Modificar hojas

1. EDITAR CELDAS

D espués de introducir los datos que queramos en una hoja de

cálculo, también podemos modificar la información que hay
en las celdas, cambiando lo que contienen.

Editar una celda significa hacer cambios en lo que tiene esa celda:
borrar parte de lo que hay en la celda, cambiar todo o parte de lo que
tiene por otra cosa, o bien añadir algo a lo que ya hay en la celda.

Hay varias formas para editar una celda y cambiar su contenido. Lo

más sencillo es hacer doble clic con el ratón encima de la celda;
entonces podrás ver el cursor, que indicará que puedes escribir dentro de
la celda y cambiar lo que hay en ella.

Otra forma para editar una celda es pulsar la tecla o hacer clic
directamente en la barra de fórmulas. Si quieres editar una celda así, lo
primero que tienes que hacer es seleccionar la celda que quieras cambiar.

Una vez estemos editando una celda (de cualquiera de estas

maneras que hemos descrito), veremos el punto de inserción, que tiene
la forma de una línea parpadeante y es el sitio donde está situado el
cursor de texto, preparado para que escribamos o borremos datos.

Si haces doble clic en una celda que tiene datos, el punto de

inserción se pone en el sitio donde hayas hecho el doble clic. Para
mover el punto de inserción en la celda, puedes usar las flechas de
dirección o hacer clic con el ratón en el lugar donde
lo quieras poner, siempre que estés editando la celda.

Además, cuando estés editando una celda, puedes seleccionar una

palabra haciendo doble clic encima de ella. Si quieres seleccionar
alguna letra o varias palabras, tienes que pulsar y arrastrar con el ratón.

Recuerda los comandos que también puedes utilizar cuando estés

cambiando el contenido de una celda:

ª Cortar: borra de la celda los caracteres que estén seleccio-

nados y los coloca en el portapapeles.

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 Modificar hojas

ª Copiar: copia en el portapapeles los caracteres que estén

seleccionados.
Recuerda que,
al seleccionar ª Pegar: pone el contenido del portapapeles en la celda, a
texto aparece
la mini barra partir de donde esté el punto de inserción.
de herra-
mientas, con Ten en cuenta que, si estás editando una celda y has seleccionado
opciones para
trabajar con el
una o varias palabras o varias letras, estos comandos actuarán sobre lo
texto (fuente, que tengas seleccionado y no sobre toda la celda. Otra cosa que debes
tamaño de la tener presente es que, para hacer una acción de pegar, antes tienes que
letra, color, haber hecho alguna acción de cortar o copiar.
etc.). Si te
sitúas sobre
esta barra, También puedes acceder a las órdenes de copiar, cortar y pegar a
dejará de ser través del menú contextual (el que aparece al pulsar con el botón
transparente derecho del ratón) o utilizar las combinaciones de teclas correspondientes
y podrás
utilizar estos ( + , + y + , respectivamente).
controles.
Para borrar los caracteres que tengas seleccionados en una celda, lo
más cómodo es usar la tecla . También puedes utilizar la opción
equivalente del menú del botón Borrar , en el grupo de comandos
Modificar.

Al hacer una operación de pegado, Excel muestra el botón de

Si quieres opciones de pegado al lado de la celda o celdas implicadas en
desactivar la
aparición de
este comando. Este botón aparece al pegar datos y tiene varias opciones
los botones que sobre la operación de pegado que acabamos de hacer.
se muestran al
pegar datos o
insertar celdas,
filas o colum-
nas, accede a
la sección
Avanzadas
del cuadro de
las Opciones
de Excel y
desactiva las También se muestran botones de este tipo, que tienen menús con
casillas opciones sobre la acción que acabas de hacer, al insertar celdas, filas o
Mostrar botón
Opciones de columnas.
pegado al
pegar conte- Cuando estás editando celdas, puede ser muy útil el volver atrás y
nido y/o deshacer el último cambio que hayas hecho. Como en muchos
Mostrar
botones de programas de Windows, y como el resto de programas de Office, con
opciones de Excel también puedes deshacer la mayoría de las acciones de edición,
inserción. para lo que se utiliza el botón Deshacer , que está en la Barra de
herramientas de acceso rápido.

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 Modificar hojas

Tras utilizar el botón Deshacer, puedes volver a como estabas

antes de pulsarlo utilizando el botón Rehacer . O sea, que este
botón hace lo contrario que Deshacer: vuelve a hacer lo que habías
desecho con Deshacer .

Además, en cada uno de estos botones están las acciones en una

Si lo único lista, con lo que permiten desplazarte varios pasos al volver atrás si te
que quieres es has equivocado en algo o repetir los pasos deshechos. Para ver la lista
deshacer lo
último que que tienen estos botones, pulsa en la flecha que está a su derecha .
hayas hecho,
lo mejor Si despliegas la lista del botón
es pulsar
directamente Deshacer , podrás volver atrás
en el botón varias acciones, eligiendo hasta la
Deshacer . que quieras deshacer en la lista.
De la misma Ten en cuenta que, al elegir una
manera, para acción en esta lista, se desharán esa
rehacer única-
mente un paso, acción y todas las acciones que
pulsa directa- estén por encima de ella. La
mente en primera acción que aparece en la
Rehacer . lista es la última que hemos hecho.

Ten en cuenta que no siempre podrás deshacer las acciones que

hagas. Por ejemplo, guardar o imprimir una hoja de cálculo no pueden
deshacerse.

2. CORTAR, COPIAR Y PEGAR

V amos a centrarnos en unas de las operaciones que más se usan

en cualquier programa de Office: cortar, copiar y pegar.
Estas operacio-
nes de cortar, En Excel, podremos mover o copiar el contenido de unas celdas en
copiar y pegar otro lugar de la misma hoja de cálculo, de una hoja de cálculo distinta e
te pueden incluso de un libro distinto. Para realizar estas operaciones, podemos
ahorrar mucho
trabajo, ya utilizar los comandos Cortar , Copiar y Pegar o
que no tendrás
que volver a arrastrar las celdas directamente con el ratón.
escribir datos
que ya hayas
introducido en Tienes que distinguir bien entre cortar y copiar, para que no tengas
algún lugar ningún problema al trabajar con tus libros. Cuando cortamos, estamos
de la hoja de moviendo las celdas de un lugar a otro distinto, por lo que desaparecerán
cálculo o en
otro libro.
del sitio donde estaban al principio.

Cuando copiamos, las celdas no desaparecen del sitio donde

estaban al principio, sino que creamos una copia de las celdas, que
podemos poner en cualquier otro lugar.

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 Modificar hojas

Por ejemplo, en la imagen de la izquierda se han cortado las celdas

señaladas y se han pegado en otro sitio (fíjate cómo han desaparecido del
lugar donde estaban al principio), mientras que en la imagen de la derecha
Si hemos
cortado o se han copiado las celdas señaladas, pegándolas en otro sitio (en este caso,
copiado más las celdas copiadas no desaparecen del lugar donde estaban al principio).
de una celda,
la celda en la Antes de pegar las celdas que hayamos cortado o copiado, tenemos
que nos
encontremos
que elegir la celda en la que las pegaremos. Una vez ya estemos
al pegar será situados en la celda que queramos, ya podemos pegar lo que hayamos
la celda de la cortado o copiado.
esquina supe-
rior izquierda Ten en cuenta también que, cuando pegamos celdas sobre otras
del área de
pegado. celdas, se reemplaza su contenido, es decir, lo que había en las celdas
desaparece y se pone lo que estamos pegando.

Al copiar datos, Excel indica las celdas o celdas copiadas poniendo

un borde alrededor de ellas.

Para mover o copiar los datos en otra hoja, después de cortarlos o

copiarlos, simplemente tienes que ponerte en la hoja en la que quieras
ponerlos, en la celda adecuada, y pegarlos allí.

Otra posibilidad es insertar celdas entre celdas existentes. Para

hacer esto, se deben cortar o copiar las celdas seleccionadas y después
seleccionar la opción Insertar celdas del botón , que está en
el grupo de comandos Celdas.

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 Modificar hojas

En el cuadro de diálogo que

aparece puedes indicar la forma en
que quieres que se desplacen los datos
Si pulsas
directamente que están en el sitio donde vamos a
el botón pegar lo que tenemos copiado.
, se
insertarán las La diferencia entre pegar e insertar celdas es que, al pegar, las
celdas con la celdas que habías cortado o copiado se ponen en el sitio en el que estés,
opción pre- cambiando las celdas que haya por las que pegues. Si insertas celdas,
determinada
de Excel, sin puedes indicar qué va a pasar con las celdas que vas a ocupar, hacia
pasar por dónde se tienen que mover.
ningún cuadro
de diálogo. Por otra parte, si pulsas el botón Iniciador de cuadro de diálogo
del grupo de comandos Portapapeles se abrirá el Portapapeles de
Office, que puede almacenar hasta 24 elementos.

Desde el botón
Opciones del
Portapapeles
de Office
puedes esta-
blecer varias
características
de este ele-
mento, como
si se debe
mostrar auto-
máticamente
al copiar o
cortar un
objeto o al
copiar dos
veces seguidas.
Recuerda
también que,
al abrir este
portapapeles
Recuerda que este portapapeles se comparte por todos los
aparece en la programas de Office, por lo que podrás pegar un elemento de Excel en
barra de tareas Word, en PowerPoint o en cualquier otra aplicación de Office.
de Windows
su icono . Para pegar un elemento desde el Portapapeles de Office, simplemente
debes pulsar sobre él, tras situarte en la posición adecuada de la hoja.

También puedes hacer varias copias de una celda o de varias celdas

de golpe, de una sola vez. Para esto, después de copiar, tienes que
seleccionar las celdas donde quieras pegar los datos (recuerda que, para
seleccionar varias celdas que no estén seguidas, debes mantener pulsada
la tecla mientras pulsas en las celdas).

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 Modificar hojas

Ten en cuenta
que, si quieres
pegar en
varios sitios a
la vez, debes
utilizar el
Portapapeles Para pegar los datos utilizando el Portapapeles de Window s
de Windows,
ya que el utiliza el botón Pegar de la Cinta de opciones.
Portapapeles
de Office solo
lo permite
hacer en un
lugar. 3. CORTAR Y COPIAR CON EL RATŁN

T ambién podemos hacer las operaciones de copiar y mover

celdas directamente con el ratón.

Primero tienes que seleccionar una o varias celdas. Entonces, lo

único que hay que hacer es arrastrar la selección de celdas utilizando el
borde de esta selección. De esta manera moveremos la celda o celdas
Si quieres
mover o que tengamos seleccionadas.
copiar a una
hoja distinta,
mantén
pulsada la
tecla al
mismo tiempo
que arrastras
el ratón, mien-
tras que, si Si quieres copiar las celdas en lugar de moverlas, mantén pulsada
quieres mover
o copiar a otro la tecla al arrastrar el ratón.
libro distinto,
deberás mos- Además, si en lugar de arrastrar con el botón izquierdo del ratón lo
trarlo en otra haces con el derecho, entonces, al soltar, aparecerá un menú contextual
ventana para
poder arrastrar con las opciones más utilizadas.
hasta este
libro. En estos
dos casos, es
más cómodo
usar los
comandos de
cortar, copiar
y pegar.

6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

 Modificar hojas

De esta forma no tienes que preocuparte por tener que pulsar

ninguna tecla ni nada parecido. Simplemente arrastra y luego elige en el
menú lo que quieras hacer.

Si no quieres hacer nada, selecciona la opción Cancelar.

4. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS

P ara cambiar la forma como se ven los datos de una hoja de

cálculo, puedes insertar o añadir celdas en blanco e incluso
filas y columnas enteras. También podemos eliminar y borrar celdas.

Al añadir celdas, las demás celdas se mueven para incluir las

nuevas.
Al insertar o
eliminar
Si quieres añadir nuevas filas o columnas, lo primero que tienes
celdas, Excel que hacer es seleccionar tantas filas o columnas como quieras insertar.
se encarga de Por ejemplo, si quieres añadir 3 filas, seleccionarías 3 filas de la hoja.
realizar todos
los ajustes
necesarios
Después, selecciona la opción
para que Insertar filas de ho ja o Insertar
cualquier columnas de hoja del menú del botón
referencia a , según lo que quieras hacer.
las celdas que
se han movido Las filas se insertan encima de la fila que
se actualice tengas seleccionada, mientras que las
(por ejemplo, columnas se añaden a la izquierda de la
fórmulas,
gráficos, etc.). columna seleccionada.

Lo que tienes que hacer para insertar nuevas celdas en blanco es

parecido. Primero selecciona un conjunto de celdas del mismo tamaño
que el conjunto que quieres insertar y en la posición que quieras. Luego,
selecciona la opción Insertar celdas del botón .

Entonces aparecerá un cuadro de

diálogo, en el que tendrás que indicar
la dirección en la que se moverán las
celdas que rodean a las seleccionadas.

Tras insertar celdas aparece al lado de las mismas el botón de

opciones de inserción , que te permite indicar si el formato de las
celdas que has insertado será el mismo de las celdas que tiene arriba o
de las que tiene abajo.

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 Modificar hojas

Vamos a ver ahora el tema de eliminar y borrar celdas. Para Excel,

estas dos cosas son distintas:

¾ Si eliminas celdas, se mueven las celdas que están alrededor para

ocupar el espacio que ha quedado.
Cuando ¾ Al borrar celdas, lo único que pasa es que se borra lo que tienen
utilices la tecla
las celdas, y se quedan las celdas en blanco.
, ten en
cuenta que la
opción Al desplegar el menú del botón
equivalente es Borrar (que está en el grupo de
Borrar
contenido. Por
comandos Modificar de la ficha Inicio de
lo tanto, la Cinta de opciones ), tendrás varias
borrarás el opciones para borrar celdas.
valor o el
contenido de
la celda, pero
la celda La opción Borrar contenido elimina solo el valor de la celda o
seguirá celdas seleccionadas, lo que tienen. Borrar formatos elimina el
teniendo el formato de la celda y lo vuelve a dejar como estaba al principio: con el
formato que
tenía antes. formato General. Si quieres eliminar las dos cosas (lo que tienen las
celdas y su formato), elige la opción Borrar todo.

La opción Borrar comentarios borra los comentarios o notas que

hayas puesto a las celdas, sin hacer nada con su contenido ni con su
formato, mientras que Quitar hipervínculos elimina el hipervínculo
Si pulsas
directamente que tenga la celda, pero sin borrar el contenido que exista en ella.
los botones
o Por otro lado, utiliza las opciones del menú del botón
, para eliminar las celdas seleccionadas, filas o columnas de la hoja.
se insertarán
o eliminarán Al utilizar estas opciones, las
celdas, filas o celdas, filas o columnas eliminadas ya
columnas
según lo que
no existirán por ningún lado en la hoja.
tienes seleccio- Excel realiza todos los ajustes necesarios
nado (si tienes para mover las celdas que están junto a
seleccionadas las que eliminamos.
celdas, filas o
columnas) y
según la opción
predetermina-
da de Excel, 5. BUSCAR Y REEMPLAZAR
sin pasar por
el cuadro de
diálogo.
E xcel tiene comandos para buscar y reemplazar un grupo de
caracteres en los textos. Estos dos comandos se encuentran en

el botón , que está en el grupo de comandos Modificar de la

ficha Inicio de la Cinta de opciones.

8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

 Modificar hojas

Primero tienes que seleccionar las

celdas por las que buscaremos el texto que
indiquemos. Si no seleccionamos ningún
Con Ir a e Ir a
Especial pue- grupo de celdas, Excel buscará por toda la
des desplazarte hoja de trabajo. Si quieres buscar un texto
hasta una en varias hojas, primero tendrás que
determinada
celda o selec-
seleccionar todas las hojas por las que
cionar las quieras buscar.
celdas con un
contenido
específico: con
comentarios,
Desde el menú del botón
con constantes,
con fórmulas
puedes hacer que Excel seleccione todas
de números,
de texto, las las celdas de la hoja que tengan fórmulas,
celdas en comentarios, constantes, etc.
blanco, las
celdas con for- Al elegir la opción Buscar aparecerá un cuadro, en el que puedes
matos condi-
cionales, etc. escribir el texto que quieres buscar y pulsar el botón Buscar siguiente
para que Excel busque ese texto y se ponga en la primera celda que
contiene ese texto. Para seguir buscando, pulsa otra vez Buscar siguiente.

Además, también puedes utilizar caracteres comodín a la hora

de buscar texto. Un carácter comodín es un símbolo que indica
que puede ser cualquier letra o conjunto de letras:

‹ El signo ? representa cualquier letra individual que esté en la

posición donde pongamos este signo. Por ejemplo, si
buscamos ca?a, Excel encontrará las celdas que tengan las
palabras casa, cama, caja...

‹ El signo * representa cualquier grupo de letras que estén en

la posición donde pongamos este signo. Por ejemplo, si
buscamos *lata, Excel te señalará las celdas que tengan las
palabras lata, hojalata, plata...

Si quieres introducir alguno de estos caracteres como parte del

texto que quieres buscar y no como un carácter comodín, pon
una tilde delante del signo: ~?, ~*.

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 Modificar hojas

También puedes indicar varias opciones que se tendrán en cuenta a

la hora de buscar el texto. Si pulsas en el botón Opciones se mostrarán
todas las opciones:

z La casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas hace que Excel

distinga entre los caracteres en mayúsculas y minúsculas del texto
que busques. Es decir, si activas esta casilla y buscas Albacete,
encontrará Albacete pero no albacete.
z La casilla Coincidir con el contenido de toda la celda hace que
se busquen las celdas cuyo contenido coincida totalmente con lo
que busques. Por ejemplo, si activas la casilla y buscas Carlos,
encontrará las celdas que tengan este texto, pero no encontrará las
celdas que tengan Juan Carlos.
Si quieres z Desde la lista Dentro de puedes indicar si quieres buscar en la
buscar hacia hoja activa o buscar por todo el libro.
la izquierda
por las filas o z Además, podemos realizar la búsqueda por filas o por columnas.
hacia arriba
por las colum-
Es decir, hacer el recorrido primero hacia la derecha y después
nas, mantén hacia abajo (por filas) o primero hacia abajo y después hacia la
pulsada la derecha (por columnas).
tecla
z Finalmente, en la lista Buscar dentro de indicaremos si la
mientras haces
clic en el búsqueda se debe realizar por valores, por fórmulas o
botón Buscar comentarios. La diferencia entre buscar por valores o por
siguiente. fórmulas solo afectará a las celdas en las que tengamos fórmulas.

Si nos ponemos en la ficha Reemplazar, podemos indicarle a

Excel que queremos buscar un grupo de caracteres o letras y cambiarlos
por otros. Esta ficha es muy parecida a la de Buscar; solo cambia que
aquí tenemos que poner el texto que buscamos y el texto por el que lo
queremos cambiar.

Si pulsas el botón Reemplazar, se cambia la primera celda que se

encuentra con el texto buscado y, a continuación, se detiene. Para cambiar la
siguiente celda, pulsa otra vez este botón. Si pulsas en el botón Reemplazar
todos se cambian automáticamente todas las veces que aparece el texto.

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