Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la

información”

Empresa SWEET LIFE

SWEET LIFE es una Empresa dedicada a la distribución de una gran variedad de dulces como
mámelos chocolatinas bombones gomas etc. comprometidos con la excelencia en la calidad y
servicio a nuestros clientes, brindando momentos de sabor y alegría. contamos con una
transcripción de empaque y embalaje de dulces cuyos envases aseguran la protección de los dulces
también contamos con diseños atractivos para todo tipo de consumidor

para la exportación a un país extranjero debemos establecer relaciones comerciales que nos
brinden oportunidades de crecimiento y sostenibilidad; para ello contamos con el país de MEXICO
el cual exportamos nuestros productos a una importante distribuidora comercial en todo el centro
del país, aquella distribuidora es DULCES DE LA ROSA encargada de la distribución de dulces
nacionales e importados con una gran variedad de nuestras marcas y portafolios propios de
Colombia

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional busca repartir de manera adecuada las actividades y

responsabilidades de cada trabajador, empleado o funcionario, a quienes respectivamente les
corresponde un puesto, con el fin de facilitar el cumplimiento del proyecto, mediante la labor en
equipo y una coordinación entre ellos.

SWEET LIFE está formada por una estructura organizacional funcional y constituida por las
siguientes áreas o departamentos definidos de la siguiente manera:

Área Administrativa: Se encarga del manejo del personal y de la operación financiera de la

empresa. Se ocupa de coordinar la situación de las personas en su convivencia con la empresa y se
encarga de seleccionar y reclutar a los empleados, inducirlos, capacitarlos y motivarlos. Se encarga
de las remuneraciones y prestaciones, de los incentivos y recompensas al igual que de los riesgos y
accidentes que pudieren surgir. Además, tiene a cargo el manejo de los recursos financieros del
negocio.

Área de Mercadeo y Ventas: Se encarga de la identificación de oportunidades de negocio. Se

encarga de entregar el material POP, repartir volantes y de dar a conocer en la localidad la
empresa. Además, es la encargada de organizar la cadena de abastecimiento de manera que se
pueda llegar a los consumidores finales de la manera más eficiente posible.

Área de Producción: Se encarga de analizar, definir y llevar a cabo los procesos productivos para
satisfacer la demanda identificada por el área de mercadeo y ventas, conservando las exigencias de
calidad que se planteó la empresa y manejando una relación coordinada con esta área.

Área de alistamiento: se encarga de realizar los pedidos a los diferentes canales de distribución el
cual cuenta con personal capacitado con cursos de manipulación de alimentos y el uso adecuado
de la materia prima también se encarga del empaque y embalaje de los productos para que en el
desplazamiento de la mercancía no se dañe y genere averías
Área de aduanas: se encarga de despachar todos los pedidos listos a cada vehículo encargado de
un canal diferente para su envió también tiene contacto directo con la transportadora encargada
de su entrega final al cliente, el área de aduanas está atento a cualquier devolución de mercancía
por el cliente dependiendo la novedad que se presente.

La actividad comercial de SWEET LIFE inicia con la adquisición de mercaderías, por lo que
iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las compras. Cuando la organización realiza sus
adquisiciones recibe las facturas emitidas por sus proveedores, las que serán registradas en el Libro
de Compras, detallando la cantidad, precio o importe de las mercaderías y la forma de pago de
éstas. Toda compra genera el débito o entrada de bienes (mercaderías) y la salida o crédito de
efectivo, también una obligación legal frente al Estado (pago de impuestos). Luego la empresa
realiza las ventas de mercaderías a sus clientes. Emite las facturas correspondientes, las mismas
son registradas en el Libro de Ventas, considerando la cantidad, precio de las mercaderías y la
forma de pago. Estas ventas generan la entrada o débito de efectivo y la salida o crédito de
mercaderías, estableciendo también los impuestos de Ley. En el Almacén se registra el ingreso de
mercaderías y la salida de éstas (inventario). El Libro Diario Centraliza la información generada en
los libros de Compras, Ventas, Caja e inventario de almacén. El registro de otras operaciones
colaterales al negocio, se elabora en hoja de trabajo adicionales, las que luego de resumidas, serán
centralizadas en el Libro Diario. El traslado de la información del Libro Diario a los Libros Mayores,
muestra el Movimiento de las Cuentas por separado, sumas de los débitos y créditos y saldos de
las mismas

Las necesidades de información son claves para determinar las necesidades de los usuarios
potenciales o reales; es importante para conocer sus deseos en materia de prestaciones
documentales. Con tal fin, se debe definir los criterios de búsqueda, formular las estrategias
adecuadas y emplear las herramientas necesarias.

Para nuestra estrategia organizacional debemos tener en cuenta distintas aplicaciones informáticas
que funcionan por separado impiden la adecuación de un sistema de información, de manera que
el sistema de información exista "deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que
relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que
permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones

las aplicaciones de los sistemas de información al ámbito de la empresa SWEET LIFE son:

1. Los Sistemas de Información para la Gestión (SIG), o Management Information Systems

(MIS),

2. Sistemas Soporte a la Decisión (SSD), o Decision Support Systems (DSS),

 El DSS soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia,
diseño, elección e implementación.
 El soporte se realiza a varios niveles de los equipos de gestión, desde los altos
ejecutivos a los gestores de base.
 Soportan varios niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una
variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
  Y son fáciles de usar.

3. y Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS).

 son sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas,

 es usado por ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos,
 su principal uso es informativo,
 se concentra en la gestión general de la organización, y para ello utiliza información
interna y externa, información histórica para realizar predicciones, y todo tipo de
datos numéricos y textuales.

En SWEET LIFE Las tecnologías de información son la Tele-conferencia que incrementan la

comunicación reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y
dinero. Más del 70 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones
porque el contacto cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una
cantidad considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de los administradores
en las juntas mencionadas. La tele-conferencia – el uso de una línea de televisión y sistemas de
video- provee un útil medio para atender juntas de una manera “virtual”, especialmente en esta
era de competencia global. Esta tecnología es clave para diferentes áreas de comunicación entre
gerente-almacén-cliente

También cuenta con el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de
comunicaciones entre empresas, está acelerando el flujo de información en las empresas y
negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperación de información están basados en el
uso de redes y computadoras personales unidas unas con otras y todas conectadas a una
computadora central que permite a los usuarios compartir archivos e información digital de todo
tipo. Esto facilita el uso de información en el área de contabilidad, finanzas, administración,
recursos humanos y vendedores para el proceso del pedido.

El tercer tipo de Tecnología de Información de SWEET LIFE, son los sistemas de procesamiento de
información personal, como los que proveen las computadoras personales, portátiles y los
comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos
de todos los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han desarrollado comunicadores
personales, los cuales son una pequeña computadora de mano que actúa como grabadora, fax,
agenda y navegadores de Internet y correo electrónico. Actualmente las computadoras personales
se pueden conectar a redes de computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a
través de todos los departamentos de la organización. Las computadoras personales dan la
organización un gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy
difícil para los ejecutivos) y promueven la descentralización de la autoridad hacia empleados de
niveles bajos.

Para la empresa SWEET LIFE es fundamental implementar software o tecnologías de la información

que permitan un proceso logístico interno y externo efectivo y funcional
Promodel es un simulador con animación y optimización para hacer modelos de simulación y
optimizarlos. Permite simular cualquier tipo de sistemas de manufactura, logística, servicios, call
centers, manejo de materiales, etc. Puede simular call centers, servicio al cliente, bandas de
transporte, ensamble, corte, fundición etc.
ProModel es un paquete de simulación que no requiere programación, aunque si lo permite. Corre
en Windows y no requiere hardware especializado. Es la combinación perfecta entre facilidad de
uso y flexibilidad para modelos complejos. Puede simular justo a tiempo, teoría de restricciones
sistemas de empujar, jalar, logística, sistemas de servicio, atención a clientes, etc. Prácticamente,
cualquier sistema puede ser modelado. Una vez que el modelo ha sido creado, éste puede ser
optimizado para encontrar los valores óptimos de los parámetros clave del modelo. Algunos
ejemplos incluyen determinar la mejor combinación de factores para maximizar producción
minimizando costo, minimizar el número de camiones sin penalizar el servicio, etc.
El módulo de optimización nos ayuda a encontrar rápidamente la solución óptima en lugar de
solamente prueba y error. ProModel cuenta con SimRunner y permita de esta manera maximizar el
uso de los modelos de una forma rápida, confiable y plenamente integrada. esto permitirá
beneficios dentro de la empresa SWEET LIFE como:

 Software de Simulación con Optimización plenamente integrada.

 Creación de modelos rápida, sencilla y flexible.
 Modelos optimizables.
 Elementos de Logística, Manejo de Materiales, y Operaciones incluidas. (Bandas de
transporte, Grúas Viajeras, Operadores y Montacargas).
 Entrenamiento en español.
 Resultados probados.
 Importación del Layout de Autocad, y cualquier herramienta de CAD / CAE / Diseño, así
como de fotografías digitales.
 Soporte Técnico 24 horas al día, 365 días del Año. Integración a Excel, Visual Basic y
herramientas de Microsoft.
 Genera en automático las gráficas en 3 dimensiones para visualización en el espacio
tridimensional.

Otro Software que implementa la empresa SWEET LIFE es la de Gestión de Costos y Planeamiento
de la Producción el cual Optimiza los costos de producción partiendo de la formulación de
productos, MRP Manager® con sus múltiples funciones de planeamiento y monitoreo le dan un
control total sobre los procedimientos y etapas de fabricación de la planta industrial de SWEET LIFE
lo que permite relacionar el circuito de ventas con la producción. Esta fusión otorga alta
performance al monitoreo del stock en tiempo real y controlar el avance de las órdenes de trabajo.

Determina las etapas de producción de un semielaborado o terminado en el armado de la formula

y luego el sistema emitirá las ordenes de producción de cada etapa automáticamente verificando
faltantes de stock desde una orden de producción. Muy importante en productos de alta rotación y
bajo costo de todo nuestro portafolio de dulcería
Cuenta con una variedad de Reportes y Estadísticas de Compra, Cada módulo incluye su propio set
de reportes con gran variedad de filtros, combinaciones, ordenamientos, vista preliminar por
pantalla, o exportables a formatos Excel, Word, PDF, etc. Además, cuenta con un Módulo
Estadístico de más de 50 informes pormenorizados sobre la gestión de Compras.
Incluyendo un módulo de reparaciones y mantenimiento que está preparado para dar servicio y
garantías a productos fabricados y mantenimiento a las maquinarias de la fábrica, lleve el historial
de reparaciones y cambio de partes de cada equipo dentro de su planta productiva.
En SWEET LIFE se plantea de igual forma La planificación de los materiales o MRP el cual es un
sistema de planificación y administración, normalmente asociado con un software que planifica la
producción y un sistema de control de inventarios. Tiene el propósito de que se tengan los
materiales requeridos en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El
MRP, en función de la producción programada, sugiere una lista de órdenes de compra a
proveedores.
Más en detalle, trata de cumplir simultáneamente tres objetivos:

 Asegurar materiales y productos que estén disponibles para la producción y entrega a los
clientes.

 Mantener los niveles de inventario adecuados para la operación.

 Planear las actividades de manufactura, horarios de entrega y actividades de compra.

El MRP determina cuántos componentes se necesitan, así como cuándo hay que llevar a cabo
el Plan Maestro de Producción, que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de
los materiales necesarios para satisfacer la demanda de productos finales.

 Disminuir inventarios.

 Disminuir los tiempos de espera en la producción y en la entrega.

 Determinar obligaciones realistas.

 Incrementar la eficiencia.

 Proveer alerta temprana.

 Proveer un escenario de planeamiento de largo plazo.

Un sistema MRP debe satisfacer las siguientes condiciones:

 Asegurarse de que los materiales y productos solicitados para la producción son repartidos
a los clientes.

 Mantener el mínimo nivel de inventario.

 Planear actividades de:

 Fabricación.

 Entregas.

 Compras.

El plan maestro de logística internacional consiste en que la producción con base en los pedidos de
los clientes y los pronósticos de demanda, nos dice qué productos finales hay que fabricar y en qué
plazos deben tenerse terminados. También contiene las cantidades y fechas de la disponibilidad de
los productos de la planta que están sujetos a demanda externa (productos finales y piezas de
repuesto).
La función del plan maestro es adecuar la producción en la fábrica a los dictados de la demanda
externa. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con
el máximo de eficiencia.
Para esto el Plan maestro de producción se basa un tiempo que se establece para el cálculo de las
fechas de producción y abastecimiento. Se ha estandarizado que este tiempo sea de una semana
laboral.