TRANSFERENCIA/ TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

ALCANCE. Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos p

CRONOGRAM de Retención Documental/Tablas de Valoración Documental, continua con el
A ANUAL DE identificados que se deban transferir y termina con la entrega de los documen
TRANSFERENCI e histórico.
AS Cronograma Anual de Transferencias

FUID Transferencia Primaria: Es el traslado de documentos de Archivos de Gestió

FORMATO conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en las
de consulta es media con tendencia a la baja, pues su uso se ve disminuido
UNICO DE algunos valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable).
INVENTARIO Periódicamente, se debe hacer revisión de las carpetas clasificadas en series
DOCUMENTAL cumplido su período de retención en el Archivo de Gestión de la dependencia
(es importante precisar que, el tiempo de retención empieza a contar a partir
es decir, la fecha de la última actuación). Dicha revisión se debe realizar conf
Retención de la dependencia, para confirmar si se debe preparar previament
tiempos definidos por el area de gestion Documental.
Una vez confirmado que existen unidades documentales a transferir, el respo
una de las oficinas productoras (dependencia remitente) procederá a prepara
clasificados en series o subseries documentales que hayan cumplido el tiem
Archivo de Gestión desde el instrumento archivístico aplicable: Tabla de Rete

Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del Archivo Centra

concluyen los procesos de valoración documental secundaria en las institucio
protección de los documentos con valores secundarios: social, cultural, patrim
este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase, al
Histórico los documentos con valores secundarios para su custodia permane
Los documentos a transferir, deberán cumplir el principio de procedencia, el p
e integridad del fondo. Las transferencias se deben llevar a cabo con estricta
Documental o las Tablas de Valoración Documental por series documentales,
físicos, como electrónicos.
Notificar por escrito incumplimiento para la correcion de la transferencia.

Devolver la transferencia par su respectivo tramite de correcciones.

Entregar el formato para correcion y ajuste.

Establecer las acciones que permitan el mejoramiento del proceso.

Tomar las acciones de mejora pertinentes a las correciones.

OCUMENTAL

empos de retención definidos para cada serie /subserie de las Tablas

n Documental, continua con el alistamiento de los documentos
con la entrega de los documentos al responsables del archivo central

umentos de Archivos de Gestión (o de oficina) al Central para su

retención establecidos en las Tabla de Retención. Las propiedades
pues su uso se ve disminuido por cuanto la información ha perdido
co, legal, fiscal, contable).
carpetas clasificadas en series o subseries documentales que han
de Gestión de la dependencia para realizar transferencia primaria
ción empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite,
revisión se debe realizar conforme a lo establecido en las Tablas de
se debe preparar previamente la transferencia y realizarla en los
mental.
umentales a transferir, el responsable del Archivo de Gestión de cada
remitente) procederá a preparar físicamente aquellos expedientes
es que hayan cumplido el tiempo de retención señalado para el
ístico aplicable: Tabla de Retención.

documentos del Archivo Central al Histórico. Estas transferencias

ntal secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la
undarios: social, cultural, patrimonial, investigativos e histórico. En
denciado en su última fase, al conservar o preservar en el Archivo
ios para su custodia permanente.
l principio de procedencia, el principio de orden original, descripción
eben llevar a cabo con estricta aplicación de las Tablas de Retención
ental por series documentales, y deben incluir tanto los expedientes
correcion de la transferencia.

tramite de correcciones.

joramiento del proceso.

las correciones.
ESTRATEGIA

Clasificación documental. Los documentos deben estar organizados respetando el princ

con los trámites administrativos que dan lugar a la producción documental.

Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se puede
blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.

Eliminación de material metálico. Con el fin de contribuir a la conservación de los docum

ganchos de cosedora o ganchos de legajar metálicos, pues estos generan oxidación. Para
documentos.

Revisión: El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe ser foto
documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia.

Foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, ésto
orientación del texto. Cada carpeta debe tener en promedio doscientos (200) folios. Si e
anulando con una línea oblicua registrando el número que le corresponde.

Identificación de Unidades Documentales (carpetas). Cada unidad documental debe es

completa, sin tachones ni enmendaduras.

Legajado Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la p

Embalaje. Si la documentación se encuentra limpia, revisada y foliada, se procederá al em

volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los documentos.
El promedio de carpetas por caja es de 6 unidades, no obstante pueden ser más, o meno

Identificación de cajas. Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivam
primera caja deberá corresponder al primer número de la remisión y así sucesivamente,
Inventario Documental y mantener el orden en la ubicación física de las mismas.

Inventario Documental de Transferencia. Diligenciar el formato unico de inventario

documentales o carpetas a transferir junto con su archivo magnético en formato Excel. C
Documentales” que conservará en su Archivo de Gestión físico o electrónico, de tal form
documentos al Archivo Central en el futuro.
 Verificación de la Transferencia: Quien realizará la verificación de la
realizado en el formato unico de inventario documental remitido por la depe
De existir inconsistencias en el inventario entregado o de no encontrar
abstendrá de aceptar la transferencia, pues por transparencia de informaci
los principios básicos contemplados.

Procedimiento de la verificación de la Transferencia mediante la li

Se validara que la informacion transferida si cumpla con los tiempos d

Se revisara que se hubiera realizado adecuadamente la descripcion de

los expedientes y cajas de conservación.

En los expedientes se revisará que la folicación este correcta.

Se revisará que no se encuentre material metalico de ninguna indole e

Cuando los anteriores pasos se cumplan a cabalidad sin presentar nin

información en el archivo central.
star organizados respetando el principio de procedencia y de orden original, normalmente respondiendo a la de acuerdo
roducción documental.

tar libre de polvo, para ello se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente
guantes.

tribuir a la conservación de los documentos, el material que va a ser transferido no debe tener presencia de clip,
, pues estos generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado especial evitando rasgar o hacer rotura de los

ermoquímico (de fax), debe ser fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los
do pierdan su utilidad o vigencia.

lta y control de los documentos, éstos deben estar foliados con lápiz en la parte superior derecha en el sentido de la
romedio doscientos (200) folios. Si en algún momento se encuentra error en la foliación, esta deberá corregirse
ro que le corresponde.

s). Cada unidad documental debe estar identificada con la información que solicita el rótulo institucional, de manera

os, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.

revisada y foliada, se procederá al empaque. La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al
oro de los documentos.
no obstante pueden ser más, o menos la cantidad. Lo ideal es no queden ni muy ajustadas pero tampoco sueltas.

erir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible. Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la
de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin de confrontar el ingreso de la transferencia con el Formato de
bicación física de las mismas.

enciar el formato unico de inventario documental -en original (para el Archivo Central), detallando las series
chivo magnético en formato Excel. Cada dependencia abrirá una carpeta electrónica y/o física de “Transferencias
stión físico o electrónico, de tal forma que sirva de referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamo de
n realizará la verificación de la documentación en la organización técnica contra el registro
ocumental remitido por la dependencia u oficina productora.
o entregado o de no encontrarse la documentación organizada, el Archivo Central se
por transparencia de información no es posible recibir documentación que no cumpla con

Transferencia mediante la lista de chequeo :

a si cumpla con los tiempos de retención establecidos en las TRD de cada dependencia

ecuadamente la descripcion de la información tanto en el inventario como en los rotulos de

icación este correcta.

al metalico de ninguna indole en los expedientes.

n a cabalidad sin presentar ninguna novedad se le asignará la ubicación fisica de la

 D = Decreto, R = Resolucion, NT = Norma Tecnica, FT = Ficha Tecnica L = Ley INT= Instructivo M= Manuales
AC.=Acuerdo; CO= Convenio; CI= Circular ST=estándar DIR=Directiva OT=Otros
NORMOGRAMA PROCESO/ PROCEDIMIENTO

Tipo Pais Nombre/ descripcion / tema

L LEY 80 DE 1989

L LEY 4 DE 1993

L LEY 594 DE 2000

L LEY 1712 DE 2014

D DECRETO 2578 DE 2012

D DECRETO 2609 DE 2012

D Decreto 1515 de 2013

AC ACUERDO 07 DE 1994

AC ACUERDO 011 DE 1996

AC ACUERDO 048 DE 2000

AC ACUERDO 049 DE 2000

AC ACUERDO 050 DE 2000

ACUERDO 039 DE 2002 - CUARTA

AC
ETAPA

ACUERDO 042 DE 2002 -

AC
ARTICULO 07

AC ACUERDO 027 DE 2006

AC ACUERDO 005 DE 2013

T = Norma Tecnica, FT = Ficha Tecnica L = Ley INT= Instructivo M= Manuales Gi= Guias
do; CO= Convenio; CI= Circular ST=estándar DIR=Directiva OT=Otros
NORMOGRAMA PROCESO/ PROCEDIMIENTO
Fecha
(version) ó
Aplicación Específica Emite / Autor
última
actualización

Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
7/14/2000 AGN
disposiciones
Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Acceso a la Información Pública
Nacional.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las

transferencias documentales secundarias y de documentos de valor histórico al
7/19/2013 AGN
Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales,
se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997.

Se establece el Reglamento General de Archivos

Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de

Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración documental.

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”

del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 10/31/2002 AGN
2000.

por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de

gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
10/31/2002 AGN
se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
final.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Actividad intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada
documental (fondo, sección, sub-sección, etc.), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.
CÓDIGO. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y
y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
DEPURACIÓN DOCUMENTAL. LOGO Operación por la cual se retiran de la unidad documental
EMPRESA los documentos que no tienen valores
secundarios (duplicados, constancias, etc.) Es análogo a la selección natural.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su id
localización y recuperación. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. Decisión resultante de la valoración DOCUMENTAL
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selec
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una entidad en razón de a sus funciones que tien
administrativo, fiscal, legal o valor científico, económico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o valoración d
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
PROCESO: TRANSFERENCIA
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documen
conjunto de documentos
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAgenerados DOCUMENTAL
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunt
FOLIAR. Acción de numerar hojas.
Objetivo:
FOLIACIÓN. Establecer
Actividadlos
deconceptos
enumerarbásicos y metodológicos
los folios solo por su carapara el alistamiento
recta, de los en
operación incluida documentos que
los trabajos dehan cumplidoque
ordenación su consi
perio
correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
FOLIO. Hoja.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. Formulario utilizado para diligenciar transferencias primarias (remisiones do
Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión
Responsable:
entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.
GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organizació
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su u
INVENTARIO DOCUMENTAL. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
fondo documental, además indica la cantidad de expedientes de un archivo.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupacio
definitivas en la fase de clasificación.
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o entidad, que indica las distintas depen
administrativas que la componen.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de una actividad ejecutada.
REGISTRO TOPOGRÁFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
indicando su ubicación exacta en un depósito de archivo.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Disposición final señalada en las tablas de retención y de valoración documental y realizada en el a
el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Se usa también po
expurgo.
SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de una sub-división orgá
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo ór
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
SUBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separad
contenido y sus características.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de perman
archivo central, así como una disposición final.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y conte
sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Remisión controlada y sistemática de los expedientes cuyo trámite o vigencia ha terminado, d
de gestión al archivo central, y de éste al histórico, de conformidad con Tabla de Retención Documental vigente.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA. Es la operación de traslado de expedientes del archivo de gestión al archivo centra
documentos cuyo trámite o vigencia ha terminado.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA. Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa de retención en el archiv
concluido. Si se ha establecido en su valoración secundaria, que los documentos poseen valores de tipo histórico, cultural o cie
transferencia al archivo histórico; en caso de que los documentos carezcan de valores secundarios, éstos documentos se elimin
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o ben
documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Algunos valores primarios son: administrativo, contable, fisca
VALOR SECUNDARIO: Es aquel que interesa a los investigadores de investigación retrospectiva. Surge una vez agotado el valor
primario. Unidad documental simple. Los documentos que poseen este valor se conservan de manera permanente. Entre los v
están: histórico, cultural, científico, etc.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documento
establecer su permanencia en las cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 FORMATO

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1991: Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 056 de 2000: Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Ley 594 de julio 14 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, (esta
General de la Nación.
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión e
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Profesional Especializado Gestión Documental

Elaborar el cronograma de transferencias
documentales primarias, desde las dependencias al
archivo central

Profesional Especializado Gestión Documental

Citar al Comité Interno de Archivo para la
aprobación del cronograma de transferencias
documentales
Comité Interno de Archivos
Revisar, ajustar y aprobar el cronograma propuesto

Proyectar una comunicación oficial interna

informando a las dependencias el cronograma de Profesional Especializado Gestión Documental
transferencias documentales primarias con
instrucciones

Auxiliar de archivo Gestión Documental

Recibir la documentación proveniente de las
dependencias de acuerdo con el cronograma
establecido
Revisar la documentación de la transferencia Auxiliar de archivo Gestión Documental
documental, en los aspectos de foliación, orden
cronológico, presencia de material metálico y
documentos en papel térmico, y rotulado.

Auxiliar de archivo Gestión Documental

Revisar la documentación de la transferencia
documental, en los aspectos de clasificación
documental, series y subseries con su respectiva
codificación, de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental de cada dependencia.

Devolver a las dependencias la documentación y el Auxiliar de archivo Gestión Documental

Formato Revisión y observación a la transferencia
documental, que no cumplen con los parámetros
establecidos por la Entidad en los procedimientos
Aplicación de la Tabla de Retención Documental y
Trasferencias Documentales Primarias.

Corregir, ajustar las carpetas y el Formato Único de Dependencias

Inventario Documental, de acuerdo con las
observaciones registradas en el Formato Revisión y
observación a la transferencia documental

Auxiliar de archivo Gestión Documental

Recibir las carpetas y el Formato Revisión y
observación a la transferencia documental, con
todos las correcciones y ajustes solicitados por el
archivo central

Auxiliar de archivo Gestión Documental

Revisar que las correcciones y ajustes solicitados

por el archivo central se hayan realizado
 Jefe de Dependencia /Centro de Gestión Profesional
Firmar el Formato Revisión y observación a la Especializado Gestión Documental
transferencia documental, para legalizar la entrega
de los documentos en trasferencia al archivo
central

Rotular las cajas provenientes de las transferencias

documentales primarias, con el número Auxiliar de archivo Gestión Documental
correspondiente para darles ubicación en el
archivo central
Crear registros de cada carpeta en las bases de Auxiliar de archivo Gestión Documental
datos del archivo central
eries que componen cada agrupación
entidad productora.
ocumentos y a las series y subseries respectivas

os que no tienen valores primarios ni

Versión:su identificación,
ciones, que permite

tapa del cicloCodigo:

vital de los documentos,
n total, eliminación, selección y/o reproducción.
e a sus funciones que tiene valor
conservación. Fecha:
retención o valoración documental para
su información en otros soportes.
vística. Unidad documental formada por un
ución de un mismo asunto.
ue
dehan cumplidoque
ordenación su consiste
periodo de
en retención
numerar para ser transferido al archivo central o archivo histórico según sea el caso.

primarias (remisiones documentales de

dos Acumulados, fusión
Alcance: y supresión
Inicia de
con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie /subserie de las Tablas de Retención
continua con el alistamiento de los documentos identificados que se deban transferir y termina con la entrega de los documen
ión, manejohistórico.
y organización de la
el objeto de facilitar su utilización.
acta y precisa las series o asuntos de un
DEFINICIONES
s dentro de las agrupaciones documentales

indica las distintas dependencias o unidades

ejecutada.
da una de las unidades de conservación,

mental y realizada en el archivo central con

nente. Se usa también por depuración y

de una sub-división orgánico-funcional.

manados de un mismo órgano o sujeto

ficadas de forma separada de ésta por su

a los cuales se asigna el tiempo de

na un tiempo de permanencia en el

mación, formato y contenido distintivos que

vigencia ha terminado, desde el archivo

al vigente.
gestión al archivo central, de los

de retención en el archivo central ha

po histórico, cultural o científico, se procede a su
tos documentos se eliminan.
ciador, destinatario o beneficiario del
inistrativo, contable, fiscal, jurídico, legal, etc.
una vez agotado el valor inmediato o
permanente. Entre los valores secundarios

ndarios de los documentos con el fin de

 DOCUMENTOS ASOCIADOS

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA
FORMATO UNICO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD

vos.

disposiciones.
rchivos 594 de 2000, (establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivo

los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de
REGISTRO

Cronograma

Invitación al Comité Interno de Archivo

Acta de reunión

Comunicación Oficial Interna y Cronograma

Formato Único de Inventario Documental

 Lista de Chequeo

Lista de Chequeo

Lista de Chequeo

Formato Único de Inventario Documental

Formato Único de Inventario Documental. Carpetas corregidas

Formato Único de Inventario Documental. Carpetas corregidas

Formato Único de Inventario Documental

Rótulo portadas de cajas Archivo

Registro bases de datos del Archivo Central

REVISAR
QUE AUN
ESTEN
VIGENTES.
 Formato único de Inventario Docu

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Archivo Central

ENTIDAD REMITENTE: ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA:

OBJETO:

FECHAS
EXTREMAS
NÚMERO DE NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O (aaaa-mm-
CÓDIGO
ORDEN ASUNTOS dd)

Inicial
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Elaborado por:________________________
Cargo________________________________
Firma________________________________
Lugar_______________Fecha____________
Telefono__________________
Total folios
Entregado por:_________________________________
Cargo________________________________________
Firma_________________________________________
Lugar______________________Fecha______________
Telefono__________________
de Inventario Documental FUID

REGISTRO DE ENTRADA
DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Archivo Central

NTIDAD PRODUCTORA: HOJA DE

REGISTRO DE ENTRADA
FICINA PRODUCTORA:
AÑO MES DIA Nro. Transf.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMERO FRECUENCIA

DE FOLIOS SOPORTE DE CONSULTA NOTAS

Final Caja Carpeta Tomo Otro

0
Recibido sin vertificar:______________ Revisado por:_______________________________________
Cargo______________________________Cargo_______________________________________________
Firma______________________________Firma_______________________________________________
Lugar____________Fecha_____________Lugar__________________________Fecha_________________
Telefono___________________ Telefono_______________________________
 LOGO EMPRESA

Formato único de Inventario Documental

FUID

PROCESO: TRANSFERENCIASA
PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento del Formato Único de Transferencia Documental

Objetivo: Se recomienda leer detenidamente las siguientes pautas, que indican el procedimiento específico a seguir en el dilige

ITEM DESCRIPCION
Entidad Remitente
Escriba el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transfer
Entidad Productora
Registre el nombre de la entidad que produce los documentos
Unidad Administrativa
Escriba el nombre y código del centro de gestión o dependencia a la cual pertenece la
Proceso
Escriba el nombre y código del proceso al que pertenece la documentación transferida

Consigné la finalidad del inventario que puede ser: Inventario inicial (I), Apertura por co
Transferencia Primaria (TP), Entrega de archivo por novedad de personal (N.P.), Organiz
Objeto del Inventario Entrega de Archivo por fusión, supresión o creación de entidades y/o dependencias (E.
individuales, transferencias secundarias y valoración de fondos acumulados.

Diligencie solo para transferencias primarias y secundarias. Consigné en las tres primer
Registro de Entrada de la transferencia. Este dato lo diligencia el Archivo Central.

Número de Orden
Se anota en forma consecutiva el número correspondiente a cada una de las unidades
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica cada una de las series, s
Código de la serie y subserie relacionados. Registre aquí estos códigos tomados de la Tabla de Retención Documenta

Nombre de la serie, subserie o asunto Se anota el nombre asignado a la serie en mayúsculas y la subserie con las primeras let
mayúsculas.
Descripción
Escriba el nombre asignado a la unidad documental.
Fechas Extremas Consigne la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Debe colocarse los cuatro dígit
conocer una sola fecha se anotará esta. Cuando el documento no tenga fecha se anota
Se consigna el número asignado a cada caja, carpeta y tomo de ser necesario. En la col
Unidad de Conservación las unidades de conservación diferentes a carpeta, escribiendo su nombre y la cantidad

Nº. de Folios
Registre el número total de folios contenidos en cada unidad de conservación descrita
 Soporte Registre en esta columna los documentos en soportes diferentes al papel. Ejemplo: Mi
negativos(N), soportes electrónicos (CD, DVD), etc.
Se debe citar si la documentación registra un alto (A), medio (M), bajo (B) o ningún (N)
Frecuencia de Consulta efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta.

Notas Consigne los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en la columna de desc
y las condiciones de visualización y consulta de los documentos, si estos son legibles po
aparatos, requerimientos técnicos y los programas de computador necesarios para la v
contenida. En esta columna, también se registra la información sobre el estado de cons
Elaborado por Registre aquí el nombre y apellido, cargo y firma de la persona responsable de la elabo
fecha en que se realizó
Entregado por Registre el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la tra
se realiza dicha entrega
Recibido por Registre el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inven
recibió.
 Versión:

Codigo:

Fecha:

imiento específico a seguir en el diligenciamiento de cada columna del formato

DESCRIPCION

a documentación que se va a transferir

documentos

o dependencia a la cual pertenece la documentación.

tenece la documentación transferida.

r: Inventario inicial (I), Apertura por conformación de expedientes (A.C.E.),

r novedad de personal (N.P.), Organización de Archivo de Gestión (O.A.G.),
ón de entidades y/o dependencias (E.A.). También se utiliza en caso de inventarios
ón de fondos acumulados.

undarias. Consigné en las tres primeras casillas la fecha (año, mes,día) de entrada
vo Central.

ondiente a cada una de las unidades documentales descritas.

que identifica cada una de las series, subseries o asuntos
s de la Tabla de Retención Documental.

ulas y la subserie con las primeras letras en

tal.
scrita. Debe colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de
l documento no tenga fecha se anotara s.f
eta y tomo de ser necesario. En la columna otro se registrara
, escribiendo su nombre y la cantidad correspondiente. Ejemplo: CD (2)

ada unidad de conservación descrita

ortes diferentes al papel. Ejemplo: Microfilmes (M), videos (V), disquete (D),
.
(A), medio (M), bajo (B) o ningún (N) índice de consulta; para tal
ros de préstamo y consulta.

yan registrado en la columna de descripción. Registre aquí la existencia de anexos

s documentos, si estos son legibles por computador u otra máquina, se señala los
s de computador necesarios para la visualización y consulta de la información
a información sobre el estado de conservación
de la persona responsable de la elaboración del inventario, así como el lugar y

ersona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y fecha en que

ersona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y fecha en que se

LISTA CHEQUEO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

NOMBRE AREA REMITENTE:

FECHA DE LA TRANSFERENCIA: # TRANSFERENCIA

RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA:
ITEM REQUISITOS SI NO N/A

1 Cumple con las fechas fijadas en el Calendario de

Transferencias Documentales.

están los documentos debidamente legajados en

2 carpetas rotuladas e identificadas, por series y
subseries de acuerdo al Cuadro de Clasificación
Documental y a las TRD
Están los documentos ordenados al interior de las
3 carpetas respetando el orden cronológico en que se
recibieron, produjeron o tramitaron?.

Están los documentos foliados respetando el orden

4 cronológico, de manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que registre la fecha más
antigua y el último el que refleje la más reciente.

Los anexos (CDS, DVDS, disquetes, entre otros) no se

5 encuentran debidamente identificados, referenciados
y rotulados en sobres de manila.

6 El formato Único de Inventario Documental está

diligenciado correctamente .
7 Las unidades de conservación (cajas) están bien
identificadas.
8 Algunas Unidades documentales estan con ganchos
de cosedora ?
9 Hay documentos sin legajar dentro de las carpetas y
pegados con ganchos.
10 Las fechas consignadas en el inventario coinciden con
las de las carpetas.
11 La foliación se encuentra a lapiz
Las portadas de los los expedientes se encuentran mal
12 presentadas, es decir, con tachones, borrones, y/o
enmendaduras.
13 Cumple con los procedimientos en la elaboración y
entrega del inventario documental anual.
Si la documentación transferida presentó inconsistencias, se debe tener presentes las correcciones detalla
a Corregir, para que NO se presenten los mismos errores en futuras transferencias.
Si la documentación transferida presentó inconsistencias, se debe tener presentes las correcciones detalla
a Corregir, para que NO se presenten los mismos errores en futuras transferencias.

En la ciudad de Medellín, a los_ días del mes de ___ del__, en las instalaciones del __________________, los ab
satisfacion la transferencia documental:

Responsable de la transferencia: Revisado por:

Nombre Completo Nombre Completo
Cargo: Cargo
Firma: Firma:
Teléfono: Teléfono:
 # TRANSFERENCIA

OBSERVACIONES

resentes las correcciones detalladas en el Item Puntos

rrores en futuras transferencias.
s del __________________, los abajo firmantes reciben a
cumental:

Revisado por:
Completo

:
 LOGO EMPRESA

INSTRUCTIVO LISTA CHEQUEO RECIBO

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PROCESO: TRANSFERENCIAS
PROCEDIMIENTO: REVISION

Objetivo: Detallar los lineamientos básicos para efectuar las transferencias primarias, de documentos en
oficina (archivos de gestión), al archivo central y al archivo histórico (Conservacion Total) a través del adm

ITEM DESCRIPCION
NOMBRE AREA REMITENTE
Coloque el nombre del area que esta realizando la transferencia

FECHA DE LA TRANSFERENCIA Coloque la fecha del dia que va a realizar la transferencia

# TRANSFERENCIA este espacio dejelo en blanco, sera el archivo central quien le corr
RESPONSABLE DE LA
TRANSFERENCIA: En este espacio se coloca el nombre de la persona encargada de
En la ciudad de Medellín, a los_ días en este espacio se coloca la fecha exacta en la que se recibio la tr
del mes de ___ del__, en las
instalaciones del
__________________, los abajo
firmantes reciben a satisfacion la
transferencia documental:

en este espacio va el nombre, cargo, firma y telefono de la person

Responsable de la transferencia:
tranferencia
en este espacio va el nombre, cargo, firma y telefono de la person
Revisado por:
recibo de la tranferencia
 Versión:

Codigo:

Fecha:

arias, de documentos en papel, que reposan en los archivos de

on Total) a través del administrador documental.

DESCRIPCION

izando la transferencia

la transferencia

hivo central quien le corresponda poner el numero de la transfe

a persona encargada de la entrega de la tranferencia

a en la que se recibio la transferencia y el lugar donde esta fue

a y telefono de la persona responsable de entregar la

a y telefono de la persona responsable de recibir y aprobar el