GC-PRD-002

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSIÓN: 02

REGISTROS
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1. OBJETIVO

Establecer las directrices y parámetros necesarios para controlar y hacer seguimiento a los registros generados por
las áreas y/o departamentos de la Cámara de Comercio de Girardot, dando cumplimiento a los requisitos de la norma
ISO 9001: 2000.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de los registros de todas las áreas que realizan actividades que inciden en el
Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Girardot.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Los registros pueden utilizarse por ejemplo, para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas y correctivas.
 Identificación: Corresponde al nombre y código que se le asigne a un registro para facilitar su control por parte del
personal pertinente dentro de cada proceso.
 Almacenamiento: Corresponde a la metodología que se elija para archivar.
 Recuperación: Se refiere a la manera como se accede fácilmente a los registros.
 Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se conservan los registros de calidad en el archivo activo.
 Disposición: Se refiere a la actividad a seguir con el registro, una vez este ha cumplido el tiempo de retención.

4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

VARIABLE A
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO
CONTROLAR
Cada registro tiene asignado un
mecanismo de identificación único Jefe de Área o
para el Sistema de Gestión de Departamento ó
Calidad, se realiza mediante el Líder del
código y el nombre del registro. proceso.
1. Identificación
Los registros que no provengan de Coordinador de
formatos del Sistema de Gestión de calidad.
la Calidad se identifican solamente Quien maneja el
con el nombre (facturas, registro
correspondencia, etc.)
Depende de la naturaleza de cada Jefe de Área o
Documento
registro (medios digitales o físicos), Departamento ó GC-FRT-004,
2. Almacenamiento y diligenciado
y es establecido por el líder de cada Líder del “Listado
Protección Copia de
proceso. Se debe tener en cuenta proceso. Maestro de
seguridad
que los medios utilizados para el Coordinador de Registros”
mensual
almacenamiento de los registros calidad,

ELABORADO POR: APROBADO POR:

DIANA MILENA BUENO TOCORA GERMÁN RENÉ GARCÍA GUZMÁN

FECHA: 29 DE NOVIEMBRE DE 2012 FECHA: 05 DE DICIEMBRE DE 2012

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deben ofrecer las mejores Quien maneja el

condiciones de seguridad y registro,
protección para evitar que estos se Coordinador de
pierdan o deterioren, cada dueño Sistemas
de los registros establece la
metodología de almacenamiento en
cuanto a clasificación e indexación
(orden cronológico, alfabético, etc.)
Los cargos que tienen acceso a la
información de cada uno de los
registros deben ser definidos y
consignados en el documento
“Listado Maestro de Registros”,
GC-FRT-004.
Para la protección de los registros
magnéticos, el Coordinador de
Sistemas debe crear copia de
seguridad de la información del
Sistema de Gestión de la Calidad
contenida en los equipos cada mes.
La recuperación se realiza
consultando el Documento GC-
FRT-004 “Listado maestro de
registros”, en la casilla
correspondiente a la ubicación en
Jefe de Área o
donde se relaciona el sitio donde se
Departamento ó
encuentra los registros.
Líder del GC-FRT-004,
Para los registros impresos o
proceso. “Listado
3. Recuperación físicos la recuperación se realiza
Coordinador de Maestro de
seleccionando el archivador y
Calidad, Registros”
gaveta de acuerdo al código
Quien maneja el
establecido en el numeral 5.1. de
registro
este documento.
Para los archivos digitales la
recuperación se realiza
seleccionando el computador y la
ruta correspondiente.
La persona que tiene la
responsabilidad del manejo del
registro determina el tiempo de
retención de estos de acuerdo a:
Jefe de Área o
Requisitos del cliente, requisitos de
Departamento ó
4. Tiempo de Ley y otros.
Líder del GC-OTR-004,
retención y Para la disposición final, el
proceso. “Listado
disposición final de encargado del manejo de cada
Coordinador de Maestro de
los registros registro debe determinar si estos, al
Calidad Registros”
cumplir su tiempo de retención, se
Quien maneja el
eliminan o se guardan en el archivo
registro
inactivo o se aplica cualquier otro
tipo de disposición, como está
consignado en el GC-FRT-004,
“Listado Maestro de Registros”
5. Control de los Todos los aspectos mencionados Coordinador de GC-OTR-004, Registros
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Registros anteriormente se relacionan en el Calidad “Listado adecuadamente

GC-FRT-004, “Listado Maestro de Maestro de diligenciados y
Registros”, los maneja el Registros” archivados
Coordinador de Calidad, quien
adicionalmente deben difundir entre
el personal el buen diligenciamiento
de los registros (en tinta, sin
enmendaduras, tachones, etc.).
Los formatos deben ser
diligenciados a tinta y nunca a lápiz.
Se debe garantizar el buen estado
de los archivadores, estanterías y
cualquier otro elemento destinado
para tal fin.

Nota: Es responsabilidad del personal que maneje registros diligenciar y mantener actualizado el documento
“GC-FRT-004, “Listado Maestro de Registros”, el cual se encuentra en medio digital en cada estación de trabajo.

5. CONDICIONES GENERALES

Los registros que se encuentren físicamente archivados deben permanecer protegidos en carpetas, legibles,
fácilmente identificables y recuperables.

Además la protección de los registros que se encuentran en medio magnéticos se debe realizar por medio de copias
de seguridad, la cual se debe realizar solo a la carpeta que tenga el nombre del proceso al cual pertenecen los
registros.

5.1. CODIFICACIÓN DE ARCHIVADORES

A cada archivador se le asigna un código alfa numérico de identificación, con la siguiente estructura:
XX-XX-XX

 Primeros dos dígitos: Representan el área o departamento al que pertenece el registro

PE: Presidencia Ejecutiva

RP: Departamento de Registros Públicos
AD: Departamento administrativo
PD: Departamento de Promoción y Desarrollo Empresarial

 Segundos dos dígitos: Se utilizan cuando el área o departamento tenga secciones.

Departamento administrativo y financiero:

DA: Director Administrativo y Financiero

CI: Coordinador de control Interno y calidad
ST: Sistemas
CO: Contabilidad
TS: Tesorería
SP: Secretaria de Presidencia
RC: Recepción
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Departamento de promoción y desarrollo:

DR Director de Promoción y Desarrollo

CP: Coordinador de Promoción y Desarrollo
AP: Auxiliar de Promoción y desarrollo
PE: Promotor Empresarial

Departamento de registros:

DR: Director Jurídico y de Registros

CR: Coordinador de Registros Públicos.
AC: Asistente de Conciliación y Registro.
AR: Auxiliar de Registros
AJ: Asistente Archivo Jurídico
CJ: Cajero

Terceros dos dígitos: Corresponden a un consecutivo para cada archivador dentro de cada área / sección.

5. DIAGRAMA DE FLUJO
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6. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

7. ANEXOS
Anexo 1. Listado Maestro de Registros, GC-OTR-004.

8. CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN DESCRIPCION FECHA

01 ORIGINAL 29 de abril 2008
Se ajustan las iniciales de algunos cargos de acuerdo a la resolución 026
05 de Diciembre de
02 de 2012, y se crea las iniciales de auxiliar de promoción. En el punto 5.1
2012
“Codificación de Archivadores”