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HISTORIA
A partir del momento en que el hombre empezó a comunicarse
interactuar con la sociedad y hacer convenios y acuerdos con sus
congéneres, tuvo también la necesidad de manejar esa información de
manera organizada debido a la cantidad de la misma. Las primeras
culturas que dieron origen al manejo de información fueron: los egipcios,
los chinos, los romanos, arcadios, babilonios y sumerios entre otras.
Estas culturas dieron inicio al manejo del archivo, que es el manejo de
documentos acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad, en un periodo de tiempo.
Los archivos son muy importantes porque todo el conjunto de
documentos que lo conforman, sirve como parte de la memoria histórica
y para la toma de decisiones de cualquier cultura, empresa u
organización.
CLASES DE ARCHIVO
Se clasifica de acuerdo al tiempo en el que ha sido creado y se clasifica:
Según la organización:
Archivo centralizado: que es cuando una sola organización controla la
totalidad de la documentación.
Archivo descentralizado: el que lleva de manera independiente cada
dependencia.
Archivo descentralizado con control descentralizado: el que lleva de
manera independiente cada dependencia y además la responsabilidad
es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: el que lleva de manera
independiente cada dependencia, pero se controla desde el archivo
central.
Según su uso:
Se clasifica de acuerdo al tiempo de cada etapa documental, bajo los
requerimientos de la organización así:
Archivo activo: son los documentos del año actual o anteriores que
estén activos o en proceso de consulta permanente como historias
laborales, resoluciones, contratos.
Archivo semiactivo: cuyo periodo de consulta es menor
Archivo inactivo: se conservan de manera perpetua de acuerdo a sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Según su naturaleza:
Se realiza de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de
archivo.
Archivo público: el que le pertenece a entidades del estado.
Archivo privado de interés público: son los documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo privado: corresponde a personas naturales o jurídicas.
Ser cordial con todas las personas que requieran de sus servicios,
para generar un ambiente laboral tranquilo y agradable y asi mismo
pueda otorgar la información solicitada.