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Planeación
Introducción
En esta Lección conocerás la importancia de la planeación, etapa del proceso
administrativo que consiste en determinar los resultados, condiciones futuras y los
elementos necesarios para que un organismo social -empresa- funcione
correctamente; también podrás darte cuenta de la importancia y las etapas de la
toma de decisiones, y además estudiarás la primera parte de la planeación
estratégica.
1. ¿Qué es la planeación?
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo. Su finalidad es
anticipar el futuro y determinar las estrategias y líneas de acción necesarias para el
logro de las metas de una organización.
Control: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo
con los planes establecidos.
Una vez identificadas las necesidades del cliente, se puede analizar ¿qué estoy
dispuesto a producir?, ¿qué recursos tengo para iniciar el proyecto o cuáles necesito
adquirir?
• el desarrollo de la empresa,
• la reducción de los niveles de incertidumbre,
• identifica las condiciones del medio ambiente,
• establece esquemas de trabajo (planes),
• se toman decisiones basadas en hechos y no en emociones.
2. Toma de decisiones
Dentro de la planeación se toman decisiones, por ello es importante que conozcamos
el proceso, la detección de problemas y los criterios en la de la toma de decisiones.
Para ello te invito a que realices la lectura propuesta que contempla los siguientes
tópicos:
Daft (2004) define la toma de decisiones como “la selección de un curso de acción
entre varias alternativas” (p. 272). La toma de decisiones es una etapa del proceso
de planeación y también una de las actividades principales de los administradores
en la empresa.
El proceso de toma de decisiones se da de acuerdo con el tipo de liderazgo que el
gerente aplique en la organización. Habrá gerentes que tomen decisiones sin previa
investigación, con un grado alto de incertidumbre; habrá otros que realicen una
investigación concienzuda antes de tomar cualquier decisión (éstos las toman con
un alto porcentaje de certidumbre). Por otro lado, habrá también la necesidad de
aplicar decisiones en un proceso que se da constantemente en la empresa; a este
tipo de decisiones se le conoce como decisiones programadas. En cuanto a las
decisiones que se toman en respuesta a un problema que ocurre eventualmente, se
les conoce como toma de decisiones no programada.
Las decisiones racionales son tomadas por los líderes mediante el uso de diferentes
alternativas o cursos de acción (reconociendo sus alcances y limitaciones) para
llegar a la meta. Esto representa una investigación profunda de los diferentes
factores que puedan interponerse en nuestros objetivos, por ello se debe evaluar
cada uno de estos factores y tener claro que debemos llegar a la meta. De acuerdo
con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), el proceso racional para la toma de decisiones
es el siguiente:
De acuerdo con Daft (2004) hay estilos en la toma de decisiones. Todos los
ejecutivos tienen un estilo en la toma de decisiones. Es válido que los líderes
adopten uno de acuerdo con las circunstancias.
1. Estilo directivo. Lo utilizan los gerentes que prefieren soluciones simples, que
deciden de manera rápida, analizando una o dos alternativas. En general, estas
soluciones son a corto plazo, eficientes y racionales, tomadas con base en reglas
y procedimientos. Se dan cuando el líder no tiene toda la información necesaria
o tiene la información, pero de manera equivocada. Esto no permite la toma de
la decisión adecuada. Un ejemplo puede ser cuando un jefe llama la atención al
empleado sin tener el contexto del problema.
2. Estilo analítico. Los gerentes que los utilizan prefieren tomar soluciones
basadas en un análisis de la mayor parte de los datos con los que se cuentan.
Cada alternativa es examinada concienzudamente.
Las decisiones se toman de manera racional, usando sistemas de control. Éstas
se deben acatar cuando representen cambios estructurales importantes, como
abrir una nueva empresa o sucursal, cambiar la imagen corporativa, introducir
o sacar un producto del mercado.
3. Estilo conceptual. El gerente conceptual tiene una inclinación social, prefiere
delegar y compartir con otros el problema, aceptan la colaboración en la toma
de decisiones, generalmente la solución es a largo plazo y muy creativa. Se
aplica para resolver un conflicto interdepartamental.
4. Estilo conductual. El gerente que toma decisiones bajo el estilo conductual
tiene una amplia inclinación social, prefiere hablar del problema con las
personas, acepta sugerencias, convoca a reuniones y evita conflictos. Las
decisiones que toma están basadas en el desarrollo personal de los demás.
Según Keeney & Raiffa (1998, citados por Daft, 2004), los prejuicios en la toma
de decisiones son los siguientes:
• Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y actividades que
se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en todos los procesos de la
organización, pero cobra mayor importancia en el área de producción.
• Herramientas para la toma de decisiones:
1. a) Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM, PERT, RAMPS, Modelos
de inventarios, teoría de juegos, árboles de decisión.
2. b) Técnicas de ingeniería económica: Valor presente neto, Taza Interna de
Retorno, (ROI), Valor presente neto, Análisis de recuperación, punto de equilibrio,
son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las finanzas de la empresa, sobre
todo dónde invertir o cuántos días se le darán a los clientes para que paguen sus
facturas.
3. c)Métodos cualitativos: Delfo, lluvia de ideas, técnicas de grupo.
• El benchmarking es un análisis comparativo en el cual una empresa analiza a sus
principales competidores para detectar aquellas estrategias que están siguiendo y
que les resultan exitosas.
4. Proceso de planeación
El proceso de planeación contiene los siguientes elementos: propósitos,
investigación, premisas, políticas, objetivos, procedimientos y presupuestos. Cada
uno de ellos tiene una finalidad y características propias que orientan al
administrador a tomar decisiones.
1. Propósitos. Son los deseos o fines necesarios para la empresa que ayudan a formar
las bases de la misma. Constituyen la base para formular un plan y son esenciales
porque proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico.
Proceso de la investigación:
5. Estrategias. Son el camino que habrá de seguirse para llegar a la meta, tomando
en cuenta los recursos, tiempo y esfuerzos para realizarlos de manera más
favorable.
7. Programas. Son la cuantificación del tiempo en cada uno de los procesos necesarios
para lograr un objetivo.
8. Procedimientos. Münch y García (2004, p. 99) los definen como “el orden
cronológico y las secuencias de actividades que deben seguirse en la realización de
un trabajo repetitivo”. Por lo tanto, gracias a ellos se pueden definir tiempos y
acciones a seguir para lograr un proceso de la empresa.
En este Curso sólo estudiarás estudiarás la fase de formular estrategias, que tiene
como finalidad definir con claridad la misión, la visión, la filosofía y hacer un
análisis del medio ambiente interno y externo de la empresa, conocido como
FODA. A continuación se describirán con mayor detalle cada uno de estos
elementos.
¿Qué es la misión?
Consiste en una definición que señala cuál es la razón de ser o de existir de la
organización. En ella se establece la filosofía, los valores y los principales objetivos
organizacionales, así como la necesidad social que se desea satisfacer.
Misión completa:
¿Qué es la visión?
Se refiere al enunciado del principal objetivo o meta de la organización. La visión
esclarece la dirección de la organización a largo plazo y muestra su intención
estratégica.
Como te diste cuenta, esta empresa busca el liderazgo en su industria y contar con
la preferencia de los consumidores.
Fortalezas son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene muy bien
desarrolladas; por lo tanto, son aspectos que distinguen a una o más de las áreas
funcionales de la empresa. Es importante señalar que la empresa tiene injerencia
sobre estos aspectos, por lo que puede hacer cambios en el momento que así lo
desee.
Oportunidades son factores del medio ambiente que nos afectan positivamente.
Amenazas son factores del medio ambiente que nos afectan negativamente.
Una de las principales matrices de las que se sirven las organizaciones para
analizar su competitividad es la matriz FODA; principalmente porque su análisis
facilita el apareamiento entre los factores externos (amenazas y oportunidades)
y los factores internos (debilidades y fortalezas) que han logrado detectar. Al
realizar éste apareamiento o relación, surgen las denominadas estrategias o
decisiones estratégicas que buscarán dar respuesta a las necesidades
encontradas. Así entonces, se entiende FO como la relación de Fortalezas-
Oportunidades, DO como la relación Debilidades-Oportunidades, FA como la
relación Fortalezas-Amenazas, y DA como la relación Debilidades-Amenazas.
Para una mejor comprensión, se presenta el siguiente cuadro con la relación
existente entre los factores y la manera cómo deben interpretarse:
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Factores externos
FO (maxi-maxi: DO (mini-maxi: estrategias
estrategias más exitosas de desarrollo que buscan
porque se sirven de las superar debilidades
fortalezas de la aprovechándose de las
organización para oportunidades con que
aprovechar las cuenta su entorno; por
oportunidades. Por ejemplo, una organización
supuesto que el propósito con debilidades en su
máximo es pasar de las personal por cuestiones de
Oportunidades
demás ubicaciones de la falta de motivación y
matriz a esta; así, si compromiso, puede buscar
resienten debilidades, se en el entorno a la mejor
empeñarán en vencerlas persona o empresa que
para convertirlas en apoye a superar ésta
fortalezas; si enfrentan debilidad, con consultorías,
amenazas, las sortearán asesorías, cursos, talleres,
para concentrarse en las e inclusive cambios
oportunidades). radicales internos).
Referencia
• Cannice, M., Koontz, H. & Weihrich, H. (2012) Administración: una perspectiva global.
McGraw-Hill. México.
6. Planeación y administración estratégica
Hasta este momento ya conoces la misión, la visión, la filosofía y el análisis del
medio ambiente de la organización a través del FODA, ahora conocerás los niveles
de las estrategias aplicadas en la organización.
Es importante que conozcas los tipos o niveles de planes para que hagas la
diferencia entre planes estratégicos y planes operativos.
¿Qué son las metas estratégicas? Son declaraciones generales que la empresa
quiere lograr.
¿Qué son los planes estratégicos? Son aquellos planes que están diseñados para
que los gerentes de niveles altos definan las metas generales de la organización y
las etapas en las cuales se alcanzarán las metas estratégicas. Generalmente son a
largo plazo.
¿Qué son metas tácticas? Son las metas que establecen las principales áreas de la
empresa y que juntas logran la meta general de la organización.
¿Qué son los planes tácticos? Son los métodos que ayudan a lograr los planes
importantes y a realizar partes específicas de la estrategia, generalmente tienen
un lapso de tiempo de un año o menos. En otras palabras, son los métodos en los
que se fincan las estrategias generales.
¿Qué son las metas operativas? Se puede decir que son los resultados exactos y
ponderables que se esperan de cada departamento.
¿Qué son los planes operativos? Son aquellos que se desarrollan en las áreas de
nivel más bajo de la empresa y que sirven para cumplir con las metas
operacionales que apoyan a la planeación táctica.
b) Abarcar área más importante. Las metas deben fijarse en áreas específicas en
donde puedan ayudar al logro de los objetivos generales.
c) Reales y flexibles. Las metas deben ser superiores a lo normal, deben ser
viables y flexibles, siempre y cuando no exceden en tiempo, dinero o recursos del
plan original.
e) Impacto con la recompensa. La mejor motivación que un líder puede dar a los
empleados es la recompensa y, en este sentido, lo que propone este criterio es
que se recompense a los empleados con premios, promociones, incrementos
salariales.
Con estas características es más fácil formular metas de utilidad para las
organizaciones con el objetivo de lograr su visión general. Ahora pasaremos al
proceso de la planeación estratégica.
Tipos de Estrategias:
Estrategia empresarial Una empresa importante puede organizar el
patrocinio de ciertos evento como culturales o
deportivos para que la gente asocie una marca
determinada o empresa con unos valores
Estrategias corporativas (Imagen de la empresa). = determinados.
Largo plazo. No tenemos nada que ver con lo que
producimos como lo hacemos o con que objetivo si no
Con la imagen que la empresa quiere dar ante la Por ejemplo si nosotros queremos que una empresa
sociedad. tenga una vision en la cual la gente entienda que
nosotros trabajamos para mejorar el medio ambiente
lo que podemos hacer es patrocinar programas
televisivos en los cuales el medio ambiente sea un
elemento importante.
Referencias
Bibliografía