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Foro N° 3
Respuesta
Presentado a:
Laura Vanessa Maury Morón
Profesor Virtual
En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el
Programa de Gestión Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo
de la empresa, se le ha pedido que le explique al Gerente las razones por las cuales
debe permitir realizar el PGD.
1. CUMPLIMIENTO DE LA LEY:
Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe
destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación,
hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya
que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de
Protección de Datos.
4. AUMENTO DE LA EFICACIA:
El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las
tareas que antes eran manuales pasan ser automáticas. Además permite
realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de
forma eficiente. Lo anterior permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir
el margen de error.
También reduce la producción de documentos en medio físicos, los costos
de almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado también
Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al
uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:
6. CONTROL DE LA INFORMACIÓN:
Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa
tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.
Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema
de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la
implementación con personal calificado en conocimiento y experiencia,