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Cesar Vallejo Elías

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 Tabla De Contenidos

Capítulo 1:

Todo es Negociable

Capítulo 2:

Características del Salón

Capítulo 3:

La Negociación

Capítulo 4:

El Evento

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 Capítulo 1

Todo es Negociable
Cuando estamos preparando nuestra próxima exposición en el
escenario, no basta solo prepararnos como conferencistas y conocer
bien nuestro tema. También tenemos que estar en la capacidad de
organizar nuestros propios eventos. Y tenemos que coordinar
diferentes aspectos y establecer relación con diferentes proveedores.
Si no negocias con estos proveedores probablemente nos darán los
costos más altos.

Uno de los proveedores principales en este negocio es el local

donde vamos a dar nuestra conferencia y puede que sea un Salón
de renta por hora, una Cámara Empresarial o Salones dentro un
hotel que también da este tipo de servicios.

Hacer el evento en un Salón de Hotel nos da servicios adicionales

como puede ser habitaciones para expositores y participantes,
acceso de establecimientos dentro del hotel y también algo
importante que es la alimentación y servicios de coffee break.

El factor más importante para negociar el Salón es el número de

personas que estimamos asistirán a nuestro evento, en base a esto
tenemos que definir nuestro presupuesto y objetivos.
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Si nuestro evento está dirigido a un público empresarial
probablemente tengamos un mayor prestigio si contratamos el
salón en una cámara empresarial, y si el costo de la entrada al
evento es un poco elevado podemos elegir un hotel de prestigio
que le dé exclusividad a nuestra conferencia.

Los salones de renta por hora pueden resultar más económicos pero
hay que evaluar aspectos importantes como puede ser la ubicación y
la facilidad de transporte en la zona.

Con respecto a la rentabilidad que obtendrás al realizar el evento,

debes tener en cuenta todos los egresos de dinero por actividades
antes, durante y posterior al evento. Con el fin tener un alcance del
monto que se va gastar y cuánto dinero hemos destinado al alquiler
del Salón y sus servicios conexos. Todo este presupuesto debe estar
por escrito y elaborado en hoja de cálculo para evitar errores
humanos.

Conceptos que no deben faltar en tu presupuesto pueden ser:

publicidad impresa, publicidad en radio, publicidad en internet, pago
al personal de apoyo (Staff). Es importante no dejar pasar ningún
detalle porque la sumatoria de todos los gastos serán un dato
importante para utilizarlo en el cálculo de rentabilidad que

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queremos obtener y el precio que va tener la entrada a nuestro
evento.

Así como nosotros queremos ganar dinero en este negocio. Las

empresas que alquilan los Salones también quieren ganar dinero por
el alquiler de su infraestructura y servicios adicionales que nos
pueden brindar. Pero a veces tienen tarifas elevadas y si hemos
hecho bien el presupuesto a veces tenemos que optar por una
alternativa más económica. Sin embargo hemos logrado
desarrollado estrategias que nos dan un poder de negociación con
el cual podemos permanecer en nuestro presupuesto y tener un
buen Salón para nuestra conferencia.

El hecho de sacar un buen costo en la renta del Salón puede

ayudarnos a cumplir con la ejecución de nuestro presupuesto y
cumplir los objetivos de prestigio, rentabilidad y la experiencia que
se llevaran nuestros clientes.

El 80% es estrategia y el 20% restante es la implementación, por lo

que ganaras en el momento en que ejecutes todas las partes de tu
ecuación, y tus costos operativos estén los más bajo posibles.

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 Capítulo 2

Características del Salón

Como líder tienes que cuidar el ambiente de los eventos. Por lo que
recomendamos tener en cuenta las siguientes características:

Ubicación

La Ubicación es quizás lo más importante, sobre todo que sea un

lugar conocido y con facilidades de transporte público, que no esté
muy alejado de zonas comerciales. Se podría afirmar que la
ubicación es un 60% del éxito del evento.

El hotel, que sea ubicable, por ejemplo: si el tren pasa por ahí o
queda cerca de un aeropuerto eso te ayuda a que aumente la
asistencia a tu seminario.

Prestigio del Lugar

El Salón debe contar con cierto prestigio y que ya se hayan realizado

eventos exitosos en sus ambientes y que cuando separemos una
fecha para nuestro evento se respete y no nos vayan a cancelar la
separación por razones que no se pueden explicar, que sea un lugar
de autoridad y que las personas que asisten estén en confianza y
seguras.

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Escoge un lugar que vaya de acuerdo a la imagen que quieres
proyectar. Hoteles de 4 o 5 estrellas, o centro de convenciones son
los mejores, le da más prestigio, si tiene alfombra es mejor, para que
no hayas ruidos al caminar, y las sillas deben ser cómodas.

Beneficios

El Beneficio debe estar relacionado siempre al precio que vamos

pagar y que incluye en el paquete de servicios y que no existan
costos ocultos. Haremos un pago que nos otorgue grandes
beneficios.

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 Capítulo 3

La Negociación
Para tomar una buena decisión antes hemos debido hacer un
estudio de mercado de los salones que están dentro de nuestras
expectativas y acorde a nuestro presupuesto y es recomendable no
tomar la primera oferta y continuar evaluando opciones.

Es probable y factible que puedan obtener dramáticos descuentos,

todos los hoteles están para negociar. Si cuando llames te
preguntan:
¿Qué tipo de evento va a ser?
Significa que están listos para una negociación.

De acuerdo al evento te pasaran al área indicada (dependiendo de la

cantidad de personas que asistirá a tu evento) todos los hoteles está
esperando alquilar sus salones. Seguramente preguntaran la fecha y
para cuantas personas, y así saber que salón es ideal para tu evento.

Una opción es hacer el evento en fechas en que los hoteles tienen

menos demanda; si quieres hacer evento para navidad o graduación
estarán llenos, llamar en una época donde tendrá tu fecha flexible.

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Es recomendable hacer los eventos en fines de semana, sábados o
domingos. Aunque hacerlo en días de semana también es
conveniente, ya que los fines de semana se llenan los hoteles, en
este caso negociar el precio del alquiler del evento según el día.

Si jamás has ido al salón que la persona envíe una fotografía, jamás
hay que arriesgar, siempre hay que verlo antes.

Pedir que se coloquen mesas ya que las personas pueden llevar sus
laptop, si es un evento de más de 3 horas.

Si es menos de 100 personas no es necesario un podio, si son más

es necesario un podio para que las personas que están sentadas
muy atrás te puedan ver.

¿Cuál sería uno de los errores en negociar con salones?

Aceptar la primera propuesta que te hacen, casi todos te dicen envía

un correo electrónico, es mejor no aceptar esta propuesta porque te
contestaran en una propuesta elevada, el negocio de ellos es vender
la comida, te podrán dar un coffee break por la mañana, la comida y
coffee break por la tarde, puedes jugar con lo que ellos te dicen.

Es mejor conectarse con la persona correcta casi siempre te ponen

con la persona que tomara tus datos, es mejor dar datos mínimos, y

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pedir negociar con el responsable, ellos evalúan de cuánto tiempo
será el evento y lo que te pueden ofrecer, es mejor buscar un lugar
que tiene múltiples salones.

El gran error es solicitar directamente la cotización del salón, muchas

veces lo que te darán son precios inflados.

Si ya tenemos definido el número de persona que van asistir a

nuestra conferencia por dar un ejemplo que sea 100 personas
sentadas. Entonces podemos pedir una cotización del Salón para
40% menos lugares de tu objetivo final. Según el ejemplo
deberíamos solicitar una cotización para 60 personas. Sobre todo si
estamos negociando con un hotel que tiene varios ambientes
disponibles.

Coffee Break

Si tu evento incluye servicio coffee break y piensas contratar al hotel

para que brinde este servicio. Antes de cualquier negociación
puedes preguntar:

¿Cuánto cuesta el coffee break por persona?

Luego de obtener la respuesta hacemos una segunda pregunta:

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¿Cuántos coffee break como mínimo necesitas que consuma
para que me otorgues un salón de cortesía?

Si la respuesta que obtienes es positiva y los números cuadran con

tus cálculos, entonces es muy probable que hayas conseguido que el
Salón te salga gratis.

Si inicias la negociación y solo pides el Salón te darán opciones

adicionales y te cotizaran el Coffee Break por separado. Empezar la
entrevista por el dato de los Coffee Break puede darte un poder de
negociación increíble, es el secreto que lo cambia todo es hacer la
pregunta correcta.

Cena

Es bueno hacer la pregunta:

¿Con cuántos platos de cena el salón me sale de cortesía?
Pueden responder:
Que serían 25 platos, así se tiene un punto de partida y se empieza a
crear la estrategia para pagar y garantizar el costo del salón y según
se van matriculando aumentas, siempre es bueno darle un depósito
para poder negociar; si te quedaras con los platos solicitados o
aumentaras, lo que desean los hoteles es que se llegue a una venta

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en que se llene el salón hay que negociar hasta unos 4 días antes del
evento.

Esta negociación aplica para desayunos o comidas dependiendo tu

tipo de evento. Puedes manejar ciertos niveles Vip que incluye la
alimentación.

Si el salón vale solo 500 dólares para 40 personas y sin comida, pero
si pides el almuerzo quizás te cuesta 700 dólares, es mejor contratar
el salón con los platos y venderlos si la entrada general vale 25
dólares y la vip 50 dólares con comida ahí vendiste el palto de
comida, y ganas un poco más.

Todo va depender del seminario que quieras dar. También puedes

maximizar ingresos si la entrada está a 25 dólares y la entrada vip 50
dólares. Luego que compran el boleto les pasan a otra página (otra
propuesta) donde le dices si quieres almorzar conmigo este va ser el
menú y por solo 50 dólares comerás conmigo ese día, así que
el salón puede salir gratis.

Evento Gratuito

El evento pude ser gratuito por que la rentabilidad estará en la

venta, que la solución sea la venta en el escenario. Obviamente

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tienes que tener una buena técnica de cierre de venta presencial y
tener los medios de pago preparados para cobrar en el momento.

Cuanto Tiempo para negociar

¿Con cuánto tiempo de anticipación y cuantos hoteles buscar?

Cuando haces por primera vez un evento, tendrías que hacerlo con 3
meses de anticipación y puedes llamar dependiendo la categoría
del hotel.

Si el evento es pequeño hasta con tres semanas de

anticipación puedes negociar con el hotel. Y hacer mínimo un mes
de promoción cuando son seminarios pagos.

Una vez que ya contactas los posibles salones empieza el proceso de

negociación con cada uno de los hoteles, la diferencia nos es mucha
ya que a los hoteles no les gusta negociar, si quieres salones
económicos le encuentras defectos o detalles para que te bajen el
precio del salón, hay locales que tienen eco hay que tener cuidado
con ese detalle.

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Forma de Pago

La forma de pago que debes acordar con el Salón puede ser dejar
un monto de separación y una promesa de pago a 30 días o el
mismo día del evento por lo que es importante que separes el Salón
con bastante anticipación. Esto da opción a vender entradas al
evento y recaudar capital si el evento es de pago para que no tengas
que usar tu capital y usar el mismo flujo económico de la
conferencia.

La propuesta es crear una oferta de valor con descuentos en la

renta del salón y además ahorrar dinero, tiempo y generar
confianza.

Contrato del Salón

Es importante firmar un contrato o formato interno que respalde el

alquiler del Salón

Pedir el nombre del salón para colocarlo en tu promoción en el

boleto de venta indicar dónde queda, promover la venta de boletos
por adelantado.

Pedir el menú, la comida que tendrá describir eso vende más al

seminario.

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 Capítulo 4
El Evento
La gente asistirá con mayor expectativa de acuerdo a donde hagas el
evento, si el lugar es lujoso la percepción será mayor, las personas
toman en cuenta mucho el lugar sobre todo si tiene prestigio;
además de las facilidades de acceso, seguridad estacionamiento,
buenos servicios higiénicos y si es bueno mantener una imagen alta
por lo que tendrías que escoger un hotel 5 estrellas, según la
envergadura del evento que vas a realizar.

Staff

Puedes tener tu propio staff, hay personas que han participado de

algún evento anterior o personas recomendadas. Ellos deben ser
capacitados en sus funciones, entregarles el vestuario, esa parte
debe estar bien afinada .El Staff debe ser gente de tu confianza, y
deben estar incluidos en tu presupuesto de gastos por lo que
siempre deben recibir un estímulo económico o canje por
conocimientos, cuando elabores el guion del evento debes tener
todo programado minuto a minuto y este programa debe ser
conocido por todo el Staff.

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Aspectos a tener en Cuenta al momento del Evento

1. La Iluminación
2. El Aire Acondicionado (encenderlo 1 hora antes)
3. Probar Micrófonos (si se puede de manos libres)
4. Ubica la pantalla al lado del salón, no va en el centro ya que
en el centro quien va es el orador, coloca el cañón en una
posición donde la luz no le dé en la cara.
5. El equipo de sonido va ubicado en la parte de atrás del salón,
nunca al frente, tener una persona a cargo del sonido, hacer
pruebas de sonido antes del evento.
6. La mesa de registro va colocada afuera del salón del evento.
7. Reúnete con tu staff por lo menos una hora antes del evento
para ajustar detalles.

Por tu Éxito

César Vallejo Elías

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Fin

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