Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

Gestão do Tempo no
Escritório

Trabalho realizado por: Cátia Rocha

Ano Letivo: 2016/2017

 Gestão do Tempo no Escritório

Curso Profissional de Técnico de Secretariado

Prova de Aptidão Profissional

Gestão do Tempo no
Escritório
Professoras Orientadoras: Ofélia Ambrósio e Sandra Cabrita

Trabalho realizado por: Cátia Rocha

Ano Letivo: 2016/2017

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“Não temos falta de tempo,

mas dispomos de muito tempo de que não sabemos tomar partido”

- Séneca

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Índice

Páginas

Introdução 5

Parte Teórica

1. Organização do trabalho ........................................................................ 7

1.1. Organização e metodologia ............................................................... 7
2. Planificação do trabalho ........................................................................ 8
2.1. Tipos de planeamento .................................................................... 8
2.1.1 Tarefas rotineiras e pontuais ......................................................... 8
3. Gestão do tempo ................................................................................. 9
3.1. O Tempo .................................................................................... 9
3.2. Influenciadores da gestão do tempo .................................................. 10
3.3. Estratégias para rentabilizar o tempo ................................................ 11
3.4. Saber dizer ”não”........................................................................ 12

Parte Prática

Análise de gestão do tempo de alguns profissionais de secretariado na empresa de

estágio ............................................................................................... 15

Conclusão............................................................................................ 16

Bibliografia/Webgrafia ............................................................................ 17

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Introdução

Este projeto tem como tema a Organização do Trabalho.

Escolhi este tema porque o considero importante no trabalho de um profissional de
secretariado. Com efeito, o profissional de secretariado é diariamente confrontado com
algumas interrupções que podem contribuir para uma menor produtividade do trabalho
tais como: telefonemas, reuniões, entre outras… pelo que é fundamental a existência
de uma planificação de todas as tarefas a desempenhar de forma a rentabilizar o seu
tempo e a permitir a concretização de todas elas, com responsabilidade e eficiência,
quer sejam de rotina, quer sejam as que surgem no dia-a-dia.
Neste trabalho tenho como principal objetivo dar a conhecer a importância da
planificação rigorosa das tarefas exercidas pelos profissionais de uma empresa, de
forma a puderem rentabilizar ao máximo o seu desempenho.
Tenho ainda como objetivos dar a conhecer métodos de gestão da agenda para
optimizar o desempenho já mencionado bem como identificar alguns factores
facilitadores da organização do trabalho.
Este trabalho é constituído por duas partes: a parte teórica e a parte prática.
Na parte teórica serão abordados alguns conceitos tais como: organização do trabalho
(simplificação do trabalho administrativo, organização das tarefas diárias e delegação
de tarefas), organização da agenda de forma a conseguir uma boa gestão do tempo.
Na parte prática pretendo fazer um pequeno questionário a alguns funcionários da
empresa onde realizarei a FCT (formação em contexto de trabalho) de maneira a
perceber como é que um profissional de secretariado gere o seu tempo e poder assim
averiguar se esta gestão se revela eficiente no desempenho das suas funções
quotidianas.

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Parte Teórica

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1.Organização do trabalho
Os profissionais de secretariado são elementos facilitadores do desenvolvimento
produtivo das organizações. Uma boa capacidade de gestão do serviço proporciona um
bom ambiente de trabalho e permite aumentar o rendimento global das empresas.
Como tal, existem inúmeras tarefas a desenvolver e prazos a cumprir num dia de
trabalho, tornando-se fulcral a organização do trabalho que permite a gestão das
tarefas de forma racional e funcional.
1.1.Organização e metodologia
O tempo é esgotável e existem tarefas que são prioritárias. É necessário organizar o
serviço e gerir o tempo adequadamente para desenvolver o trabalho de uma forma
eficaz.
Isso implica adquirir metodologias de trabalho que permitam o desenvolvimento do
mesmo de uma forma mais fácil, simples e organizada, optimizando as ferramentas que
se tem ao dispor.

A Eficácia está A Organização A Metodologia

relacionada com a depende da adquire-se pela
Organização. Metodologia. Rotina.

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2. Planificação do trabalho
Planificar é organizar o trabalho com método, de acordo com um plano previamente
delineado com vista aos objetivos que se pretendem atingir.
Deste modo, a planificação do trabalho requer uma análise exaustiva de alguns dos
seguintes itens:
 Conhecer o trabalho a desenvolver;
 Conhecer os objetivos a atingir;
 Conhecer o tempo disponível para a execução de cada tarefa;
 Estabelecer prioridades;
 Definir um plano de execução.
2.1. Tipos de planeamento
O planeamento é um sistema pelo qual é possível organizar o trabalho com recurso a
gráficos que permitem analisar o trabalho a decorrer na organização.
Este ajuda a efectuar um enquadramento temporal realista, controlado e orientado
para os objectivos.
Antes de fazer o planeamento é fundamental estabelecer prioridades e estabelecer
prazos para a concretização das tarefas.
Desta forma, podem aplicar-se três tipos de planeamento:
 Planeamento memento: planeamento das tarefas a realizar hora a hora;
 Planeamento diário: planeamento das tarefas a realizar num dia de trabalho.
Nesta tipologia deve fazer-se uma lista de tarefas a realizar e um mapa com o
horário das reuniões e de outros compromissos. Deve hierarquizar-se as tarefas
de acordo coma sua prioridade;
 Planeamento hebdomadário: planeamento das tarefas a realizar num
determinado espaço de tempo. Permite efectuar um enquadramento do tempo
mais realista, controlado e orientado para os objetivos.
2.1.1. Tarefas rotineiras e pontuais
Existem dois tipos de tarefas que fazem parte do dia a dia de trabalho do
profissional de secretariado.
As tarefas rotineiras são tarefas que acontecem frequentemente. Por ex.:
respostas a solicitações, processamento de salários, gestão da agenda, entre outros.
As tarefas pontuais são tarefas que não fazem parte da rotina diária, situações
que surgem espontaneamente e momentaneamente e têm de ser solucionadas.

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3. Gestão do tempo
Saber gerir o tempo corretamente exige conhecer o ritmo biológico próprio, o teor das
tarefas a realizar e os objetivos a atingir, planificar o trabalho, estabelecer prioridades,
ser eficiente, comunicar eficazmente, gerir emoções e controlar os desperdiçadores de
tempo.
A correta gestão do tempo contribui para se encontrar um equilíbrio mais saudável
entre vida pessoal e profissional.
Neste sentido,

As tarefas devem ser organizadas de

forma hierárquica de acordo com:

Grau de Grau de
complexidade Prioridade
urgência
3.1. O Tempo

O que é o tempo?
O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera.
Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer
tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado.

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3.2. Influenciadores da gestão do tempo

Dividimos as maiores preocupações com o tempo em três categorias:

Barreiras Barreiras Barreiras

Humanas ao Ambientais ao Administrativas
Tempo Tempo ao Tempo

Barreiras Humanas ao Tempo:

 Demasiado esforço;
 Desorganização pessoal;
 Incapacidade de dizer “não”;
 Deixar tarefas inacabadas;
 Socializar.
Barreiras Ambientais ao Tempo:
 Interrupções pelo telefone;
 Informação atrasada ou incompleta;
 Falta de pessoal ou excesso de pessoal;
 Barulho, distrações visuais;
 Visitantes ocasionais.
Barreiras Administrativas ao Tempo:
 Falta de objetivos, prioridades e planeamento;
 Delegação ineficiente;
 Falta de comunicação;
 Responsabilidade ou autoridade confusa;
 Não saber ouvir.

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3.3. Estratégias para rentabilizar o tempo

Rentabilizar o tempo permite realizar o serviço com eficácia mas requer método de
trabalho. As técnicas que facilitam a gestão do tempo são:

Agrupar – Agrupar as tarefas pela sua natureza: chamadas telefónicas, arquivo,

correspondência, entre outros.

Anotar prazos – Anotar todos os prazos na agenda e conferi-los com regularidade.

Arquivar – Efetuar o arquivo diariamente para evitar acumulação de documentos e

evitar desorganização.

Delegar – Delegar tarefas a outros colaboradores permite libertar tempo para a

realização e a concretização de outras tarefas.

Efetuar uma lista de tarefas – Fazer uma lista de tarefas e hierarquiza-las de

acordo com o grau de prioridade ajuda a manter um controlo sobre a gestão do trabalho
e a cumprir responsabilidades.

Organizar o local de trabalho – Manter o local de trabalho organizado e limpo.

Fazer uma tarefa de cada vez – Realizar uma tarefa de cada vez aumenta a
eficácia do trabalho.

Efetuar pausas – Fazer pausas para relaxar e para fazer uma alimentação adequada.

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3.4. Saber dizer “não”

É comum muitas pessoas acharem que secretariar está diretamente ligado a dizer
sempre “sim”, ser o “faz-tudo”. Mas entre as diversas habilidades relacionadas com esta
profissão está a necessidade de dizer “não”.
Para algumas pessoas, recusar um pedido ou mesmo impor limites nas relações é uma
tarefa muito complicada. E não sem motivo. “ Desde a infância, somos incentivados a
esforçarmo-nos para socializar-mos com os outros. Num misto de solidariedade e
compromisso, aprendemos a estar sempre “à disposição” , diz André Faro, doutor em
psicologia e professor da Universidade Federal de Sergipe.
No ambiente profissional é mais comum engolir mais “sapos”, porque o trabalhador
pode ser mal visto ao recusar um trabalho ou pedido de um colega.
“É importante relevar algumas coisas e atender aos desejos dos outros, mas não o
tempo inteiro.” – Marina Vasconcellos, especialista pelo Instituto Sedes Sapientiae.

Algumas maneiras de dizer não:

 Dizer não, dizendo sim – Ex.: Faço com o maior prazer, mas não posso começar
sem terminar o que estou a fazer neste momento.”
 Argumentar de forma clara e objetiva de maneira a que o outro entenda o
nosso lugar. Ex.: “Posso ajudá-lo sem problema, mas aquilo que estou a fazer vai
ficar atrasado. O seu pedido é mais importante?”
 Adiar a ajuda – Geralmente as solicitações são ”para ontem”. Então uma
maneira é dizer por exemplo: “ Na próxima semana estou mais tranquilo e talvez
possa ajudar.”

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Parte Prática

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