ORGANIZACION DE UN CONGRESO PASO A PASO

ORGANIZACION DE UN CONGRESO

PASO A PASO
Tema y elección del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad
en los encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas.
Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias,
conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un
contenido real sobre el tema central del congreso.
Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un
auditorio u hotel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad.
En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el
congreso sea afín al acto que aborda.
Fecha y Lugar Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como
para poder prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material
(Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles
asistentes con la mayor antelación posible.
A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o
tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.
Es muy bueno para la ciudad tener eventos periódicamente pero contraproducente
cuando éstos se superponen, ya que no se les puede brindar a los visitantes un servicio
óptimo.
Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones:
· La Concurrencia:
Debemos prever cuanto público asistirá al evento, de manera que podamos calcular qué
capacidad debe tener el auditorio.
· Mobiliario:
Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de
una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la
adecuada.
· Servicios técnicos:
Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección
de datos, es muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no.
A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el número de micrófonos que
precisaremos y si deben ser inalámbricos.
Otro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio.
· Salas Anexas:
Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o
efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias.
Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para
ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.
· Accesos y complementos:
Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso,
que disponga de estacionamiento propio o cercano.
Preparación de invitados y convocatoria
· Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso.
· Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas
en la convocatoria.
· Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.
· Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes
ponentes y temas del acto.
Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe
pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se
confirma a todos y cada uno de los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su
conferencia.
· Al márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las
credenciales del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del
hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.
Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al
congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre
cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser así, se deberá prever los
traslados hasta el recinto.
Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los
disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que
sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.
Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y
de asistentes a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por
ejemplo, un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc.
Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos
prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.
A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante
ofrecer coffee break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de
congreso.
En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones
convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa
podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habrá una serie de actividades
paralelas.
El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitará de un equipo humano encargado de
su gestión. Entre éstos, los más imprescindibles son:
· Director de Congreso:
Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones
periódicas con los directores de cada subgrupo.
· Jefe de Prensa:
Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.
· Jefe de Relaciones Humanas:
Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento,
manteniendo un clima de trabajo armónico.
También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos,
tanto dentro como fuera del evento.
· Presentador:
Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones
de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras
las presentaciones.
· Promoción:
Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de
conseguir auspiciantes que sostengan el evento.
· Economía:
Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como
mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los
participantes.
· Protocolo:
Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local,
atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su
lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.
· Seguridad:
Deberá velar por la seguridad de los asistentes.
· Personal auxiliar de Salas:
Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del
micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes,
etc.
Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de
prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los
cargos directivos del congreso.
Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la
presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento.
Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia
que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los
medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un
balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para
el próximo evento.
En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se
podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la
participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un
pequeño detalle al acompañante.
Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta
firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación.
Resumen

· Prever con antelación las posibles fechas.

· Establecer previamente la presencia de disertantes por teléfono o e-mail.
· Confirmar por teléfono y escrito su participación y temario.
· Hacer llegar a los posibles asistentes la documentación necesaria del congreso.
· Establecer un programa paralelo para los acompañantes.
· Prever los actos de presentación a la prensa mediante una conferencia de prensa o
cócktel.
· Concluir siempre con una cena o acto festivo.
· Entregar un obsequio de participación a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los
acompañantes.
 PASO A PASO
Fechas y calendarización
Para empezar a organizar adecuadamente un congreso debemos tener bien establecidas
las fechas. Es por eso que mínimo un año antes debe estar reservado el lugar.
Debemos tomar en cuenta que para cada paso de la organización hay que establecer una
fecha límite razonable en la que deberá completarse la tarea asignada (sin extenderse)
4. Selección de la temática y diseño de imagen Una vez que ya tenemos una temática
específica ya podemos definir quiénes serán los posibles candidatos a ponentes del
congreso (en caso de haber elegido por contexto). Es importante tener un esquema
general del programa del evento, esto es para saber cuántos ponentes se necesitan,
siempre tomando en cuenta el presupuesto con el que se cuenta para traerlos y los días
disponibles en el auditorio

3. Distribución del presupuesto

El dinero es uno de los puntos claves para el éxito de un congreso, así que es
recomendable que los integrantes del área de tesorería tengan como mínimo
gusto por las cuentas, de preferencia que tengan cierta habilidad con los
números, que sean responsables, puntuales, dedicadas y con facilidad para la
toma de decisiones. No se admiten quejumbrosos ni gente estresante que cree
que todo saldrá mal cuando aún no se ha empezado

1) SELECCIONAR UN BUEN EQUIPO DE TRABAJO

APTITUDES DE LA GENTE QUE COMPONE EL EQUIPO

Responsables, puntuales, comprometidas con el evento, desinteresadas, con experiencia
de trabajo en equipo, no conflictivas ni habladoras, que en caso de haber problemas estén
dispuestos a dar la cara.

Diseño
Este equipo debe tener en cuenta que el logotipo que realice para el congreso debe
ajustarse a todo tipo de aplicaciones, llámense carteles, volantes, trípticos, lonas, biromes,
playeras, banners, bolsas, libretas, postales, etc… no obstante, una imagen muy rebuscada
o saturada puede llegar a causar problemas a la hora de realizar aplicaciones para difusión
o paquete de congresistas.
Una de las primeras aplicaciones en las que debe aparecer el diseño de la imagen es la
página de Internet. Puede que aún no haya publicidad impresa pero es indispensable que
la página ya exista, de esta forma si alguien está interesado puede empezar a contactarte,
de hecho los ponentes suelen entrar constantemente por si ha habido modificaciones. Este
debe ser el primer medio en actualizarse, principalmente el programa de actividades
Equipo organizador: Serán los encargados de delegar responsabilidades equitativamente
y corregir oportunamente posibles problemas Colaboradores: son los que trabajarán
específicamente en alguna área del congreso. La elección de colaboradores es igual de
importante que la del equipo organizador. En este rubro la puntualidad y la
responsabilidad son básicos para la selección de éstos Operativos: Estos se requerirán
únicamente el día del evento, a lo mucho dos o tres días antes, sólo para resolver dudas o
afinar detalles sobre lo que realizarán. Su participación es necesaria cuando se requiere
cambiar el escenario, conectar cables, cargar muebles, impresoras, computadoras,
bocinas, aquellos que pasarán el micrófono o avisos al maestro de ceremonias, así como
edecanes y personas de registro, quienes ejecutarán actividades sencillas pero muy
específicas. Esto hará la diferencia para una buena organización y para la completa
satisfacción del congresista.
Tareas a organizar
1. Ponentes
2. Tesorería
3. Logística
4. Registro
5. Sponsors
6. Diseño y publicidad
7. Difusión
8. Documentación
9. Fiestas y eventos culturales
10. Actividades recreativas externas
5. Búsqueda de Sponsors

Algunas de las características con las que es recomendable que cuenten los integrantes
del área de patrocinios son: tener facilidad de palabra y persuasión, saber redactar, tener
contactos, de preferencia deberán contar con auto propio, tener flexibilidad de tiempo y
que puedan ser fácilmente localizables. Todo tipo de acuerdo con patrocinadores debe
estar acordado por escrito y firmado por la persona responsable

TIPOS DE SPONSORS

EN ESPECIES

La mayoría de las empresas prefieren apoyar con sponsoreos en especie, por lo

tanto debemos tener una lista de materiales en especie y otra en efectivo para
aquellos que se adapten más a esta modalidad. Aquí el asunto no es sólo pedir
sino ofrecer opciones a la empresa que ayuden a facilitar una decisión favorable
a nuestro congreso (ej: fiestas, el paquete de congresistas, los regalos de los ponentes,
viáticos de los ponentes (tarifas especiales en hoteles, comidas, transportes) y publicidad
(impresiones).

En efectivo El dinero nos permite solventar gastos varios, sin determinar una cosa en
particular, y teniendo en cuenta la versatilidad para su utilización.

6. Cartas a ponentes
Trabajo previo al envío:

Ponerse en contacto con el área de tesorería para saber cuál será el presupuesto con el
que cuenta.
• Investigar cuánto cuestan los vuelos correspondientes a los países de donde vienen los
ponentes (muchas veces son personas que viajan constantemente, en ese caso hay que
contemplar un rango mayor aproximado en caso de que la persona se encuentre en un
lugar más lejano del que creemos). • Investigar posibilidades de patrocinios en vuelos,
hospedaje, comidas y transporte (para esto hay que hablar constantemente con el área de
patrocinios para checar la factibilidad de sus propuestas). • Investigar qué ofrecen hacia
este tipo de eventos las respectivas embajadas de los países originarios de nuestros
ponentes (es importante que esto lo hagan con suficiente tiempo de anticipación, a veces
las respuestas son muy tardadas).

• ¡No salirse del presupuesto! Es muy importante dejar al menos el 30% del presupuesto
como dinero de emergencia, por si los precios que calculamos se disparan, sobre todo en
el caso de los vuelos, estos aumentan entre más se acerque la fecha del congreso. Si
después de todo esto estamos seguros de que sí podemos traer a los ponentes que hemos
investigado, ya se puede pasar al siguiente paso: escribir las cartas.
7. Difusión y facilidades de pago. Se trata de promociones a aquellos que se inscriban
antes de la fecha de congreso, ya que este dinero nos ayudará a empezar a pagar los
primeros gastos. Aquí van algunas promociones que pueden realizarse en el pago de
inscripción: • Descuento por pertenecer a la Institución donde se llevará a cabo el
congreso. Por ejemplo, en un congreso organizado por la Asociación Médica, puede darse
un descuento en la inscripción para aquellos que son socios de la entidad. • Descuento por
grupos. Este puede ser de 10, 15, 20 o más personas, dependiendo de lo que el área de
tesorería diga que conviene. • Descuento por pago adelantado. Entre primero paguen, más
descuento! • Descuento a los organizadores de grupos. Esto se aplica a aquél que se
encargó de organizar y llevar a un grupo numeroso al congreso. Entre más grande sea el
grupo más beneficios recibe el organizador.

8. Organización de logística y traducciones

LOGISTICA DE MONTAJES

Se refiere a todo el mobiliario requerido para el congreso. Aquí es recomendable que

dividan los lugares donde se va a desenvolver el evento para no tener confusiones
posteriores. Por ejemplo, escenario, lobby y explanada del auditorio. De esta manera, se
puede tener mayor control de lo que se necesitará en cada parte.

LOGÍSTICA TÉCNICA Ésta abarca lo necesario para el buen funcionamiento del sonido y
la iluminación. Aquí normalmente se realiza en conjunto con el personal del lugar que se
ha reservado, sin embargo, también es necesario coordinarlo ya que cada auditorio tiene
sus reglas y el área de logística debe estar al pendiente de lo que se necesite o se solicite
por parte del área técnica del lugar, así se puede tener mayor control durante cualquier
situación que ocurra durante el congreso.