CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO

CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLITICA INSTITUCIONAL

TEMATICA

IMPORTANCIA DE LA RADICACIÓN EN LAS ENTIDADES

NOMBRE

YEISON ARTURO PESTANA MARTINEZ

FICHA

1692036

INSTRUCTOR

MIGUEL ÁNGEL MONTENEGRO CASTILLO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

 LA IMPORTANCIA DE LA RADICACION EN LAS ENTIDADES

La radicación en las entidades tanto públicas como privadas es una obligación que tienen y
esta estipulado por el acuerdo 060 de 2001 quien formaliza todo parámetro y paso a paso
para el debido proceso de la radicación en la documentación, tanto física como puede ser
virtual esto ayuda a que las empresas puedan verificar de donde proviene la información o
que estas produzcan la información y quieren que se dirija a otra zona, puede ser de entidad
a entidad o de entidad a exterior, esto ayuda demasiado y es supremamente importante ya
que solo para verificar la autenticidad del documento debe estar capacitada y autorizada
un funcionario de cualquier entidad dependiendo, y establecido por el manual de
procedimiento claro haciendo referencia a la entidad de como lo maneja no todas son
iguales pero si la gran mayoría puesto que tiene un mismo protocolo para poder radicar la
documentación en su tiempo requerido.

Esto conlleva que las empresas hoy en día deban pasar por el proceso para no solo verificar
sino reconocer quien mande una documentación “radicada” además, dicha radicación debe
tener ciertas partes para poder ser autorizada esta debe tener fecha, numero de radicado,
entidad productora o persona natural, sello o firma de quien es la autorización y no solo eso
el contenido que debe llevar debe ser original y autentico para mayo seguridad. Esto debe
pasar por la correspondencia y dar con el paso a paso de la radicación puede ser una petición
una información una reclamación hasta una constancia todo, esto se debe manejar de la
mejor manera y a la perfección ya que si no se maneja como se debe el más mínimo error,
en radicar el documento conlleva a realizar una constancia en donde puede evidencia los
hechos causados en su error. En esto debería ir la fecha de la acción, quien produjo el error
puede ser persona natural o entidad publica o privada. Y la misma descripción con el
número de radicación de estos hechos para poder ser enviados y verificar que esto de tomo
en cuenta y se podrá hacer de nuevo radicado.

Todo esto lo debe tener la empresa en la información establecida por el manual de

procedimientos de cada una de ellas. gran importancia para todo este proceso, esto
demuestra que cada empresa si necesita enviar un documento debe estar estipulado todo
el proceso que debe llevar dicha información hasta más necesario y que todas las empresas
usan es el típico sello de radicación lo más común e importante para una seguridad y
verificación mas detallada y ahora que también se esté utilizando el sello de radicación
electrónico las empresas aplican la autenticidad de la documentación, con el escáner para
poder ver la información contenida en dicho archivo.

El mejoramiento de la tecnología y permitido por la ley 527 de 1999 que reglamenta el

propósito de los documentos electrónicos permitidos y el uso de la radicación digital o
firmas digitales otra temática que las empresas implementaron y están implementando, es
costoso pero algunas entidades se pueden o personas naturales se pueden dar el lujo todo
este proceso hace demasiado importante el método y protocolo de la radicación en
documento de gran importancia o documentos necesarios en tiempos largos o cortos.