REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA.

UNIVERSIDAD TERRITORIAL DELTAICA FRANCISCO TAMAYO.

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA.

TUCUPITA, ESTADO DELTA AMACURO.

FACILITADOR: BACHILLER:

Profa.: Dignora Moreno. Héctor Romero.

C.I: 24.118.514

Agosto, 2019.
 INDICE.

PAG

INTRODUCCIÓN. 3

1) MANUALES ADMINISTRATIVOS. 4

2) IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 4

3) CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. 5-8

4) VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

8-9

5) PASOS PARA ELABORAR Y PRESENTAR UN MANUAL DE

ORGANIZACIÓN. 9-12

6) PASOS PARA ELABORAR Y PRESENTAR UN MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS. 13-15

CONCLUSION. 16

BIBLIOGRAFIA 17
 INTRODUCCIÓN.

De manera introductoria en este breve trabajo se dará conocer acerca de los

manuales administrativos, los usos que se les asignaron, Podrá estudiar los distintas
clasificaciones existentes de dichos manuales, las partes que los componen con
una breve descripción de cada uno de ellos para comprenderlos mejor, de igual
manera, podrá analizar las ventajas e importancia que tiene el poseer un manual
administrativo en una organización, no sin antes conocer las etapas que se deben
de seguir para su elaboración de manera minuciosa, llevándolo de la mano en el
entendimiento de la información.

Esto es realizado con la finalidad de que usted como lector pueda redactar
un documento que le servirá de apoyo en el manejo de personal, evitará ineficiencia
en productividad, redundancia en las actividades y funciones que opera en una
empresa.
 1) MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza

como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de

decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa.

2) IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Tienen una gran importancia, porque son instrumentos útiles en la

capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos
y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos
puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a
seguir se encuentran determinados por escrito, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
 3) CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de

manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito
que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran
varios objetivos.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

POR SU CONTENIDO:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias,

dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre

el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva
al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los

lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones.
 Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y
es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de
este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de

personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y
utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo
de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de
"historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual
de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en
secciones.

POR SU FUNCION ESPECÍFICA:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.

Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación,
inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste

en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar
que afectan sus actividades.
 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y
las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco
de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el
manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado
en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura
orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas
del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que
puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento
y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre
otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para
el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de
auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del
personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las

labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más
detallados que un manual de procedimientos.

4) VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos

reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.

Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las
siguientes:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de
la organización.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
  Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
más antiguos.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

o Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
o Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día y si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad.
o Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
o El costo de producción y actualización puede ser alto.
5) PASOS PARA ELABORAR Y PRESENTAR UN MANUAL DE
ORGANIZACIÓN.

Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación

y de

Contenido.

1) DE IDENTIFICACIÓN

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la

Cuál da a conocer los datos más elementales como son:

 Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere

el manual.
 Logotipo de la dependencia o entidad.
 Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.
 2) DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos

que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen
a continuación.

 Introducción.
 Antecedentes Históricos.
 Marco Jurídico Administrativo.
 Atribuciones.
 Estructura Orgánica.
 Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades).
 Objetivo y Funciones.

INTRODUCCIÓN

Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al

lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos
generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información
sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se usará, y
cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos

pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad
administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los
aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de
creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo
citado lleva a imprecisiones.
MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO

En este capítulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos

vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de
las unidades administrativas comprendidas en ella. Formalmente, los ordenamientos
jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir
textos explicativos adicionales.

ATRIBUCIONES

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para

alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de
hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o
administrativo.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las

unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos
administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma
que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia.

ORGANIGRAMAS

Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma

esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos,
canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas
relaciones.
OBJETIVO

Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia o entidad, para

el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución. La
determinación del mismo deberá ser lo más claro posible, y su redacción sencilla y
en párrafos breves; además la primera parte de su contenido expresará ¿QUE SE
HACE?; y la segunda, ¿PARA QUE SE HACE?.

FUNCIONES

Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se

alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la
importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:

 Sustantivas.- son las que identifica la esencia de la unidad administrativa

para el cumplimiento de los objetivos.
 De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones
sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por
naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación
general por toda organización.

BIBLIOGRAFIA

Es la relación de libros o fuentes de información utilizadas para la elaboración de

trabajo.

 Deberá contener los siguientes puntos:

 Nombre del autor (es).
 Título del libro.
 Volumen y edición.
 Lugar de impresión, editorial y fecha.
 Párrafos o títulos consultados.
 Si se considera que esta parte del manual es irrelevante, puede suprimirse.
 6) PASOS PARA ELABORAR Y PRESENTAR UN MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS.
1) portada.
2) Contraportada.
3) Índice.
4) Introducción.
5) Autorización.
6) Objetivos generales del Manual.
7) Normas de aplicación general.
8) Disposiciones legales
9) El (los) Procedimiento (s) de Unidad

ÍNDICE: Listado de las partes del Manual en forma ordenada y clasificada

por número de página.

INTRODUCCION: Es la parte del Manual que narra o describe su contenido,

que prepara al lector para comprender la razón de su aplicación; indica de manera
sintetizada, de qué partes se compone el documento y cómo se debe leer para
después aplicarlo; contiene además, los antecedentes breves de la situación
administrativa de la Universidad y para qué se establece el Manual; a través de un
mensaje lacónico a los usuarios, señala los alcances del documento o lo que se
pretende lograr con el mismo, incluye también, un breve agradecimiento en el que
se indica la colaboración y espontaneidad que presentaron quienes participaron en
la elaboración y puesta en práctica del documento.

AUTORIZACION: Es la sanción para la aplicación o uso del Manual de

Normas y Procedimientos, se efectúa mediante la emisión de punto de acta o
acuerdo de autoridad competente, del cual debe adjuntarse copia en el manual. En
el caso de las unidades académicas corresponde a la Junta o Consejo Directivo, y
en el de las unidades administrativas corresponde al Rector, dependiendo de la
dependencia que corresponde el Manual. El punto de acta o acuerdo debe indicar la
fecha de vigencia del Manual.

OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL: Es la descripción en forma clara y

concreta del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL: Es la descripción de los

lineamientos que rigen o guían la conducta del ejecutor (unidad, puesto, etc.) para
su actuación externa e interna en la realización de las actividades que integran un
procedimiento.

DISPOSICIONES LEGALES: En éste apartado se menciona el marco legal

que se relaciona con el Manual que se está elaborando, si se considera necesario
se pueden citar artículos que sean importantes.

EL (LOS) PROCEDIMIENTO (S) DE UNIDAD: A continuación se conceptualizan, en

el orden específico en que deben detallarse dentro de cada procedimiento, los
elementos que lo conforman:

Título o Denominación

Es señalar en términos sencillos y claros “qué es” el procedimiento que se

está detallando. Es decir el Título que se le va a dar.

Normas específicas

Es la descripción de todas las disposiciones de carácter específico y

explicativo, que aseguran una conducta o comportamiento uniforme de las personas
que participan en un procedimiento. Se describen con carácter imperativo.
(Enumerarlas con literales)

Formularios

En este apartado se deben incluir los nombres de los formularios que

intervienen en el procedimiento.
Descripción del Procedimiento (s).

Describe las operaciones o actividades en forma ordenada cronológica y

secuencial que a cada puesto de trabajo le compete ejecutar y “cómo” las debe ir
ejecutando (texto).

Deber redactarse en forma clara sin palabras rebuscadas, en un estilo

sencillo y agradable, debe ser formal sin ser complejo, debe redactarse en forma
impersonal (tercera persona).

Se sugiere la siguiente metodología para la descripción de cada

procedimiento.

Detectar cuál es el puesto y dependencia que le corresponde iniciar el

procedimiento y cuál es el paso o actividad final donde concluye el
procedimiento.
Determinar las actividades que le corresponde realizar a cada puesto o
unidad académica y/o administrativa en el procedimiento que se quiere
describir.
Describir las actividades por puesto o unidad académica y/o administrativa.
Redactar los procedimientos en forma clara, concisa, objetiva y con
narración comprensible, de acuerdo a las normas tanto generales como
específicas que contenga el Manual y que sean típicas para cada
procedimiento.
Utilizar formatos previamente establecidos.

Diagramas de Flujo o Flujogramas

Para diagramar procedimientos existen dos formas: a través de los

flujogramas o diagramas de flujo y del diagrama de proceso. Para efectos de
realizar el manual deberán de utilizar la técnica de diagramas de flujo.
 CONCLUSION.

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos
proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema
con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos,
dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al
tenerlos en una organización.
 BIBLIOGRAFIA.

WWW.MONOGRAFIAS,COM

WWW.WIKIPEDIA.COM/MANUALESADMINISTRATIVOS.

WWW.GESTIOPOLIS,COM/CLASIFICACIONDEMANUALESADMINISTRATIVOS.