INTRODUCCION

El presente instrumento, aprobado por la Junta Directiva de Santa Claus Sociedad

Anónima, establece el esquema de organización de la Entidad y por lo tanto determina las
áreas que se harán cargo de las diferentes actividades que requieren efectuarse para el
normal desenvolvimiento de la Empresa y el logro de sus objetivos sociales.
Asimismo, establece la jerarquía y líneas de dependencia de las diferentes áreas que
conforman la Estructura Orgánica. El Manual de Organización y Funciones de la entidad en
mención establece la función y responsabilidades que corresponden a las diferentes áreas
que conforman la estructura orgánica vigente de la Entidad. Además, en el mismo se
precisan objetivos y se describen funciones esenciales de cada una de las unidades que
integran la estructura orgánica de la empresa aprobada por su Directorio.
La estructura orgánica establece la distribución de responsabilidades en forma armónica,
que permita alcanzar los resultados esperados, a fin de cumplir con los objetivos de la
Empresa. En tal sentido, el Manual de Organización y Funciones establece los lineamientos
básicos a ser seguidos por cada área para la consecución de los resultados esperados.
 OBJETIVO DEL MANUAL
La presente herramienta administrativa busca servir de guía para la correcta interpretación
de la organización actual y de las líneas de mando y de acción de las diferentes áreas o
departamentos.
Esto debe ayudar a que la entidad pueda alcanzar los objetivos que se ha planteado y se
puedan llevar a cabo eficaz y eficientemente las actividades que permitan conseguir dichos
objetivos.

CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual de organización y funciones busca definir la organización
administrativa de la entidad en general, por lo que su alcance es de forma global, abarcando
cada una de las áreas o departamentos que la conforman y las funciones que cada
departamento tiene como su responsabilidad.
 ANTECEDENTES DE SANTA CLAUS, S.A.
Santa Claus, Sociedad Anónima, es una institución administrativa, apolítica y no lucrativa,
creada por acuerdo de Tata Chus No. 0007-2000, el día 25 de diciembre de 2000.
Actualmente y desde su creación, ha funcionado en diferentes localidades de la república,
posicionándose muy bien en el mercado local, ya que por su naturaleza netamente de
carácter social, no ha tenido mayor problema con la competencia.

VISION
Ser la entidad principal en Guatemala que garantiza la irradiación de la caridad y la justicia
social en todas las comunidades del país y que logra, a través del apoyo de las instituciones
de asistencia social, la prestación de asistencia caritativa en forma organizada y efectiva,
para el bienestar de toda la comunidad cristiana.

MISION
Somos una entidad apolítica, no lucrativa cuya misión es irradiar la caridad y la justicia
social en Guatemala a través de la prestación de asistencia caritativa en todas las
comunidades del país, con el apoyo de otras instituciones de asistencia social y otras
similares.
 OBJETIVOS DE LA INSTITUCION
Como institución persigue los siguientes objetivos:
1. Lograr la armonía de las relaciones sociales de la comunidad cristiana.
2. Realizar en toda la República de Guatemala la prestación de asistencia Caritativa en
forma organizada.
3. Garantizar el apoyo a las instituciones de asistencia social y otras similares.
4. Garantizar la irradiación de la caridad y la justicia social en las comunidades del
país.

FUNCIONES GENERALES DE LA INSTITUCION

Para el logro de los objetivos y el cumplimiento de su misión, la institución tendrá
asignadas las siguientes funciones:
1. Planificar las actividades que le permitan alcanzar los objetivos establecidos.
2. Integrar los recursos que le sean necesarios a fin de lograr la efectividad en la
prestación de asistencia caritativa.
3. Coordinar la promoción de la obra socio-económica caritativa en toda la República.
4. Efectuar los estudios sobre asistencia socio-económica que sean necesarios y/o
convenientes.
5. Promover el desarrollo de la comunidad sobre las bases de una bien entendida
humanidad.
6. Gestionar la capacitación de personas que puedan ayudar en las respectivas
comunidades de Guatemala.
7. Realizar gestiones para integrar personas capacitadas del país o fuera de él, que
cooperen con los programas especiales que garanticen el logro de los objetivos
establecidos por la institución.
8. Realizar otras funciones que permitan o faciliten alcanzar el éxito institucional y/o
comunitario.
 ESTRUCTURA ORGANICA DE “SANTA CLAUS, S.A.”
Para el correcto cumplimiento de las funciones que conlleven a alcanzar los objetivos
propuestos, actualmente se compone de la siguiente organización administrativa:
1. GERENCIA
1.1. GERENTE
1.2. AUDITOR INTERNO
1.3. SECRETARIA
1.4. MENSAJERO – TRAMITADOR
1.5. ENCARGADO DE EVENTOS
2. DEPARTAMETO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
2.1. COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO
2.2. AUXILIAR DE CONTABILIDAD
2.3. SECRETARIA
2.4. ENCARGADO DE LIMPIEZA
2.5. BODEGUERO
2.6. GUARDIAN
3. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
3.1. COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS
3.2. ASISTENTE DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
3.3. ASISTENTE DE NOMINAS
3.4. ASISTENTE DE CONTRATOS
3.5. ASISTENTE DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
3.6. ASISTENTE DE EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO
4. DEPARTAMENTO DE PRIMERIOS AUXILIOS
4.1. COORDINACION DE PRIMEROS AUXILIOS
4.2. ASISTENTE DE EMERGENCIAS
ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO “SANTA CLAUS, S.A.”
 UNIDADES ORGANIZATIVAS
1. GERENCIA
Es la unidad encargada de la planificación a nivel estratégico, que dirige el quehacer de la
institución, procurando que las demás unidades sepan cuáles son sus responsabilidades, que
actividades deben realizar para alcanzar los objetivos y metas planteadas por la entidad.
Cuenta con los siguientes cargos:
1.1. GERENTE GENERAL
Dirige, coordina y controla las acciones de las unidades administrativas y
operativas de la empresa. Ejecuta las disposiciones de la Navidad, procurando el
logro de competitividad y rentabilidad empresarial acorde con los planes
estratégicos y operativos de SANTA CLAUS, S.A..
Es el área de mayor jerarquía de la empresa y le corresponde la representación de la
Sociedad ante toda clase de autoridades, sean éstas políticas, administrativas,
fiscales o judiciales, gozando de las facultades necesarias para ejercer esta
representación.
1.2. AUDITOR INTERNO
Es un cargo técnico con independencia para cumplir sus funciones y a nivel de
asesoría, es el encargado de evaluar permanentemente los sistemas y
procedimientos utilizados para el control e información de las operaciones y sus
resultados en todos los niveles dentro del marco legal.
1.3. SECRETARÍA
Atención de los clientes y público en general personalmente o por teléfono y
orientar a donde corresponda. Tiene a su cargo la correspondencia específica de la
Gerencia General. Lleva la agenda del Gerente General.
1.4. MENSAJERO(A)
Realiza trámites en relación a la Gerencia, fuera o dentro de la entidad. Realiza
entrega de correspondencia en otras instituciones, así como traer correspondencia
desde otras instituciones.
1.5. ENCARGADO DE EVENTOS
Coordina actividades de promoción de la institución, asi como organiza reuniones
convocadas por el Gerente General, con personal de la institución o dirigentes de
otras instituciones.
1.6. AUXILIAR DE EVENTOS
 Apoya en el desarrollo de actividades y eventos, encargándose del mobiliario,
equipo de cómputo y sonido, alimentación, etc. Tratando que toda actividad se
desarrolle de la mejor manera.

2. COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos humanos, materiales,
económicos, financieros, contables y financieros necesarios para sustentar las operaciones
de la empresa, asegurando la rentabilidad en un marco de austeridad acorde con los planes
estratégicos y operativos de la Empresa
2.1. COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Dirige, controla y supervisa la administración contable y tributaria de la empresa, a
través de la formulación de los estados financieros y verificar su oportuna
presentación a los organismos superiores internos y a las instituciones externas
indicadas por dispositivos o reglamentos.
Dirigir las actividades financieras de la empresa, velando por la correcta
administración de los recursos financieros controlando todas las transacciones,
decidiendo o proponiendo, según el caso, el uso de las distintas fuentes de
financiación disponibles, tratando de lograr la mayor rentabilidad para la Empresa.
2.2. AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Es el puesto administrativo que tendrá a su cargo el control, la supervisión y la
ejecución de la Contabilidad Integrada. Tiene como responsabilidad mantener al
día la contabilidad, estados financieros y ejecuciones presupuestarias, de
presentarlos en el tiempo correspondiente a las entidades solicitantes, que la
información sea veraz y oportuna
2.3. SECRETARIA
Atención de las consultas o solicitudes por parte del personal de la municipalidad.
Atender al público que realiza trámites con la Coordinación Administrativa
Financiera, personalmente o por teléfono y orientar a donde corresponda. Tiene a
su cargo la correspondencia y la agenda del Coordinador Financiero.
2.4. LIMPIEZA
Tiene a su cargo la limpieza y ornato de las instalaciones de Santa Claus, S.A.,
debiendo mantener las áreas de espera y oficina, siempre limpias y velar porque los
servicios se mantengan en funcionamiento, remitiendo a donde corresponda las
necesidades de reparación.
2.5. BODEGA
 2.6. GUARDIANÍA
3. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
3.1. COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
3.2. ASISTENCIA DE RECURSOS HUMANOS
4. DEPARTAMENTO DE PRIMERIOS AUXILIOS
4.1. COORDINACION DE PRIMEROS AUXILIOS
4.2. EMERGENCIAS