PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

DAYAN ALEJANDRA GONZALEZ MONTEJO

LIVETH ANDREA MONTEJO TOVAR

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2019

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Tabla de contenido

Índice de tablas ........................................................................................................ 2

Índice de figuras ....................................................................................................... 3

1. Información del proyecto .................................................................................... 4

2. Plan de gestión de las comunicaciones ............................................................ 4

2.1. Objetivos del plan de gestión de las comunicaciones ................................. 4

2.2. Alcance del plan de gestión de las comunicaciones .................................... 5

2.3. Planificar la gestión de las comunicaciones ................................................ 5

2.3.1 Calculo de los canales de comunicaciones. ............................................ 5

2.3.2 Topología potencial de la comunicación.................................................. 5

2.3.3 Diseño de la topología y los canales regulados de comunicación ........... 7

2.3.4. Diseño de la topología y los canales regulados de comunicación ........... 8

2.3.5. Flujo de las comunicaciones .................................................................. 8

2.4. Gestionar de las comunicaciones ................................................................ 9

2.5. Monitorear las comunicaciones ................................................................ 11

Anexo 1. Configuración de los canales de comunicación del proyecto. ........ 12

Anexo 2. Flujos de las comunicaciones del proyecto. .................................... 14

BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................... 16

Índice de tablas

Tabla 1. Tabla 1.Definicion de Canales de comunicación, emisores y receptores.

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Índice de figuras

Figura 1. Topología de la comunicación.

Figura 2. Topología canales regulados de comunicación.

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1. Información del proyecto

La empresa E&C emplea sistemas, métodos y equipos modernos los cuales utiliza
para entregar productos de alta calidad que satisfagan las necesidades y alternativas de
sus clientes, lo que se busca en el presente proyecto es generar un diagnóstico de
varabilidad de máquinas piloteadoras en el departamento de recursos materiales y
(Mantenimiento) y realizar una propuesta de capacitaciones de mantenimiento con el
propósito de cumplir con los estándares de calidad y de satisfacción del cliente que se
desea. Esta alternativa permitirá la mejora continua en mantenimientos preventivos y
correctivos y en recursos y por ende se verán menos golpeados los presupuestos en las
obras, se busca también aumentar el control del departamento de mantenimiento y
aportar a la formación integral de los operadores de maquinaria.

2. Plan de gestión de las comunicaciones

A continuación se muestran los tres procesos que intervienen en el plan de las

comunicaciones.

Planificar la gestión de las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

2.1. Objetivos del plan de gestión de las comunicaciones

El objetivo del plan de comunicaciones es definir las estrategias necesarias para
planificar, gestionar las buenas relaciones de comunicación entre los interesados, así
como controlar de manera eficaz todas las comunicaciones, durante la vida del proyecto.
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2.2. Alcan ce del plan de gestión de las comunicaciones

El alcance comprende en dar las pautas a los requerimientos necesarios de los

interesados para realizar una buena gestión comunicaciones en el proyecto.

2.3. Planificar la gestión de las comunicaciones

Por medio de la planificación de las comunicaciones del proyecto se busca, generar

un enfoque apropiadamente de todos los interesados de acuerdo a las informaciones
solicitadas para que se dirijan a los canales propuestos en el plan con el fin de evitar
malos entendidos o traumatismos en lo largo de la vida del proyecto.

2.3.1 Cálculo de los canales de comunicaciones.

A través de la identificación de los interesados, podemos evidenciar que son 9 los

interesados o grupos de ellos que intervienen en el proyecto, a estos 9 interesados nos
sumamos como gerentes del proyecto, es decir contaríamos con 10 interesados los
cuales generan de una u otra forma canales de comunicación constante.

2.3.2 Topología potencial de la comunicación.

A partir de lo anterior se establecen los canales de comunicación contando con todos

los interesados del proyecto y también se hace un desglose para identificar cuáles de
ellos pueden ser canales regulados y de esta forma propiciar comunicaciones de una
forma más acertada.
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Figura 1. Topología de la comunicación.

Fuente Propia

Figura 2. Topología canales regulados de comunicación.

Fuente propia
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A continuación se presenta la fórmula utilizada para calcular los canales de

comunicación:
Número de canales potenciales: n(n-1)/2, donde n= número de interesados=10.
Número de canales potenciales: 10(10-1)/2= 45.
Número de canales regulados: a criterio propio se decide trabajar una topología de 11
canales regulados, en donde la mayor parte de la comunicación la hace el gerente del
proyecto.

2.3.3 Diseño de la topología y los canales regulados de comunicación

Seguidamente se presenta la identificación del canal, el emisor y el receptor de las

comunicaciones en el proyecto según los interesados que intervienen en el.

Tabla 1.Definicion de Canales de comunicación, emisores y receptores.

CANAL EMISOR RECEPTOR

Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea Equipos y Cimentaciones SAS,

1 Montejo/ Gerente Líder del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea
2 Montejo/ Gerente Líder del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea
3 Montejo/ Gerente Lider del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea
4 Montejo/ Gerente Líder del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea
5 Montejo/ Gerente Líder del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Liveth Andrea
6 Montejo/ Gerente Líder del proyecto, Coordinadora de
Recursos Materiales
Patrocinador- Gerente General/ Ing.
Alberto Sánchez Londoño
Equipos y Cimentaciones SAS, Director
de proyectos/ Ing Jaime Ramírez
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder de
mantenimientos/ Jorge Suarez Burgos
Equipos y Cimentaciones SAS,
Coordinador de obras/ Ing Edwin Javier
Cruz
Equipos y Cimentaciones SAS, Personal
administrativo y financiero/ Ing Marcos
Torres
Proveedores/ varios
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CANAL EMISOR RECEPTOR

Equipos y Cimentaciones SAS, Director de proyectos/ Ing

7 Clientes/varios
Jaime Ramírez
Equipos y Cimentaciones SAS, Coordinador de obras/ Ing
8 Clientes/varios
Edwin Javier Cruz
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder de mantenimientos/
9 Proveedores/ varios
Jorge Suarez Burgos
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder de mantenimientos/
10 Mecánicos/varios
Jorge Suarez Burgos
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder de mantenimientos/
11 Operadores/ varios
Jorge Suarez Burgos

Fuente: Propia

2.3.4. Diseño de la topología y los canales regulados de comunicación

En el anexo 1 se presenta la configuración de los canales de comunicación, que

permitirá determinar el manejo de la comunicación que se manejará en el proyecto de
acuerdo a la información que se desee enviar, o que se desee que los interesados
conozcan, así como el método y la frecuencia con que se debe hacer para con cada uno
de los interesados.

2.3.5. Flujo de las comunicaciones

En el anexo 2 se presentan los flujos de comunicaciones del proyecto, que

representan de una forma gráfica como se manejaran las comunicaciones del proyecto
como los canales que fueron establecidos, los métodos y la periocidad con que se
manejaran.
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2.4. Gestionar de las comunicaciones

Para asegurar que el plan propuesto en el documento aplique para el proyecto, se

utilizaran tecnologías y técnicas que se utilizaran para fusionar las comunicaciones que
se resumen en habilidades blandas y comunicación asertiva con los interesados, a
continuación las técnicas a utilizar.
En la planeación se propuso varios canales de comunicación, en la cual, unos
interesados se comunicaran con los otros por medio de métodos como son la
interpersonal o interactiva ya que se considera que es el método más eficiente para hacer
que la comunicación llegue al receptor requerido, ya que es de suma importancia
intercambiar opiniones e información para garantizar el éxito del proyecto, ya que si no
se comunica el proyecto de forma adecuada y a las personas indicadas se puede causar
el fracaso del mismo.

La información del proyecto, se hará fluir por medio de los canales de interacción y
la topología expuesta en el pan, evitando fugas de información a personas externas del
proyecto, o desvíos de los canales sugeridos, es así como se tomara la información de
todos los planes para la dirección del proyecto, enfatizando en el plan de gestión de los
recursos, interesados y comunicaciones, ya que son el pilar de todo mi proyecto, estos
panes nos permitirán conocer los recursos asignados al proyecto y los interesados.

También se remitirá a la documentación como solicitudes de cambio, registros de

incidentes así como las lecciones aprendidas de las no conformidades presentadas en
la vida del proyecto, esta será ordenadamente asignada a cada canal para que se pueda
controlar la información que va a cada persona y los informes de desempeño que me
mostraran información valiosa para comunicar a los interesados. A continuación se
exponen técnicas y métodos para crear comunicación asertiva con los interesados como
se expone en los canales de comunicación que fueron configurados anteriormente:
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Gerente General, se debe crear una comunicación continua personal o interactiva

para informar acerca del proceso y generar su participación.

Director de proyectos se debe crear una comunicación continua para informar acerca
del proceso y su apoyo al mismo, no solo administrativamente sino operativamente.

Líder de mantenimientos, se debe gestionar comunicación asertiva para que este

continúe con la posición de líder que lo ha caracterizado en el proceso y adicionalmente
este a su vez utilice los anales expuestos con los tres grupos de interesados que se le
fueron asignados como son proveedores, mecánicos y operadores.

Coordinador de obras, se debe crear un canal de comunicación al inicio de cada

proyecto, enterándole del estado real de los equipos y así, fomentar su apoyo para las
reparaciones o mantenimientos pertinentes, adicional mantener una comunicación
personal en cualquier momento que se requiera.

Personal administrativo y financiero, a través de retroalimentaciones de los comités

programados o reuniones pequeñas, socializar únicamente información de su
incumbencia para que este conozca lo necesario y así tratar de tener con ellos un aliado.

Mecánicos, fomentar una comunicación diaria y permitir que aporten sus ideas.

Operadores se debe crear una comunicación diaria para motivar su interés acerca del
proceso y de la importancia de los proyectos para la compañía.
Proveedores, comunicación interactiva cuando se requiera con el fin de ir adelantando
pedidos de insumos y repuestos.

Clientes, Mantener una comunicación únicamente por parte de la dirección de

proyectos y la coordinación de obras para evitar que se filtre información que no se debe
conocer.

Finalmente se realizaran presentaciones en las reuniones y se enviaran vía correo

electrónico para que se facilite la ejecución de la comunicación y para tratar de que los
interesados se sientan conformes con la información que se suministra e interactúen en
las decisiones del proyecto.
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No se utilizaran sistemas de información ya que la empresa es muy pequeña y no

autoriza recursos para tecnologías de información como software de proyectos o
herramientas electrónicas.

2.5. Monitorear las comunicaciones

Por medio de las reuniones de retroalimentación se hará la verificación si las

necesidades de comunicación del proyecto fueron satisfechas, para de tal forma
asegurar que los interesados siguen siendo de apoyo para el proyecto.
Entonces, se monitorea periódicamente y se verifica en reuniones o comités
valiéndonos del juicio de expertos, si realmente la estrategia que se escogió, ya sea
habilidad blanda o dura es la más indicada para informar a los interesados, adicional,
puedo obtener información para saber si debo corregir alguna de mis herramientas.

Para medir, asegurar e identificar si la posición de los interesados a lo largo del

proyecto debo revisar las solicitudes de cambios y actualizar cualquier plan al que haya
lugar, así como actualizar el pan de involucramiento que se planteó en el inicio del
proyecto.
 Anexo 1. Configuración de los canales de comunicación del proyecto.

PLAN DE MANEJO DE COMUNICASIONES DEL PROYECTO

INVOLUCRADO INFORMACION METODO TIEMPO DE FRECUENCIA ENVIAR A

Informes gerenciales de estados de

Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. maquinarias, variaciones de alcance, Mensuales. Equipos y Cimentaciones SAS,
Liveth Andrea Montejo/ Gerente tiempos de reparaciones y costos. Interpersonal Patrocinador- Gerente
1
Líder del proyecto, Coordinadora Dificultades presentadas por los o interactiva. General / Ing. Alberto Sánchez
de Recursos Materiales En el momento de ser Londoño.
equipos que requieren soluciones
requerido.
inmediatas o urgentes.
Informes de comportamiento de
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. maquinaria y equipo en las obras y
Equipos y Cimentaciones SAS,
Liveth Andrea Montejo/ Gerente costos de reparaciones que afectan Interpersonal En reuniones mensuales de
2 Director de proyectos / Ing
Líder del proyecto, Coordinadora directamente al proyecto o interactiva. avance de obras.
Jaime Ramírez
de Recursos Materiales Informes de rendimientos internos de
obras. Registro de no conformidades.
Información interna de rendimientos,
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. costos de mantenimientos, Reuniones semanales,
Equipos y Cimentaciones SAS,
Liveth Andrea Montejo/ Gerente importancia del proyecto para la diarias, reuniones de
3 Personal Líder de mantenimientos /
Líder del proyecto, Coordinadora empresa. Retrasos de obras por daños pequeños grupos o en el
Jorge Suarez Burgos
de Recursos Materiales en los equipos. Novedades de la momento de ser requerido.
maquinaria.
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing. Reuniones de planeación de
Informes de avance de maquinaria y Equipos y Cimentaciones SAS,
Liveth Andrea Montejo/ Gerente Interpersonal obras, de pequeños grupos o
4 equipo que han requerido con Coordinador de obras/ Ing
Líder del proyecto, Coordinadora o interactiva. reuniones semanales de
anterioridad. Edwin Javier Cruz
de Recursos Materiales avance.
Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing.
Dificultades en consecución de Equipos y Cimentaciones SAS,
Liveth Andrea Montejo/ Gerente Interpersonal En el momento de ser
5 insumos, materiales o herramientas, Personal administrativo y
Líder del proyecto, Coordinadora o interactiva. requerido.
variación en costos. financiero / Ing Marcos Torres
de Recursos Materiales.
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PLAN DE MANEJO DE COMUNICASIONES DEL PROYECTO

INVOLUCRADO INFORMACION METODO TIEMPO DE FRECUENCIA ENVIAR A

Equipos y Cimentaciones SAS, / Ing.
Dificultades en consecución de
Liveth Andrea Montejo/ Gerente Interpersonal
6 insumos, materiales o herramientas, En caso de ser requerido Proveedores / varios
Líder del proyecto, Coordinadora o interactiva.
variación en costos.
de Recursos Materiales
Equipos y Cimentaciones SAS,
Interpersonal
7 Director de proyectos / Ing Jaime Tiempos de reparaciones En caso de ser requerido Clientes /varios
o interactiva.
Ramírez
Equipos y Cimentaciones SAS,
Interpersonal
8 Coordinador de obras/ Ing Edwin Tiempos de reparaciones En caso de ser requerido Clientes /varios
o interactiva.
Javier Cruz
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder Dificultades en consecución de
Interpersonal
9 de mantenimientos / Jorge Suarez insumos, materiales o herramientas, En caso de ser requerido Proveedores / varios
o interactiva.
Burgos variación en costos.
Novedades de operación de
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder
maquinaria, retrasos de obras por Interpersonal
10 de mantenimientos / Jorge Suarez Diario Mecánicos/varios
daños en los equipos. Información o interactiva.
Burgos
interna de rendimientos.
Equipos y Cimentaciones SAS, Líder Retrasos de obras por daños en los
Interpersonal
11 de mantenimientos / Jorge Suarez equipos. Información interna de Diario Operadores/varios
o interactiva.
Burgos rendimientos de la maquinaria.
SUPUESTOS RESTRICCIONES
El personal de la compañía entiende la diferencia entre comunicación interna y
La información interna es para uso de los canales autorizados y como su
externa así como los canales de comunicación anteriormente expuestos y se
nombre lo indica solo se podrá tratar con personal de la compañía.
limita a cumplir con los canales establecidos.
La información operativa debe archivarse consecutivamente por semanas Se restringe el uso de información interna de la compañía, ningún
durante la vida de cada proyecto. documento de manejo interno se puede reproducir, plagiar o modificar
El personal de la compañía actúa de forma honesta y proporciona datos verídicos No se autoriza gestionar ningún trámite obviando jerarquías ni canales
e información real del estado de la maquinaria. establecidos en el plan.
Los interesados entienden que la comunicación del proyecto debe ser restringida
Se revisara que tipo de información debe ser confidencial.
a particulares
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Fuente: Propia

Anexo 2. Flujos de las comunicaciones del proyecto.

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BIBLIOGRAFÍA

Institute, P. M. (2017). Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos. Newtown

Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

Lledó, P. (2017). Administración de proyectos, El ABC para un Director de Proyectos

exitoso. USA: Pablolledó.

S.A.S, E. Y. (2010). EQUIPOS Y CIMENTACIONES S.A.S. Recuperado el 16 de 03 de

2019, de http://equiposycimentaciones.com.co