TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 2

MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 3

OBJETIVOS .............................................................................................................................. 4

OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................. 4

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS ........................................................................... 5

POLITICAS ........................................................................................................................... 5

NORMAS ............................................................................................................................... 6

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS ........... 6

MANUAL DE FUNCIONES ................................................................................................ 6

DESCRIPCION DE CARGOS .............................................................................................. 7

BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES ................................................................ 8

PARTICIPANTES ............................................................................................................... 10

PERIODO DE VIGENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES ......................................... 11

PROCESOS PARA DESARROLLAR EN EL MANUAL ................................................. 11

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL ............................................... 11

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS ....................................... 13

 INTRODUCCIÓN

Según el diagnóstico realizado en la Distribuidora LAP como proceso para mejorar el

funcionamiento de la empresa se identifica la necesidad de crear cargos con sus respectivas

responsabilidades de tal forma que se organicen las tareas asignadas con el propósito de cumplir

con los objetivos de la empresa y las estrategias.

Este manual describe las actividades del área comercial de la empresa, distribuyendo la

responsabilidad a cada persona según su cargo. Aunque la Distribuidora LAP ya cuenta con un

Manual de Funciones se puede observar que los trabajadores no tienen claridad de sus funciones

ni de las actividades de su cargo, y esto a su vez afecta en la percepción del servicio al cliente.

Por tal motivo una de las actividades del plan de acción es establecer un Manual para la

gestión del talento humano, ya que ellos son los responsables del personal de la organización, de

esta manera se estructuraría y se establecería el protocolo de tal forma que todo está

documentado, esto a su vez contribuye a que el área de talento humano realice la contratación del

personal acorde a los perfiles y necesidades del cargo, que cumplan con las competencias

necesarias para ejercer el mismo, capacitar a los empleados, proporcionar los mecanismos

necesarios que propicie la motivación y la productividad en la organización y garantizar el

cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo del trabajador en la organización.

 MARCO TEÓRICO

Para una empresa el manual de funciones tiene gran relevancia por tanto es necesario definir

de una forma sencilla, clara y concisa los siguientes términos:

Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el mismo

nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas

que deben realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que deben

asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carácter impersonal. Los órganos, para cumplir con

la función propia de su naturaleza, cuentan con individuos que desde el punto de vista jerárquico

y presupuestal ocupan cargos en los que se definen las responsabilidades y deberes que asumen

sus titulares y las tareas que deben realizar.

Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un desempeño superior. (Mc

Clelland, D. citado en 40 preguntas frecuentes, Cinterfor, 2003)

Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempeñar una función productiva en

diferentes contextos y con base en estándares de calidad establecidos por el sector productivo.

Requiere la interacción de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.

(SENA, 2007, 10)

Función: Actividades y responsabilidades propias de un cargo.

 Procesos. Los procesos de la organización son el conjunto de actividades interrelacionadas

entre sí, que con un propósito definido, transforman entradas en salidas valiosas para uno o más

clientes internos o externos.

Responsabilidad. Asignación de deber y poder para el logro de objetivos de las áreas.

Tareas. Las tareas son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo

constituyen un puesto de trabajo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar el manual de funciones y procedimientos para la Distribuidora LAP definiendo las

funciones y estableciendo las responsabilidades de los empleados de los empleados con el fin de

trabajar en una forma organizada y eficiente alcanzando las metas y objetivos de la Distribuidora

LAP.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar los cargos y responsabilidades de los empleados en este caso los empleados del

área comercial.

Definir las actividades de la empresa de forma clara.

 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS

POLITICAS

Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a

cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que

se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos

(manuales, procedimientos, etc.) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles.

Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como

pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen

ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos

ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los

procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de

los recursos, etc.

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de

Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y

conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de

redactar el resto de los documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del

“cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto

se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.
NORMAS

Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.

Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas

situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él.

Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son

explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las

personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.

De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el

comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el

lugar de trabajo.

Pero también hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de

las organizaciones como “normas formales".

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS

MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados

en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y

orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades

intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los

trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad,

las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo

informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se

indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los

problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales

deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado

desarrollo y calidad de la gestión.

DESCRIPCION DE CARGOS

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y

competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso humano que

en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas que

permiten la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base para la misma.

Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la

simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización.

Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de puesto

y análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la

planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de

trabajo, los incentivos y la administración salarial.

La descripción es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o actividades

del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un

cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración

detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la
ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas

(cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario

de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión

de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo

concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".

Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir

desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el

supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son

las funciones que corresponden a cada uno.

La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional

de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe

semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su

discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus

orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos.

BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo

tanto, es fundamental su aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos

administrativos en todas las empresas como la selección de personal, inducción y re inducción a

empleados, capacitaciones, entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y

adicional gestionar la evaluación de desempeño.

 En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos competitivos que la obligan

a mejorar su servicio con calidad y tener el propósito diario de mejorar en todos los procesos.

Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener la distribuidora LAP son los

siguientes:

El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal, reforzar capacitaciones según

se requiera.

Mejor conocimiento en el momento de recular, seleccionar, contratar y evaluar a los

empleados.

Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para así dar

apertura a nuevos cargos para los empleados actuales.

Este manual le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de cuáles son sus

funciones, sus responsabilidades dentro de la empresa.

El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es en definitiva un

instrumento diseñado para lograr una adecuada Administración del Talento Humano. En este

Manual se establecen las funciones y competencias laborales de los cargos que conforman la

planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de éstos.

El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales se constituye en el soporte

técnico que justifica y da sentido a los cargos aprobados en la organización.

En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse una

descripción detallada de las funciones tanto transversales como esenciales que se realizan en

cada uno de los cargos específicos, los criterios de desempeño, conocimientos básicos o

esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que se deben acreditar para el adecuado y

exitoso desempeño de estos.

 Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros el

logro de los siguientes propósitos:

· Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y Elección de

Talento Humano, la Inducción de nuevos funcionarios, la Formación, Capacitación y

Entrenamiento en el puesto de trabajo y entre otros la Evaluación del Desempeño.

· Forjar en todos los Funcionarios de Plaza Mayor un mayor nivel de compromiso frente

al desempeño eficiente de los empleos, entregándoles información básica sobre estos.

· Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de

medidas de mejoramiento, modernización administrativa y estudios de cargas de trabajo.

· Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y competitividad

institucional.

PARTICIPANTES

En el desarrollo del siguiente Manual participan aprendices que están cursando la

Especialización Tecnológica Virtual de Gestión de Talento Humano por Competencias guiadas

por la Instructora, y tomando como base el diagnóstico realizado a la Distribuidora LAP en el

cual se evidencia la necesidad de realizar el manual de funciones del área comercial.

PERIODO DE VIGENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES

Es necesario hacer una revisión periódica al manual como mínimo de cada (6) seis meses en

la cual se debe verificar si ha sido funcional o si requiere algún ajuste o en su defecto

actualizaciones en cuanto a funciones dentro de las mismas áreas

PROCESOS PARA DESARROLLAR EN EL MANUAL

Dentro del área de Gestión de Talento humano dentro del manual de funciones se deben

instaurar criterios para que sean de obligatorio cumplimiento dentro de los diferentes cargos de la

empresa.

Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen funcionamiento de la

empresa por medio de una excelente gestión del talento humano de la misma con el fin de que

sea aplicado a todos los empleados en especial del área comercial.

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una

reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a conocer

este manual de manera clara, según los cargos y responsabilidades de los empleados, la

capacitación sobre el manual debe quedar registrada en listas de asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

 Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este

manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así

llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.

Los líderes de todas las áreas deben tener pleno conocimiento de lo plasmado en el manual ya

que se les facilitará a la hora de evaluar el desempeño de las personas que están a su cargo y ver

el proceso que se está llevando a cabo en su área para manejar un buen ambiente laboral y así

obtener excelentes resultados.

El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de

funciones de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada área.

¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

La descripción de perfiles de cargo permite a todos los empleados conocer como está

estructurada la compañía a nivel general y por áreas; las actividades y responsabilidades de cada

funcionario están clasificados según su área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación

a todos los empleados se garantice el cumplimiento en todo el personal de la Distribuidora LAP.

Misión:

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada

a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente

servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado.

En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros

proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

 Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Visión:

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia

en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas.

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Director Comercial

CÓDIGO: (OPCIONAL)

GRADO: (OPCIONAL)

Marque con X ESTRATÉGICO X

el
MISIONAL
TIPO DE

PROCESO
DE APOYO
al cual se asocia

este cargo

NOMBRE DEL PROCESO: Comercial

DEPENDENCIA: Área Comercial

 CARGO DEL JEFE
Gerente General
INMEDIATO:

II. PROPOSITO PRINCIPAL:

Será encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza de ventas, los planes de

comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas

establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los

objetivos de ventas fidelizando a los clientes brindando un servicio al cliente con excelencia.

IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Cumplir a tiempo con los proyectos para la aprobación del cliente

Toda la información será manejada de manera confidencial.

Coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales

comunicando un mensaje específico.

Resolver problemas a través de la construcción de proyectos con una visión prospectiva.

Desarrollar un pensamiento e innovador, con capacidad para realizar proyectos.

Trabajar acorde a las políticas de sustentabilidad, con una actitud responsable y respetuosa.

Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

 OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que se conseguirán los

objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para prever qué será necesario para el desarrollo de

la actividad de la empresa a medio y largo plazo.

Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que desarrolla, para

así conseguir una buena relación formal, y que además permita atender a las necesidades de los

empleados.

Reclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de trabajo. Las

actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la consecución de objetivos de la empresa, y para

ello los trabajadores deben estar motivados e identificados con la labor que desempeñan, por ello los

sistemas de recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.

Es el líder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente al resto de

directivos y clientes.

Además, se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso de que un cliente

se retrase en los pagos, es el encargado de reclamar las facturas.

Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

Realizar informes de las actividades realizadas

 V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

Conocimientos de técnicas de ventas.

Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de

internet.

Uso de software y herramientas

Direccionamiento de equipos.

Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS

Profesional graduado en Administración de Empresas, Negocios, Economía, Ingeniería Industrial.

DE DESEMPEÑO

Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de

bienes inmuebles.

Experiencia con diseño corporativo.

Estar siempre dispuesto a ayudar a sus compañeros de equipo y compartir conocimiento

Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral, trabajo en equipo y orientación a

resultados.
 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Competencias Básicas:

Compromiso con la organización: Es la lealtad, respeto y amor que se siente hacia la

organización.

Orientación a resultados: Realizar las funciones y cumplir los Compromisos organizacionales con

eficacia y calidad.

Liderazgo: Utilización de los rasgos y métodos interpersonales más apropiados para guiar a una

persona o grupos hacia la consecución de un objetivo.

Competencias Comportamentales:

Adaptabilidad: Capacidad para permanecer eficaz dentro de un entorno cambiante, como a la hora

de enfrentarse con nuevas tareas, responsabilidades o personas.

Respeto: Es el trato adecuado hacia los demás y hacia lo que lo rodea.

CIUDAD: Bucaramanga

FECHA DE Septiembre 25 de 2019

APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Maria Isabel Rivero Santiago Preciado Santiago Preciado