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ENSAYO ¨LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA
A partir del momento en que el hombre empezó a comunicarse
interactuar con la sociedad y hacer convenios y acuerdos con sus
congéneres, tuvo también la necesidad de manejar esa información de
manera organizada debido a la cantidad de la misma. Las primeras
culturas que dieron origen al manejo de información fueron: los egipcios,
los chinos, los romanos, arcadios, babilonios y sumerios entre otras.
Estas culturas dieron inicio al manejo del archivo, que es el manejo de
documentos acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad, en un periodo de tiempo.
Los archivos son muy importantes porque todo el conjunto de
documentos que lo conforman, sirve como parte de la memoria histórica
y para la toma de decisiones de cualquier cultura, empresa u
organización.

CLASES DE ARCHIVO
Se clasifica de acuerdo al tiempo en el que ha sido creado y se clasifica:
 Según la organización:
Archivo centralizado: que es cuando una sola organización controla la
totalidad de la documentación.
Archivo descentralizado: el que lleva de manera independiente cada
dependencia.
Archivo descentralizado con control descentralizado: el que lleva de
manera independiente cada dependencia y además la responsabilidad
es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: el que lleva de manera
independiente cada dependencia, pero se controla desde el archivo
central.
 Según su uso:
Se clasifica de acuerdo al tiempo de cada etapa documental, bajo los
requerimientos de la organización así:
Archivo activo: son los documentos del año actual o anteriores que
estén activos o en proceso de consulta permanente como historias
laborales, resoluciones, contratos.
Archivo semiactivo: cuyo periodo de consulta es menor
Archivo inactivo: se conservan de manera perpetua de acuerdo a sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

 Según su naturaleza:
Se realiza de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de
archivo.
Archivo público: el que le pertenece a entidades del estado.
Archivo privado de interés público: son los documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo privado: corresponde a personas naturales o jurídicas.

 Según su ciclo vital:


Archivo de gestión: es el tipo de documentación que se consulta
administrativamente por toda la organización.
Archivo central: son los documentos que se transfieren a esta
dependencia, debido a que su consulta ya no es tan frecuente, pero
siguen vigentes.
Archivo histórico: cuando los documentos del archivo central han salido
de vigencia, se transfieren al archivo de conservación permanente.

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO


DE GESTIÓN ------ CENTRAL ------ HISTÓRICO
CUALIDADES O CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
Económicos: ahorra costos de tiempo y de personal empleado en la
búsqueda de la documentación.
Simples: identifica el contenido del documento fácilmente.
Funcionales: hacen que la consulta y archivo de la documentación sea
sencilla.
Exactos: se deben clasificar los documentos de manera precisa para
evitar equivocaciones.
Técnicos: debe haber personal técnico especializado en el tipo de
documentación.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA


El desarrollo tecnológico ha traído como consecuencia, que todos los
cargos en las empresas se tecnifiquen y el archivista NO es la
excepción ya que ha empezado a utilizar instrumentos informáticos
importantes en la ciencia documental. Además, debe tener ciertas
cualidades para responder eficaz y eficientemente a su trabajo. Estas
cualidades son:
El orden: debe saber con prontitud donde se encuentra determinado
documento en el momento de ser requerido para atender cualquier
solicitud con prontitud, esta también es una cualidad.

La responsabilidad: porque todos los documentos que se manejen en


la organización son vitales para le buen funcionamiento de la misma.

Ser cordial con todas las personas que requieran de sus servicios,
para generar un ambiente laboral tranquilo y agradable y asi mismo
pueda otorgar la información solicitada.

El sigilo profesional es para mí, la más importante de las cualidades


porque toda la información y los documentos de la empresa son
totalmente confidenciales, por este motivo debe celar con mucha
cautela todas sus obligaciones con dicha información.
La concentración es importante para evitar errores.
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra,
de acuerdo al artículo 7 de la ley general de archivos de Colombia y
como lo especifica el archivo general de la nación.
Los archivos se clasifican de acuerdo a su jurisdicción así:
 Archivo general de la nación: este maneja la normatividad del
archivo a nivel nacional y a él le pertenecen el archivo general del
departamento, el del municipio y el del distrito.
Territorialidad: el artículo 8 de la ley general de archivos dice que los
archivos desde el punto de vista territorial se clasifican así:
1. Archivos de entidades de orden nacional
2. Archivos de entidades de orden departamental
3. Archivos de entidades de orden distrital
4. Archivos de entidades de orden metropolitano
5. Archivos de entidades de orden municipal
6. Archivos de entidades de orden local
7. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen
por ley
8. Archivos de los territorios indígenas que se creen cuando la
ley los desarrolle

Organización del estado


Los archivos se organizan según el artículo 9 de la ley general de
archivos de Colombia así:
1. Archivos de la rama ejecutiva
2. Archivos de la rama legislativa
3. Archivos de la rama judicial
4. Archivos de los organismos del orden de control
5. Archivos de los organismos autónomos

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