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OTEC LMDR
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OTEC
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1.- CONTENIDO
Página
1. Contenido 2
2. Objetivo 3
3. Alcance 3
4. Referencias 3
5. Responsabilidades 3
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2. OBJETIVO
Establecer un registro maestro con los documentos y formatos tipo utilizados en el Sistema de
Gestión de Calidad del OTEC UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA
3. ALCANCE
Todas las áreas del OTEC UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA, involucradas en el plan de gestión de
calidad
4. REFERENCIAS
Manual de la Calidad
Nch 2728:2015
5. RESPONSABILIDADES
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Documentos Anexo Revisión Fecha de Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Informe Revisión Alta Gerencia 10 06 01.06.2017 Oficina OTEC Coordinador de Digital Computador 5 años calendario Elimina
Calidad Coordinador de Calidad
Acta Reunión 11 00 15.07.2009 Oficina OTEC Coordinador de Impreso carpeta 3 años calendario Elimina
Calidad comunicación interna
Asistente Capacitación
Objetivos de Calidad 12 04 23.01.2018 Oficina OTEC Coordinador de Digital Computador 3 años calendario Elimina
Calidad Coordinador de Calidad
Resumen Anual de Indicadores de Objetivos 13 05 23.01.2018 Oficina OTEC Coordinador de Digital Computador 3años calendario Elimina
de Calidad Calidad Coordinador de Calidad
Encuesta de opinión Programa Social 16 02 17.02.2017 Oficina OTEC Coordinador de Impreso en Carpeta de 3 años calendario Elimina
Calidad Encuestas
Encuesta de opinión Impulsa Personas 17 03 07.05.2017 Oficina OTEC Coordinador de Impreso en Carpeta de 3 años calendario Elimina
Calidad Encuestas
Tabulación e indicadores Programa 18 03 17.02.2017 Oficina OTEC Coordinador de Digital Computador 3 años calendario Elimina
Social Calidad Coordinador de Calidad
Tabulación e indicadores Impulsa 19 03 07.05.2017 Oficina OTEC Coordinador de Digital Computador 3 años calendario Elimina
Personas Calidad Coordinador de Calidad
Solicitud de capacitación interna 20 04 17.02.2017 Oficina OTEC Coordinador de Impreso computador 3 años calendario Elimina
Calidad Coordinador de Calidad
Evaluación de formación 21 04 30.04.2015 Oficina OTEC Coordinador de Carpeta del funcionario Por el tiempo que el funcionario Bodega rotulado como
Calidad Oficina OTEC preste servicios en la institución Documento Obsoleto
Evaluación de desempeño personal 22 03 01.08.2017 Oficina OTEC Coordinador de Carpeta del funcionario Por el tiempo que el funcionario Bodega rotulado como
Calidad Oficina OTEC preste servicios en la institución Documento Obsoleto
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Documentos Anexo Revisión Fecha de Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Certificado Foliado OTEC 23 02 01.02.2010 Oficina OTEC Asistente de Impreso Indefinido Indefinido
Capacitación Carpeta del curso
Certificado de asistencia Impulsa 24 04 07.05.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso Indefinido Bodega rotulado como
Personas Capacitación Carpeta del Documento Obsoleto
curso
Certificado de Participación 25 02 01.02.2010 Oficina OTEC Asistente de Impreso Indefinido Bodega rotulado como
Capacitación Carpeta del Documento Obsoleto
curso
Certificado de Notas 26 00 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Impreso Indefinido Bodega rotulado como
Capacitación Carpeta del Documento Obsoleto
curso
Planilla de Cotización y Orden de 27 04 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
Compra de insumos/infraestructura Capacitación Asistente de Capacitación
Listado y calificación de proveedores 28 03 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
Capacitación Asistente de Capacitación
Ficha Proveedor 29 03 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Carpeta de Proveedores Por el tiempo que el proveedor Elimina
Capacitación Insumos preste servicios en la institución
Evaluación y Re – Evaluación 30 03 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Carpeta de Proveedores Por el tiempo que el proveedor Elimina
Capacitación Insumos preste servicios en la institución
Carta a Proveedores 31 04 12.04.2017 Oficina OTEC Asistente de Carpeta de Proveedores Por el tiempo que el proveedor Elimina
Capacitación Insumos preste servicios en la institución
Encuesta Post Venta 32 01 01.02.2010 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
Capacitación Asistente de Capacitación
Detección Necesidades en terreno 33 02 15.03.2012 Oficina OTEC Coordinadora Digital/ Impreso en carpeta 3 años calendario Elimina
(Individual, antecedentes generales) Operativa/ correspondiente al curso
Asistente de
Capacitación
Resumen De Antecedentes de Licitación 34 02 15.03.2017 Oficina OTEC Dirección de Digital PC 3 años calendario Elimina
Capacitación Dirección de Capacitación
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Documentos Anexo Revisión Fecha de Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Planilla de presupuesto de Capacitación 35 03 15.03.2017 Oficina OTEC Coordinadora Digital PC 3 años calendario Elimina
Social Operativa / Coordinadora Operativa/
Dirección de Dirección de Capacitación
Capacitación
Planilla de Análisis Económico Impulsa 36 02 18.05.2018 Oficina OTEC Coordinadora Digital PC Coordinadora 3 años calendario Elimina
Personas Operativa/ Operativa/
Dirección de Dirección de Capacitación
Capacitación
Propuesta Técnica y Económica 37 04 18.05.2018 Oficina OTEC Coordinadora Coordinadora Operativa/ 3 años calendario Elimina
Operativa/ Dirección de Capacitación
Dirección de
Capacitación
Resolución capacitación aprobada/ 38 00 15.07.2009 Oficina OTEC Dirección de Impreso carpeta cursos 5 años calendario Elimina
Convenio de capacitación firmado Capacitación
Encuesta de opinión de calidad de 39 01 10.10.2017 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
materiales Relator Capacitación Asistente de Capacitación
Lista Oficial de Participantes/ documento de 40 01 01.02.2010 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
Inscripción Capacitación Asistente de Capacitación
Ficha Inscripción Programas Sociales 40-1 00 10.05.2018 Oficina OTEC Asistente de Digital PC 3 años calendario Elimina
Capacitación Asistente de Capacitación
Libro de clases (Formatos de Capacitación 41 01 02.08.2010 Oficina OTEC Asistente de Impreso Carpeta del curso 5 años calendario Bodega rotulado como
General y programas SENCE, becas Capacitación Documento Obsoleto
sociales)
Contrato Docente 42 03 07.05.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso en carpeta Por el tiempo que el relator trabaje Bodega rotulado como
Capacitación correspondiente al relator en el Otec Documento Obsoleto
Reglamento para Relatores 43 03 07.05.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso en carpeta Por el tiempo que el relator trabaje Bodega rotulado como
Capacitación correspondiente al relator en el Otec Documento Obsoleto
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Documentos Anexo Revisión Fecha de Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Acta de verificación de Documentos 44 02 07.05.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Capacitación
Memorando 45 00 15.07.2009 Oficina OTEC Todo el Impreso Archivador correspondiente 3 años calendario Elimina
personal del
OTEC
Reglamento Interno Participante 46 00 15.03.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso en poder de los participantes Por el tiempo que el participante Elimina
Actividades de Capacitación Capacitación estudie en el Otec
Inventario Físico de Equipos de 47 00 15.03.2017 Oficina OTEC Coordinadora Impreso en carpeta correspondiente a 5 años calendario Elimina
Laboratorio Operativa/ Laboratorios
Encargado de
Laboratorio
Mantenimiento preventivo y correctivo 48 00 15.03.2017 Oficina OTEC Coordinadora Impreso en carpeta correspondiente a 5 años calendario Elimina
de equipos de Laboratorio Operativa/ Laboratorios
Encargado de
Laboratorio
Planilla de Control de Uso diario de 49 00 15.03.2017 Oficina OTEC Coordinadora Impreso en carpeta correspondiente a 5 años calendario Elimina
Equipos de Laboratorio Operativa/ Laboratorios
Encargado de
Laboratorio
Acta entrega de materiales participantes 50 00 30.04.2015 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Capacitación
Solicitud de Factura 51 01 01.06.2012 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Capacitación
Informe de Cierre 52 01 15.01.2015 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Capacitación
Pago Proveedores 53 00 15.03.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Capacitación
Planificación Estratégica 54 01 15.01.2018 Oficina OTEC Directora de digital PC Directora de Capacitación 3 años calendario Elimina
Capacitación
Planilla Recepción de Reglamento 55 00 12.04.2017 Oficina OTEC Asistente de Impreso/digital carpeta del curso 3 años calendario Elimina
Interno Capacitación
Planilla de Flujo 56 00 09.11.2017 Oficina OTEC Coordinadora digital PC Coordinadora Operativa 3 años calendario Elimina
Operativa
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Documentos requeridos para dictar 57 00 05.01.2018 Sede Asistente digital PC Asistente Capacitación Sede 1 año Elimina
cursos Impulsa Personas- Cursos Administrativa Capacitación
Cerrados/ Abiertos OTEC Sede
Contrato de Relator cursos Cerrados – 58 00 10.01.2018 Oficina OTEC / Asistente de Impreso en carpeta correspondiente al Por el tiempo que el relator Bodega rotulado como
Abiertos – Programa Impulsa Personas Sede Capacitación relator trabaje en el Otec Documento Obsoleto
Administrativa
Acta entrega de Reglamento Interno 59 00 28.05.2018 Oficina OTEC / Asistente de Impreso en carpeta del curso 3 años Elimina
Beneficiarios Sede Capacitación
Administrativa
Documentación Financiera (Emisión de 60 00 20.07.2017 Oficina Contador Contador Digital/ impreso carpeta Financiera 5 años Bodega rotulado como
Formularios 22, 29, balances Documento Obsoleto
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PROTECCION DE DOCUMENTOS
Los anexos del Listado Maestro de Documentos y Registros, se encuentran ubicados en los computadores del personal del OTEC, lugar al que se debe ingresar con
la clave de cada funcionario. De cada manual existe impreso un ejemplar, para efecto de auditorías. De todo el SGC existe una copia en un disco duro extraíble, que
se encuentra en poder de la Directora de Capacitación.
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