DIAGNOSTICO EMPRESARIAL APLICADO A LA EMPRESA LACTEOS EL

PORTILLO LTDA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES.
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
2019

Diagnostico Empresarial
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL APLICADO A LA EMPRESA LACTEOS EL
PORTILLO

Diagnostico Empresarial
 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES.
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
2019

Diagnostico Empresarial
Diagnostico Empresarial
 Introducción

El siguiente trabajo colaborativo está basado en la gestión y desempeño que actualmente

presenta EL PORTILLO en el sector industrial y subsector de la producción y
comercialización de productos Lácteos.

Presentamos una empresa comprometida con el desarrollo y crecimiento que atreves de la

realización de su actividad económica brinda un producto de excelente calidad para los
hogares de Bogotá y Cundinamarca; su compromiso es suministrar un producto en óptimas
condiciones logrando así encaminar el éxito de su visión futurista. Con este trabajo
colaborativo aportaremos recomendaciones de enfoque estratégico y empresarial con el fin
de que facilite a la empresa, a expandirse a otras regiones en busca de nuevos clientes y el
crecimiento en el mercado.

Esta es una empresa comprometida con el buen servicio y la calidad hacia sus clientes; es
por esto que cumple con las condiciones establecidas en la realización y estudio del trabajo
a el cual estamos aplicando.

Diagnostico Empresarial
Diagnostico Empresarial
 Información sobre los aspectos básicos de la empresa objeto de análisis

Descripción de la empresa:

La Empresa Lácteos El Portillo Ltda. es una empresa ubicada en el sector industrial y el

subsector en el cual opera es la producción y comercialización de productos Lácteos .Creada
hace 33 años por el señor César Augusto Preciado, inicialmente como Persona natural
establecimiento de comercio, ya está legalmente Constituida hace 9 años como Sociedad
Limitada.

La Historia de la empresa Lácteos El Portillo Ltda. Inicia con el señor César Augusto, quien
trabajó como empleado de la empresa desde el año 1981 y en el año 1986 la adquiere, debido a
que el dueño por temas personales no podía continuar con la empresa, es así como el señor
Preciado invierte en la Empresa por todo el conocimiento que ya tenía, a nivel del producto,
producción y comercialización de este.

Como se mencionó anteriormente, estuvo inicialmente como Persona Natural durante 24 años y
desde hace 9 años, decide constituirla como Empresa por los volúmenes que maneja y por
cumplimiento con los entes reguladores.

El porcentaje de participación de los Socios es:

Tipo # Nombre Participación Cargo

Doc. Documento
CC 80266378 Cesar Augusto Preciado 50% Gerente
Ramírez

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 CC 39636774 Gloria Estella Villegas Acevedo 50% Jefe de Planta

Misión

Investigar y desarrollar conocimientos tanto internos como externos en la fabricación de alimentos,

seleccionando un lugar adecuado, estableciendo los mejores proveedores de cada insumo, usando
optima tecnología, contratando y capacitando personas eficientes, que brinden calidad a nuestros
productos y que sirvan con responsabilidad a la empresa y su entorno.

Visión

Ser una compañía de productos alimenticios reconocida a nivel nacional por su calidad y Sabor
natural.

Valores Corporativos

Honestidad: El personal trabaja con rectitud transmitiendo tranquilidad dentro de la empresa.

Respeto: Estamos en contra de las groserías y la discriminación, el castigo a estas fallas es la

expulsión.

Tolerancia: Las opiniones que da el personal se deben escuchar y debatir, mas no irrespetarlas y
agredirlas.

Transparencia: Actuar con moral y ética en los diferentes procesos de la empresa.

Solidaridad: Ayudar a los compañeros cuando están en problemas.

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 Mística: Hacer nuestro trabajo bien desde el principio, con la certeza de entregar lo mejor.

Trabajo en Equipo: Es la asociación entre el personal en base a la ayuda y salir adelante juntos como
un equipo en la realización de diferentes procesos.

Objetivos corporativos

 Garantizar el suministro de nuestros productos en forma permanente, eficiente y segura.

 Desarrollar integralmente nuestro talento humano para asumir cambios.

 Garantizar la eficiencia en las relaciones con nuestros proveedores.

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Análisis de la Información obtenida

 En cuanto a la misión de la empresa sugerimos que se debe dar mayor claridad y especificar el tipo de
alimentos que fabrica y comercializa la empresa.
 En cuanto a la visión concluimos que carece de un límite de tiempo en el cual se quiere cumplir lo
planteado adicionalmente se encuentra un poco fuera de contexto ya que esta empresa aún no está
posicionada en Bogotá y la región.
 Los valores corporativos son acordes a la razón de ser y los objetivos que busca cumplir la empresa.

Identificar si el plan es coherente a lo que hace la compañía

Es coherente ya que la empresa se encuentra en una mejora continua con tecnología de punta,
buscando optimizar sus procesos y brindando productos innovadores y con excelente calidad excelente
calidad de sus productos se encuentra posicionada y en proceso de expansión.

3. Estructura Organizacional

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 corporativas:

El tipo de estructura organizacional con el que cuenta la empresa LACTEOS EL PORTILLO es de

tipo Funcional con lo cual se obtiene una identificación clara de responsabilidades y una asignación
eficaz de tareas y su diseño organizacional es simple, consideramos como equipo de trabajo que la
empresa tiene una estructura y un diseño adecuado que responde de manera adecuada a las
necesidades de la organización.

Descripción de cliente

La empresa LACTEOS EL PORTILLO S.A tiene 3 tipos de clientes: de compra frecuente, de compra
ocasional y de altos volúmenes de compra.

Principales Clientes: Mercados Cundinamarca, Autoservicio El Perdomo, Asociación para el

Desarrollo.

Principales Proveedores: Av. Plásticos proveedor de empaques, Cooperativa Colanta proveedor de

leche, Mayaguez S.A proveedor de azúcar y frutas, SIMPA proveedor de insumos. Los siguientes
documentos son solicitados a los proveedores para su respectiva vinculación.

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  Certificado de existencia y representación legal.
 RUT (Requisito Único Tributario).
 RIT (Registro de Identificación Tributaria).
 Balance general.
 Estado de PyG.
 Certificación Bancaria (No. de cuenta a nombre del Proveedor, en donde requiere se
consigne en caso tal de que se establezca algún vínculo comercial).
 Certificaciones que acrediten las experiencias reportadas.
 Certificaciones de calidad.
 Copia de la última declaración de renta presentada.

La empresa maneja diferentes líneas de negocio donde sus productos son especializados para todo
tipo de cliente, en el momento manejan un producto llamado Lactillo, que maneja un bajo precio y de
muy buena calidad, generando rentabilidad, yogurt deslactosado también es uno de sus mejores
productos.
La organización atiende un promedio de 90.000 clientes al año, la frecuencia de compra de cada
cliente es de 7 días y el valor promedio del pedido es de $60.000.
La participación de los clientes frente a los ingresos de la compañía se discrimina así: 40% de las
ventas totales se realizan a clientes mayoristas como Supermercados, Colegios y el 60% restante en
ventas minoristas en el sur de Bogotá y los municipios de Madrid e Ibagué.
La empresa tiene un promedio de 10 a 15 proveedores.
El porcentaje de participación de los proveedores es del 15 a 20%.

5. Estructura del Negocio

El modelo de negocios de la empresa se fundamenta en la transformación de las materias primas

para convertirlas en productos lácteos, obteniendo los ingresos por medio de la venta directa a
clientes minoristas, en tiendas de barrio, mini mercados y algunas ventas corporativas,
restaurantes y sectores relacionados con la gastronomía, en el sector de Bosa, Soacha y
principales localidades de Bogotá. Por medio de los preventistas se hacen los pedidos y una vez

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 entregados los productos el pago es inmediato al distribuidor logístico quien es el encargado de
recibir el dinero, con medio de pago en efectivo.

6. Grupo Estratégico

LACTEOS EL PORTILLO S.A se ha consolidado como una destacada empresa distribuidora de

lácteos, esto gracias a sus múltiples avances en materia tecnología y principalmente en la
capacitación y la inversión destinada al personal que labora para compañía, el cual es
visualizado como el más importante, ya que son seres integrales con necesidades dinámicas,
múltiples e interdependientes.

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Desarrolla su actividad económica dentro de los parámetros legales establecidos por el Estado
Colombiano, igualmente como empresa certificado por Icontec ISO 9001 cumple con todos los parámetros
de calidad establecidos en sus actividades, en sus procesos y en el personal competente el cual opera
dentro de la organización; adicionalmente cumple y acata cada una las normas e instrucciones que son
impuestas.

ANALISIS FINANCIERO 3 ULTIMOS PERIODOS

Analisis de los gastos de ventas

El estado de resultados de esta empresa me indica qué los gastos que tuvo representaron el 0.54% y un
1.43% de las ventas porque se ofrecieron descuentos y hubieron devoluciones que los clientes pudieron
haber hecho. en el segundo periodo se aprecia que los mismos gastos representaron el 0.95% y el 0.75% de
las ventas teniendo en cuenta esto, es bueno que esta empresa le haya prestado atención a que este
porcentaje se mantenga un rango menor al 1% lo que es bastante alentador.

Análisis de costos de ventas

El costo de adquirir productos para que esta empresa pudiera desarrollar su actividad comercial representa un
29.57% de sus ventas casi un 30% lo que hizo que de estas ventas un 68.46% fueran utilidades brutas lo que
indica que esta empresa se estaría beneficiando en gran manera respecto a lo de lo que le cuestan los
productos.

ANALISIS DE LOS GASTOS DE OPERACIÓN

De las ventas un 36.94% son los costos que tuvo esta empresa para vender sus bienes, si se analizan los
gastos de operación encontramos gastos de venta y de administración vemos que de sus ventas un

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representan un 12.3%.

ANALISIS DE LOS IMPUESTOS

En esta empresa un 30.46% de las ventas son impuestos, si bien es un porcentaje bastante alto; la empresa
no puede “evadir” sus compromisos tributarios ni las regulaciones que existen en el pais.

ANALISIS DE LAS UTILIDADES NETAS

De las ventas un 31.38% representa la utilidad neta que esta empresa logra captar ,una utilidad buena,
respecto al proceso.

ANALISIS DEL BALANCE GENERAL : vertical

Bancos:

se puede apreciar que la cuenta bancos representa un 10.14% del activo total de la empresa, en el segundo
periodo del activo un 23.85% representa la esta cuenta, debido a que logro vender parte de su inventario y
recupero dinero de sus cuentas por cobrar.

clientes:

en el balance general vemos que vendio algunos productos a credito (cuenta clientes) y que representa un
10.03% del activo total de la empresa; y un 4.8% en su segundo periodo por tanto en el segundo periodo las
cuentas por cobrar de esta empresa representaron una fraccion minima del activo total, esto es muy bueno
porque logro que su cuenta bancos representara una cantidad mayor del activo teniendo más liquides.

Proveedores y cuenta acreedores:

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Del pasivo (inversión) un 9.54% representa la cantidad que se debe por mercadería a crédito, mientras que
en el segundo periodo esta deuda representa un 9.01% de inversión hace pensar que en el segundo periodo se
ha trabajado más al contado, además un 2.17% del pasivo representa los servicios y los productos de
acreedores que han facilitado la operación comercial.

Préstamos a largo plazo:

el crédito bancario otorgado por x banco lo representa un 13.20% del pasivo de esta empresa, este
financiamiento ventas.s.a lo tiene bajo control especialmente en el periodo2 ya que un 8.76% de las
inversiones son del financiamiento

Utilidades retenidas:

Analizando el balance general encuentro que de las inversiones realizadas un 67.45% en el periodo 1 y un
69.76% en el periodo 2 representan los beneficios no distribuidos a los accionistas (utilidades retenidas)

Análisis horizontal

Préstamos a largo plazo:

el credito bancario otorgado por x banco lo representa un 13.20% del pasivo de esta empresa, este
financiamiento ventas.s.a lo tiene bajo control especialmente en el periodo2 ya que un 8.76% de las
inversiones son del financiamiento

Utilidades retenidas:

Analizando el balance general encuentro que de las inversiones realizadas un 67.45% en el periodo 1 y un
69.76% en el periodo 2 representan los beneficios no distribuidos a los accionistas (utilidades retenidas) .
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 Gastos de venta

Los gastos de venta ha incrementado en un 83% creo que esta empresa utilizo la estrategia de incentivar a
sus vendedores además los envíos se han duplicado en este periodo como resultado de l incremento de los
pedidos (productos vendidos)

Gastos de administración
La renta y sueldos permanece sin cambios mientras que los servicios públicos se duplicaron demostrando
que los gastos de energía eléctrica y otros se ha incrementado.

En cuanto a los intereses no hay algún incremento en la tasa del préstamo bancario puede que esta empresa
haya acordado cuotas fijas

Utilidades
Un 164% demuestra el incremento de las utilidades que esta empresa ha tenido en el segundo periodo
demostrando que se está trabajando bien, las ventas se han incrementado y los costos y gastos han
aumentado pero todo es parte de la actividad comercial en general y en resumen esta empresa ha crecido
como esperaban sus socios.

Matrices de insumo (MEFE, MPC, MEFI, DOFA, SPACE):

LACTEOS EL PORTILLO S. está comprometida a mejorar continuamente los procesos y

servicios de distribución y comercialización de sus productos de manera eficaz, eficiente, segura
y respetuosa con el medio ambiente, con una clara orientación en satisfacer las necesidades de
los clientes y grupos de interés (Comunidad, Capital humano, Accionistas, Estado, Proveedores,
Clientes).

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Económico:

La porción efectiva de los cambios en el valor razonable de los derivados que son designados y
que califican como coberturas de flujos de efectivo se reconoce en el patrimonio a través del
estado de otros resultados integrales.

La ganancia o pérdida relativa a la porción inefectiva se reconoce inmediatamente en el estado

de resultados. Los montos acumulados en el patrimonio neto se reciclan al estado de resultados
en los períodos en los que la partida cubierta afecta los resultados. Las ganancias o pérdidas
previamente reconocidas en el patrimonio se transfieren del patrimonio y se incluyen como parte
del costo inicial del activo.

Enfoque Geográfico, la calidad del servicio al cliente, ayuda que los residentes de otras regiones
vean con buenos ojos a la empresa y su servicio.

Tecnológico:

Cubre todas las etapas científicas, técnicas, comerciales y financieras necesarias para el
desarrollo y comercialización exitosa del nuevo o mejorado producto, proceso o servicio social.

Análisis de las cinco fuerzas competitivas

La calidad y el servicio que ofrece LACTEOS EL PORTILLO S.A. a sus clientes se ven
reflejado en sus rentabilidades con estos demuestra el poder de negociación del comprador es
alto, debido a que pagan diferentes precios.

El poder de negociación de los vendedores:

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 Se considera que los factores de insumo de este producto, tienen poder de negociación sobre la
fijación de precios, ya que varía según la estabilidad del dólar, convirtiéndose así en unos de los
proveedores débiles, en unos de los productos de mayor consumo en la canasta familiar, también
conocido como producto de primera necesidad en las familias.

Matrices de insumo (MEFE, MPC, MEFI, DOFA, SPACE)

La empresa cuenta con grandes oportunidades lo cual hace la carga de amenazas sean mucho más
ligeras y por ende sin gran repercusión en la empresa.

Evidentemente estamos frente a una organización que ha venido creciendo fuertemente en el

mercado y en el sector minero energético, esto debido al trabajo interno que realiza, a los
acompañamientos y a las asesorías que constantemente está realizando con el fin de mejorar su
rendimiento. Se identifica muy claramente que la organización internamente tiene una sólida
estructura de cada uno de sus procesos, lo que soporta cada resultado exitoso que alcanza.

DOFA

La matriz DOFA permite realizar el análisis tanto interno como externo de una empresa, en este
caso nos da una información general del estado actual de la empresa LACTEOS EL
PORTILLO

En LACTEOS EL PORTILLO. encontramos como debilidades el hecho de la rotación

constante de personal, lo que hace que sea mucho más complicada la capacitación y experiencia
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 de cada uno en los distintos cargos al igual que su sentido de pertenencia por la empresa.

Al ser una empresa en la que su personal no cuenta con la experiencia y trayectoria en la misma
compañía desconoce los ciclos y avances de la misma al igual que su plan de acción frente a cada
circunstancia presentada bien sea administrativa, operativa, comercial o financiera., lo que se
convierte en una amenaza debido a la aparición de múltiples empresas que ofrecen un producto
muy similar y a la falta de planeación de posibles acciones que podrían beneficiar a LACTEOS
EL PORTILLO frente a las actividades implementadas por la competencia.

Por otro lado, surgen oportunidades que pueden ser utilizadas por la organización, una de estas
es la aplicación de nuevas tecnologías que tecnifican los procesos además de la fidelización de
nuevos clientes y el incremento de gasoductos que a su vez contribuyen con la ampliación del
portafolio de servicios y la expansión de la plaza de mercado.

Por ese motivo vamos a dar a conocer algunas estrategias que utilizando las fortalezas y
oportunidades pueden contrarrestar las debilidades y amenazas.

Planes de Acción

 Elaborar un estudio de mercado con el fin de encontrar los futuros inversionistas y/o
socios.
 Revisar la tecnología que se utiliza actualmente en los procesos, definir la actualización de
la misma y solicitar préstamo ante las Entidades Financieras con el fin de adquirir nueva
tecnología.
 Simplificar los procesos y procedimientos.

 Realizar capacitación continua por medio del coaching para la adquisición de destrezas de los
integrantes de la compañía.

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 Conformación de equipos que trimestralmente aporten ideas para el mejoramiento continuo de la
organización y del clima laboral. Gratificar con Bonos los mejores aportes realizados y realizar
reconocimientos por medio de insignias a dichas acciones.

 Definir el monto salarial en base a la antigüedad dentro de la compañía, cargo y nivel de

educación de cada funcionario.

 Realizar campañas en las cuales se eduque a los empleados de la compañía sobre las pausas
activas y los manejos de estrés, adicionalmente organizar espacios recreativos para armonizar
el espacio organizacional entre todos los integrantes de LACTEOS EL PORTILLO.

Conclusiones y Recomendaciones

Las pymes son una parte significativa de las empresas que actualmente funcionan en Colombia,
dentro de ellas está nuestra empresa de estudio LACTEOS EL PORTILLO SA. a la cual se logra
identificar falencias que no permiten que crezca en el mercado, por eso consideramos
importante la elaboración del diagnóstico y su respectiva planeación estratégica. Este tipo de
planeación es ideal que se aplique desde que se está pensando en qué tipo de empresa crear, con
eso se entra compitiendo en el sector con fuerza y se pueden llegar a evitar o prever situaciones
de riesgo tanto interno como externo.

Además de la planeación que hacemos nosotros como administradores de empresas, también está
el tema de la ayuda del Estado, pues si se destinaran de forma apropiada los recursos para el
desarrollo de las Pymes, éstas podrían acceder a cupos de crédito que permitirían adquirir
productos que ayuden al desarrollo y crecimiento en la producción del servicio objeto de la
empresa, mejorando así de forma prolongada la economía del país.

Para LACTEOS EL PORTILLO SA se puede concluir que sus principales fallas están en el
clima organizacional, capacitación para los empleados y la ampliación tecnológica, por lo cual

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las propuestas se enfocan hacia el cumplimiento de los estándares de calidad, tanto para los
empleados por medio de capacitación constante como para la estructura de la empresa como tal
con actualización de las normas y seguridad y la renovación y el incremento tecnológica para
lograr que la empresa pueda llegar a nuevos clientes y tenga así una permanencia y
posicionamiento en el mercado más amplia y segura.

Esperamos que por parte de la empresa se implemente y realice el respectivo seguimiento de la

propuesta, realizando una comparación de la organización con el sector minero a través de las
herramientas dadas por medio de los indicadores de diagnóstico, de igual forma contrastar la
evolución de la empresa antes y después de implementar la propuesta; evaluar el cumplimiento
de la visión y los objetivos establecidos y si es necesario realizar los correctivos pertinentes.

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