TALLER

Regional Distrito Capital

Fecha: febrero 24 de
2017
Centro de Gestión Administrativa
Servicio Nacional de Página 1 de 4
Aprendizaje Sena
Taller No. 8 OD
Tutora: MARTHA LUCIA
MARIÑO FAJARDO.

DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA: TECNOLOGO EN GESTION

ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA:

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la

organización.

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

21060100806 Administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas
técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.
Apreciado Aprendiz:

Temas de conocimiento:

1 Transferencias documentales

2 Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de

documentos).

3 TRD, TVD, TID.

4 CONSERVACION DOCUMENTAL

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Nombre del documento

Actividades a desarrollar:

1. Realizar en un documento en Word los conceptos de los temas de

conocimiento )1,2,3)

Transferencias documentales: es la etapa de análisis y preparación del

conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado
sistemático.

Préstamo de documentos: Describir las acciones a desarrollar por el

personal del Archivo General (AG) para la gestión del préstamo de
documentos de la propia unidad

Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se

retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.
Ficha. Tarjeta de papel grueso, cuya forma es rectangular, donde se
consignan los datos más importantes del contenido de un documento, cuyo
objetivo es el de servir como instrumento de registro, control y búsqueda.
Las fichas pueden ser de inventario, catálogo, índice.

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Nombre del documento

TRD: Tablas de Retención Documental, sirve para controlar el ciclo de vida

de los documentos en una organización.

TVD: Tablas de Valoración Documental, son el listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, asíí́ como
su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de
las entidades

TID: Tabla de Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar

la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como
principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos
existentes.

2. Investigar y copiar imágenes de los instrumentos del punto 2 en

mención.

 Préstamo de documentos

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Nombre del documento

Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten,

siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su
transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el
conjunto documento.

Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, habrá de

hacer la solicitud por escrito, haciendo constar en el formulario de
préstamo los datos fundamentales para su identificación. Para ello es
importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las
relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo. Sólo se
prestarán documentos a la unidad que los haya generado. El préstamo
será de la caja de Archivo completa que contenga el expediente.

 Testigo del documento

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Nombre del documento

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira

de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener
notas de referencias cruzadas.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para

garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser
preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian
documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo
directo y conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en
cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento
General de la Nación.

IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA
INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN

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Nombre del documento

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