ELABORACIÓN DE UN INSTRUMENTO DE EVALUACI´PN EN LA DISTRIBUIDORA

LAP
Actividad # 13

APRENDIZ:
JESSICA LORENA OSPINA VALENCIA
CC. 1053809814

INSTRUCTORA: SILVIA MARIA SERRANO SERRANO

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PORCOMPETENCIAS
METODOLOGÍA VIRTUAL
FICHA 1457641
Manizales 17 de Octubre

Contenido

JUSTIFICACIÓN......................................................................................................3
POLÍTICAS............................................................................................................4
NORMAS...................................................................................................................4
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES......................................................5
DESCRIPCIONES DE CARGOS...........................................................................10
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO.......................................................................11
PARTICIPANTES....................................................................................................12
PERIODICIDAD.....................................................................................................13
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL................................................14
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN........................................................................15
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL................................16
 JUSTIFICACIÓN

El presente Estudio permite plantear la gran importancia ya que podrá dotarse a la

empresa de una herramienta técnica y moderna de fácil manejo para los
departamentos de la empresa logrando así los objetivos propuestos por la
comercializadora LAP.

La tarea de planificar es un proceso de análisis de las necesidades del personal en

una organización y el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de
la empresa eso con lleva a tener un manual de funciones que facilite el proceso de
reclutamiento, selección y contratación, definiendo así cual es el perfil mínimo
requerido y a la vez cual es la descripción detallada de todas las competencias,
experiencias, funciones, nivel académico, etc.
POLÍTICAS

 Mantener una Imagen Corporativa buena

 Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa,
para lo cual deberán conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos
los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
 Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún
trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté
debidamente capacitado.
 La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está
enfocada en la satisfacción del cliente.
 Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS
  Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a período de
prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeño de acuerdo con
el oficio para el que se desea contratar
 La empresa reconocerá sobre remuneración por horas extras y demás
beneficios que la ley determine para tales efectos
 Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compañeros

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL
DEPENDENCIA GERENCIA
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 Planifica: el gerente comercial es el encargado de planificar las funciones,

proyectos y demás actividades que se realizan en la empresa.

 Supervisa: conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus
vendedores y supervisa el trabajo del equipo.

 Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión comercial.

 Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes.

Respalda y defiende las gestiones realizadas y acompaña al equipo en la
 ardua tarea de vender y captar nuevos clientes.

 Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y

despedir a los vendedores.

Entre otras….

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director financiero y administrativo
DEPENDENCIA ADMINISTRACIÓN
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 El papel del financiero va desde la presupuestación, la predicción y el

manejo de efectivo, hasta la administración crediticia, el análisis de
inversiones y el procura miento de fondos.

 Administrar los fondos que ingresaren de los proyectos de prestación de

servicios así como los fondos de los proyectos financiados por organismos
del exterior, de acuerdo a las leyes, reglamentos y al Manual de
 Procedimientos de la Empresa Pública ESPOL- TECH. 2.

 Supervisar los registros contables de los recursos nacionales e

internacionales de cada uno de los proyectos y programas de acuerdo a los
Principios de contabilidad generalmente aceptada y el cumplimiento de lo
prescrito en los contratos.

 Realizar los pagos imputables con recursos de los proyectos y con recursos
de la contraparte local cumpliendo los requisitos legales y los establecidos
en los contratos y convenios de entendimiento respectivo.

 Presentar los informes financieros a los organismos de control superior

correspondiente de acuerdo a lo establecido en la ley Orgánica de las
Empresas Públicas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director de Logística
DEPENDENCIA Área operativa
NUMERO DEL CARGO 1

 Coordinar las diferentes a área de almacén (entrada, reposición, preparación

de pedidos y preparación delos mismos).
  Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

 Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

 Optimizar procesos de trabajo.

 Gestión y supervisar al personal a su cargo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador de comercial y
mercadeo
DEPENDENCIA Área de venta
NUMERO DEL CARGO 1

 Realizar la organización y lanzamiento de los productos del comercial LAP.

 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos

comercios comerciales y seguimiento permanente a los actuales.

 Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados

 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de actividades

 Diseñar promociones con actividades de marca.

 Impulsar al mercado y las fuerzas de ventas mensuales

 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de venta.

 IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Coordinador talento humano
DEPENDENCIA Área de recursos humano
NUMERO DEL CARGO 1
 Desarrollo de programas de bienestar de la compañía.
 Proceso de selección y contratación de personal nuevo

 Coordinar de charlas y capacitar al personal de diferentes temas

 Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de trabajo,

incapacidades, ausentismo, etc.

 Ejecutar y coordinar las actividades de selección para dotar a las áreas de la

empresa del personal idóneo para cada puesto de trabajo.

 Coordinar con áreas y llevar a cabo los procesos de promoción,

capacitación, vacaciones, licencias, recome, reconocimientos, temas
disciplinario y retiros de personal.

 Ejecutar las actividades relacionadas con la selección, contratación e

inducción del personal nuevo.

 Hacer seguimiento al desarrollo desempeño del personal vinculado.

 Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que otorga la compañía

 Coordinar el diseño, aprobación, adquisición y entrega de uniforme y

dotación de personal.

 Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles

 Coordinar los remplazos en casos de ausencias.

 Coordinar todo lo referente a salud ocupacional

 Elaborar las liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscales

 Coordinar la liquidación de contratos

 Reclamos, retiros entre otros

DESCRIPCIONES DE CARGOS

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de logística y ventas

Edad: 49 años

Tiempo de servicio: 5 años

Estudios académicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística.

Responsabilidades: Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la

empresa (transporte, almacenaje, distribución) con el fin de garantizar la
satisfacción del cliente.

 Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar

y enviar mercancías y materiales.
 Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo de
mercancías (por ejemplo, sistemas informáticos de niveles de existencias,
tiempos de entrega, costes de transporte y valoración del rendimiento).

 Coordinar y controlar los procesos de comercialización de productos.

 Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades

(cambiantes).

 Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes,

empresas de transporte, clientes y minoristas.

 Controlar la calidad, el costo y la eficiencia en áreas de venta y logística

empresarial.
Situación problema: Se esfuerza por innovar, controlar y poseer gran sentido de
pertenencia y liderazgo, A veces se muestra temeroso para tomar alguna decisión,
busca apoyarse en alguien para que las cosas le salgan bien.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

 Mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.

 Designa responsabilidades en la ejecución de las tareas.
 Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.
 Nos proporciona información detallada de las obligaciones y características
de cada puesto.
 Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de
trabajo y corregirlas.
 A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisión
y seguridad las tareas que debe realizar.
 Hace que resalten los méritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e
indica también los fallos y aciertos.
 Facilita los procesos de selección y contratación de personal, ya que
indica las aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el
puesto de trabajo.
 Proporciona buena información a la hora de realizar evaluaciones de
desempeño.

PARTICIPANTES

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 años
Tiempo de servicio: 20 años
Estudios: Contador Público y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del SENA.
Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.
Nombre: Fernando Pérez
Cargo: Director de Logística
Edad: 49 años
Tiempo de servicio: 5 años
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística y Cadena de
Suministros.
Responsabilidades: De él depende todo lo que tiene que ver con distribución y transportes.

Nombre: Carlos Rodríguez

Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 años
Tiempo de servicio: 31 años como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnología en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para
todos los vendedores de la empresa.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano
Edad: 36 años
Tiempo de servicio: 10 años
Estudios: Tecnóloga en Gestión del Talento Humano
Responsabilidades: Gestión de la nómina, el reclutamiento y la selección de talento
humano.

PERIODICIDAD

Periodo Inicial
La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector
popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar los
productos compró, a crédito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10
años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo
buenos resultados económicos a la familia.

Periodo Intermedio
 En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido
y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un
Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho
camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal
directa de 18 personas, que se encargan de las áreas administrativa y comercial.
Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, están encargados de
la bodega.

Han pasado los años y recientemente el Señor Preciado ha sido diagnosticado con
presión arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo obligó a dar un paso al costado para
destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrés propio del
negocio.

Periodo Final
En este periodo encontramos la decaída de la empresa puesto que algunos de los
mejores vendedores han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia
obteniendo así una mejor retribución económica y algunos beneficios que la empresa
no le ofrecía.

Además Encontramos que la empresa no posee alta vocación al servicio, reactividad

e innovación y que las ventas han disminuido notoriamente.

PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1  DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar
el manual. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para
implementarlo

Paso 2  RECOPILACION DE LA INFORMACION

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3  ESTRUCTURARLO

La Estructura debe ser limpia, con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea.
También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles.

Paso 4 COMUNICARLO

Objetivo primordial será difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de

comunicación para que cada colaborador esté enterado de ello y también dar las
herramientas para su fácil acceso.
Como recomendación, el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboración, así como los responsables de su realización y
aquellos que lo autorizan. También es importante cuidar los formatos en los que se
presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona que
pueda tener acceso a ella.
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son

sus fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su producción,
Enfocado en la mejora continúa de toda la empresa de manera armónica y activa,
con el propósito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medición para

evaluar e identificar las habilidades y posibles falencias en la organización.

Listas de chequeo

Encuestas

Entrevistas

Investigaciones

Foros

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP deberán consultar permanentemente este

manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,
ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias
tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes áreas o departamentos porque podrán evaluar

objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la
adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente
interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han
sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada
una de sus áreas y operaciones.