11.

AULA 11

Quando a base de dados torna-se muito grande, como, por exemplo, um cadastro muito longo
de produtos, é necessário administrar esses dados para que eles gerem somente a informação
necessária no momento. Esta aula trata fundamentalmente das ferramentas necessárias para
essa organização.

11.1. ESTRUTURA DE TÓPICOS

Esse conjunto de comandos também tem como finalidade organizar a base de dados dentro de
uma estrutura lógica e retornar informações que poderão ser utilizados pelo usuário. Esse
grupo de comandos está localizado na guia DADOS.

11.1.1. AGRUPAR E DESAGRUPAR

Agrupar linhas e colunas é uma ferramenta muito útil na visualização de dados e na

organização em tópicos. Por meio dessa ferramenta, facilmente o usuário consegue agrupar
determinada quantidade de linhas e colunas conforme sua necessidade (Fig. 11.1). Esse
comando está disponível na guia DADOS, grupo de comandos Estrutura de Tópicos, comandos
Agrupar e Desagrupar.

Esse agrupamento pode ser feito quantas vezes forem necessárias, tanto para linhas quanto
para colunas, criando tópicos segmentados. (Fig. 11.1)
Para desagruparmos essas linhas e colunas antes agrupadas, basta utilizarmos o comando
Desagrupar, devolvendo assim a aparência e o formato originais da planilha. (Fig. 11.2)

Neste exemplo, podemos observar claramente a existência de uma estrutura de tópicos tanto
em linhas quanto em colunas. (Fig. 11.3)
É possível utilizar uma estrutura de tópicos automática utilizando o comando específico para
essa função, que é denominado Autotópicos. Observe: (Fig. 11.4) Commented [m1]: Imagem?

11.1.2. SUBTOTAL

Como o próprio nome já diz, subtotal destina-se à criação de totalizadores matemáticos e

estatísticos para a planilha. Esses subtotais poderão estar vinculados a qualquer rótulo de
dados e retornar resultados diversos como soma, média, contagem etc. Existem duas formas
de se criar um subtotal: por meio do comando disponível na guia DADOS, grupo de comandos
Estrutura de Tópicos, comando Subtotal, ou por meio da função com sintaxe
=SUBTOTAL(NUM_FUNÇÃO;REF1;REF2;...). Vejamos a seguir suas aplicações.

11.1.3. FERRAMENTA SUBTOTAL

Como já mencionado, a ferramenta Subtotal está disponível na guia DADOS, grupo de

comandos Estrutura de Tópicos, comando Subtotal. Não há necessidade de selecionarmos a
base de dados, basta clicarmos em qualquer rótulo e executarmos o comando. Vejamos: (Fig.
11.5)

Uma dica importante para essa ferramenta é sempre termos disponível na planilha um rótulo
agrupador de dados que traga algum tipo de similaridade para os seguimentos existentes na
base de dados. No exemplo, nosso campo agrupador é o rótulo de dados CLASSE, que faz com
que os produtos, mesmo sendo diferentes, façam parte da mesma classe de dados.
Podemos observar que esse comando adiciona uma estrutura de tópicos automática à planilha
com base na mudança existente no rótulo agrupador. Com base nessa estrutura de tópicos,
são inseridos os totalizares com base na função que foi escolhida. Commented [m2]: Podemos contextualizar com um exemplo
prático do cotidiano usando como base a imagem/planilha
11.1.4. FUNÇÃO SUBTOTAL

A função descrita com sintaxe =SUBTOTAL(NUM_FUNÇÃO;REF1;REF2;...) tem como objetivo

proporcionar maior autonomia na criação dos totalizadores, visto que o comando subtotal
consegue executar somente um tipo de função para cada vez que é executado. Com a função
Subtotal é possível, por exemplo, um campo utilizando a função Soma e outro campo
utilizando a função Média. Vejamos um exemplo de aplicação. (Fig. 11.6)
Primeiramente, é necessário criarmos os campos totalizadores na planilha e depois
executarmos as funções correspondentes com a necessidade do trabalho que está sendo
desenvolvido. Os campos descritos como Geral no exemplo deverão ser resolvidos utilizando
as funções básicas estudadas anteriormente. Observe: (Fig. 11.7)

Já nos campos denominados Filtro é necessária solução por meio da função Subtotal,
conforme exemplo.

O índice é a divisão dos valores de Filtro pelos valores de Geral. Podemos observar que o valor
é sempre 100%, já que os valores obtidos nos campos Geral e Filtro são os mesmos.
Agora vamos aplicar filtro à planilha e filtrar com base na classe do produto:

É fácil perceber que no resultado obtido com a função =SUBTOTAL os valores se adequaram
aos dados exibidos no filtro; já nos campos em que o resultado foi obtido com funções
“básicas” o resultado continuou sendo o total dos valores da planilha. Com base nessas
informações os índices são gerados.
 11.1.5. ANÁLISE RÁPIDA DE DADOS

Da mesma forma que podemos resumir por meio de gráficos e formatação condicional, visto
anteriormente, para inserirmos subtotal, essa nova ferramenta do Excel 2013 é muito
eficiente. Repare:

O QUE APRENDEMOS HOJE?

Hoje aprendemos a utilizar os comandos para gerar uma estrutura de tópicos em nossa
planilha. Também aprendemos a resumir nossos dados por meio da ferramenta e função
Subtotal.
QUESTIONÁRIO

1. Quais as ferramentas básicas para criação de uma estrutura de tópicos?

2. Explique como podemos agrupar dados de uma planilha.
3. Que aspectos da planilha deverão ser observados antes de aplicarmos a ferramenta
Subtotal?
4. Qual a diferença entre a ferramenta Subtotal e a função Subtotal?
5. Explique que tipos de resumo rápido poderão ser aplicados em uma base de dados.

11.2. EXERCÍCIO
1. Com nossa planilha de compra de filmes já classificada, iremos utilizar a ferramenta de
Subtotal para resumir os dados da planilha por gênero. Caso necessário solicite ajuda
do educador.
 11.3. TDP ETAPA 11

Precisamos aplicar a função subtotal em nossa planilha para verificar qual o valor total e a
quantidade de veículos de uma marca quando necessário. Os campos em cinza são resultado
de uma função. Solicite ajuda de seu educador caso necessário.