El inventario

El inventario es una relación detallada de las

existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar
el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos,
los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales
por grupos, clasificaciones y el total del inventario a una fecha
determinada.

El inventario juega un papel importante en los activos de la mayoría

de las empresas que buscan llevar un control de sus inversiones y
pronosticar sus utilidades. La obtención de utilidades reside en gran
parte de las ventas efectuadas, sin embargo, si la función del
inventario no opera con efectividad, las ventas no tendrán la fluidez y
respaldo para ejecutarse; generando pérdida de tiempo al momento de
despachar, de tal manera, los clientes no contaran con
un servicio efectivo y la oportunidad de obtener utilidades se
desvanece, es decir, sin inventario no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de

la administración que en las pequeñas empresas es pocas veces
atendido, debido a la falta de organización en esta área importante, sin
contar con políticas, sistemas o registros que ayuden a facilitar el
manejo en esta área.

El área del Almacén cumple una de las funciones más elementales

y complejas dentro de la Organización, ya que, es el encargado de dar
respuesta a tres interrogantes fundamentales para la mejora continua
y sostenida de la empresa: ¿Qué cantidad de Artículos se encuentra
en existencia?, ¿Qué mecanismo se debe emplear para el control de
inventario? y ¿Qué estrategia de control de inventario debe
implantarse?, es por esta razón que todas las empresas deberían
aplicar una política de control de inventario independientemente de su
tamaño.

Entre las razones más importantes para constituir y mantener un

inventario se cuentan:

 Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y

establecer un cronograma de producción, es necesario controlar
cuánta materia prima, cuántas piezas y cuántos subensamblajes se
procesan en un momento dado. El inventario debe mantener el
equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.

 Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la

mano supone protección; no siempre se sabe cuánto va a
necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacerse a
tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Si puede
verse cómo actúan los clientes en la cadena de suministro, las
sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se mantienen al
mínimo.
 Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de
confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es
difícil asegurar una provisión constante.

 Protección de precios: La compra acertada de inventario en los

momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de
costos.

 Descuentos por cantidad: Con frecuencia se ofrecen descuentos

cuando se compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas.

 Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de

un artículo, pero con menor frecuencia, los costos de pedido son
menores que si se compra en pequeñas cantidades una y otra vez
(sin embargo, los costos de mantener un artículo por un periodo de
tiempo mayor serán más altos).Con el fin de controlar los costos de
pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones
expiden órdenes de compra globales acopladas con fechas
periódicas de salida y recepción de las unidades de existencias
pedidas.

A CONTINUACIÓN SE DETALLAN ALGUNOS SISTEMAS DE

INVENTARIO:

 El Sistema de Inventario Perpetuo. En el sistema de Inventario

Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada
artículo del inventario.Los registros muestran por lo tanto el
 inventario disponible todo el tiempo y son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.
Gracias a este sistema se puede determinar el costo del inventario
final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las
cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo
ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario
están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban
el sistema perpetuo para los inventarios de alto costo unitario, como
las joyas y los automóviles. Hoy en día con este método los
administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El
conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.

 El Sistema de Inventario Periódico. Con el sistema de inventario

periódico la empresa no mantiene un registro continuo del
inventario disponible, más bien, al final del periodo, el negocio hace
un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos
unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la
cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza
también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El
sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque
se apoya en el conteo físico real del inventario. Este sistema es
generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario
que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo
pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo
 de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el
sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la
capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual.

 Inventario Intermitente. Es un inventario que se efectúa varias

veces al año. Se recurre a él, por razones diversas; no se puede
introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al
que se trata de suplir en parte.

 Inventario Inicial y Final. Se realiza cuando se constituye la

empresa para conocer la cantidad de productos con la que cuenta
al inicio de sus operaciones. El inventario final, es aquel que realiza
el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al
finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.

 Inventario Físico. Es el inventario real, es decir, contar, pesar o

medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
artículos que la empresa tenga en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como
una lista detallada y valorada de las existencias.

 Inventario determinado por observación. También comprobado

con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos, es el
cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock
realmente poseído. La realización de este inventario tiene como
finalidad, convencer a los auditores de que los registros del
 inventario representan fielmente el valor del activo principal. La
aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el
control de inventarios, empieza por la clasificación en grupos de
artículos así: Los artículos "A" que son aquellos en los que la
empresa tiene la mayor inversión, estos representan
aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que
absorben el 90% de la inversión. Estos son los más costosos o los
que rotan más lentamente en el inventario. Los artículos "B" son
aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de
costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 80%
de la inversión. Los artículos "C" son aquellos que forman parte de
un gran número de artículos correspondientes a la inversión más
pequeña. Consiste en aproximadamente el 50% de todos los
artículos del inventario, pero solo el 20% de la inversión de la
empresa en inventario.

 Sistema de Costeo ABC Aunque el sistema de costeo ABC tiene

algunas deficiencias estructurales, es un método excelente para
determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a
cada artículo del inventario. El diferenciar el inventario en artículos
"A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos
de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de
los artículos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razón de
la inversión considerable que se hace. A este tipo de artículos se
les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control de
inventario.En los artículos "B" se pueden controlar utilizando
técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados. En
 los artículos "C" el control que se realiza es mínimo. Debe tenerse
en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no
tiene aplicación en todas las empresas, ya que ciertos artículos de
inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el
proceso de producción y no son de fácil consecución en el
mercado, es por ello que necesitan una atención especial. El control
que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el
control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor
distribución de los inventarios, el costo de bodegaje, manutención,
vigilancia, pérdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una
mejor forma. Por último, es necesario conocer todos los
fundamentos teóricos y técnicas aplicadas para la implantación de
un sistema basado en las actividades, ya que su metodología es
mucho más profunda y depende del tipo de empresa en el que es
utilizado.

Métodos de valuación de inventarios

Entre los métodos más importantes para evaluar los inventarios,
tenemos:

 Método FIFO o PEPS. Este método se basa en que lo primero

que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a
la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada
en costos más recientes.

 Método LIFO o UEPS. Contempla que toda aquella mercancía

que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa
 en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre
algún alza en los precios.

 Método del Costo Promedio Aritmético. El resultado lo dará la

media aritmética de los precios unitarios de los artículos.

 Método del Promedio Armónico o Ponderado. Este promedio

se calculará ponderando los precios con las unidades
compradas, para luego dividir los importes totales entre el total
de las unidades.

 Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo. Calcula el

valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones
producidas por las entradas y salidas (compras o ventas)
obteniéndose promedios sucesivos.

 Método del Costo Básico. Por medio de este método se

atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este método es
bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica
solamente a la cantidad de inventario mínimo.

 Método del Precio de Venta al Detal. Permite la estimación de

inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se
practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los
artículos.
 Costo de Mercado o el Más Bajo. Se toma como base el precio
inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilístico
del conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles
pérdidas.