CASO DE OBSERVACIÓN

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
Ante la situación de ser el encargado de calidad en la empresa Confesiones S.A., lo primero
que haría es diseña4 3l procedimiento de control de la información documentada en donde
se le añada los códigos a cada documento del SGC aplicado a la norma NTC, posteriormente
presentaría la documentación para que fuera aprobada y así finalmente montar los
procedimientos operativos. Cabe resaltar que dicha documentación se debe mantener
actualizada y debe cumplir con los requerimientos de la organización.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

El proceso estratégico es el encargado del control de información documentada, en este

proceso es donde se encuentra el sistema de control de calidad, el cual maneja una parte
importante de la información de toda empresa es el control de la misma. Además, este
proceso atiende principalmente a procesos de gran relevancia estratégica que condicionan la
definición y la consideración de los demás procesos y actividades con vistas a ofrecer un
soporte para la toma de decisiones acertadas, fortalecer la operativa del negocio y contribuir
a mejorar la perspectiva del cliente.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001
en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las
siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
  Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios
del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.