SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 521213 TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión: 02

Organización de 10 metros lineales de la serie

Nombre del Proyecto: Código: 1686857 historias laborales e historias pensionales de la
oficina de talento humano del Sena regional
Ficha:1694859
Tolima y transferir al archivo central para la
digitalización
Fase del proyecto: 3 EJECUCIÓN DEL PROYECTO ARCHIVISTICO
INTEGRAL
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta (unidades
Exposiciones, (Ambiente de - equipo) empleadas
Talleres Informes, formación, durante el
Actividad (es) del Proyecto: mapas conceptuales, Puesto de programa)
mapas mentales trabajo
Sopa de letras Laboratorio,
3.3 Organizar los archivos de Crucigramas taller, unidad
gestión del fondo documental Árbol del productiva) y
de acuerdo a la legislación conocimiento elementos y
vigente condiciones de
seguridad
industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Describir documentos de Organizar

archivo, teniendo en cuenta archivos de gestión de
las normas técnicas, la acuerdo con
tecnología disponible y la normatividad vigente y
política institucional, para la las políticas
posterior recuperación de la institucionales
información
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
Clasificar los documentos de 250601029
archivo aplicando los

Página 1 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

principios archivísticos, Organizar archivos de

normas de seguridad y salud
ocupacional, normas
técnicas de preservación y
conservación documental, y la
legislación vigente.
gestión de acuerdo a la
y normatividad vigente y
las políticas
institucionales

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Ordenar los documentos de 250601029
archivo, de acuerdo con el Organizar archivos de
sistema establecido por la gestión de acuerdo a la
organización, la normatividad normatividad vigente y
vigente, y el sistema de gestión
las políticas
de la calidad.
institucionales
Duración de la guía ( en 30 HORAS
horas):

Se trabajará inicialmente la legislación vigente sobre archivos en Colombia, para luego adentrarnos en el
programa de gestión documental, concepto y procesos (Producción, recepción, distribución, trámite,

Página 2 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

organización, conservación y disposición final). Además se abordará el tema concerniente a las tablas de
retención documenta, su concepto, normatividad, uso y aplicación.

En el transcurso de la formación comprenderemos los usos y valores de los documentos aplicados en el

ciclo vital del documento, de acuerdo con los lineamientos, parámetros, técnicas y metodologías impartidos
por el Archivo General de Colombia como ente rector de la política archivística en Colombia, de acuerdo
con las facultades otorgadas mediante Ley 80 de 1989.

Es importante realizar una sensibilización archivística de los temas que tienen que ver con todo el proceso
de gestión documental, abordando temas sobre la creación del Archivo General de la Nación, el ciclo vital
del documentos, elaboración de las Tablas de Retención Documental, y diferentes conceptos que conlleven
al aprendiz a dimensionar la importancia del archivo en la Gestión del conocimiento, las nuevas tecnologías,
procesos de calidad hacia la mejora continua de los servicios que presten las entidades al público en
general; procesos que de una u otra manera se enmarcan en el análisis de la Ley General de archivos en
Colombia.

Iniciemos con entusiasmo y responsabilidad las siguientes actividades propuestas que reforzarán los
conocimientos adquiridos en los profesos de formación profesional e integral.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Para desarrollar las actividades de aprendizaje tener en cuentan:
Normatividad Vigente
Principios Archivísticos
Legislación
Programa de gestión documental
Libro de AGN ‘’Transferencias documentales’’
Libro AGN “Como organizar archivos de gestión”
Principios de procedencia y orden original
Tablas De Retención documental
Agrupaciones Documentales
Organización Documental
Clasificación documental
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Página 3 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

1. Realice la Consulta de la siguiente legislación y elabore técnicas cognitivasPara cada Una de

ellas:
Ley 594 de 2000 ley general de archivos
Ley 80 de 1989 Por el cual Se Crea el archivo general de la nación
Ley 527 de 1999 comercio el electrónico
Ley 1712 de 2014 ley de transparencia en Colombia
2. En grupos de 3 Personas Realice la Lectura de los Siguientes libros (2 por grupo) Y Después de
ello n Exposición en el ambiente de formación realice la trasferencia de conocimientos...
 Diagnóstico integral de archivos
 Transferencias Documentales
 Tablas de retención documental
 Pautas para la Organización de Archivos Municipales
 Clasificación, Ordenación Documental, y descripción
 Fondos acumulados
3. Consulte Que es documento de archivo, clases, Características, Tipologías, de manera autónoma
exponga ante sus compañeros su consulta.
4. De acuerdo con las infografías del PGD en la página del archivo General de la Nación, exponga
en clase y elabore un Informe, expresando su punto de vista y mencione que tan importante es
aplicar estos procesos en las empresas y qué beneficios trae.
5. Consulte el Acuerdo 060 del 2002, “Pautas para la Administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
6. Consulte el decreto 2609 del 2012 y acuerdo 042 y 039 del 2002.
7. En Grupo de 3 personas consulte que son las tablas de Retención Documental y el ciclo vital de
los documentos, uso concepto y aplicabilidad.
8. Como Complemento de la temática de tablas de Retención Documental responda de manera
individual un Cuestionario dirigido por instructor.
9. Consulte Los sistemas de ordenación Documental y clasificación documental y Por ende Exponga
Ante Sus Compañeros De Clase Su punto de vista Acerca del Tema
10. Realizar ejercicios de ordenación Y Organízalos en Las gavetas Facilitadas por su gerente de
proyecto

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

- Estructura orgánico-funcional, concepto, clases, uso y aplicación.

- Manual de Funciones: interpretación y aplicación.
- Codificación de secciones documentales
Gestión Documental. Concepto, uso y aplicación.
Manual de Procesos y Procedimientos: interpretación y aplicación.

Página 4 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Manual de Gestión Documental: interpretación y aplicación.

Programa de Gestión Documental: Concepto, Procesos (Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Conservación y Disposición Final.
Unidades de Información: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentación, Bibliotecas,
Museos, Archivos). Archivo: Concepto, clases, características e importancia.
Archivos técnicos: Concepto, características, importancia.
Tablas de Retención Documental: concepto, normatividad, uso y aplicación.
Comité de Archivo. Concepto e importancia.
Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.
Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación.
Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental: concepto y aplicación.
Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental: concepto y
aplicación. Clasificación Documental.
- Concepto
- Fundamentos y principios archivísticos.
- Pasos metodológicos
- Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental.
Modelo de Mejora
- Conceptos de:
- Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados
- Cuadros de clasificación Documental. Concepto, elaboración, uso y aplicación. Archivos
personales.
- Concepto
- Importancia
Soportes documentales
- Concepto
- Clases
Ordenación Documental:
- Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original
Expediente
- Concepto
Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación - Alfabético:
- Onomástico - Toponímico - Temático.
- Numérico:
- Consecutivo u ordinal
- Cronológico
- Mixto

Página 5 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

3.4 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Aplicación de TRD,TVD Mapas conceptuales

Principios Archivísticos, NTC, Y
Legislación Exposiciones

Evidencias de Desempeño: Programa de Gestión Informes

Documental: Concepto,
Procesos: Planeación,
Producción, Gestión y trámite,
Organización, transferencia,
Evidencias de Producto:
Disposición final, Preservación a
largo plazo y valoración Taller Aplicativo

Ciclo vital de los documentos: Gavetas

concepto, uso, valores
documentales y aplicación.

Sistemas de Ordenación:
concepto, reglas y aplicación

Ordenación Alfabético:
Onomástico, Toponímico
Temático, Numérico:
Consecutivo u ordinal,
Cronológico

Página 6 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Página 7 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN

ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente

3.3 Organizar los

archivos de
gestión del fondo Ambiente de aprendizaje con
documental Instructor capacidad para 40
de acuerdo a la * Equipos de
20 profesional en aprendices, con mesas y sillas
legislación computo
vigente
30 1 Marcadores 2 Gestión Documental 1 disponibles y en buenas
*Televisor
1 y administración de condiciones para su uso, con
*Tablero
Archivos. buena ventilación e
iluminación.

Página 8 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos
del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización
documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la
definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo
General de la Nación.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de
procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Página 9 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

WWW.archivogeneral.co

www.luzalicia.blogspot.com

Acuerdo 060 2001

Programa Alfresco

Programa On Base

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Página 10 de 11
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

ESMERALDA QUINTERO RODRIGUEZ. Gerente de Proyecto TGD 1694859

Página 11 de 11