TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1
2
3
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.
b

Bucaramanga, 24 de Septiembre de 2019.

ASUNTO: CONVOCATORIA REUNION DE APERTURA AUDITORIA INTERNA AREA E

GESTION ACADEMICA

Reciban un Cordial Saludo,

La presente es con la finalidad de invitarlos a la reunion de apertura de la Auditoria Interna

que se le llevara a cabo al area de Gestion Academica, programada para el dia 7 e
Octubre de 2019, en la sala de juntas del instituto a partir de las 8:00 Am.
Las personas convocadas son:
1. Kevin Donneys Varela Director
2. Yanis Bayona Gerente
3. Camila Rios Coordinadora Administrativa
4. Anderson Bayona Comercial

Sin Otro Particular,

__________________________
Julieska Paola Leal Molina
Coordinadora Académica
 PROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN
FECHA DE VIGENCIA: Junio
21 de 2016
FORMATO: ACTA DE REUNION DE
APERTURA AUDITORIA INTERNA VERSIÓN: 01
PAGINA: 1 de 2

PROCESO: Gestión Académica DEPENDENCIA AUDITADA: Coordinación Académica

FECHA: 7 de Octubre de 2019 HORA DE INICIO: 8:00 Am

LUGAR: Sala de Juntas HORA DE TERMINACION: 10:00Am

1.ASISTENCIA :
La reunión de apertura contó con los siguientes funcionarios:

Por parte del proceso auditado Kevin Doneys Varela - Director

Yaneidy Bayona - Gerente
Julieska Leal - Coordinadora Administrativa
Anderson Bayona - Comercial

Por parte del Equipo de Auditoria Julieska Leal - Coordinadora Académica

2.PRESENTACION:

Se llevó a cabo la presentación de cada uno de los funcionarios que participarán y/o atenderán como
designados las visitas de Auditoria como facilitadores y articuladores de la información requerida para su
desarrollo. Designando a ANDERSON BAYONA como enlace entre el auditor y el equipo auditado.
Luego se explicó por parte del auditor el contenido del plan de trabajo, en cuanto a: Metodología de
seguimiento y el término previsto para la ejecución de la Auditoria.

3.PROPOSITO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:

El auditor explicó a los asistentes el propósito general de la auditoria a realizar consistente en revisión de
cumplimiento de requisitos y formalización de documentos de los procedimientos de matrículas, aplicación
de valoraciones de ingreso, pruebas lingüísticas, encuestas de satisfacción aplicadas tanto a padres,
estudiantes y egresados.

Que involucra los siguientes objetivos específicos:

1. Revisión de todos los alumnos que a la fecha de encuentran matriculados en cualquiera de los
programas ofrecidos por el Instituto.
2. Revisión de Formatos diligenciados, en el cual corroboraremos si se están utilizando los formatos
descritos en el sistema de gestión de calidad y que se soporten con los documentos necesarios de
acuerdo a cada tipo de alumno.
3. Revisión de la información contenida en la plataforma Q10, como requisito de certificación ante la
Secretaria Municipal.
4. Revisión y tasación de encuestas de satisfacción discriminadas por cada población a la cual fue
aplicada.
4.COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA
La persona encargada de ser el enlace entre el auditor y el personal auditado será el señor ANDERSON
BAYONA, quien durante todo el tiempo requerido para la realización de la auditoria será la persona
responsable de tramitar los requerimientos logísticos y físicos requeridos por el equipo auditor, adicional el
único canal de solicitud de requerimientos se realizara vía correo electrónico institucional, de cada uno de
los sujetos de auditoria, y los documentos requeridos serán entregados mediante un formato diligencia por
el personal encargado. Adicional los avances de la auditoria se notificaran a los sujetos auditados cada
semana con los avances que se presenten durante la misma. Se realizara en la sala de juntas del instituto
todos los lunes a las 8:00 Am.

5.RECOLECCION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

Dando cumplimiento al ítem anterior, por temas de calidad internos se aplicara el formato F-GA-21 Hoja de
Ruta Matricula, se recolectaran los documentos previamente requeridos vía correo electrónico institucional
de cada uno de los sujetos auditados, se firmara tanto por parte del personal auditor como del personal
auditado, los documentos entregados en custodia, No de Folios, Fecha y Hora de la Entrega, Relación de
documentos entregados. Una vez los documentos sean auditados se realizara la debida devolución con
base en el documento inicial, y se firmara a entrega satisfacción del responsable de la documentación.

6.CONTROL DE REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNION DE APERTURA:

Proceso al que Pertenece y/o

Nombres y Apellidos Cargo Firma
Dependencia
 PROCESO: CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN
FECHA DE VIGENCIA: Junio
21 de 2016
FORMATO: ACTA DE REUNION DE
CONCLUSIONES DE AUDITORIA VERSIÓN: 01
PAGINA: 1 de 2

PROCESO: Gestión Académica DEPENDENCIA AUDITADA: Coordinación Académica

FECHA: 31 de Octubre de 2019 HORA DE INICIO: 8:00 Am

LUGAR: Sala de Juntas HORA DE TERMINACION: 10:00Am

1.REVISION DOCUMENTAL

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 F-GM-37 Autorización Tratamiento Datos Adultos
2 F-GM-40 Autorización Tratamiento Datos Menos de
Edad
3 F-GE-01 Asistencia Actividades Refuerzo
4 Pre-formato de Matricula
5 Autorización Salidas Pedagógicas
Se realiza la observación y verificación del
formato, se deja constancia que se está dando
aplicación del mismo de acuerdo al SGC y a la
normatividad vigente.
Se realiza la observación y verificación del
formato, se deja constancia que se está dando
cumplimiento parcial a la aplicación del mismo
de acuerdo al SGC y a la normatividad
vigente. Se debe realizar el diligenciamiento
del mismo, por el acudiente que figura en los
datos de la matrícula.
No se está llevando con constancia este
formato, se deben realizar los controles para
verificar que en todas las actividades de
refuerzo programadas se diligencie este
formato.
Este formato es un talonario general, para
toda clase de matrícula e individuo, es
importante que los espacios en blanco de esta
matricula estén totalmente tachados, firmados
por la persona que lo diligencia y con la
información concisa, se evidencia fallas en el
diligenciamiento del mismo, y en la falta de
firmas de los actores en el proceso de
matrícula.
Este formato no tiene ninguna clase de
calidad ni formato asignado, se debe informar
a la persona encargada del sistema, la
codificación del mismo, para efectos de
auditoria y calidad.

2.GENERACION DE HALLAZGOS

Fecha: 31 de Octubre de 2019 Auditor: Laura Camila Rios Gomez

Proceso Auditado: Gestión Auditados: Kevin Donneys Valera – Yaneidy
Académica Bayona – Camila Rios y Anderson Bayona.
Evidencias de Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCM
Auditoría Auditoría
Formatos de Verificación de -Falta de diligenciamiento
Matriculas sin requisitos a los formatos de
1 Firmas de solicitados por el matrículas, espacios en
 Acudientes y de SGC. blanco sin ninguna clase x
menos de edad de precaución.
-Falta de firmas de las
personas matriculadas y
sus acudientes.
2 Refuerzos Verificación tanto -Faltan formatos de
Programados sin de los refuerzos acuerdo al cronograma
diligenciar programados en aprobado para el año
formato F-GE-01 el año lectivo 2019 x
2019 como la
correspondencia
de cada formato
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCM: No Conformidad Menor

3. CONCLUSIONES DE LA AUIDITORIA
La auditoría aplicada a la empresa Best English Institute S.A.S, ayudo a precisar sus
niveles de desempeño y presentar las oportunidades de mejora, con la aplicación de esta
Auditoria, se evidenciaron las acciones pertinentes que dicha empresa tendrá que poner a
funcionar para mejorar su desempeño, esta auditoria también dejo en evidencia que
algunos de los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la compañía están siendo
ineficaces y dificultan el libre desarrollo del negocio.
Todo este procedimiento se realizó con el fin de proporcionarle a la empresa
recomendaciones de alternativas de solución, las cuales se espera que sean adaptadas a
la organización para que se mejore la aplicación de los procedimientos establecidos.

CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE

Es importante conocer los formularios de auditoria y de esta manera poderlos aplicar. A

través de estos ejercicios podemos poner en práctica lo aprendido y sobre todo utilizarlos
para evaluar nuestras propias instituciones para conocer y verificar que los
procedimientos implementados sean adecuados y la normas sean las correctas para el
buen funcionamiento. También nos ayuda a realizar las correcciones necesarias para
lograr un mejor desempeño.