UNIVERSIDAD DE SUCRE

FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE ING CIVIL

5-9-2019 ELEMENTOS MÍNIMOS QUE

CONTEMPLAN LAS ACTAS DE
UN PROYECTO.
Trabajo de civiles III

Dayane Bertel Martínez

ENTREGADO A: ING CARLOS BENITEZ
ACTA DE INICIO:

Esta acta debe tener como mínimo lo siguiente:

 N° de Acta: Es una combinación de números y letras, que de manera

consecutiva, cada dependencia le asigna al Acta, buscando que no existan
dos iguales.
 Fecha en la que es entregada el acta, esta puede ser diferente a la fecha de
inicio del proyecto
 Modalidad de selección: Se indica el N° y año de la licitación.
 Objetivo general y objetivos específicos del proyecto
 Tipo de proyecto.
 Localización, lugar donde se llevará a cabo la obra
 Compromisos de obligatorio cumplimiento.
 Duración del proyecto
 Fecha de inicio
 Fecha de finalización
 Valor estipulado
 Contratista: En caso de consorcio o unión temporal indicar el nombre del
mismo, el de cada uno de los integrantes y el % de participación de c/u.
 Consultor interventoría: En caso de consorcio o unión temporal indicar el
nombre del mismo, el de cada uno de los integrantes y el % de participación
de c/u.
 Firmas legales: hace referencia a las firmas legales del coordinador de
proyecto, consultor de interventoría, contratista y director del proyecto.

La página siguiente corresponde a un formato de acta de inicio de obra.

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ACTA DE SUSPENCIÓN:

Debe llevar mínimamente lo siguiente:

 Nombre del contratante, dependencia.

 Competente o delegado.
 Nombre o razón social del contratista
 Cargo y número de contrato
 Objeto del contrato, número de precompromiso, número de registro
presupuestal
 duración inicial del contrato
 valor inicial del contrato
 fecha de inicio del contrato
 fecha de suspensión
 Duración de la suspensión, número de suspensiones
 consideraciones que motivan la suspensión del contrato
 firmas correspondientes a todos los que intervienen en el proyecto.

ACTA DE REINICIO:

Las actas de reinicio están estrechamente relacionadas con las actas de

suspensión, por lo que llevan prácticamente los mismos elementos, agregando lo
necesario como el valor adicional que acarrea la suspensión y todos los detalles
necesarios para tener en cuenta este valor adicional por suspensión.

La siguiente página corresponde a un formato de acta de suspensión y reinicio

respectivamente.

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ACTA DE ENTREGA RECIBO Y SATISFACCION:

 Contrato de obra: Indica No. y fecha de firma dia, mês y año.

 Modalidad de selección: Indicar No. y año de la licitación pública, selección
abreviada
 Objeto : Corresponden al objetivo general y a los objetivos específicos
del proyecto.
 Localización: el lugar donde se realizará e proyecto.
 Valor: es el valor estipulado para el precion del proyecto.
 Poliza de garantía.
 Aseguradora:
 Fecha de aprobación
 Nit
 Interventor.
 Elementos
 observaciones
 firmas: contratista, verificador,y del fucionario de gestión de bienes.

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ACTA DE TERMINACION DE PROYECTO

Este es un tema que por lo general tienden a dejarlo de lado, es decir, no tratan el
tema con la hondura necesaria, pero así como es relevante todo lo que respecta al
inicio del proyecto para comenzar oficialmente, también es de gran relevanciaa el
proceso de cierre exitoso.

ACTA DE LIQUIDACION

 Objeto del proyecto

 Localización
 valor inicial, valor adicional y valor total
 plazo inicial adicion en plazo, plazo total,
 fecha de iniciación, fecha de suspensión, fecha de reinciación.
 consultor interventoria,
 área construida total, área construida cubierta

ASPECTOS TÉCNICOS

Areas entregadas: detalla

Cantidades de Obra Ejecutadas:Se indica la relación de los trabajos ejecutados ,en

el desarrollo del contrato, discriminada por ítems, cantidades y precios. Se debe
anexar un documento que detalle la relación de las obras ejecutadas discriminando,
capítulos, ítems, descripción, unidad, cantidad, valor unitario y valor total.

Estudios y Planos record entregados: se indica la relación de los estudios y planos

record ejecutados en desarrollo del contrato, debidamente discriminado por
especificidad.

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Debe anexar un documento discriminando la relación de los estudios entregados.
Indicar en que medio se entregan (impreso, magnético, etc.)

Manuales de operación y mantenimiento y garantías equipos: se indica la relación

de los manuales de operación y mantenimiento entregados: Indicar los catálogos,
manuales de operación y mantenimiento entregados. Indicar en que medio se
entregan (impreso, magnético, etc.) En caso de entregar equipos hacer cuadro con
la relación de los mismos y las garantías respectivas con sus fechas de vencimiento.

Licencias: Relacionar las licencias que tramito el contratista y su fecha de

vencimiento.

ASPECTOS FINANCIEROS

Relación de actas de corte presentadas: Hacer cuadro con todas las actas de corte
presentadas, que indique No del acta de corte, mes-año, valor total, valor
amortización anticipo, saldo a pagar, fecha de pago y la suma total de cada
columna.

Relación rendimiento Financieros: En caso de pactar en el contrato rendimientos

financieros, hacer un cuadro que indique mes-año, valor de los rendimientos, valor
consignado al Banco de las Republica, fecha y la suma total de cada columna.

Balance del Contrato: Hacer un cuadro que indique el balance del valor total del
contrato, el valor del anticipo entregado, el valor del anticipo amortizado y el saldo
a cargo de cada una de las partes.

ASPECTOS LEGALES

Garantías: Hacer un cuadro que indique la relación de las pólizas constituidas en el

que se indique, compañía aseguradora, No. de la póliza, riesgo y fecha de
vencimiento.

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Certificado de Paz Y Salvo: Se anexa el Certificado de paz y salvo por concepto se
seguridad social y aportes parafiscales presentado por el contratista

Multas y sanciones: En caso de haberse presentado multas o sanciones hacer la

relación de las mismas e indicar el motivo. El recibo y liquidación de los trabajos
terminados, no exime al contratista de sus responsabilidades y obligaciones a que
hace referencia el contrato y las normas legales vigentes. Con la firma de esta acta,
las partes se declaran a paz y salvo. Para constancia de lo anterior, se firma por los
que en ella intervinieron.

Firmas: director ejecutivo de administración judicial, representante legal

(contratista), nombre de la empresa, ut o consorcio, firma del consultor de
interventoría, coordinador del proyecto, unidad de recursos físicos e inmuebles

CRP (Certificado de registro presupuestal)

El registro presupuestal consiste en la certificación de apropiación de presupuesto

con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un
instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto
autorizado en el correspondiente presupuesto, con el objeto de evitar que los
recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a
otro fin.

Este registro no es un requisito de existencia del contrato estatal, por lo que una
entidad pública no puede argumentar la inexistencia de un contrato por no haberse
constituido el registro presupuestal, ya que la Ley 80 de 1993 establece que el
contrato se perfecciona cuando se realiza un acuerdo por escrito del objeto y la
contraprestación.

De esta forma, el registro presupuestal no es un requisito de perfeccionamiento del

contrato estatal sino un requisito para su ejecución y es necesario para que se

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destine efectivamente el presupuesto de la entidad al cumplimiento de sus
obligaciones, por lo tanto, una entidad pública puede perfeccionar un contrato sin
contar con dicho registro, pero no generarlo constituye una clara vulneración a los
principios de planeación y legalidad.

A pesar que la ausencia de la operación de registro presupuestal no tiene la

virtualidad de afectar la existencia, la validez o la eficacia del contrato si comporta
el incumplimiento de una obligación legal que genera una responsabilidad personal
de funcionario que omite realizarla.

CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)

El certificado de disponibilidad presupuestal es un escrito expedido por el jefe de

presupuesto de la entidad -o quien haga sus veces- con el cual se garantiza la
existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos y la atención de los gastos derivados de los mismos,
afectándose preliminarmente el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal
mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro
presupuestal.

Este certificado no constituye un requisito de existencia ni de perfeccionamiento del

contrato estatal, pues se trata de un acto de constatación presupuestal propio de la
administración, es de carácter previo inclusive a abrir la licitación, concurso o
procedimiento de contratación directa.

La negligencia, improvisación y falta de planeación de la Administración, al no contar

con la disponibilidad presupuestal exigida, no es excusa para desconocer las
obligaciones económicas a su cargo, sobre todo cuando el contratista asume de

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buena fe nuevas obras que fueron autorizadas por la entidad para que el contrato
no se paralizara.

Consecuencias de suscribir un contrato sin disponibilidad presupuestal. La

celebración de contratos sin disponibilidad presupuestal constituye una desviación
de poder por no atender a la satisfacción de los intereses generales de la comunidad
y no cumplir con los requisitos previos exigidos por el estatuto general de la
contratación estatal. En consecuencia, estos contratos están viciados de nulidad,
dado que no consultan los fines generales de la contratación pública y, además,
vulneran las normas imperativas y de orden público.

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