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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

MEMORANDO No. 01

DE: Gerencia Empresa Jeans Colombia


PARA: Jefe de Talento Humano
Personal Área de Talento Humano
FECHA: 28 de Septiembre de 2019
ASUNTO: ASISTENCIA REUNIÓN APERTURA AUDITORÍA INTERNA
PROCESO DE TALENTO HUMANO

Se informa a todo el personal que conforma el área de Talento Humano (Jefe de


Unidad Funcional y demás trabajadores), que el próximo 07 y 08 de octubre se
llevará a cabo una auditoría interna al proceso del que son parte, con el objetivo
de verificar que el proceso de contratación de personal y los pagos de seguridad
social del mismo se estén haciendo conforme a los lineamientos establecidos por
la gerencia, y acorde a los procedimientos de selección y contratación de
personal, y se esté dejando registro de los mismos.

Iniciando con una reunión de apertura el lunes 07 de octubre a las 08:00 a.m. en
la sala de juntas con el fin de presentar el equipo auditor, los criterios y el plan de
auditoría, entre otros.

Gracias por su atención, esperamos su asistencia.

Eduardo Martínez
Gerente Jeans Colombia
Cód: EDE-F-01
ACTA DE ASISTENCIA Y/O REUNIÓN
No. ___ Versión: 01
JEANS COLOMBIA Fecha: 01-06-19
FECHA DÍA-MES-AÑO HORA hh:mm
PROCESO Proceso responsable de la reunión
OBJETIVO Finalidad de reunión
CRITERIOS En caso de tratarse de auditoría especificar los criterios
TIPO DE Si es reunión de apertura, de cierre, capacitación, sensibilización,
REUNIÓN etc.
NOMBRE APELLIDO CÉDULA CARGO FIRMA

Observaciones: Escriba acá todos los compromisos adquiridos durante la


reunión, o demás aspectos relevantes que considere deben quedar registrados.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento


revisado Observaciones del documento.
Observaciones del
No. Documento revisado
documento
Hojas de vida, resultados
1 Procedimiento de selección de personal
entrevistas
Carpetas por trabajador,
2 Procedimiento de contratación de personal documentos personales,
exámenes de ingreso
3 Plan de inducción y reinducción Actas, entrega de cargo
4 Programa de capacitación Actas de reunión
5 Desprendibles de Nómina Firmados por el trabajador
6 Comprobante de pago para fiscales Fechas de pago

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.
Luego de llegar a un acuerdo entre auditor-auditado, se acordó una comunicación
transversal, donde mediante entrevistas a todo el personal involucrado en el área
de Talento Humano, se recolectarán las evidencias del proceso.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Listas de verificación con el fin de que toda la información sea verificable y
registrada, y sirva como evidencia de la auditoría.

e- Generación de hallazgos de auditor.


Fecha: 08-10-19 Auditor(es): Jefe Área Comercial
Proceso Auditado: Gestión de Auditado(s): Jefe Talento Humano –
Talento Humano Personal del Área
Evidencias de Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría Auditoría
Procedimiento 7.5 Información
Se realiza y guardan los
1 de selección de documentada X
ISO 9001:2015
registros del personal.
personal
Procedimiento 7.5 Información Varios de los trabajadores
2 de contratación documentada no cuentan con examen X
de personal ISO 9001:2015 médico de ingreso
Están firmadas todas las
Plan de 7.5 Información
actas de entrega de cargo,
3 inducción y documentada X
ISO 9001:2015
pero no se evidencian las
reinducción
reinducciones
Están acorde al cronograma
Programa de 7.5 Información
4 documentada y cuentan con los registros X
capacitación ISO 9001:2015 firmados
Por actualizar el
Procedimiento de
7.5 Información Contratación especificando
Desprendibles
5 documentada que ya no es necesaria la X
de Nómina ISO 9001:2015 firma de los mismos, debido
a que se hace el pago de
forma virtual.
Existen inconsistencias en
Comprobante 7.5 Información el pago de parafiscales de
6 de pago para documentada personal que trabaja en X
fiscales ISO 9001:2015 temporada de mayor
demanda
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
La auditoría interna realizada al proceso de Talento Humano, fue recibida de forma
respetuosa por el personal y así mismo fueron respetados los tiempos establecidos
durante su ejecución.
Entre los hallazgos se encontraron 02 no conformidades mayores, relacionadas
con:
- Es indispensable tener un registro de los exámenes médicos de ingreso y de
retiro del personal
- Se hace necesaria la cancelación de los aportes de seguridad social o
parafiscales a trabajadores contratados para la temporada alta.
Así mismo fueron encontradas 02 no conformidades menores, relacionadas con:
- Se deben realizar las reinducciones al personal, respetando lo acordado en
el programa de inducción y reinducción, donde se establece que estas
últimas deben hacerse luego de que el trabajador lleve más de 10 meses en
la empresa.
- Se debe actualizar el procedimiento de contratación en la parte de pagos, en
vista de que ahora no es necesaria la firma de desprendibles debido al
sistema virtual que maneja la organización

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar


la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Las conclusiones que me quedaron de esta actividad, es que todo el proceso de
auditoría debe ser minuciosamente realizado acorde al programa y al plan,
respetando los roles y dándole la relevancia a las evidencias y su manejo, teniendo
en cuenta que estas son el sustento de la auditoría y son necesarias al momento de
plantear las acciones correctivas y de darle cierre a las no conformidades.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:


• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.