GUÍA TÉCNICA GTC

COLOMBIANA 195

2007-07-25

SISTEMA DE INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y

DIVULGACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DEL
SECTOR SOLIDARIO

E: INFORMATION, COMMUNICATION, AND DISSEMINATION

SYSTEM IN THE ORGANIZATIONS OF THE SOLIDARITY
SECTOR

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: información; sistema de información;

comunicación; divulgación; sector
solidario.

I.C.S.: 03.100.01

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2007-08-03

 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo

nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La GTC 195 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-07-25.

Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través
de su participación en el Comité Técnico 204 Gestión en el sector solidario.

AGENDA DE CONECTIVIDAD NACIONAL DE ECONOMÍA SOLIDARIA

ALCALDÍA DE CHAPINERO DANSOCIAL
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FONDO DE EMPLEADOS Y
ORGANIZACIONES NO PENSIONADOS DE LA EMPRESA DE
GUBERNAMENTALES PARA LA TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ -
COMUNICACIÓN VÍA CORREO FONTEBO-
ELECTRÓNICO -COLNODO- FONDO NACIONAL DE EMPLEAOS Y
ASOCIACIÓN DE FONDO DE PENSIONADOS POSTALES -FONDEP-
EMPLEADOS -ANALFE- FUNDACIÓN FORO NACIONAL POR
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE COLOMBIA.
COOPERATIVAS -CONFECOOP- PROFESIONAL INDEPENDIENTE
COOPERATIVA DE TRABAJADORES DE PATRICIA CONSTAIN
LA CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A. Y SOMOSMAS
DE LAS EMPRESAS DE COMUNICACIÓN SÚPER INTENDENCIA DE ECONOMÍA
EN COLOMBIA -COOTRATIEMPO- SOLIDARIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las

siguientes empresas:

AGENCIA COORDINADORA DE ASOCIACIÓN AMERICANA DE

VOLUNTARIADO DE BOGOTÁ Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS -
CUNDINAMARCA. -ACOVOL- ASORIESGOS-
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE
ALIANZA SOCIAL UNIANDINA VOLUNTARIADO -ADEVOL-
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE
COOPERATIVAS -ASCOOP-
ASOCIACION COLOMBIANA DE CORPORACIÓN COLOMBIANA DE ONG. -
UNIVERSIDADES -ASCUN- CCONG-
ASOCIACIÓN COLOMBIANA PARA LA CORPORACIÓN COLOMBIANA DE
COOPERACIÓN -PROYTEC- VOLUNTARIADO
ASOCIACIÓN DE EMPRESAS GESTORAS CORPORACIÓN LEXCOM DE COLOMBIA
DEL ASEGURAMIENTO DE LA SALUD - CORPORACIÓN OPCIÓN COLOMBIA
GESTARSALUD- CORPORACIÓN PARA LA EDUCACIÓN, EL
ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - DESARROLLO Y LA INVESTIGACIÓN
ASMET SALUD- POPULAR DEL INSTITUTO NACIONAL
ASOCIACIÓN VOLUNTARIA AMANECER SINDICAL -CED-INS-
CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO CORPORACIÓN TRANSPARENCIA POR
FAMILIAR -CAJASAN- COLOMBIA
CATSO CRUZ ROJA COLOMBIANA
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
EDUCACIÓN POPULAR -CINEP- NACIONAL DE ESTADÍSTICA -DANE-
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE EMPRESA SOLIDARIA DE SALUD
CÁMARAS DE COMERCIO ECOOPSOS
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE FEDERACIÓN NACIONAL DE
COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO COOPERATIVAS PETROLERAS -
-CONACTA- FENACOPETROL-
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE FUNDACIÓN ASCENDER
VOLUNTARIADO FUNDACIÓN DE LA COOPERATIVA
CONFEDERACIÓN NACIONAL DE ACCIÓN FINANCIERA DE ANTIOQUIA -CFA-
COMUNAL FUNDACIÓN SALDARRIAGA CONCHA
CONSULTORES ASOCIADOS BOGOTA FUNDACIÓN SOCIAL
COLOMBIA -GERENCIACOOP- FUNDACIÓN SOCIAL COLOMBIANA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN CEDAVIDA
COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES GESTORES SOCIALES
DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES PORTAL AVANZA
-COOPTRAISS- PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PARA EL DESARROLLO -PNUD-
COLABORAMOS RECUPERAR
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SENSE INTERNACIONAL
CONVENIOS HORIZONTE SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO - SENA-
COOASEMPRESA- SISMA MUJER
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SUMA SOCIAL
RECUPERAR UN TECHO PARA MI PAÍS
COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL UNIVERSIDAD AGRARIA -UNIAGRARIA-
DE JUSTICIA -JURISCOOP- UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA
COOPERATIVA FINANCIERA CONFIAR UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO
COOPERATIVA MULTISERVICIOS - UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS
FABRIT S.C- UNIVERSIDAD NACIONAL, CIENCIAS
COOPERATIVA PARA EL BIENESTAR ECONÓMICAS.
SOCIAL -COOPEBIS- VIVA LA CIUDADANÍA
COOSALUD
CORPORACIÓN CALIDAD

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN

1. OBJETO .................................................................................................................... 1

2. DEFINICIONES .......................................................................................................... 1

3. DIRECTRICES ........................................................................................................... 3

3.1 GENERALIDADES .................................................................................................... 3

3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................................................................. 4

3.3 SISTEMA DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN ................................................... 7

ANEXOS

ANEXO A (Informativo)
EJEMPLO DE UNA LISTA DE VERIFICACIÓN ...................................................................... 11

ANEXO B (Informativo)
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 17
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

INTRODUCCIÓN

Las posibilidades y los desafíos que plantean las nuevas tecnologías dan origen a nuevas
maneras de pensar y de enfrentar los cambios en las diferentes entidades del sector solidario.

La globalización deriva innovaciones en los sistemas de información y comunicación, con

nuevos paradigmas y nuevos desafíos por aplicar. La administración de la información
soluciona los diferentes problemas en la prestación de servicios, según los requerimientos de
un proceso de desarrollo sostenido, para todas las partes interesadas y grupos de interés.
Estos procesos permiten la planificación y desarrollo de instituciones que amplían las bases de
la democracia y generan nuevas estrategias para la entidad, a través de sistemas cada vez
más creativos y participativos.

Se debe reconocer que la simple existencia de la información no es garantía para su

distribución, se necesita de la comunicación y de la divulgación para que estos datos tengan
una importancia y una validez en las partes interesadas y grupos de interés.

En el mundo de las organizaciones es fácil encontrar que muchas han fracasado en sus
intentos por implementar programas de cambio o estrategias de mejoramiento, en algunos
casos, porque sus sistemas de comunicación tanto internos como externos han sido muy
deficientes o lo que es peor, no han existido.

Enfrentar nuevos retos, no sólo acerca de la transmisión de mensajes a un público cada vez
más diverso, exigente, susceptible e individualista; sino de índole gerencial, que conllevan a
decidir cómo hacer viables y sostenibles las entidades en las que prestan sus servicios.

El sector solidario ocupa un lugar relevante en el contexto económico nacional y desde allí se
ve planteada la necesidad de desarrollar un sistema de información, comunicación y
divulgación eficiente y eficaz, que esté acorde con las nuevas tecnologías y tendencias que le
permiten interactuar con sus grupos de interés y partes interesadas.

La importancia de contar con procesos de información, comunicación y divulgación en el sector

social y solidario responde en gran medida a una necesidad planteada por este mismo, desde
la perspectiva de pensar que éste no ha logrado el reconocimiento esperado.

En este sentido es importante mencionar que a pesar de los múltiples esfuerzos realizados
hasta el momento, no hay una conciencia externa suficiente, sobre quiénes integran el sector,
cuáles son sus características ni cómo aportan al país.

Esto se evidencia en la ausencia de bases de datos completas que permitan centralizar y

sistematizar información sobre el sector y carencias en estrategias de comunicación;
impidiendo a su vez, que haya una divulgación certera y una amplia cobertura sobre los
acontecimientos que lo afectan.
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195

A esto se le puede sumar el hecho de que no se han formalizado procesos de información,

comunicación y divulgación, los cuales han perturbado la correcta interlocución con instancias
como el Estado, el sector privado y en algunos casos con sus mismas partes interesadas.

La búsqueda de soluciones a esta problemática ha puesto diversas alternativas a

consideración, con el propósito de que las organizaciones del sector cuenten con sistemas
idóneos para estos procesos.

Por esta razón, se formula la Guía Técnica Colombiana para la Implementación de un

Sistema de Información, Comunicación y Divulgación en las organizaciones del sector
solidario; conformado por la administración de la información, la comunicación y
divulgación. La Guía Técnica Colombiana busca:

- Superar los puntos críticos mencionados anteriormente.

- Recomendar ciertos elementos que las organizaciones del sector deberían tener en
cuenta en el diseño e implementación de sistemas de información, comunicación y
divulgación.

- Propiciar una mejor interacción que resulte más efectiva y continua, tanto dentro del
sector como fuera de él.

- Promover un mayor acceso de las organizaciones del sector social y solidario a los
diferentes medios de comunicación, de manera que sea factible el reconocimiento a su
labor.

- Propiciar un control social y una mejoría en la democracia interna de las organizaciones

basado en una información confiable y certera y una comunicación fluida dentro de las
mismas1).

1)
Documento desarrollado a partir de ORTEGÓN, Ana María.(__) UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
CONVENIO BITÁCORA SOLIDARIA:”TENDENCIAS” (Documento de trabajo)
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SISTEMA DE INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

EN LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO

1. OBJETO

Esta guía establece directrices para la implementación y la operación de un sistema de

información, comunicación y divulgación en las organizaciones del sector solidario.

2. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento normativo, se aplican los siguientes términos y
definiciones.

2.1 Información. Conjunto de datos, declaraciones, confidencias o documentos que se

generan en los procesos o actividades de una organización. Ésta debe ser confiable, oportuna,
disponible, actualizada. La información puede ser pública o confidencial.

2.2 Comunicación. Proceso de transmisión y retroalimentación de la información, entre las

partes interesadas, los grupos de interés y público, en general.

2.3 Divulgación. Proceso mediante el cual una organización del sector solidario publica o hace
conocer un hecho, una noticia, un escrito, una información de interés a sus partes interesadas,
grupos de interés y público en general.

2.5 Sistema de información. Conjunto de funciones o componentes interrelacionados para

obtener, procesar, almacenar y distribuir información, con el fin de apoyar la toma de
decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, el análisis de
problemas y la visualización de aspectos complejos, entre otros.

2.6 Dirección de la organización. Persona o grupo de personas que dirigen una organización.

2.7 Procesos de la organización. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
NOTA 1 Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones
controladas para aportar valor.

NOTA 2 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente las salidas de otros procesos.

1 de 17
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195 RESUMEN

2.8 Copias de respaldo. Reproducciones o duplicados guardados en un medio extraíble (para

conservarlos en lugar seguro). Ésta es información sensible referida a datos o a un sistema.
Las copias de respaldo en un sistema informático tienen por objetivo el mantener cierta
capacidad de recuperación de la información ante posibles pérdidas.
NOTA 1 Las copias de respaldo se pueden realizar tanto en computadores personales como en servidores. El
medio utilizado puede ser un disco duro externo, un CD-ROM grabable, cintas de datos (DAT, LTO), discos ZIP o
JAZ o magneto-ópticos o un centro de respaldo remoto, todo dependerá de la escala a la que trabaje la
organización.

NOTA 2 La copia de seguridad puede realizarse a partir de los datos (bases de datos, correo electrónico, carpetas
compartidas en un servidor de archivos) y también de archivos que formen parte del sistema operativo.

2.9 Planes de Sistemas de Información (PSI). Documento en el cual se establece la

planificación del sistema de información (véase el numeral 3.2.1).

2.10 Centralización de la información compartida. Proceso mediante el cual se concentra la

información utilizada por diferentes procesos o áreas de la organización, con el fin de lograr
que ésta se mantenga vigente, accesible, única y oportuna.

2.11 Integridad de la información. Exactitud o validez de la información contenida en una

base de datos.

2.12 Seguridad de la in formación. Protección de los datos contra una revelación, alteración o
destrucción no autorizada.

2.13 Fuentes de información. Persona u objeto que provee datos. Las fuentes de información
pueden clasificarse de la siguiente forma: documentos de consulta o referencia; publicaciones
periódicas; Imágenes fotográficas y audiovisuales; páginas web o personas, entre otros.

2.14 Flujogramas. Representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones

de todo tipo, por medio de símbolos.

2.15 Grupos de interés. Conjunto de personas o entidades que interactúan con la

organización con interés común en una misma actividad.

2.16 Partes interesadas. Persona o grupo de personas que hacen parte de la organización y
tienen un interés en el desempeño, fortalecimiento, funcionamiento de la misma, tales como
empleados, asociados, afiliados, beneficiarios, voluntarios, miembros entre otros.

2.17 Administración de la información. Organización, funcionamiento, mantenimiento,

preservación y aseguramiento de la información.

2.18 Imagen corporativa. Conjunto de elementos que constituyen la proyección visual de una
organización hacia el imaginario colectivo o la memoria social.

EJEMPLO Razón social, logotipo, emblema, bandera, eslogan, colores identificadores, entre otros.

2.19 Actos corporativos. Actuaciones que tienen dimensión comunicativa. Son la estructura
que genera acciones con las partes interesadas. La acción corporativa contempla tanto los
productos y servicios de la organización como otros actos cotidianos, tales como celebraciones,
reuniones, concursos, asambleas tanto con el público interno como con el externo. Esto
generará sentido de pertenencia y posicionamiento de la entidad.

2.20 Relaciones públicas. Eje transversal y vital de la comunicación, por buscar la mutua
adaptación de una organización con sus partes interesadas y grupos de interés.
2
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195 RESUMEN

2.21 Cultura del servicio. Se refiere a la forma particular en que una organización presta un
servicio o vende un producto. El sustento de la cultura del servicio son las personas, y con éstas
se trabajan básicamente tres aspectos: las aptitudes (habilidades), las actitudes (voluntad) y los
conocimientos (información). Así mismo, la comunicación como dinamizadora de la cultura,
propende por una integración eficiente y eficaz entre las personas, las estrategias y los sistemas,
en torno a las partes interesadas, grupos de interés y publico en general.

2.22 Publicity. Gestión de relaciones públicas con la prensa, para lograr que los medios de
comunicación, fundamentalmente los masivos, publiquen información positiva de la
organización solidaria, sus productos y sus servicios, sin ningún costo.

2.23 Cultura organizacional. Forma de ser y hacer de una organización. Sus características
constituyen su estilo y forman parte de su identidad.

2.24 Clima organizacional. Conjunto de componentes relacionados con aspectos formales e

informales, facilidades o dificultades de la organización de los sistemas de control, tecnología,
procedimientos de trabajo, reglas, normas y relaciones interpersonales existentes.

2.25 Relaciones interpersonales. Proceso proactivo de relaciones que, sumado a las

acciones de comunicación, debe llevar a la reducción de situaciones de conflicto, a la
generación de confianza mutua entre organización y las partes interesadas, grupos de interés y
público en general. Es fundamental la decisión de la organización de sentirse responsable
socialmente de sus partes interesadas, como lo es la de las mismas en sentirse parte
constitutiva de la organización.

3
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195 RESUMEN

ANEXO B
(Informativo)

BIBLIOGRAFÍA

GTC 196: 2007, Rendición de cuentas en organizaciones del sector solidario.

NTC 2921, Sistemas de procesamiento de la información. Símbolos de documentación

convenciones aplicables a los diagramas de flujo de datos, de programación y de sistemas y a
los gráficos de redes de programas y recursos del sistema.

Orientación sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los "Sistemas de
gestión ISO/TC 176/SC 2/N 544R2".

NTC-ISO-IEC 27001, Sistemas de gestión de la seguridad en la información. GSI. Requisitos.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN -ICONTEC- Guía

para la definición de indicadores de gestión y de impacto social en las organizaciones del sector
solidario. Bogotá. 2007.

4
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 195 RESUMEN

IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final.

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