Cuánto se debe invertir en un ERP Anuncios

Una pregunta que con frecuencia realizan quienes tienen que invertir en la adquisición de

tecnología para hacer más eficiente el negocio es ¿Cuál es la inversión ideal?. Es una pregunta de

difícil respuesta porque la inversión está muy relacionada con el plan de negocios de la compañía.

Sin embargo hay ciertos parámetros que pueden emplearse.

Este artículo trata de dar respuesta a una pregunta frecuente ¿Cuánto se debe invertir en un ERP?

No es una comparación de precios entre los vendors. Tampoco es una nota sobre el costo total de

apropiación (TCO del inglés Total Cost of Ownership). Hemos tratado de responder a la pregunta

original y frecuente que nos hacen muchos lectores del portal Evaluando ERP. Sin embargo, la

lectura puede complementarse con el documento “ Cómo comparar las propuestas de los

proveedores” .

El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios

complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto

que debe preverse para la implementación de un ERP.

Dado que los volúmenes de facturación de las empresas regionales son pequeños frente a las

empresas estadounidenses o europeas, las latinoamericanas poseen menor presupuesto

disponible para los proyectos. En muchos casos esto suele significar que no se puedan encarar

proyectos con estándares del primer mundo ya que los recursos disponibles resultan insuficientes.

Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en

su conformación. Algunos de los ítems a considerar son:

Conceptos Significado

Consultoría previa Tareas de asesoría para la evaluación y

selección.

Hardware Equipamiento necesario. Servidores

nuevos o actualización de los existentes,

unidades de disco nuevas, equipamiento

de soporte o respaldo.

Infraestructura técnica Red de comunicaciones local;

instalaciones de red en plantas, locales,

sucursales, depósitos de distribución;

adecuaciones a la red eléctrica; unidades

 de energía ininterrumpida; monitor de

desempeño de la red.

Herramientas Licencias de bases de datos; licencias de

compiladores; software de seguridad;

software de back up

Licencias de software del ERP Autorización de uso del producto o

aplicación de negocios.

Consultoría de implementación Tareas necesarias para que el software

de aplicación funcione en el entorno de

su empresa.

Personalizaciones Adaptaciones al software de aplicación

Desarrollos de software

Desarrollos especiales Son programas necesarios para integrar

el software de aplicación licenciado con

algún sistema que quedará funcionando

en la empresa o para encarar la etapa

de transición entre los sistemas en uso y

el software nuevo.

Soporte Servicio de asistencia pos

implementación para dar respaldo ante

posibles fallas o errores del sistema.

Mantenimiento Servicio de actualización del software

tanto de aplicación como de las

herramientas.

Recursos humanos Capacitación del personal actual

afectado al proyecto; capacitación

funcional; incorporación de nuevos

perfiles.

Aseguramiento de calidad Es un asesoramiento externo para

controlar la ejecución correcta del

proyecto, de acuerdo a los parámetros o

métricas previstas.
El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios

complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto

que debe preverse para la implementación de un ERP.

Una cuestión de prestigio y marca

Según los expertos es común encontrar empresas regionales que, sin contar con una envergadura

que lo justifique, eligen implementar software de alto costo. O compañías con proyección

internacional que, sin evaluar las necesidades del negocio, optan por productos de bajo costo.

En un extremo pueden encontrarse PYMES prósperas, de estructura familiar, que no van a utilizar

nunca muchas de las características que les proponen productos de software de gestión “ World

class” , pensados para dar cobertura internacional. Esto ocasiona sobre costos y, la mayor parte

de veces, dejar el producto con información incompleta, de modo que los reportes de mayor

riqueza de la aplicación pierden consistencia y coherencia.

Por ello es fundamental, antes de considerar cualquier opción del mercado, analizar cuál es el

presupuesto que se dispone para invertir en una solución ERP. Este aspecto permitirá evitar la

consulta a una gran cantidad de proveedores a los cuales se sabe que no se podrá acceder por

razones económicas. Por otro lado, que se disponga de un determinado respaldo financiero,

necesario para acceder a una solución de gran envergadura, no es garantía de que esa solución

sea la correcta para la organización.

El mejor resumen lo da un consultor especializado en implementación de ERP, que dice: “ muchos

empresarios eligen software del mismo modo que eligen un automóvil: pensando en el prestigio

que las marcas pueden asignar. El ERP no es un producto de lujo sino una herramienta

fundamental de trabajo, y que no se trata sólo de tener el dinero para pagarlo. Para empezar, hay

que tener en cuenta el costo del seguro, la patente y el combustible que va a necesitar. En

segundo lugar, debe preguntarse si ese vehículo de 6 metros de largo es adecuado para circular

por las angostas y destrozadas calles de su barrio” .

Otro consultor cuya compañía tiene fuertes compromisos comerciales con las tres marcas

internacionales más importantes de ERP señaló: “ si una persona compra una camisa más grande

que su talla, hay varias conclusiones. Primero, no hará que el que la use crezca; segundo, para

poder utilizarla tendrá que cortarle las mangas y achicar el cuello y, posiblemente, el contorno.

Obtendrá una camisa de su talla, pero visiblemente reparada” .

Para evitar futuros inconvenientes económicos se requiere considerar tanto los costos externos,

asociados principalmente a la infraestructura técnica (Hardware, red, comunicaciones, etc.),

software (licencias, módulos add-on, actualizaciones) y servicios (consultoría, desarrollo,

implantación y mantenimiento) como los costos internos asociados principalmente a la dedicación

necesaria por parte de los recursos de la compañía para llevar a cabo el proyecto.

El presupuesto adecuado
No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un

proyecto de software de aplicación. Sin embargo, hay algunas premisas que se utilizan con

frecuencia:

- El gasto anual en Tecnología de Información (TI) debe guardar relación con la facturación de la

empresa.

- La relación Inversión/ Facturación depende del tamaño de la empresa.

- Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.

Los que trabajan hace muchos años en este mercado dicen que hay ciertas relaciones que, en

más o en menos, se cumplen:

- Relación entre la inversión y el giro o facturación del negocio.

- Costo por usuario

Inversión como porcentaje de la facturación

La siguiente tabla es ilustrativa de la inversión en ERP o en software de gestión:

Tamaño % de la Facturación

Micro Empresa 1,50%

Pequeña Empresa 1,80%

Mediana Empresa 2,00%

Gasto anual en Tecnología de Información (TI). Valor estimado

La tabla anterior, aunque genérica, es una referencia. Como sucede con cualquier aproximación

genérica quedarán cubiertos una gran cantidad de casos y estarán fuera de esta aproximación

excepciones dadas por diversos factores.

Queda por preguntarse qué es una micro empresa, qué es una empresa pequeña y a qué

llamamos una empresa mediana. La respuesta a esta pregunta está dada por las economías de

cada país en América Latina. Incluso, hay dependencias gubernamentales que tipifican el tamaño

de cada empresa de acuerdo a:

- Sector (industria de transformación; agroindustria, comercio, servicios).

- Cantidad de empleados registrados.

- Facturación anual.

Factores que influyen en el presupuesto

Estos valores referenciales pueden verse afectados en función del Plan de Negocios de cada

empresa y de la estructura de la misma. Por ejemplo: - Si la firma tiene mucha distribución

geográfica es probable que deba invertir en la instalación de equipamiento e infraestructura en sus

locales.

- Si la empresa desea darle acceso a la información a sus distribuidores o a sus clientes, debe

considerar mayor inversión en seguridad y tecnología Internet.

Otra particularidad son las empresas con poco volumen transaccional que mueven mucho dinero, y

a la inversa, alto volumen transaccional. En este último caso el porcentaje de inversión con

relación a la facturación, seguramente será mayor.

Costo por usuario

Otra forma de estimar el presupuesto necesario, es considerar un valor por usuario. Como en el

caso anterior, se trata de una referencia que permite una aproximación. Sin embargo no es un

valor del todo confiable pues cada proyecto tiene particularidades que hacen variar notablemente

el costo por usuario. Por ejemplo:

- Módulos del ERP.

- Volumen de personalizaciones (customizaciones).

- Recursos del proveedor aplicados a la consultoría.

- Empresa de consultoría que hará la implementación.

- Inclusión de hardware en el proyecto.

En base a los casos publicados por diversos medios de difusión se elaboró la siguiente tabla que

muestra la variabilidad que puede tener el costo por usuario:

CASO FUENTE DIMENSIONES COSTO DEL COSTO POR SISTEMA

 PROYECTO USUARIO INSTALADO

Tarjeta Information Empleados: 1.400 USD 200.000.- USD 6.667 MYSAP

Shopping Technology # Usuarios:30

131

Megatone Information Empleados: 2.000 USD 900.000 USD 4.500 SAP

Technology # Usuarios:200
132

PAOLINI Information Empleados: s/datos USD 98.360.- USD 3.934.- ADONIX

Technology # Usuarios: 25
133

Como puede verse, los valores son disímiles. Además no está considerado el valor del servicio de

mantenimiento a partir del segundo año