Recepción y distribución de comunicaciones internas

Código: PCD-BS-RD-522
PROCESO DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Versión: 2
ETAPA PARA DOTAR LOS EQUIPAMIENTOS DE LA ENTIDAD Fecha: 29-MAR-11
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C . Página: 1 de 12
Secretaría
Integración Social PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS
1. Objetivo del procedimiento:

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus
dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones.
2. Glosario:
Centro de recepción y distribución de Comunicaciones: El centro de recepción y distribución de comunicaciones, es la dependencia
encargada de recepcionar, radicar y entregar, todas las comunicaciones que se reciben y se generan en la Secretaría Distrital de
Integración Social. En el Nivel central como en cada Subdirección Local, existirá un centro de recepción y distribución de
comunicaciones.
Comunicaciones Oficiales: Son todos los documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la
entidad, independiente del medio utilizado para su recepción o envío (algunos ejemplos son facturas de proveedores, cuentas de cobro
de contratistas, propuestas, cotizaciones, entre otros).
Comunicaciones Oficiales internas: Son las comunicaciones de entrada o salida, que se generan y tramitan entre las dependencias
de la Secretaria Distrital de Integración social tanto del nivel local como central.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo
del funcionario. No generan trámite para las instituciones.
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Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Patinador: Para este procedimiento, se entiende como patinador el personal que cumple las funciones de entregar y/o recibir las
comunicaciones oficiales como notificador, mensajero, motorizado o dependiente.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de generación, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento.
Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas de información
todas las comunicaciones producidas o recibidas.
Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Valija: Carpeta para depositar las comunicaciones que son objeto de traslado entre las diferentes dependencias y a personas naturales
y jurídicas.
3. Condiciones Generales
a) Un manual del aplicativo informático, dirigido al usuario, debe acompañar este procedimiento
b) Toda comunicación oficial interna enviada o recibida entre las dependencias tanto del nivel central como local, debe ser radicada
y registrada mediante un consecutivo único.
c) Las comunicaciones oficiales internas (memorandos) y demás actos administrativos de la entidad, deben generarse en el
formato dispuesto en el módulo del Sistema Integrado de Gestión de la Intranet y deben ser radicados a través del aplicativo. El
control de estos formatos en su uso por parte de cada dependencia, es responsabilidad del jefe(a) respectivo(a).
d) Solo las comunicaciones oficiales internas que la dependencia productora o el remitente decida que se deben imprimir, para
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conformar los expedientes de sus series documentales, se distribuirán a través del centro de recepción y distribución de
comunicaciones. Así mismo, la dependencia receptora o destinataria tendrá la responsabilidad de decidir que comunicaciones
oficiales internas que no se reciban físicamente debe imprimir para que se archiven en los expedientes de su serie documental
respectiva. En caso de imprimir una comunicación oficial interna se debe generar en original (El original va para la dependencia
destinataria )
e) Todo documento electrónico interno que se decida imprimir llevará como garantía de su autenticidad la respectiva firma
electrónica de acuerdo con el mecanismo adoptado por la entidad para tal fin, en concordancia con lo establecido en los artículos
2, 12 y 28 de la Ley 527 de 1999.
f) Las comunicaciones oficiales internas que no se imprime son: convocatorias a eventos institucionales, reuniones, revisión de
documentos borrador o proyecto de éstos tales como procedimientos, minutas de contrato, resoluciones, entre otros, en estos
casos se hará a través del correo electrónico. En los casos en que se requiera generar comunicaciones oficiales internas
masivas, se hará a través de un solo radicado en el que se incluya los destinatarios en forma general, y de ser necesario, con un
anexo que permita el control del acuse de recibo individual de dicho documento, buscando con esto racionalizar los recursos de
la Entidad y por ende cumplir con el PIGA y su Directiva 03 de 2009.
g) La distribución de las comunicaciones oficiales internas, se efectuarán en cuatro recorridos por día, dos en la mañana y dos en la
tarde y de acuerdo con los horarios establecidos en el nivel central y local
h) En caso que los servidores públicos no tengan usuario o acceso al aplicativo y requieran emitir una comunicación oficial en virtud
de sus funciones, éstos podrán dirigirse al jefe de la dependencia.
i) Las comunicaciones oficiales internas que vayan dirigidas a los servidores públicos que no tenga usuario o acceso al aplicativo
serán remitidas a su jefe inmediato quien tendrá la responsabilidad de imprimir y entregar la comunicación al interesado.
j) Las comunicaciones oficiales internas enviadas, en virtud de procesos disciplinarios deberán ser direccionadas a la Oficina de
Asuntos Disciplinarios.
k) Las comunicaciones oficiales internas deben ser entregadas por los centros de recepción y distribución de comunicaciones, a
más tardar el día siguiente hábil
l) El Subdirector Administrativo y Financiero debe entregar mensualmente al Consejo Directivo, un informe de control de los
tiempos de entrega de las comunicaciones internas, basado en las acciones registradas por cada dependencia en el aplicativo.
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El aplicativo es la única fuente de datos para este informe.

m) En el momento de radicación de las comunicaciones oficiales internas recibidas, debe ser clasificadas según deban tener
respuesta o no. La dependencia remitente debe indicar lo anterior, sin lo cual el centro de recepción no podrá radicar la
comunicación.
n) Sin excepción, cuando se esté dando respuesta a una comunicación oficial interna se debe citar el número de radicación del
documento origen en el asunto del documento respuesta.
o) En caso de que una comunicación oficial interna requiera para su respuesta la intervención de 2 o más responsables, se debe
consolidar ésta en un sólo documento, con un único radicado de salida. El responsable de consolidación del documento debe ser
asignado por el jefe de la dependencia que recibe el documento. El responsable de consolidación del documento, debe asignar
tiempos de respuesta a cada una de las personas que intervienen en el trámite, dependiendo del tiempo de respuesta designado
para la comunicación.
p) Será responsabilidad del encargado de cada dependencia generar del Aplicativo, planillas para distribución y entrega de
comunicaciones, el patinador no recibirá para su distribución aquellos documentos que no estén incluidos en dichas planillas.
q) Los jefes de cada una de las dependencias debe garantizar que durante el día exista una persona responsable de la recepción y
entrega de las comunicaciones oficiales. De no cumplirse lo anterior, el patinador hará la novedad de no entrega en la planilla
con fecha y hora para que la entrega sea efectiva en el siguiente recorrido y notificará al responsable del centros de recepción y
distribución de comunicaciones quien hará la observación vía correo electrónico al jefe de la dependencia.
r) Un servidor público podrá proyectar o recibir a través del aplicativo, comunicaciones de distintas dependencias a las cuales ha
sido asignado como apoyo, previa autorización del jefe de su dependencia de origen.
s) Los centros de recepción y distribución de comunicaciones de la entidad deben velar por la oficialización de los tramites y la
transparencia de las actuaciones administrativas soportadas en los documentos públicos radicados en el aplicativo, por lo tanto,
no se podrán reservar números de radicación, no deben haber números repetidos, enmendados, corregidos o tachados y la
numeración será asignada en estricto orden de radicación de los documentos. Cuando existan errores en la radicación de las
comunicaciones internas se debe solicitar al Administrador del aplicativo la anulación del radicado dejando constancia en el
registro con la respectiva justificación.
t) Es responsabilidad del jefe inmediato verificar que la gestión documental de cada funcionario o contratista que se traslade o
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retire quede debidamente tramitada o reasignada e inmediatamente solicitar al administrador del aplicativo la inactivación o
traslado del usuario. En todo caso una vez hecha la solicitud el administrador del aplicativo reasignará los documentos que aún
se encuentre bajo la responsabilidad del usuario a su jefe inmediato o a quién éste haya delegado para el efecto.
u) Debe existir el recurso humano y tecnológico que garantice la radicación y distribución de las comunicaciones en el nivel central
y Subdirecciones Locales.
v) Los jefes de las dependencias remitentes podrán, de manera adicional y voluntaria, cargar en el aplicativo los documentos que
se anexen a las comunicaciones impresas que ellos firmen, siempre que sean fiel copia inmodificable de la versión impresa.
w) Es obligación de todas las áreas de la Secretaria el conocimiento y aplicación del procedimiento tanto en las dependencias
como en los centros de recepción y distribución de comunicaciones de la SDIS.
x) La radicación manual solo se utilizará con previo permiso del – la coordinador/a de los centros de recepción y distribución de
comunicaciones y cuando la red o el aplicativo no se encuentren en funcionamiento. Una vez restablecidas la red y el aplicativo,
deben actualizarse en el sistema informático las radicaciones manuales que fueron autorizadas, dejando registro en el aplicativo
de dicha autorización así como de los números de radicación manual utilizados.
y) Esta prohibido enviar y recibir comunicaciones oficiales internas a la mano en todas las dependencias de la entidad
z) Son normas jurídicas aplicables a este procedimiento:
• Constitución Política de Colombia, Artículos 15 y 23
• Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
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• Ley 962 de 2005. Racionalización de trámites y procedimientos administrativos
• Decreto Nacional 514 de 2006. Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel central debe tener un Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.
• Decreto Distrital 213 de 2007. Por medio del cual se adopta el Manual de Estilo Producción y elaboración de Actos
Administrativos.
• Decreto No: 173 de 2004. Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio
bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital
• Decreto No: 475 de 2006. Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.
• Acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 del Archivo General De La Nación. Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos
Comunicaciones RECEPCIÓN Comunicaciones

internas RADICACIÓN Y Procesos Entidad
internas
Procesos Entidad producidas DISTRIBUCIÓN DE entregadas
COMUNICACIONES
INTERNAS
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5. Diagrama de flujo
* Ver aclaraciones de la actividad en el capítulo 6 del procedimiento

Ver posibles no conformidades de la actividad en el capítulo 7 del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades:

1. La generación de una comunicación oficial interna, se puede producir en respuesta a otra comunicación oficial interna recibida y como
un trámite institucional que se requiera con otra dependencia o servidor público al interior de la entidad
1 – 8. Estas actividades se enuncian de manera general en el trámite de comunicaciones internas, pero cada jefe de dependencia en los
procedimientos internos definirá los responsables y los Vo. Bo. Previos para tener la comunicación antes de la aprobación final.
7. El jefe de la dependencia es la persona que decide si el documento requiere o no ser impreso.
9. El responsable de las comunicaciones generará las planillas con sus respectivas comunicaciones debidamente organizadas,
ordenadas, foliadas y correctamente identificadas, para ser entregadas al patinador para su respectiva distribución. En esta planilla sólo
se relacionan las comunicaciones internas que van a ser tramitadas a través del centro de recepción y radicación de comunicaciones.
10. Es responsabilidad del patinador verificar conjuntamente con el responsable de las comunicaciones de la dependencia los
documentos contra planilla, los cuales se entregarán al centro de recepción y radicación de comunicaciones para su distribución.
11. El responsable en el centro de recepción y radicación de comunicaciones recibe la planilla firmada, la registra, digitaliza y archiva en
el aplicativo; igualmente la archiva físicamente.
12. El centro de recepción y radicación de comunicaciones recopilará y clasificará las comunicaciones para distribuirlas de acuerdo con
la dependencia destinataria.
14. Es responsabilidad del patinador verificar que los documentos que le entrega el centro de recepción y radicación de comunicaciones
para su reparto están relacionados en la planilla respectiva.
16. El responsable de las comunicaciones en la dependencia receptora debe verificar que los documentos que le entrega el patinador
están relacionados en la planilla que firma como evidencia de recibo.
19-20. El jefe de la dependencia reasignará los documentos a los profesionales de la dependencia a través del aplicativo, para que se
encargue del trámite de la comunicación y dar la respuesta necesaria en cuyo caso volverá a iniciar los pasos establecidos desde la
actividad uno de este procedimiento
21. Si la comunicación recibida no requiere respuesta, como en el caso de invitaciones, documentos informativos, entre otros, el
responsable de las comunicaciones documentará la gestión adelantada en el aplicativo y cerrará el radicado.
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7. Posibles no conformidades
Para aquellas actividades que deban cumplir con ciertos criterios para ser aceptadas, se deben hacer explícitos dichos criterios, la
dependencia responsable de revisarlos, la posible no conformidad si no se aplican, cómo tratar la no conformidad en caso de
presentarse, quién debe tratarla, cómo debe tratarla y qué evidencia debe dejar de ello) y relacionarla en la siguiente tabla:
ACTIVIDAD PRODUCTO/SERVICIO CRITERIO DE ACEPTACION TRATAMIENTO REGISTRO

9. Rechazo de los
Generar planilla en el Integridad documentos por parte del Instrumento de
aplicativo y alista Comunicación a radicar a. La comunicación y sus anexos deben estar patinador o centro de auditoría a
documentos para perfecto estado físico y de legibilidad recepción y reproceso de procedimientos
entregar al patinador la dependencia
Completitud
La comunicación debe tener:
b. Firma del jefe de la dependencia remitente
c. Nivel de prioridad
d. Requerimiento o no de respuesta
e. Relación del número de folios y demás
documentos que se anexan
Competencia
f. La dependencia remitente debe tener
competencia legal para el envío de la
comunicación, de acuerdo con el Decreto
607 de 2007
g. La dependencia destinataria debe tener
competencia legal para el recibo de la
comunicación, de acuerdo con el Decreto
607 de 2007
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Coherencia
h. Los anexos relacionados en la
comunicación deben coincidir con los que
se entreguen al patinador
ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE DOLLY CUBILLOS ORLANDO NICOLÁS GUSTAVO HENRY JAVIER MORA JAVIER MEDINA LUIS ALEJANDRO
DORA LUCÌA GONZÁLEZ NARVÁEZ MOLINA MENDOZA MENDOZA
BETANCUR ANGEL
JENNY ALEXANDRA
ACUÑA ORTIZ
CARGO PROFESIONALES PROFESIONAL COORDINADOR ASESOR SUBDIRECTOR DIRECTOR DE SUBDIRECTOR DIRECTOR DE
GESTIÒN SUBDIRECCIÓN GESTIÒN SUBDI- DE INVESTIGA- ANÁLISIS Y ADMINISTRATIVO GESTIÓN
DOCUMENTAL DE DOCUMENTAL RECCIÓN CIÓN E DISEÑO Y FINANCIERO CORPORATIVA
ARCHIVO Y INVESTIGACIÓN ARCHIVO Y DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICO
CORRESPONDENCIA E INFORMACIÓN CORRESPON- INVESTI-
DENCIA GACIÓN E
INFORMA-
CIÓN

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1. Objetivo del procedimiento:

El aplicativo es la única fuente de datos para este informe.

z) Son normas jurídicas aplicables a este procedimiento:

• Constitución Política de Colombia, Artículos 15 y 23

• Ley 962 de 2005. Racionalización de trámites y procedimientos administrativos

4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos

Comunicaciones RECEPCIÓN Comunicaciones

* Ver aclaraciones de la actividad en el capítulo 6 del procedimiento

6. Aclaración de las actividades:

ACTIVIDAD PRODUCTO/SERVICIO CRITERIO DE ACEPTACION TRATAMIENTO REGISTRO

ELABORO REVISO APROBO

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