacional y el Departamento de Servicios
Archivísticos Externos.

Este departamento cuenta a su vez con dos unidades: la rectoría del Sistema
Nacional de Archivos y el Archivo Intermedio.

El Archivo Intermedio custodia documentos de los despachos del Presidente de la

República y Vicepresidencias, Consejo de Gobierno, despachos de Ministros y
Viceministros desde 1990 (art. 53 de la Ley N° 7202); además de fondos de
instituciones públicas que han cerrado. Algunos ejemplos son la Corporación
 Costarricense de Desarrollo (Codesa), Transportes Metropolitanos S.A. (Transmesa) y
el Banco Anglo Costarricense.

Ingresan por primera vez al Archivo Intermedio los documentos de la

Administración Calderón Fournier. La primera transferencia es la número 1-1994
del Ministerio de Comercio Exterior, el 18 de febrero de 1994 (según data en el
“Registro General de Transferencias”), en cumplimiento con el artículo N° 53 de la
Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Actualmente el Archivo Intermedio cuenta con un Área de Consulta, un Área

Administrativa y de Tratamiento y cuatro depósitos de documentos que albergan
aproximadamente ocho kilómetros de documentación.

La construcción de los depósitos se empezó en el año 1998 cuando el Banco Central

de Costa Rica, remitió a la Dirección del Archivo Nacional los documentos
pertenecientes al extinto Banco Anglo Costarricense. Para el año 2000 se construyó
el último depósito, debido a la rapidez con que se ocuparon los primeros tres
depósitos.

ARCHIVO NOTARIAL

Reseña Histórica

En el ejercicio del notariado en Costa Rica, el Archivo Notarial se convierte en una

institución que juega un papel importante y actual, toda vez que, conforme lo estable la
legislación vigente –tanto el Código Notarial, como la archivística, la Ley del Sistema
Nacional de Archivos- es el responsable de reunir, organizar, conservar y facilitar los
índices y protocolos notariales y consulares desde el año 1900.

Desde la creación del Archivo Nacional vamos a encontrar en los diferentes organigramas
de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así
podemos mencionar:

 En los años de 1881 a 1982 se denominaba: “Sección Jurídica”

 De 1982 a 1990 encontramos una sección dependiente de la Subdirección

denominada “Protocolos Notariales Actuales”

 En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con
tres secciones: Índices Notariales, Reproducciones Notariales y Atención al
Público.

A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que
facilite la organización y control desaparece las tres secciones.

El Archivo Notarial es un departamento del Archivo Nacional de Costa Rica, institución

desconcentrada del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes –según lo establece el
artículo 11 de Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos- y cuya misión es la de ser la
entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la
Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.

Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su

expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir,
organizar, conservar y facilitar los documentos originales notariales.

Con el fin de atender esas labores condensadas en organizar y facilitar notariales, desde
marzo del año 2015 MIDEPLAN aprobó una nueva estructura interna. Así, se crean dos
unidades que asumen ambas funciones, como lo son la Unidad de Gestión y Control de
Documentos y la Unidad de Facilitación y Despacho de Documentos. La primera,
encargada de reunir, organizar y conservar los documentos notariales; y la segunda,
encargada de facilitar los documentos notariales y emitir las reproducciones que los
usuarios solicitan a partir de aquellos.

En cuanto a la dependencia jerárquica del Departamento Archivo Notarial, éste depende

de la Dirección General del Archivo Nacional, mantiendo estrecha relación a lo interno de
la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de
Conservación, en donde se digitalizan, actualizan digitalizaciones y microfilmaciones,
encuadernan y restauran los protocolos notariales y el Departamento de Cómputo que
ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.

A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo Superior Notarial,

órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa
del Archivo Nocional tiene un representante; además, se relaciona con el Colegio de
Abogados; con los diferentes registros del Registro Nacional, el Juzgado Notarial y
despachos judiciales en general.

En este Departamento encontramos funcionarios altamente capacitados para realizar las

funciones encomendadas en la ley y que se encuentran comprometidos con el
cumplimiento de los servicios que se prestan a los usuarios, resguardando de manera
eficiente y eficaz la documentación notarial.

Servicios

Restauraciones y encuadernaciones
Se brindan previo aval de la Dirección General. El usuario debe completar la “Solicitud de
encuadernación y restauración de documentos” y cancelar el costo del servicio en el
cajero institucional. Los documentos deben contar con declaratoria de valor científico y
cultural de documentos públicos. Estas declaraciones están a cargo de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, tal y como se regula en la Ley 7202
del Sistema Nacional de Archivos. Dicha Comisión funciona en el Archivo Nacional, pero
es una instancia que le da cobertura a todo el Sistema Nacional de Archivos.

Pasantías en conservación y restauración de documentos históricos

El pasante cumple con un plan establecido de trabajo durante un mes, en el cual
participa activamente de todos los procesos de trabajo según determine previamente su
institución y de acuerdo con las tareas formativas que requiere.
El objetivo es que se familiarice con las actividades que rutinariamente realiza en el área
de restauración. Este servicio se brinda a todos los servidores del Sistema Nacional de
 Archivos que se desempeñan en procesos de tratamiento archivístico y que tienen a su
cargo la conservación del acervo institucional.

Curso taller de conservación preventiva de documentos

Se dirige a los archivistas y encargados de archivos centrales, durante una semana. Se
enfoca en la práctica de las rutinas básicas de conservación preventiva. Los participantes
se incorporan a diversos procesos técnicos dentro de las unidades de trabajo del área de
Conservación y ejecutan actividades de encuadernación, cosido de documentos,
confección de contenedores, realización de diagnósticos de conservación, identificación
de deterioros, así como ejecución de tareas preventivas en los documentos como
limpieza de soporte, lavado y estiramiento de plano.

Venta de reprografías
Se ofrece a los usuarios de la Sala de Consulta del Departamento Archivo Histórico, el
cual traslada la orden al Departamento de Conservación y es este el que realiza la
reproducción de fotografías y de documentos mediante cámara digital, así como el
escaneo de mapas y planos, entre otros.

Archivo Nacional de Costa Rica

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El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada del Ministerio de

Cultura y Juventud. Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos la cual administra
el patrimonio documental costarricense y colabora con el control del ejercicio notarial del país.
Sus fines son preservar y difundir el acervo documental, garantizar el acceso a la información,
favorecer la transparencia en la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones. El
trabajo con el patrimonio documental es una parte de su quehacer, pero no la única. Igual
importancia tienen la rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la custodia y facilitación de
los documentos notariales.
La institución alberga a tres archivos de carácter nacional: el Histórico, el Notarial y el
Intermedio así como a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Destaca, además, el quehacer del Departamento de Conservación. Desde el año 1936 publica
la Revista del Archivo Nacional.
La institución se creó en 1881. Trabajan en ella alrededor de 126 funcionarios y se ubica entre
los cantones de Zapote y Curridabat, provincia de San José.
 La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es un órgano asesor de la
Dirección Nacional del Archivo Nacional, creada por la Ley 7202 de 24 de octubre del año
1990, cuya base legal está expresada en el capítulo IV de dicha ley. Su función principal es
dictar normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor
científico-cultural, y resolver consultas sobre eliminación de documentos de los entes
productores. Esto lo hace partiendo del insumo proporcionado por las entidades: tablas de
plazos de conservación o solicitudes de eliminación parcial de documentos, además de los
informes de valoración presentados por los profesionales del Departamento Servicios
Archivísticos Externos.

Índice

 1Historia

 2Archivo Histórico

 3Archivo Notarial

 4Archivo Intermedio

 5Rectoría del Sistema Nacional de Archivos

 6Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

 7Enlaces externos

Historia[editar]
Desde la época colonial existían directrices emitidas por las autoridades españolas para
regular la conservación de los documentos oficiales, tales como cédulas y provisiones, de
manera que se pueden documentar algunas normas establecidas durante ese período. Unas
de ellas indicaba que los papeles se tenían que guardar bajo tres llaves, custodiados por
personas diferentes y de renombre de la comunidad, con el fin de garantizar la conservación
de los documentos.
Asimismo, en el año 1660, el alférez Juan López de Ortega inicia una campaña de recolección
de documentos del cabildo bajo la amenaza de severos castigos para los ciudadanos que los
retengan. Al sobrevenir la independencia en 1821, las nuevas autoridades dieron muestras de
proseguir con la sana costumbre de conservar los documentos al dictar diversas leyes que
aseguraron la permanencia de los documentos administrativos y judiciales.
Sin embargo, es en la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los
costarricenses por preservar su historia, en la figura de León Fernández Bonilla quien logra la
creación de los Archivos Nacionales, el 23 de julio de 1881, bajo el gobierno de Salvador Lara.
La primera sede de los Archivos Nacionales se ubicó en una casa particular alquilada.
Posteriormente, entre los años 1883 y 1889, permaneció en una oficina del Palacio Nacional,
para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede hasta
el año 1957. En esta última fecha se movió al edificio María Cristina. Finalmente, en el año
1993, se traslada a Zapote a un moderno edificio rodeado de zonas verdes, libre de
contaminación y con todas las condiciones que exige la Archivística actual.
Según un estudio realizado por José Francisco Murillo sobre el Archivo Nacional, se pueden
distinguir tres etapas principales en el desarrollo de esa institución: la inicial, de asentamiento
y de replanteamiento. La primera etapa se ubica entre los años 1881 y 1888 y se caracteriza
por la existencia de documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por el
reducido número de personal y con instalaciones inadecuadas.
La segunda etapa corresponde de 1889 a 1957, cuando el Archivo Nacional se instala en el
edificio de la Universidad de Santo Tomás. Durante este período se inicia la organización de
los fondos documentales y la elaboración de ficheros para su consulta.
En 1902 se dicta el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales, en el cual de dan
lineamientos técnicos para la clasificación y la ordenación de los documentos. En 1934 se
crea un timbre de archivo con la finalidad de construir un edificio adecuado para los Archivos
Nacionales, pero es hasta 50 después, en 1993, cuando se inaugura la primera etapa de su
edificio. En 1936 se edita la Revista del Archivo Nacional, cuyo objetivo era difundir los fondos
documentales en custodia, así como las investigaciones históricas.
El período de replanteamiento (1969 –1990) se caracteriza por un mayor respaldo de las
autoridades gubernamentales y por una gran cooperación internacional, sobre todo de
la Organización de Estados Americanos (OEA) y de la Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO, por sus siglas en inglés). Estas gestiones
de apoyo permitieron la capacitación del personal del Archivo Nacional en el exterior,
principalmente en Argentina y España, con lo cual su personal adquiere nuevos conocimientos
que permiten obtener una nueva visión del quehacer archivístico.
Asimismo, por medio de la Ley 5574 del 17 de septiembre de 1974 se crea una Junta
Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un
edificio propio. Además, se crea una fuente de financiamiento permanente mediante un
impuesto a los cheques y los recursos obtenidos por el timbre de archivos.
A las etapas anteriores se les debe agregar una cuarta fase que se podría llamar de
consolidación, la cual inicia en 1990 con la creación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de
Archivos. Mediante esa Ley se dota a la institución de un marco jurídico que lo convierte en el
Archivo Histórico más grande del país y, en el ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
Asimismo, se logra el sueño acariciado desde 1934, de dotarlo de un edificio moderno con las
condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental de Costa Rica. Durante esta
etapa, el Archivo Nacional ha logrado destacar tanto nacional como internacionalmente,
principalmente en el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y en la Asociación
Latinoamericana de Archivos (ALA).

Archivo Histórico[editar]
El Archivo Histórico constituye uno de los departamentos del Archivo Nacional y es el más
grande de su tipo en el país. Organiza, facilita y divulga el patrimonio documental de la
Nación, constituido por todos aquellos documentos en cualquier soporte que hayan sido
declarados con valor científico y cultural, característica que define –después de un proceso de
análisis- la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y que le
asigna a un documento el carácter vital para la historia y el desarrollo del país.
En el Archivo Histórico se conservan documentos que datan desde 1539. Por eso, garantizar
el buen estado de los documentos es un papel muy importante del Departamento de
Conservación, el cual define, entre otras cosas, cómo deben funcionar los depósitos en
términos de humedad, iluminación, temperatura y limpieza, con el objetivo de propiciar un
ambiente idóneo para la perdurabilidad de los soportes a través del tiempo.
Uno de sus espacios de mayor atención al público es la Sala de Consulta José Luis Coto
Conde, sitio en el que es posible consultar más de 7 kilómetros lineales de documentos. La
información está organizada en alrededor de 300 fondos documentales, de los cuales hay 93
públicos, 16 privados y 25 particulares. A esto se suman más de 220 mil fotografías, así como
53 mil mapas y planos.
El Archivo Histórico ofrece los siguientes servicios:

 Facilitación de documentos.

 Venta de reproducción de fotografías, mapas y planos, así como de registros de la

base de datos, videos y grabaciones.

 Fotografías: se ofrecen en diferentes tamaños, negativos y reproducción de

documentos mediante cámara digital.

 Elaboración de certificaciones de años de servicio en la función pública, hasta el año

1965.

 Elaboración de certificaciones de transcripción literal de documentos históricos de

difícil lectura.

 Préstamo de documentos históricos a entidades productoras.

 Transferencia de documentos declarados con valor científico cultural.

 Donación de documentos.

Archivo Notarial[editar]
Encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental con valor
para la ciencia y la cultura, constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de
instrumentos públicos. Coadyuva en el control del ejercicio notarial de acuerdo con lo que
dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Código Notarial.
A lo externo de la institución, este departamento tiene estrecha relación con los siguientes
entes: el Consejo Superior Notarial (órgano encargado de organizar el notariado costarricense
y donde la Junta Administrativa del Archivo Nocional tiene un representante), el Colegio de
Abogados, los diferentes registros del Registro Nacional, el Juzgado Notarial y despachos
judiciales en general.
El Archivo Notarial ofrece los siguientes servicios:

 Consultas notariales de bases de datos por internet.

 Depósito definitivo de tomos de protocolos notariales y consulares.

 Depósito temporal de tomos de protocolos notariales y consulares.

 Facilitación de documentos notariales.

 Recepción de índices de instrumentos públicos.

 Reproducción de instrumentos públicos (copias simples o certificadas, certificaciones o
Ulteriores Testimonios) y constancias.

 Secuestro o Préstamo de Tomos de protocolo o índices notariales por parte de

Autoridades Judiciales o de la Dirección Nacional de Notariado.

 Adherir ulterior boleta de seguridad a los testimonios.

El patrimonio documental que resguarda este archivo está integrado por dos elementos:

 Protocolos notariales y consulares de 1960 a la fecha.

 Índices de instrumentos públicos de 1960 a la fecha.

Archivo Intermedio[editar]
El Archivo Intermedio se creó en el año 2000, con el fin de custodiar la documentación con
valor administrativo y legal, que también se facilita al público que necesite consultarla. En sus
depósitos se albergan las transferencias de los Ministerios y los Viceministerios transferidas
bajo el artículo 53 de la Ley 7202, así como algunos fondos que se consideran cerrados por la
desaparición o fusión de instituciones, entre ellos el Banco Anglo Costarricense.

Rectoría del Sistema Nacional de Archivos[editar]

Una de las funciones que le asigna la legislación al Archivo Nacional de Costa Rica es la
coordinación del Sistema Nacional de Archivos, que está integrado por más de 300 archivos
de las instituciones públicas del país. El departamento de Servicios Archivísticos Externos es
el encargado de ejecutar las acciones de apoyo técnico a éstas instituciones. También está a
cargo del Archivo Intermedio, donde se reúne, organiza y facilita los documentos con valor
administrativo y legal que han sido transferidos de instituciones que han cerrado, así como los
documentos más relevantes de los despachos de Ministros, Presidencia de la República y del
Consejo de Gobierno, de acuerdo con lo que establece el artículo 53 de la Ley 7202 del
Sistema Nacional de Archivos.
Los servicios de Rectoría del Sistema Nacional de Archivos incluyen:

 Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión

 Inspección de archivos

 Facilitación de documentos

 Préstamo de documentos

 Reproducción de documentos (fotocopias certificadas o simples)

 Transferencias de documentos

 Valoración documental

 Capacitación
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos[editar]
Es un órgano asesor de la Dirección General del Archivo Nacional, creada por la Ley N°. 7202
de 24 de octubre de 1990, cuya base legal está en el capítulo IV de dicha ley. La función
principal de la Comisión es dictar normas sobre selección y eliminación de documentos, de
acuerdo con su valor científico-cultural y resolver consultas sobre eliminación de documentos
de los entes productores. Esto lo hace partiendo del insumo proporcionado por las entidades
en los instrumentos de valoración previamente establecidos.

Enlaces externos