IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En la actualidad el archivo presenta un nivel importante y único en la historia de la

humanidad y por ende el de nuestro país, se ha considerado como un bien que
genera en determinado país que se desarrolle de una manera correcta, analizando
concienzudamente su actividad en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la
mayoría de las empresas, organizaciones e instituciones colombianas; en
oportunidades se hablaba que las personas encargadas de llevar a cabo el archivo
eran personas que les imponían un castigo, por su mala conducta o simplemente
era obligada a desarrollar esta actividad sin tener en cuenta el grado de
responsabilidad que se debía tener para la implementar un proceso tan complejo,
los métodos que se empleaban para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo
al criterio de cada persona, lo que aumentaba los riesgos de fracasos en cada una
de las actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al cliente en
cuanto a la búsqueda de documentos en el archivo se requería, lo que afectaba
negativamente a determinada empresa u organización.

Por lo anteriormente expresado, a partir del año 2000 el gobierno colombiano

observó que el archivo era importante para el desarrollo de nuestro país y le dio un
nivel más especializado al mismo, por lo cual se expidió la Ley General de Archivos
(Ley 594 de 2000) donde se define y se reglamentan el Objeto, el ámbito de
aplicación, definiciones fundamenta y principios generales, creando con ello la
necesidad que cada organización, empresa e institución legalizará tener un personal
especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y
decretos que existen en Colombia y que hablan acerca de la organización y
administración del archivo.

Definiéndolo en términos comerciales el archivo es el ordenamiento metódico y

adecuado de los documentos para su conservación y consulta.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
También son importantes porque nos sirven para:
• Toma de decisiones
• Imagen confiable
• Respaldo legal
• Memoria Institucional
• Fuente Cultural
• Refleja Resultados
• Procedimientos Únicos
• Historia

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

• Reunir ordenadamente los documentos de archivo
• Asegurar una perfecta conservación de la información
• Permitir una rápida localización de la información
• Servir la información de manera ágil y oportuna

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa
Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado, por lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.
FINES DE LOS ARCHIVOS
Los archivos están llamados a ser:
• Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el
patrimonio histórico de la empresa.
• Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria.
Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los
documentos originales.
• Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda
a la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico,
educativo, cultural, religioso y político, para el desarrollo del país no se hace
esperar.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información Institucional sea recuperable para uso
de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

- Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la
memoria fugaz de los empleados.
- Soportar la toma de decisiones: Una buena decisión siempre depende de una
buena información. Por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos
definidos requieren de información registrada en documentos.
- Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la
información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante
eventuales reclamaciones.
-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La información que se administra en los
archivos permite evaluar alternativas.
- Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir
con regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de
documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones
económicas.
- Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran información del
pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá
que partir de supuestos.
- El uso adecuado de las nuevas tecnologías de la información TIC’s: Los
documentos digitales requieren de un manejo adecuado y por lo tanto también un
archivo digital debe reunir las características de un archivo manual para su
intercambio adecuada a través de las redes sociales (correo electrónico entre
empresas.

Por todo lo anterior y según mi punto de vista el archivo en la actualidad es una

carrera profesional muy importante y con un nivel especializado para las personas
que se encargan de realizar esta labor, reuniendo los requisitos, cualidades,
competencias y habilidades blandas y duras para desarrollarla de la mejor manera
posible, esta persona debe conocer muy bien la Administración y Organización de
Archivos, ya que recordemos que el activo más valioso de una sociedad hoy en día
es la información.