INSTRUCTIVO AL PLAN GENERAL DE CUENTAS

El plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en un orden

sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos contables. Se estructura a

través de números, letras o números y letras conformando un código para cada una de las

cuentas en uso en un sistema contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código

de cuentas.

En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:

 Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.

 Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola, construcción…

 Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande

Un plan de cuentas debe ser:

 Sencillo, para facilitar su memorización.

 Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas

 Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados financieros.

Debe evitarse la utilización de cuentas genéricas, sobre todo en el nivel de

auxiliares, no es recomendable denominaciones indefinidas, tales como: Otras, Misceláneas,

Las demás, Varios, etc. Estas tienden a convertirse en “vertederos” que recogen saldos y

cantidades de diverso origen que posteriormente es imposible ubicar y clasificar.

Los más usuales son los conformados con solo números. Cada cuenta es

codificada, mediante un número y nombre único e irrepetible en todo el plan.

 El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y presenta las

instrucciones necesarias para la correcta apertura de nuevas cuentas y la utilización de las que

forman parte del sistema contable, por lo que generalmente viene con un “manual de

cuentas”, en el que se describe la naturaleza de cada una, cuándo se carga, cuándo se abona,

cuál es su saldo normal y sus funciones.

Tal y como lo recoge el Marco Conceptual para la Información Financiera:

Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera en

el balance son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente

relacionados con la medida del rendimiento en el estado de resultados son los ingresos y los

gastos. El estado de cambios en la situación financiera habitualmente refleja elementos del

estado de resultados y cambios en los elementos del balance;… ”

Se tiene así que los elementos que conforman los estados financieros son:

1. Activo

2. Pasivo

3. Patrimonio

4. Ingresos

5. Gastos

Siguiendo con las pautas de Marco conceptual se tiene:

“La presentación de los elementos precedentes, tanto en el balance como en el

estado de resultados, implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos

pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en el negocio de la

entidad, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los

propósitos de toma de decisiones económicas.”

De aquí que los “Elementos”, los clasificamos en “Grupos” los que a su vez se

dividen en “cuentas” y estas en “sub cuentas” y finalmente en “auxiliares”, unidad mínima de

la clasificación que permite identificar nominalmente el deudor o acreedor en el caso de las

cuentas reales y la especificidad del gasto cuando así se requiera.

Los modelos propuestos están conformados por 8 dígitos agrupados en 5 niveles, tal

y como se muestra:

El primer dígito representa un elemento de los estados financieros:

Determina el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de

cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas

recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis:

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 PATRIMONIO NETO
4 RESULTADOS

5 CTAS. DE ORDEN

El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis,

asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio

legal:

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

2 PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.2 PASIVO NO CORRIENTE

El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el

tercer dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas representativas de los

rubros:

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES

1.1.3 CREDITOS

1.1.4 BIENES DE CAMBIO

El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando

el cuarto dígito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son

aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones

en el libro diario general.

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis,

asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples o analíticas de segundo o más grado

de análisis. En nuestro modelo de plan de cuentas existen cuentas analíticas de distintos

grados de análisis que cumplen con la función de anotar o registrar los cambios que se

sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor

flexibilidad en la confección del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al

último grado de análisis considerado:

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.1.03 FONDO FIJO

1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA

MANUAL

A manera de ejemplo se trascribe a continuación, lo que generalmente se incluye en

el “Manual”:
 1 Activo

 Activo corriente

En este rubro se agrupan los activos que se clasifican como circulante o corriente, su

saldo se espera realizarlo, en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la empresa

o en un año. Todos los demás activos se clasifican como no corrientes.

 Efectivo

Representa el dinero en caja y en las cuentas bancarias, incluye también los

equivalentes de efectivo, inversiones temporales a corto plazo de gran liquidez, fácilmente

convertibles en efectivo.

Se carga:

 Con los ingresos percibidos por los distintos conceptos propios de la empresa

y por sus equivalentes, que por cualquier naturaleza obtenga y queden en disposición

de la caja general, para su posterior depósito en bancos.

 Con el valor inicial al crearse el fondo fijo de caja chica, el cual deberá

permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia.

 Con el valor de las remesas o depósitos que se hagan diariamente y con las

trasferencias recibidas de clientes o terceros en general.

 Con las notas de crédito que el banco envía provenientes de intereses en

cuentas bancarias, etc.,

 Por el reintegro de un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con

anterioridad y descargado su importe.

Se abona:
 Con el valor de los cheques o trasferencias que se efectúen diariamente a

través de las cuentas en bancos.

 Para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser

íntegramente depositado en las cuentas bancarias.

 En caso de liquidación o disminución del fondo de caja chica.

 Con las notas de débito que, por concepto de intereses, cheques devueltos,

chequeras compradas, estados de cuenta, comisiones por servicios, etc. remita el

banco

Su saldo:

 Es de naturaleza deudor.

Consideraciones finales

1. En un plan de cuentas no es recomendable la existencia de códigos que

tengan el mismo nombre, para diversas derivaciones, por lo que deben evitarse, hasta

cuanto sea posible. Ejemplo de lo no recomendable:

1.3.1. Gastos de organización y constitución

1.3.1.1 Gastos de organización y constitución

1.3.1.1.01 Gastos de organización y constitución

1.3.1.1.01.001 Gastos de organización y constitución

2. La palabra “egreso” no es sinónimo de “gasto”, egreso es equivalente a

salida o descargo de una partida. El verbo egresar hace referencia a salir de alguna

parte. De tal manera que cuando pagamos una cuenta estamos en presencia de un
egreso, cuando incurrimos en un gasto puede haber o no un egreso, si lo pagamos de

contado se produce un egreso de efectivo, si la operación es a crédito no tenemos

egreso temporalmente.

3. Para las denominaciones preferimos utilizar letras minúsculas, sin

embargo, hay quien les gusta usar mayúsculas en las clases y grupos, en los demás

órdenes minúsculas. Lo que sí es “obligatorio” es respetar las reglas de ortografía para

la designación, ejemplo: Cuentas por cobrar es preferible a Cuentas Por Cobrar o

Cuentas por Cobrar, y en el caso de los nombres de personas, en los auxiliares, usar el

nombre y apellido, en ese orden. Es desagradable, por decir lo menos, el uso sostenido

de mayúsculas para la designación de todas las cuentas.

4. Lo correcto gramaticalmente es cuentas por cobrar y no cuentas a

cobrar. Con respecto a la construcción “Cuentas a pagar” y similares, bueno es citar lo

que señala Corripio, en el Diccionario de Dudas e Incorrecciones del Idioma, “La

cuenta a pagar” es incorrecto; dígase “la cuenta por pagar”

Bibliografía

Apuntes Facultad. (2007). Obtenido de

http://www.apuntesfacultad.com/plan-y-manual-de-cuentas-contabilidad-i.html

Soluciones Contables. (2015). Obtenido de http://blog.solucioneslmv.com/el-

plan-de-cuentas-todo-lo-que-necesitas-saber/