10 Mandamientos de la Cartera

La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente

principal del flujo del efectivo.

1 – ROTACION.

No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A

menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor
eficiencia.

2 – ANTIGÜEDAD.

Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o

desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o
absoluta entre los distintos rangos de días.

3 – COMPOSICION POR CLIENTE.

Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la

cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de
vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los
niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que
financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.

4 – CICLO NETO DE CAJA.

Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de

cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en días. A
mayor número de días la necesidad de fondos será mayor

5 – ECUACION DE LA LIQUIDEZ

Si vende de contado,compre de contado.Si el número de dias de C x Pagar es

menor a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá
equilibrio cuando los dias de cartera son iguales a los dias de Cuentas x pagar.
Habrá efecto positivo cuando los dias de Cuentas x pagar son mayores a los dias
de Cuentas x cobrar.

6 – PARTICIPACION DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE.

La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. ¿Qué
porcentaje corresponde a cartera? Este índice individualmente no dice nada, hay
que interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina
\”fondos ociosos\”, los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiación.

7 – CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR

Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva aumento en
cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes.Es
importante comparar:

– variación de un período a otro- análisis horizontal

– análisis vertical, o sea, comparado contra ventas, utilidad operativa y otros.

Tenga en cuenta este indicador: variación ventas/ variación cartera

8 – EFECTO DE LA ROTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Mida la rotación utilizando otro indicador

Fórmula tradicional.

= c x c promedio*360 / ventas a credito

Fórmula ampliada.

= ( activo corriente – inventarios – facturas = a 90 días ) / Pasivo corriente

9 – COBRO DE CARTERA, SU EFECTO EN EL FLUJO DE CAJA BRUTO

Cobro = Ventas + CxC inicial – CxC final.

Cobro / ventas = indica cuantos centavos ingresan por cada $1 de facturación.

Ejemplo. Ventas, $890, Cobros $756, Gastos $810

La empresa requiere $54 de flujo bruto por recaudos para cubrir operación, en el
ejemplo el recaudo por $1 vendido son $ 0.85 centavos

10 – CARTERA OPTIMA

Existe una cartera óptima? En principio sí existe. Olvidando el efectivo en bancos,

la cartera es el componente más líquido del activo corriente. Existe una parte
mínima de inversión en cartera que la empresa necesita en todo momento y es la
cartera constante, por otro lado y como consecuencia de mayor crecimiento en
facturación existe lo que se denomina cartera variable, esta es la que hay que
controlar, puesto que en sanas finanzas, hay que determinar cuanta cartera debe
ser financiada con fuentes de largo plazo y cuanta de corto plazo. El no manejo de
este concepto es la causa principal de problemas de insolvencia

El suscrito ha desarrollado un esquema sobre el particular; la Matriz de Liquidez, la

cual busca el equilibrio. Existe además un buen indicador de control: \”El Indice de
Cobranza\”

En resumen, manejo de cartera exige políticas, normas y procedimientos. El control

financiero de la misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan
resultados.Los efectos negativos que un mal manejo de cartera pueden acarrear,
por ejemplo, “cartera ociosa”, la cual tiene un alto costo oculto.
políticas de cartera
Todos los dias las diferentes empresas trabajan con gran variedad de productos
que se mueven en masa dentro del mercado ya sea mundial o Nacional dando asi
mismo oportunidades de pago a sus clientes dado esto se presentan muchos
riesgos y/o posibilidades de que estos creditos se conviertan en dedudas de dificil
cobro si no se les da un buen manejo a estas deudas lo cual no es sostenible para
las empresas ni para el progreso de ellas mismas.

La contabilidad de una empresa se maneja de muchas formas lo cual se debe tener

en cuenta manejar un buen grupo encargado de estar en constante permannencia
de cobro a sus clientes claro sin tornarse un poco acosadores si no en un ambiente
de tiempo acordado por la empresa con sus clientes acontinuacion doy algunos tics
para un buen manejo de control interno de cartera.

1.Analisis de credito a otorgar, por una persona idonea para el cargo: Se debe tener
encuenta hacer un estudio de credito al cliente observar su data credito su cupo
maximo etc.

2.Preparar minimo mensualmente un estado de cartera clasificado por fechas de

vencimiento: Se debe tener en constante analisis las facturas que se han hido
venciendo con el fin de iniciar el cobro personalizado por parte de la empresa.
3.Se debe revisar en las facturas el valor, fecha de vencimiento,nombre,
descuentos, para verificar que coincidan con el credito: Se dene tener en cuenta
que productos se le vendio el cliente si se le hizo descuento a cuantos plazos se le
dio para cancelar para evitar confusiones.

4.Visitas periodicas a los clientes para control de la cartera; cuando el cliente ya se

le han pasado varias fechas de vencimieno de pago de cuotas es recomendable
hacerle seguimientos personalizados con el fin de conciliar formas de pago.

5.Llevar en debida forma la contabilidad de la empresa:Se debe manejar de forma

ordenada las facturas documentos, letras de cambio etc.

6. Las funciones de facturacion, cobro, contabilidad, deben ser por personas

diferentes: es recomendable con el fin de evitar fraudes

7.Debe existir una nota credito que coincida cuando la mercancia: Debe coincidir
cada nota credito con lo que se le vende al cliente para evitar complicaciones.

Al seguir cada uno de estos pasos se puede evitar la perdida de gran parte de la
cartera lo cual se consideraria un gasto para la empresa que se ven en la obligacion
de provisionar la cartera lo cual si no se trata de recuperar podria llegar a castigarse
estas clases de deudas lo cual implicaria perder parte de los ingresos de la
empresa.

Y por ultimo no olvidemos que pra que una empresa funcione bien debe haber una
buena comunicacion un buen equipo de trabajo pues de ello depende que la
empresa cumpla sus metas y objetivos y evite en gran parte este tipo de problemas.
Ejemplo de una política de crédito
y cobranza
Creo que el tema será más fácil de comprender a través de un ejemplo. Antes de
empezar a hablar sobre el contenido de una política es importante estar
conscientes de que cada empresa es diferente y, por ende, cada política de
crédito y cobranza es diferente. Por eso mismo es muy común que las
empresas no cuenten con una.
Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las
cuales podemos incluir los siguientes beneficios:

Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar

no es una tarea sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las
aspectos importantes por atender otros menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de
crédito y cobranza se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se
tienen criterios predeterminados. Esto puede crear una sensación en sus clientes
de que están recibiendo un trato más justo.

Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas se establece por

escrito qué es lo que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de
un mismo equipo.

Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de

contestar las siguientes preguntas:

- ¿Cuál es la misión?
- ¿Cuales son los objetivos?
- ¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y
cobranza, y cuáles?
- ¿Cómo será evaluado el crédito?
- ¿Cómo se manejará la cobranza?
- ¿Cuáles son los términos de crédito?
- ¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?
- ¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?

Las 6 partes de una política de crédito y cobranza

He dividido en seis principales secciones la política de crédito y cobranza. Muchos

dividen su política hasta en 8 ó 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones
que pueden ser combinadas perfectamente o incluirse en otras.

1. Misión
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluación de crédito
5. Términos de crédito
6. Cobranza
Misión

La parte más importante de una política de crédito es la definición de la misión en

su departamento. Básicamente es definir qué se desea lograr y el por qué existe.
La misión proporcionará la base o contexto sobre las cuales las políticas se
formularán.

Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente manera:

El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus

cuentas por cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles
solicitantes. El Departamento de Crédito intentará descartar a los clientes que
resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles
para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación con
Ventas.

Objetivos

Los metas son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de
crédito logre para para su empresa.

Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de la siguiente

manera:

Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los
días de venta en cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no
mayor al ____% más allá de 60 días. Revisar todos los límites de crédito de más
de $ _____. También vamos a reducir los costos del departamento de crédito en $
_____.

También puede manejar el enfoque de escribir objetivos genéricos:

Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.

Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.

Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán con una agencia de

cobranza que haya sido aprobada por el gerente de crédito:

- Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses

anteriores.
- Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un
período de dos semanas o que su correo se devuelva.
- Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total de pago.
- Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
- Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados
y se rehúsa a dar una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin
importar su edad.

Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán revisadas cada 6 meses.