INFORME

PRESENTADO POR:
DINNA PAOLA MONTOYA HERNANDEZ

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3 FICHA (1958234)

INSTRUCTORA
CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 2019

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
YOPAL-CASANARE
 INTRODUCCIÓN

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de

documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en
cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para

mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, registro, distribución o
embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran
y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que;
permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro
de salida - Correspondencia interna (comunicación interna).

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos

en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del
paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

DESARROLLO

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

Administración Documental en el Entorno Laboral

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas
de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. REGISTRO DE ENTRADA CARTA:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y

será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

FORMATO
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº
Orden Fecha de entrada
Día
Mes
Clase
Remitente Destinatario
Asunto
Anexos
Además, la empresa estampa un sello.

2. REGISTRO DE SALIDA CARTA:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.
OPERACIÓN: Mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados
y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
* El número de registro
* La fecha
* El destinatario
ORIGINAL: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del
envío de la correspondiente comunicación
FORMATO DEL REGISTRO DE SALIDA:
Registro de salida de la correspondencia SALIDA Referencia Fecha
Nº orden Clase de salida

3. CORRESPONDENCIA INTERNA:
Anexos
Destinatario
Asunto
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un
registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de d e
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
* único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de
registros de entrada y salida)

EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3.
Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el
cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el
Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al
Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro
y asignación de la tarea.

REGISTRO EN EL SISTEMA
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
Correspondencia enviada, elaboración.
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
ENTREGA
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

REGISTRO EN EL SISTEMA
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

CONCLUSIÓN

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental”