INFORME IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN,

CONTROL Y STAFF

Adriana Lucia Mercado Garcia

Servicio Nacional De Aprendizaje Sena

Curso controles y seguridad informática

2019

*Javier Pérez Campo

 Informe importancia de las funciones de la organización, control y staff

La función de la organización

La organización de la empresa es una función directiva que se puede referir a la organización del
trabajo, de la producción y los servicios y de la dirección. La organización a cualquier nivel,
desde el puesto, área, proceso, actividad, sección, taller, departamento, fábrica y hasta la propia
empresa debe ser enfocada como un todo. Dentro de la función de organización se encuentran
actividades interrelacionadas como:

• Organización de las políticas y las estrategias

• Concepción y diseño de estructuras organizativas
• Diseño de cargos
• Los procesos y operaciones de trabajo
• Determinación las funciones, actividades, tareas, poderes y responsabilidades
• Determinación la cantidad de trabajadores
• Determinación de las plantillas de cargo
• Las competencias de los directivos y los empleados
• Análisis del flujo de trabajo
• Interrelaciones, comunicaciones, informaciones y niveles de dirección
• Elaboración de métodos, técnicas procedimientos
• El orden de cumplimiento de las funciones
• Determinación contenida de trabajo y guías
• Confección de normas
• La consecución de la eficiencia, eficacia y efectividad de las actividades que se realizan.

El análisis, descripción y valoración de cargos u ocupaciones es una función de organización. La

función de organización con sus respectivas ramas: organización del trabajo, organización de la
producción o los servicios y la organización de la dirección, de manera integrada contribuyen en
el diseño, análisis, descripción y valoración de cargos u ocupaciones. El diseño de cargo se
remonta al surgimiento del hombre, es la distribución del contenido de trabajo, las relaciones y
los métodos para satisfacer requisitos económicos, tecnológicos, sociales, organizacionales, y
personales del ocupante del cargo.

Evaluación de la función de la organización

Los planes del ciclo de vida de la instalación establecen objetivos. La función de la organización
establece objetivos. La función de la organización proporciona la estructura necesaria para
conseguirlos. La auditoría interna tendrá que evaluar en la organización el tipo de estructura
organizativa, la centralización/descentralización, la selección de hardware y software, y la
metodología como estándares generales y de rendimiento.

Tipo de estructura organizativa

Es una estructura interna de roles en que cada persona asume un papel que espera que cumpla con
el mayor rendimiento posible. Existe tres tipos de estructuras organizacional:

• Lineal: se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que las habilidades, cada

subordinado es responsable solo ante su superior jerárquico.
• Funcional: se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza básicamente
por departamentos o secciones.
• Línea y asesoría: cada empleado rinde cuentas a un solo supervisor en cada caso, con la
modalidad de que en la organización de línea y asesoría existen especialistas que hacen de
veces de asesores de la dirección en aspectos concretos y determinados.

Requerimientos de las organizaciones

Los objetivos deben ser racionales, precisos y realizables. Debe de haber una clara definición de
deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el área de oportunidad de cada
persona para fijar metas. Saber como y cuando conseguir la información necesaria y distribuirla.

Factores que determinan como es una estructura organizativa

Por su tamaño entre menos grande es la estructura tiene mayor complejidad, mas burocracia y
mas especialidad, si la estructura es pequeña ocurre lo contrario. La tecnología menos condiciona
el comportamiento humano como la propia estructura organizacional.
La centralización /descentralización

La centralización de los sistemas de información tiene la cualidad de permitir un control mas

sencillo, ya que es mejor captar, manipular y usar la información cuando es necesario que un gran
numero de usuarios puedan acceder a ella.

La descentralización permite adaptar las necesidades del usuario, por lo tanto, motiva al usuario,
facilita el reparto de tareas y multiplica la eficacia de las funciones directas. El centro de la
información pasa tener una función consultora.

La metodología: estándares generales y de rendimiento

Realizar investigaciones, estudios, estadísticas y auditorias con la finalidad de determinar el

grado de pertenencia, eficacia, eficiencia y economicidad de la gestión de la empresa. Realizar
auditorias a los sistemas de control de la gestión de las dependencias, planes y programas de la
empresa con la finalidad de evaluar la organización y funcionamientos de estos. Elaborar
informes correspondientes a las investigaciones, estudios y auditorias realizados, someterlos a la
consideración del auditor interno y realizar el seguimiento respectivo a las acciones correctivas
recomendadas. Mantener actualizado el archivo contentivo de las leyes, reglamentos, normas y
demás disposiciones que regulan la organización.

Evaluar la selección de hardware y software

Se evalúa que el hardware y software que se utiliza en la organización concuerde con los
presupuestos, planes y objetivos planteados por la empresa. También se evalúa que el hardware
sea indicado para la estructura organizacional, por ejemplo, si es una estructura descentralizada
que tenga una base de datos de esta para así poder estar en concordancia. La definición de
estándares es parte fundamental para optimizar los costos y realizar una selección efectiva del
activo informático en cuanto a Hardware y Software. En los estándares se incluyen las
especificaciones técnicas de lo que deberá ser utilizado en toda la organización. Estas
especificaciones pueden ser anexadas en una ficha técnica que contiene las características
principales del activo a estandarizar. Para el software se tiene la misma situación del hardware los
estándares a definir se deben realizar de acuerdo con la necesidad de uso de la herramienta por
parte de las áreas usuario.
Adquisición de hardware

La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia
debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por
el área de soporte técnico, en el cual se enfatizan las características y volumen de información
que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas
áreas usuarias. Todo estudio determina una configuración mínima para el computador y los
aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y
módems para comunicaciones, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una
evaluación del costo aproximado de la inversión.

Adquisición de software

Una vez que se conozcan los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos
hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos
y así elegir el más apto. Las características para considerar en la adquisición de software son
flexibilidad, capacidad, previsión de auditorías, confiabilidad, adaptabilidad, contratos de
software y apoyos del proveedor.

Estándares de métodos

Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el área de informática.

Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:

• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.

• Reducir los efectos de la rotación de personal.
• Reducir los efectos del cambio tecnológico.
• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.

Estándares de desempeño

Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser esperado al realizar
diferentes actividades en la instalación. Por regla general los estándares deben estar formalmente
documentados en el manual de estándares del área de sistemas. La parte más problemática en la
formulación de estándares es determinar el nivel apropiado ya que estándares muy detallados son
costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estándares superficiales son inútiles ya que
proporcionan una guía inadecuada para desarrollar las tareas.

Función Staff

Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas. La calidad de
la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas producidos en la
organización. Existen dos razones para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff la
primera es que históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta
y la segunda se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación computacional.

Revisiones regulares del staff

Las revisiones regulares del staff se hacen para determinar si un empleado asura la promoción,
identifica las oportunidades de crecimiento personal del empleado y identifican las fuerzas y las
debilidades del empleado.

Contratación del personal

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo deben entender

claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la instalación, un documento
formal de especificación debe de existir para definir la naturaleza del trabajo, sus obligaciones y
sus oportunidades de avance. La selección del personal y su promoción deben tener criterios a
considerar como son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán
estar debidamente establecidos y deberán ser los apropiados. El administrador puede obtener
información de los aspirantes, evaluándolos por medio de entrevistas, pruebas de aptitud,
referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados
son:

• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

• Exámenes mentales y físicos.
• Relación de empleados claves.
• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

Contratación del personal en el área de sistemas

• Consideremos la selección de personal, de forma global y resumida, como el proceso

consistente en analizar las cualidades de un grupo de personas, con el fin de decidir y
 elegir aquellas que mejor se adaptan a los perfiles más adecuados para cubrir unas
necesidades que se han planteado. en un proceso de selección de personal pueden
identificarse una serie de aspectos a considerar:
• ¿Están bien definidas las necesidades, perfiles y requerimientos?
• ¿Se han comunicado los perfiles requeridos de forma correcta y a la audiencia adecuada?
• ¿Se ha establecido un mecanismo adecuado para recibir, gestionar y organizar las
solicitudes de los posibles candidatos?
• A la hora de establecer los criterios, perfiles básicos, preferencias, prioridades, relación
calidad-coste, etc... ¿en qué parámetros nos estamos basando?
• Los medios, procedimientos, recursos, etc. que se emplean en el proceso selectivo ¿son
correctos?
• ¿Estamos seguros de que las personas seleccionadas son realmente las más idóneas para
ocupar los puestos requeridos?
• ¿Es preferible realizar la selección de personal en la propia empresa, o bien, dejar el tema
en manos de unos especialistas?

A la hora de seleccionar un profesional de sistemas, imperen dos criterios fundamentales:

versatilidad y alta especialización. la selección de personal se debe realizar de un modo
metodológico. El primer paso consiste en la definición de los requerimientos y perfiles, en
consonancia con las necesidades concretas que se nos han planteado. Es conveniente: evitar
ambigüedades e inconcreciones; distinguir requisitos indispensables, prioritarios y deseables. La
selección de personal informático es el modo de incorporar capital humano y técnico a nuestra
empresa, de ahí su importancia. Una mala política de personal, en este sentido, podría dar al
traste con los planes de una compañía, e incluso afectar a la estructura y funcionamiento internos.
Tomando otro ángulo de visión, una buena política en la selección e incorporación de personal
podría solucionar algunos problemas internos, dinamizar y activar el funcionamiento de una
compañía.

Posiblemente no erraríamos en exceso si afirmamos que la selección de personal es más compleja

en el sector informático que en cualquier otro sector profesional. De diez años a esta parte hemos
pasado de ser un coto profesional reducido y con una cantidad razonablemente limitada de
entornos, herramientas y maquinas; a una diversidad enorme de tipologías de profesionales, o
aspirantes a profesionales, informáticos, así como una amplia gama de herramientas, sistemas,
utilidades, entornos, y filosofías.

Profundizando en esta comparación respecto a tiempos pasados podríamos plantear las siguientes
comparaciones: Esta creciente complejidad obliga a cuidar de forma muy especial la calidad del
proceso o mecanismo de selección de personal que estamos empleando. Además de definir los
requerimientos y perfiles preliminares, se ha de prestar especial atención a otras cuestiones como:

• Recepción, gestión y organización de las solicitudes de empleo que se reciben.

• Posibilidad de generar una base de datos organizada de personal.
• Protocolo de selección: citación, niveles y desarrollo de entrevistas, comunicación del
resultado, etc...
• Elaboración de pruebas y test, de tipo diverso (técnica, psicología, otros, etc..).
• Evaluación de criterios y patrones de valoración de recursos humanos y técnicos.
• Recursos humanos y materiales que se emplean en el proceso selectivo (entrevistadores,
test's, etc..).

Como resumen a los planteamientos formulados, podemos concluir que a la hora de afrontar una
selección de personal informático debemos efectuar un análisis calidad-coste-riesgo, tanto del
esfuerzo que se puede hacer en la selección, como de los recursos que se van a contratar, en
función de la importancia de los puestos de trabajo.

Capacitación del personal

El concepto de capacitación no solamente obedece a un tema de actualidad o de moda ya que su

trascendencia plantea el éxito de la organización y en mayor medida el desarrollo de un área, una
región e incluso un país. En términos económicos la capacitación es una inversión a largo plazo,
infortunadamente las pequeñas empresas están estructuradas en operaciones que exigen tiempos
reducidos por lo cual este gasto puede entrar en un puesto menos priorizado a otros. Sin embargo
el empleo de recursos en capacitación es una de las más rentables que puede tener una
organización ya que a pesar de existir un recurso humano con excelente aptitud, si no cuenta con
la formación adecuada se presentaran fallas o un gasto superior de tiempo en las operaciones o
procesos que desarrolla la organización independiente de los servicios o productos que ofrece En
materia de recursos humanos se hace necesario que las pequeñas organizaciones establezcan
políticas de capacitación permanentes en cabeza de la dirección la empresa ya que esta área es
quien debe motivar y estimular a los colaboradores para que se preparen a enfrentar los nuevos
cambios que trae el entorno y la globalización como factor de integración comercial,
independientemente del tamaño de la organización.

Importancia de la capacitación del personal

Promover el desarrollo integral del personal: Se debe considerar en primera medida que la
organización más allá de la búsqueda de dinero como resultado de su actividad económica,
requiere una sustentabilidad en el tiempo para que permita proveer ingresos permanentes para
todos los integrantes de la organización. Esto se consigue principalmente por la mano directa de
los colaboradores y su desempeño en un determinado tiempo, en tal caso será conveniente
identificar todos los factores personales y profesionales que determinan el rendimiento del
trabajador en su área de responsabilidad. En este caso en particular el área de recurso humano
debe ir más allá de la creación de un programa puntual de capacitación, siendo necesario
identificar factores de comportamiento, competencias, habilidades, actitudes y aptitudes entre
otros por parte del trabajador, garantizando un estudio integral del personal que hace parte de la
organización, para luego generar programas de capacitación lo más personalizado posible, para
potenciar las características laborales de cada colaborador.

Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las

actividades laborales

Es necesario que la mediana y pequeña empresa tenga estudios detallados de los perfiles
laborales con los que cuenta en materia de selección de personal, de tal modo que se puedan
identificar los conocimientos técnicos que deben tener los colaboradores en cada una de las áreas.
Así, se generarán los planes de capacitación específica que permiten la renovación y
actualización de conocimientos en las áreas que se requieran. Como ejemplo se tiene
principalmente el uso de equipos tecnológicos de última generación que requieren un
conocimiento específico para su operación, y los cuales son de vital importancia no solo para el
rendimiento de la organización, en materia de reducción de tiempos de producción, reducción de
gastos, reducción de procesos, sino también para el aumento en las ganancias por concepto de
aceptación del mercado, competitividad, innovación y otros factores.
Perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo

La rotación de personal ha sido un aspecto de variados estudios en el ámbito organizacional, sin

embargo, desde el punto de vista de la capacitación, se hace conveniente perfeccionar al
colaborador en su puesto de trabajo, buscando potenciar a este en todos los aspectos posibles para
que su rendimiento sea el esperado y el óptimo. Es por ello por lo que los planes de capacitación
organizacional están enfocados a garantizar que los procesos se ejecuten de acuerdo con los
planes estratégicos y operacionales de la empresa, y allí no cabe la posibilidad de efectuar
cambios drásticos de personal. En tal caso, siempre se busca tener personal totalmente idóneo en
las áreas de trabajo. Sin embargo, será necesario que dichos planes contengan cursos de
contingencia que permitan que en casos especiales un colaborador se pueda desempeñar en otro
cargo que sea afín a su conocimiento. No es buscar un trabajador multipropósito, se trata de
efectuar un proceso de reemplazos o rotación internas óptimas que minimicen las consecuencias
por concepto de retiro, despido o causas médicas o fortuitas.

Responsabilidad de la organización en la capacitación.

El concepto de globalización ha generado la imposición de nuevos retos de cambio para todas las
organizaciones independientemente de su tamaño, toda vez que exige un modelo de innovación y
competitividad que les permita a las empresas acceder a todos los mercados de su segmento de manera
efectiva, atendiendo la demanda del cliente en materia de cantidad, calidad, costos y satisfacción. De
acuerdo con lo anterior la responsabilidad de las empresas está en potenciar las competencias y
habilidades de sus colaboradores, buscando establecer el recurso humano como factor clave en la
productividad y en la transformación directa del entorno cuando se busca adecuar la organización a las
nuevas exigencias del entorno o del mercado. Se requieren de estrategias que vinculen a sus
colaboradores en esta área, y lo cual facilitara la consecución de trabajadores calificados, técnicos
especializados, supervisores competentes o directivos capaces y comprometidos para desempeñar con
habilidad y eficacia sus labores e influir decisivamente en el desarrollo, evolución y futuro de la empresa.
 Lista de referencias

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organización. Recuperado septiembre 2019 de https://slideplayer.es/slide/163264/

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controles_administrativos.pdf