CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Fecha: DD/MM/AAAA(Corresponde
Código:(Lo asigna el Proceso de Calidad, de proceso de Calidad, de
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acuerdo a listado maestro de documentos) acuerdo a listado maestro
del documento)
de documentos)

Líder o responsable del Proceso: Jefe de Gestión Documental

1. Objetivo del Proceso: Establecer los lineamientos de la Gestión documental para la administración de archivos, Prestamos, Transferencias, retención y conservación de
documentos, recepción y distribución de la correspondencia dentro de la organización.

2. Alcance: proceso Inicia desde la recepción de documentos de las diferentes sedes de Bienestar IPS hasta la conservación y preservación de la información.

3. Alineación estratégica del Proceso: Fortalecer la gestión de los procesos de dirección y de apoyo de la empresa , consolidando a bienestar IPS como una empresa rentable social
y económicamente.

4. Ciclo del Proceso en Planear, Hacer, Verificar, Mejorar (PHVM):

4.1 PLANEAR
Responsable
Actividad
(Nivel que ejecuta
Proveedor Entradas Actividades Salida Cliente la actividad
Nacional, Regional
y zonal )
N R Z
 Recepción de  Manual de funciones y  Identificar las normas y definir  Criterios o políticas  Gestión documental X
documentos. competencias laborales, los criterios para la gestión institucionales de operación y demás procesos.
 Proceso de Gestión estructura orgánica. documental. para la gestión documental.
Estratégica.  Comunicaciones y  Elaborar y/o actualizar las (política de gestión X
 Todas las sedes a nivel documentos. tablas de retención documental y Programa de
nacional.  Directrices para la gestión documental. gestión documental pgd).  Gestión documental X
 Todos los procesos de la documental.  Asegurar la disponibilidad de  Tablas de retención y demás procesos.
empresa.  Normatividad aplica al recursos. documental.
 Archivo general de la proceso.  Identificar los recursos  Plan anual de trabajo gestión  Gestión documental.
X
nación.  Historias Clínicas del ISS. necesarios para la Gestión documental.
documental.
 Planificar la gestión X
documental.
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del documento)
de documentos)
4.2 HACER
Responsable
Proveedor Entradas Actividades Salida Cliente Actividad
N R Z
 Proceso de Gestión  Criterios o políticas  Recepcionar y/o producir la  Correspondencia organizada  Proceso de gestión X
documental. institucionales de documentación. generada por los diferentes documental.
 Proceso de gestión del operación para la gestión  Radicar y digitalizar la procesos de la organización.
X
talento humano. documental. (política de información recibida y  Custodia de documentos en  Proceso de gestión
 Proceso sistemas de gestión documental y producida por la entidad. el archivo de gestión, central documental.
información e Programa de gestión  Distribuir y tramitar e histórico.
X
Infraestructura. documental pgd). correspondencia. conservar y  Plan de capacitación de  Todos los procesos.
 Proceso jurídico.  Tablas de retención custodiar los archivos de organización documental.
 Proceso de compras y documental. gestión, central e histórico.  Inventarios documentales  Gestión documental. X
logística.  Plan anual de trabajo  Asesorar y capacitar en la (Bases de Datos)
 Todos los procesos del gestión documental. organización de documentos  Tablas de retención
área de la salud. en los archivos de gestión. documental actualizadas.  Todos los procesos.
 Coordinar la implementación  PGD.  Todos los procesos X
(actualización y/o ajustes) de
la tabla de retención
documental.
 Evaluar la satisfacción de los X
clientes.
 Prestar servicio de préstamo y X
consulta de documentos en el
archivo.
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de documentos)
4.3 VERIFICAR
Responsable
Proveedor Entradas Actividades Salida Cliente Actividad
N R Z
 Proceso de gestión  Correspondencia  Realizar seguimiento y  Resultado de indicadores.  Todos los procesos. X
documental. organizada generada por medición al proceso y al  Informe avance plan de  Todos los procesos.
 Proceso SGC. los diferentes procesos de servicio( indicadores) capacitación.
 Proceso gestión del la organización.  Revisión de los avances del  Informe actas de eliminación  Proceso de gestión X
talento humano.  Custodia de documentos plan de capacitación en y conservación documental. documental
 Proceso jurídico. en el archivo de gestión, materia de gestión  Informe de ejecución del  Proceso estratégico y
 Proceso estratégico. central e histórico. documental. PGD. gestión documental.
 Plan de capacitación de  Verificar la ejecución de las  Informe anual estado de los  Proceso gestión X
organización documental. tablas de retención archivos. documental.
 Inventarios documentales documental a nivel nacional.
(Bases de Datos)  Verificación en cada etapa del X
 Tablas de retención PGD para analizar
documental actualizadas. cumplimiento del proceso.
 PGD  Verificar la organización
documental del documento en X
cada una de las diferentes
etapas del ciclo vital.

3.4. MEJORAR E INNOVAR

Responsable
Proveedor Entradas Actividades Salida Cliente Actividad
N R Z
Mencione el proceso del que se Insumos que reciben el proceso Describa las acciones de mejora o Resultados que genera la ejecución A quien va dirigido el
recibe insumos. (Ejemplo: proceso (bases de datos, lineamientos, innovación de forma lógica y secuencial de la actividad.(Documentos, actas, resultado.
Mejoramiento Continuo, documentos, normas y otros que agregan valor a la ejecución del lineamientos, Manuales operativos,
direccionamiento estratégico, tangibles.) proceso. (La actividad debe iniciar con planes)
Producción, compra etc.) un solo verbo rector en infinitivo)
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del documento)
de documentos)
 Proceso de Gestión  Resultado de indicadores.  Realizar plan de mejoramiento  Plan de mejoramiento.  Proceso de gestión X
documental.  Informe avance plan de para gestionar las acciones del talento humano. X
 Proceso de gestión del capacitación. correctivas y de mejora.  Proceso SGC.
talento humano.  Informe actas de  Proceso de gestión X
 Proceso de SGC. eliminación y conservación documental.
documental.  Proceso estratégico.
 Informe de ejecución del X
PGD.
Informe anual estado de los
archivos.

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional experto en el Proceso

Coordinador de calidad Líder del proceso : Gerencia administrativa – Jefe de
Gestión documental
Lina Peñaloza Padilla
Johnattan Gutiérrez Carranza
Jean Carlos Mendoza
Fener posada de la asunción
Jeffer Vargas cantillo

Nota 1: Consultar los procedimientos y documentos asociados al proceso en el listado maestro de documentos en intranet
Nota 2: Consultar criterios operacionales en documento de Procedimiento

Recomendación: al diligenciar el formato, elimine las instrucciones

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio