Cita en Agenda a un paciente nuevo

Daremos cita a un paciente para una primera visita a través de la Agenda en Gesden
Evo.

La abrimos desde el icono de Agenda o desde “Accesorios  Agenda”.

Al abrir la Agenda, seleccionaremos el book del doctor al que corresponda realizar

esta primera visita. La hora de la cita la marcaremos con doble clic, o bien con el botón
derecho del ratón, mediante la opción “insertar cita”.

En esta ocasión, los únicos datos que

apuntaremos en la cita son el nombre del
paciente, apellidos, teléfonos y el
tratamiento a realizar por el colaborador. En
observaciones podremos colocar
anotaciones tales como: “crear ficha”,
“paciente nuevo”, etc.
 Llegada del paciente

Cuando el paciente llega a la consulta el día de su primera visita, el primer dato a

introducir en Gesden Evo es la ficha del paciente.

Para ello, seleccionaremos la ventana “Pacientes” y marcaremos la opción “Nuevo”.

Al marcar “Nuevo”, rellenaremos únicamente el nombre, los apellidos, el Nif (si

disponemos de el) y si el paciente viene de una mutua, asignaremos la mutua a la que
pertenezca. Luego le daremos a “Aceptar”.

Al aceptar, accedemos a la opción “Filiación”, donde introduciremos los datos

personales del paciente en el siguiente orden:
 1. Datos domicilio y personales: Aquí rellenaremos la dirección, código postal,
población, teléfono particular y/o móvil, fecha de nacimiento y sexo.

Al colocar el código postal, podremos pulsar el icono de la “lupa”, que se encuentra

justo a la derecha, para que el programa nos inserte la población correspondiente.

Una vez completados los datos, seleccionaremos la opción “Aceptar”, que veremos
en verde en la parte superior. Este paso es necesario hacerlo antes de pasar a otro
campo; de lo contrario, correríamos el riesgo de perder los datos que acabamos de
introducir en la ficha del paciente.
 Otros datos:

Aquí lo único que es imprescindible rellenar es el NIF del paciente.

También podremos usar el campo “Situación” para separar a los pacientes por
situaciones como “en tratamiento”, “fin de tratamiento”, “exitus”, “pendiente de
presupuesto”, etc.

Como en la pantalla anterior, aceptaremos en la parte superior antes de ir a

cualquier otra opción.

Con estos datos introducidos en la ficha, ya podremos trabajar correctamente con el

paciente en Gesden Evo.

Sólo en caso de niños o pacientes que tengan a otra persona como responsable del
pago, deberemos asociar los nuevos datos de facturación desde la pestaña “Datos
Facturación”.
 Datos de Facturación:

Aquí, en los datos de facturación diferenciaremos 2 conceptos: Cliente y Paciente.

- Paciente: Persona que se realiza los tratamientos (niño, por ejemplo)

- Cliente: Persona o entidad que se encarga de los pagos y facturación del
paciente (padre/madre, mutua, etc.).

Desde la opción “Datos Facturación” marcaremos la casilla “Añadir” en la parte

superior, y se abrirá la siguiente ventana:

Aquí seleccionaremos uno de los 3 casos con que nos podremos encontrar:
 Cliente existente:

Desde la pestaña desplegable buscaremos a los pacientes de la clínica en

nuestra base de datos. Si el cliente ya es paciente nuestro, lo seleccionaremos
desde aquí.

al aceptar, podremos rellenar los datos del cliente, como el parentesco que le une al
paciente, el NIF, la dirección, número de cuenta corriente y datos personales.
Marcaremos la facturación predeterminada si por defecto los tratamientos del niño los
paga el padre, por ejemplo.
 En caso de que dejara de haber un vínculo entre paciente y cliente, marcaríamos la
casilla de “Relación Inactiva”, así, nos proporcionará la fecha de baja del cliente en la
facturación del paciente.

Aun habiendo “inactivado” al cliente, deberemos acceder a la

pestaña del paciente en los datos de facturación y volverle a marcar la facturación
predeterminada. Así indicamos que el paciente se realiza y paga los tratamientos, y se
le facturan a su nombre.
Nuevo Cliente:

Aquí, lo único que rellenaremos es el nombre y los apellidos del cliente nuevo
en caso de que no sea paciente nuestro.

Escribimos el nombre y apellidos del nuevo cliente, aceptamos, y acto

seguido rellenaremos los datos de domicilio del cliente nuevo, ya que no tiene
porque vivir en la misma dirección el paciente con el cliente.
 Asociar a Mutua

Si al introducir el paciente se nos ha olvidado colocarle la mutua a la que

pertenece o si más adelante se afilia a una, lo asociaremos desde esta
pestaña. Buscaremos la mutua dentro de los baremos que tenemos
introducidos en la base de datos, y en la pestaña del cliente (mutua), podremos
rellenar la caducidad de la mutua, el número de tarjeta e incluso el número de
póliza.

De esta manera, predeterminamos los precios de mutua a este paciente siempre

que le introduzcamos un tratamiento de mutua.

Su información de mutua será visible desde las alertas médicas del paciente.

También entenderemos como “mutua” aquellas tarifas especiales que pudiéramos

tener en la clínica: Tarifa Jubilados, Tarifa Clientes VIP, Tarifa Especial, etc.

Si después queremos eliminar la mutua porque el paciente ya no pertenece a dicha

tarificación, sólo marcaremos la casilla “relación inactiva”. Así, queda esta mutua
inactiva para el paciente, sin necesidad de borrar los datos antiguos dentro del historial
del paciente en referencia a la mutua inactivada.
Exploración del paciente (1ª Visita)

Una vez que el paciente pasa a box, desde allí accederemos a su historia clínica,
donde introduciremos las alertas médicas y el diagnóstico del paciente, de modo que
podremos darle un plan de tratamiento más preciso y más comunicativo.

Accederemos desde la barra lateral “Historial” o desde la pestaña superior

“Pacientes  Historial”.

En el Historial distinguiremos 4 ventanas:

- Odontograma: Con la disposición de piezas iniciales del paciente. Se encuentra

en la parte superior, a la izquierda.
- Imágenes: Imágenes, radiografías, fotos, etc., que sean incluidas a través del
software de Gesimag*. Está en la parte superior a la derecha.
- Entradas médicas: Cada tratamiento que le realicemos al paciente o cada pago
que hagamos quedará reflejado en esta ventana, situada en la parte inferior a
la derecha.
 - Alertas médicas: Escribiremos las alertas del paciente, como alergias,
medicación, enfermedades, etc. esta última ventana se encuentra en la parte
inferior derecha.

*: Software de Gesimag no incluido en la instalación Estándar

Alertas Médicas:

Empezaremos a rellenar los datos de “alertas médicas”. Para ello, seleccionaremos

uno de los renglones de los que comprende la ventana de alertas, y volveremos a
hacer “clic” en el renglón, a partir de entonces podremos escribir la alerta médica
deseada.

Para guardar los datos

introducidos, simplemente
haremos “clic” en cualquiera de
los demás renglones y
automáticamente se guardará la
información.

Para remarcar alguna alerta y

darle más importancia visual,
simplemente clicando 2 veces en
dicha alerta, esta aparecerá en
rojo
 Una vez que tenemos las alertas médicas configuradas, ya podremos adecuar el
Odontograma del paciente con la disposición de piezas a fecha de la primera visita, es
decir, la exploración al paciente.

Para ello, iremos al Odontograma.

Haremos doble clic en cualquier lugar del Odontograma para abrir la barra inferior y
lateral derecha de edición.

Al realizarlo, encontraremos en la barra inferior, en la parte izquierda, las situaciones

de las entradas medicas, distinguiendo entre Previo Previsto Realizado.

- Previo: lo que el paciente lleva en la boca antes de su primera visita

(Edentulismo, Implantes, tratamientos de otras clínicas, etc.)
- Previsto: es lo que está previsto realizar al paciente en la clínica, ya sea por
tratamientos que se va a realizar inmediatamente o tratamientos que se
presupuestaron y el paciente aceptó.
- Realizado: lo que se ha realizado en la clínica dental.

Para introducir la exploración, marcaremos la casilla de la situación de la entrada

médica en verde (previo). Seleccionaremos el icono del tratamiento a colocar y,
seguido, la pieza que corresponda, si procede.
 Así, de esta manera, podremos crear el Odontograma, que será muy similar a una
radiografía panorámica. Con la visualización limpia del Odontograma, podremos saber
con exactitud los antecedentes del paciente y obtener una mayor precisión a la hora
de diagnosticarle los tratamientos a realizar.

Podremos desplazar piezas, rotarlas, colocar piezas de niño, supernumerarias,

obturaciones realizadas por otra clínica dental con anterioridad, etc.
 Todo aquello que vamos introduciendo como previo, dejará un registro en el
apartado de “Entradas Médicas”.

En caso que tuviéramos que eliminar alguno de los tratamientos previos introducidos,
se ha de marcar el correspondiente en la zona de entradas médicas y seleccionar la
opción superior “eliminar”
 Plan de tratamiento

Ahora le daremos al paciente el plan de tratamiento a seguir, es decir, el

presupuesto. De esta manera, podremos llevar el control sobre las fechas en que
proponemos el tratamiento y las fechas que el paciente ha ido aceptando.

Para acceder a los presupuestos, marcaremos la opción del lateral, en el área de

pacientes “Presupuestos”.

A continuación, seleccionaremos en la parte superior la opción añadir.

Nos aparecerá una ventana muy similar al historial del paciente, con la diferencia
que encontraremos la opción “Cabecera”.
Cabecera Presupuesto:

Primero, empezaremos a rellenar la cabecera, incluyendo el titulo del presupuesto, el

doctor que le presupuesta el plan de tratamiento y las observaciones pertinentes que
queramos incluir.

Con la tecla “F1” podremos crear textos predeterminados o acceder a ellos para
colocar texto en “observaciones”
Tratamientos Presupuestados:

Acto seguido, empezamos a incluir los tratamientos a seguir por el paciente desde el
propio odontograma. Haremos doble clic con el mouse encima del odontograma para
que se habilite la opción de edición.

Aquí, encontraremos un nuevo color, en este caso es el morado “Presupuestado”.

Introduciremos los tratamientos únicamente en este estado, ya que se trata de un
estado propuesto al paciente, pero no aceptado de momento, y lo haremos del mismo
modo que en el paso anterior con los “Previos”.

Seleccionamos el icono del tratamiento a realizar desde la lista inferior y marcamos

la pieza a realizar dicho tratamiento. Automáticamente, se nos abrirá una ventana
emergente con la relación de todos los tipos de tratamientos que tenemos asociados
en nuestra base de datos con dicho icono.
 Incluso podremos elegir si queremos los tratamientos únicamente de la tarifa privada
o de todas las tarificaciones/mutuas asociadas al paciente.

Seleccionamos de la lista el tratamiento correcto y automáticamente nos aparecerá,

en la parte inferior del presupuesto el tratamiento introducido.

A su vez, en el odontograma, la pieza correspondiente quedará marcada con el

dibujo del tratamiento que acabamos de introducir.

Así, iremos introduciendo todo el plan de tratamiento previsto para el paciente. Si

quisiéramos modificar algún tratamiento de los ya introducidos, simplemente
seleccionamos la línea del tratamiento (en la parte inferior) y marcamos la opción
superior “Modificar”. Para eliminar algún tratamiento, obramos de la misma manera,
seleccionamos el tratamiento y marcamos en la parte superior la opción “Borrar”.

Una vez que tengamos el presupuesto terminado, seleccionamos en la parte

superior la opción “Aceptar”. Este paso es muy importante, ya que si no aceptáramos
no estaríamos guardando todos los tratamientos presupuestados.
Impresión del Presupuesto:

Ahora, procederemos a imprimir el presupuesto al paciente. Desde el mismo box, o

en recepción, cuando salga el paciente.

Marcamos la opción “Imprimir” en la parte superior y se nos abrirá el editor de textos

de Gesden Evo con el presupuesto.

Si deseamos imprimir al paciente el presupuesto con el odontograma visible,

simplemente desmarcamos la casilla “mostrar esquema grafico”.
Aceptación total/parcial del presupuesto:

Cuando el paciente nos acepta el presupuesto, ya sea un solo tratamiento, parte, o

todo el presupuesto, tendremos que registrarlo. Para ello, iremos dentro del
presupuesto que anteriormente hemos dado al paciente y seleccionaremos la opción
“Aceptar Presupuesto.”, que la encontraremos a la derecha, justo debajo del
odontograma.

Ahora, se nos abrirá una ventana para poder marcar lo que el paciente ha aceptado
de ese presupuesto.

Si el paciente aceptara todo en un primer momento, podremos marcar “todos” y

aceptar todo el presupuesto; si no, podremos ir marcando lo que el paciente va
aceptando.

Una vez que tenemos seleccionado lo que corresponda, marcaremos la opción

“Aceptar”. De esta forma, cada tratamiento aceptado tendrá su fecha de aceptación y
esos tratamientos pasarán al historial del paciente como “Previstos”.

Aparte, en el historial, todo lo que provenga de un presupuesto quedará marcado

con la opción “En Presup.”
Próxima Visita del Paciente

Después de haberle dado el presupuesto al paciente y este haber aceptado el

tratamiento a realizar, tendremos que darle una nueva visita en la Agenda para
realizarse el tratamiento. Para hacerlo, accederemos desde la Agenda de Gesden Evo
a la agenda del doctor que corresponda.

Hacemos doble “clic” en la franja horaria

correspondiente

En este caso, no introduciremos el paciente a mano, sino que, como ya disponemos

de ficha en Gesden Evo, seleccionaremos el icono de selección de pacientes.
 Una vez seleccionado, automáticamente se nos abrirá la ventana de búsqueda de
pacientes.

En esta ventana, introduciremos,

donde pone “nombre”, el apellido del
paciente, y pulsaremos la tecla
“INTRO”. Así nos aparecerán todos
los pacientes que estén introducidos
en Gesden que coincidan en el
apellido. La búsqueda también la
podríamos realizar por número de
historial.

Cuando ya lo tenemos seleccionado, marcamos la opción “Aceptar” y ya tenemos al

paciente introducido en la cita.

Ahora sólo nos quedaría

colocar el tratamiento por el cual
le damos cita al paciente y
aceptar la cita. Así ya
tendríamos lista la próxima visita
del paciente en la Agenda.
Próxima visita desde la ficha del paciente:

Otra forma rápida para introducir la cita del paciente seleccionado en la Agenda de
Gesden es marcando desde cualquier área la pestaña que hay a la derecha del botón
superior “Añadir”.

Al pulsar esta opción, automáticamente la agenda, en su

estado “minimizado”, empezará a parpadear en la barra de
tareas del ordenador.

Abriremos la Agenda de Gesden Evo y seleccionaremos la

agenda del doctor correspondiente y haremos doble “clic” a la
hora que corresponda la cita.

Así, conseguiremos que en la cita aparezca cargado el paciente, su número de

teléfono particular, su número de móvil y su número de historial.

Con esta opción, sólo nos quedará seleccionar el tratamiento por el cual citamos al
paciente y marcar la opción “Aceptar”.
Llegada del Paciente citado

Cuando el paciente aparece en la clínica el día de su visita, tendremos que registrar

la llegada del paciente al centro desde la Agenda de Gesden Evo. Para ello, abriremos
la Agenda y seleccionaremos la cita que teníamos planificada, marcaremos con el
botón derecho la cita y seleccionaremos “cambiar situación”.

A continuación, seleccionamos la situación correspondiente, ya bien sea “en

recepción” o bien “en sala de espera”.

Automáticamente, el icono de la cita cambiará de estado, tanto en las agendas de

recepción como en las de los demás ordenadores del centro.

Si en los boxes utilizamos en lugar de la Agenda la Pizarra, el cambio es idéntico, el

paciente pasará de estar “planificado” a la opción que desde la agenda le hayamos
marcado.
 Paso del Paciente al Box

Cuando pasamos al paciente desde la sala de espera al box deberemos dejar

constancia en la situación del paciente dentro de la Agenda de Gesden Evo.

Para ello, en la propia cita, marcaremos con el botón derecho del mouse la opción
“cambiar situación” y marcamos “En Consulta”.

Así, automáticamente el estado del paciente cambiará en todas las agendas de la

consulta y pizarras.
Realización del Tratamiento

Una vez que tenemos al paciente en el box listo para realizarse los tratamientos
previstos, tendremos que cambiar el estado de la entrada médica únicamente en el
caso de realizarle completamente el tratamiento previsto.

Marcaremos el tratamiento y haremos “clic” con el botón derecho del mouse,

seleccionaremos la opción “Cambiar Estado” y escogeremos el estado de “Realizado”.

En el momento que le cambiamos el estado a realizado, se abrirá la entrada médica

para poder poner el colaborador que la realizó y la persona auxiliar, en caso de que
sea necesario.
 Aquí no será necesario introducir el pago en el caso que pague el paciente, ya que
sólo estamos validando el tratamiento que se acaba de realizar, y con ello, en el
momento que aceptemos, crearemos el adeudo en su ficha.

El apartado “debe-paga” lo encontraremos de color rojo, conforme el paciente aún no

ha liquidado su tratamiento.
Creación tratamiento tarifa privada:

En caso que tengamos que introducir una entrada médica que no estuviera prevista
podremos introducir el tratamiento seleccionando en la parte superior la casilla
“Añadir”.

En este caso, se nos abrirá una entrada médica sin seleccionar nada. Marcaremos el
colaborador, seleccionaremos el tratamiento, buscándolo dentro de los grupos
médicos que tengamos en nuestra base de datos, marcaremos las piezas en las
cuales realizaremos el tratamiento y aceptaremos.

En la parte inferior de la entrada médica, justo al lado del botón “aceptar” en la parte
inferior, encontramos otro botón: “Otra más”, que sirve para aceptar la entrada médica
que tenemos creada y volver a la ventana de creación de tratamiento en blanco
Tratamiento de mutua:

Para los tratamientos de mutuas es muy similar, lo haremos de la misma manera

que la introducción del tratamiento en la tarifa privada.

Marcamos en la parte superior la opción “Añadir”.

Aquí podremos seleccionar en la pestaña de tratamientos “Más” (tarifa privada) o la

tarifa de mutua, y seleccionamos el tratamiento correspondiente.
 En este caso, como es un tratamiento de mutua, en Datos Administrativos de la
entrada médica sólo nos dará la opción de seleccionar la “forma de pago”, ya sea por
tarjeta de mutua o talón de mutua. Es decir, que aquí lo único que marcamos es lo que
el paciente pasa, si la tarjeta o el talón. Con esta opción, no quedará marcada como
pagada la entrada médica, ya que el pago se hará mediante el asistente de facturación
y liquidación a mutuas.

Ocurre de esta manera porque en la configuración de los tratamientos, en “Sistema

 Gestión de Tratamientos”, tenemos configurado el tratamiento con precio de mutua
y no de paciente, porque el tratamiento lo abona de manera íntegra la mutua.

Si tuviéramos tarifas de mutuas, que son precios pactados con la clínica, en los
cuales es el paciente quien paga, se realizará de la misma manera que cualquier
tratamiento de mutua, sólo que en este caso en los datos administrativos aparecerá el
paciente y será él quien tenga que abonar el importe del tratamiento.
 Salida de Box

En el momento que el paciente sale del box, dirección a recepción para abonar el
tratamiento o darle nueva cita en la Agenda, deberemos de marcar en la Agenda que
el paciente ya ha salido de la consulta quedando ésta libre.

Seleccionaremos la cita en la Agenda, marcaremos con el botón derecho la opción

“Cambiar situación” y seleccionaremos “Finalizado”.

En las demás agendas cambiará su situación, y con ello, dejaremos constancia del
tiempo real transcurrido en consulta, y gracias a los cambios de situación restantes,
conseguiremos, más adelante, sacar estadísticas sobre los retrasos de los pacientes,
retrasos de la clínica, duraciones reales de citas y tiempo productivo real de los
colaboradores.
 Cobro en Recepción

Cuando abrimos la ficha del paciente en recepción, una vez que éste ha
abandonado el box, nos encontraremos con las entradas médicas realizadas y con las
alertas médicas, donde veremos el saldo con el adeudo generado.

Aquí es cuando usaremos el circuito de cobros, en sus diversas variantes

Notas 1: Si introducimos los anticipos, pero no conciliamos la entrada médica con su

parte del pago del anticipo, estaremos dejando la entrada médica como “no pagada”, y
en las hojas de producción de los colaboradores no aparecerá conforme está
liquidada, así que se hace “obligatorio” para el usuario tener que conciliar las
entradas medicas siempre que estén pagadas con un anticipo.

Nota 2: Al conciliar la entrada médica con su anticipo no estamos duplicando el cobro,

simplemente le asignamos al adeudo creado por el tratamiento la parte de cobro que
le pertenece.
Nota 3: Cuando hacemos un Cobro directo, no es necesario tener que conciliar, ya
que al ser “Cobro”, ya le estamos indicando a que tratamiento pertenece, por lo tanto
no es necesario aplicar la conciliación.
 1. El paciente paga una parte del tratamiento:

Marcaremos el tratamiento a pagar, y marcaremos la opción del circuito “Cobrar”.

En el apartado “A Pagar” introduciremos la cantidad que el paciente paga.

Marcamos la opción “Pagar” o “Pagar y Facturar”, si es que queremos hacer el

Recibo o la Factura pertinentes, y automáticamente nos creará la correspondiente
línea de pago en gris, y en el detalle del pago nos quedará marcado que esa entrada
médica fue pagada con esa cantidad.
 En la parte inferior, en el detalle del pago, nos aparece el día que fue pagada la
entrada médica seleccionada y la forma de pago, quedando el saldo recalculado con el
total pendiente del paciente.

2. Pago integro del tratamiento

Lo haríamos de la misma forma que el caso anterior, únicamente que en el “a pagar”

colocaremos la cantidad total del tratamiento.
 3. Pago a cuenta

Los pagos a cuenta, en el circuito de cobros pasan a llamarse “Anticipos”,

seleccionaremos dicha opción y se nos abrirá la ventana para poder colocar la
cantidad anticipada que nos da el paciente.

Marcamos la opción “Pagar” o “Pagar y Facturar” según corresponda y nos crea el

pago a cuenta de tratamientos.

Ojo! Este pago recalculará el saldo del paciente, que siempre lo tendremos
actualizado según generemos el Adeudo o Cobro, pero la entrada médica no está
“Conciliada”, es decir, no le hemos asignado qué parte del pago a cuenta salda.

Para ello, marcaremos la entrada médica y seguidamente la opción en el circuito de

“Conciliar”
En esta nueva ventana, nos dará la información de lo Producido (el importe íntegro de
la entrada médica seleccionada), Cobrado (lo que hay cobrado ya anteriormente de
esa entrada médica), Pendiente (lo que falta por cobrar en la entrada médica) y A
Conciliar (la cantidad que queremos que salde esa entrada médica).

Debajo, nos dará la información de los pagos disponibles, es decir, de los anticipos
que tenemos en el paciente, indicándonos la Fecha, la Forma de Pago, Anticipo
(cantidad integra cobrada), Anulado (si hubiéramos realizado alguna anulación de
cobro), Conciliado (el importe total de lo que llevamos conciliado del paciente con ese
anticipo) y Disponible (la cantidad de dinero que disponemos dentro de ese pago para
conciliar).

Simplemente, si queremos dar como pagada con ese anticipo la entrada médica
seleccionada, marcamos el importe integro en “A Conciliar”, y aceptamos, si por el
contrario queremos una cantidad distinta, la marcamos y aceptamos de igual manera.
Así, en la parte inferior, en el detalle del pago nos queda la información de qué
cantidad hemos conciliado manualmente en esa entrada médica.

De igual manera, si marcamos el anticipo, en el detalle del pago nos marcará qué
entradas médicas está pagando ese anticipo y con qué cantidad, pudiendo llevar un
control muy exhaustivo y sencillo de los pagos del paciente.
 Facturas - Recibos

Una vez realizado el tratamiento o realizado el pago por el paciente, es ahora cuando
le podremos sacar los documentos administrativos correspondientes.

Desde el programa de Gesden Evo, podremos emitir Factura, Recibo o Factura de

Anticipo. Primero, distinguiremos los conceptos de cada opción:

- Factura: Se realizará únicamente a aquellos tratamientos que tengan el estado

de “Realizado”, aunque no estén cobrados ni conciliados, ya que la factura sólo
implica “producción” por parte de la clínica dental.
- Recibo: Se realizará únicamente a los pagos realizados por el paciente, ya
sean anticipos o cobros de tratamientos. El recibo sólo implica “cobro” por parte
de la clínica.
- Factura de Anticipo: Se realiza a los pagos, es una manera de poder facturar
los cobros recibidos en la clínica dental.

Para hacer la emisión, podremos acceder desde el icono “Facturar Entrada” del
circuito de cobros inferior en el historial del paciente o bien en la parte superior “Rec-
Fac”.

Al marcar la opción, se abrirá la ventana para generar el documento.

 En esta ventana tendremos la información necesaria para poder emitir el documento:
En los datos de facturación, nos indicará el nombre del cliente, podremos cambiar las
fechas de adeudo para poder facturar lo realizado o cobrado entre esas fechas y por
último, podremos seleccionar el documento que queramos realizar.

Dependiendo del documento que seleccionemos, nos aparecerán en la parte inferior

los tratamientos realizados entre las fechas de adeudo arriba marcadas o los pagos
realizados entre dichas fechas.

Marcaremos los pagos o tratamientos que queremos facturar. Si van a ser varios en
un único documento podremos pulsar la tecla “CONTROL”+ Clic con el mouse para
seleccionar varias líneas.

Una vez que hemos seleccionado lo correspondiente, marcamos en la parte inferior

“Siguiente”.
 En la parte superior de la siguiente ventana, podremos elegir si queremos el
documento sin detalle (sólo aparecerá el precio final del documento.), con detalle
simple (saldrá cada tratamiento y el importe total del documento) o detalle completo
(cada tratamiento con su importe unitario y el importe total del documento).

Nos aparecerá el emisor de la clínica dental, la serie que estemos usando (no es
necesario), el año de facturación, el número de documento y la fecha de emisión.
Debajo, nos saldrán los datos de facturación del cliente, con su nombre, apellidos, NIF
y dirección (si no estuvieran alguno de estos datos en su ficha de filiación, no nos
dejaría emitir el documento).

Una vez tengamos los datos correctos en esta ventana, ya podremos marcar la
opción inferior “Generar”, para crear definitivamente este documento.

Si marcamos la opción “Si”, nos pedirá la confirmación por si queremos imprimir el

documento, si marcáramos que “No” o “Cancelar” abortaríamos la operación.

Si marcamos que “No”, creamos el documento y salimos del asistente para volver al
historial del paciente; si marcamos que “Si” se nos abrirá una vista previa del
documento para imprimirlo
 En el documento administrativo, siempre saldrá en el concepto el nombre del
paciente; en la cabecera, en la parte superior, saldrá el cliente.

Para la generación de Factura o Factura de Abono se realiza como en el ejemplo

que hemos visto, cada documento dispondrá de su propio número.
 Todos los documentos que generemos en el paciente los encontraremos en la
pestaña Docum.Administ. en la barra lateral

o en la pestaña superior

Si quisiéramos imprimirlo, en caso de que al emitirlo no lo hayamos hecho, o

simplemente sacar una copia del documento, sólo hay que seleccionarlo y marcar la
opción superior “Imprimir”.
 Final del Día (Cobros)

Cuando acabamos el día en la clínica dental podremos sacar de una forma muy
sencilla los cobros que hemos recibido a lo largo del día y la producción que los
colaboradores han realizado.

- COBROS

Para sacar los cobros, iremos a la

pestaña superior “Informes  Hoja de
Cobros”.

Desde aquí, sacaremos un listado según

el criterio que marquemos en el filtro de la
hoja de cobros.
 Marcaremos las fechas entre las que queremos consultar los cobros (por defecto
saldrá el día de hoy) y podremos filtrar por colaborador, grupo, forma de pago e
incluso banco. En la parte inferior marcaremos como queremos consultar el informe:
con factura y recibo (únicamente aparecerán los cobros que dispongan de factura o
recibo), pendiente de factura y recibo (con esta opción aparecerán todos los cobros
que no tienen ni factura ni recibo asociado) o ambos (saldrán todos los cobros,
indistintamente de si tienen o no documentos administrativos asociados).

Después de elegir el criterio de filtrado, seleccionaremos “Preliminar”.

En el listado, en la parte superior nos genera el listado por fecha, doctor, forma de
pago, concepto, número de historia y paciente, el banco de ingreso del pago, número
de factura, número de recibo, importe cobrado y el usuario de Gesden Evo que
introdujo el pago.

En la parte inferior, nos saldrá un desglose de los cobros que tenemos en Tipo I
(“con factura y/o recibo”) y Tipo II (“pendientes de factura y/o recibo”), desglosado por
las diferentes formas de pago.

En cualquiera de los casos nos informará del total de cobros recibidos ese día.
 Fin de Día (Producción)

Para sacar la producción realizada en la clínica a lo largo del día sacaremos otro
listado, en este caso desde “Informes  Colaboradores  Producido
Colaboradores”.

Aquí, en el campo de filtro que se abrirá colocaremos el nombre del colaborador y

las fechas que queremos consultar, por defecto nos dará las fechas de hoy.

Si no colocáramos ningún colaborador nos daría una hoja por cada colaborador que
hubiera realizado tratamientos en las fechas que indicamos.
 En este listado nos dará la fecha de realización de los tratamientos, el número de
historia del paciente y el cliente, el número de entrada médica y su descripción,
información sobre qué tipo de acto es (producción, cobro, conciliación, etc.) y lo que se
ha producido, pagado y/o cobrado (dependiendo de si el tratamiento está pagado en
esas fechas o no, nos saldrá el pagado).

También nos dará información de costes sobre los pagos, es decir, si el tratamiento
ha sido pagado por tarjeta de crédito podremos asociar en la configuración del
programa un coste (fijo o variable) de la tarjeta de crédito sobre el banco para
descontarlo de la liquidación del colaborador.

Al final del listado nos dará en “A Cobrar” la comisión que se le ha de liquidar al

colaborador en caso de que éste reciba comisión.

Si el listado lo queremos entregar al colaborador pero más simplificado o

simplemente no es necesario mostrar tanta información en el listado de producción,
podremos marcar (antes de acceder a preliminar) la opción en la ventana de filtro
“Tipo de Informe: Simplificado”.
Creación de Cartas y Documentos

En Gesden Evo, podremos crear las cartas predeterminadas para imprimirlas a los
pacientes directamente o crearlas para enviar un Mailing.

Lo primero de todo será la creación de las plantillas, así dejamos plantillas de los
tipos de documentos que emitamos a los pacientes para después, desde su ficha o
desde un listado, emitir dichas cartas.

Para la creación del documento, iremos a “Accesorios  Editor de Textos”.

Al marcar “Editor de Textos” se nos abrirá la Gestión de las cartas, en esta ventana
podremos crear “Grupos” y “Subgrupos” para colocar las cartas ordenadas, por
ejemplo, podremos crearnos un grupo llamado “Cartas”.
 Y dentro del grupo podremos crear de igual manera los subgrupos llamados
“Recalls”, “Justificantes”, “Recomendaciones”, etc.

Cuando tengamos el Grupo o Subgrupo creado marcaremos la opción “Nuevo”, y ya

en la ventana emergente, le colocaremos el titulo a dicha carta.
 Desde aquí abriremos el editor, muy similar a un “Word”. En él escribiremos la carta
al paciente o al listado de pacientes, según convenga.

Cuando tengamos que introducir en la carta algún dato significativo del paciente,
presionaremos la opción “Insertar Campos para Mailing”, que está ubicada en la parte
superior y también en el editor: “Insertar  Insertar Campos para Mailing”.
 Se abrirá la ventana de introducción de variables, es decir, los datos de los pacientes
que queremos introducir dentro de esa carta. Así, a cada paciente le sacaremos la
misma plantilla e introduciremos los datos concretos que correspondan.

Por lo tanto, iremos escribiendo la plantilla y, a medida que tengamos que colocar
datos del paciente, como nombre, apellidos, NIF, dirección, saldos, fechas de últimas
visitas, fechas de recalls, etc., lo introduciremos desde “Insertar Campos para Mailing”.

La carta quedaría escrita y entre “corchetes” los campos variables del paciente.

Una vez creado el documento, pulsamos la opción “Archivo  Guardar” y ya

tendremos la plantilla creada.
 Si queremos imprimir al paciente una de las cartas ya creadas tendremos que
acceder, desde la ficha del paciente a la opción “Cartas”.

Se abrirá el Gestor de documentos donde seleccionaremos la plantilla de la carta y

pulsaremos “Abrir”.

En esta opción, tendremos que marcar la casilla “Rellenar Campos para Mailing”.

Así, de esa manera rellenaremos las variables del editor con los datos del paciente.
 Ahora sólo faltará imprimirla para entregársela al paciente.

Cuando queramos salir del editor, nos preguntará si queremos guardar una copia en
la ficha del paciente del documento creado, así quedará reflejado que al paciente le
hemos realizado una carta en una fecha determinada.

De esta manera, podremos incluso sacar una copia de la carta seleccionándola y

volviéndola a imprimir.
 Pacientes / Historial

Desde aquí accederemos al historial médico del paciente, donde nos encontraremos
la pantalla dividida en 4 partes.

- Odontograma
- Alertas Medicas
- Entradas Medicas
- *Gesimag

*Gesimag: Software no proporcionado en la instalación estándar de Gesden EVO

 Odontograma

El Odontograma nos dará la información de los tratamientos que están previos,

previstos o realizados. Además podremos introducir tratamientos desde el propio
Odontograma: haremos doble clic en cualquier parte dentro del odontograma y se
abrirán las ventanas inferior y lateral derecha de los tratamientos.

Doble clic en el odontograma

Desde dichas pestañas, podremos seleccionar el estado de la entrada médica a

realizar, entre previo (todo lo anterior a la primera visita), previsto (tratamientos
previstos a realizar por el paciente) y realizado (tratamientos realizados en la clínica y
finalizados).

Para añadir un tratamiento, primero marcamos el color del estado a realizar, luego,
el icono del tratamiento y después, si procede, seleccionaremos con el mouse la pieza
a realizar el tratamiento.
 De entre los iconos de los tratamientos, en la pestaña inferior horizontal
encontraremos ordenados los siguientes:

- Icono de estado de tratamiento con colores

- Icono de borrado de entrada médica
- Icono para el mostrado de códigos de tratamientos
- Exodoncias
- Obturaciones
- Endodoncias
- Pernos/Muñones
- Carillas
- Apicectomía
- Coronas
- Puentes
- Prótesis Removible
- Implantes
- Icono de Desplazar una pieza
- Icono de Rotar una pieza

Y en la pestaña derecha vertical los siguientes iconos

• Opción Especial

- Piezas iniciales del paciente

- Pieza de Adulto
- Pieza de niño
- Pieza supernumeraria
- Higienes
- Fluorizaciones
- Panorámicas
- Tratamientos Genéricos
- Redibujar el odontograma

• Opción Orto

- Bandas
- Brackets

• Opción Perio

- Raspados
- Cirugías
- Fibras
- Injertos
- Membranas
 • Opción Varios

- Nuevo presupuesto
- Imprimir planning gráfico
- Exportar esquema gráfico
- Opciones de Odontograma
- Odontograma de niño
- Odontograma mixto
- Odontograma adulto

En el odontograma, además, quedará un registro de todos los tratamientos que se

han ido haciendo en el paciente, y como estará ordenado por fecha, podremos ver el
odontograma del paciente tal y como estaba generado en una fecha en concreto.
 Configuración de los tratamientos para el Odontograma

Para que funcione correctamente la introducción de entradas médicas desde el

historial, se debe tener una correcta configuración de los tratamientos desde “Sistema
 Gestión de tratamientos”.

En cada tratamiento, el campo que hace referencia a su correspondiente dibujo de

odontograma y en consecuencia, a su correspondiente icono de selección desde el
odontograma es el “tipo de tratamiento”.

Dependiendo del tipo de tratamiento que tengamos seleccionado podremos escoger

la entrada médica desde un icono u otro.
 Entradas médicas

Este apartado está dividido en 2 partes, las entradas médicas en la parte superior y
el circuito de cobros, con el detalle de pagos, en la parte inferior.

En la barra superior nos encontramos varios iconos:

Para visualizar u ocultar las entradas médicas, las anotaciones o los pagos
respectivamente.

Visualizar u ocultar la parte inferior del detalle de pagos junto con el circuito de cobros.

Poder visualizar los presupuestos que el paciente tiene, sólo visualización de los
tratamientos presupuestados.

Recalcular los saldos.

Enlace al software de Didactic (educación al paciente), para el acceso a los vídeos de

los tratamientos incluidos en Didactic.
 El cuadro de visualización es configurable. Con el botón derecho del mouse en
cualquier casilla, podremos acceder a la configuración de la ventana de entradas
médicas, marcando o desmarcando la información que nos interese visualizar desde
aquí.
 Circuito de Cobros

En la parte inferior tenemos el circuito de cobros, donde podremos desde facturar un

tratamiento, crear un anticipo o pagar una entrada médica:

En esta ventana encontraremos varias opciones, que son:

- Cancelar Tratamiento
- Facturar Entrada
- Cobrar Entrada
- Anticipo o Pago a Cuenta
- Cancelar Cobro
- Conciliar con Anticipo
- Cancelar Conciliación

• Nota: En la parte inferior en color “salmón”, donde está el detalle del pago de
las entradas medicas, podremos acceder a los iconos del circuito de cobros
directamente con el botón derecho del mouse, en un menú contextual.
 Hay tres casos diferentes en la cancelación de un tratamiento.

o Entrada médica en estado Previsto o Previo: Si no está Realizado y

está en estado Previsto o Previo, el programa cambiará el estado de la
entrada médica a estado Cancelada.

o Entrada médica Realizada, pero sin factura: El programa cambiará el

estado de la entrada médica a Cancelada y realizará otra entrada
médica de Cancelación.

o Entrada médica realizada con factura: En este caso, se hará el mismo

proceso del punto anterior, pero además se creará una factura de
abono parcial, cuyo detalle indicará que es el Abono parcial de la
entrada médica.

Cuando marcamos la opción “Sí”, se abrirá automáticamente la ventana de creación

del Abono de Factura, donde podremos colocar el motivo del abono.
 El Abono de Factura no es más que una factura en negativo de un tratamiento que
previamente hemos facturado (en positivo), pero siempre en una serie distinta a la de
la facturación (para los abonos de Factura es obligatorio crear una serie de Abonos).

Al hacer la cancelación del tratamiento, la entrada médica pasa a estado de

“Cancelado”, quedando en color rojo y con el texto “CANCELADO” en la descripción
del tratamiento. De la misma manera, la cancelación ha creado otro movimiento en el
historial del paciente de “Cancelación de ….” en la que aparece el mismo tratamiento,
con el importe en negativo.

Si la entrada médica estuviera cobrada, sería necesario cancelar el pago primero del
tratamiento. Una vez que el tratamiento no disponga de pago asociado, podremos
cancelarlo.

Si el doctor hubiera recibido una comisión por la realización del tratamiento, pero
éste es cancelado, en el listado de producción también nos aparecería el importe de la
comisión en negativo. Ejemplo:

Tratamiento realizado el 07/09/2010

 El Doctor recibe la comisión

Si canceláramos este tratamiento el día 19/10/2010, al doctor no se le modificaría la

producción que cobró en su día, sino que a fecha 19/10/2010 el doctor recibirá una
comisión en negativo por la cancelación del tratamiento.

*Nota: Si se elimina una entrada médica de cancelación, el programa avisará al

usuario que es una cancelación. Si se continúa el proceso, el programa eliminaría
la factura de abono parcial (si la hubiera), eliminaría la entrada de cancelación y
volvería a dejar la entrada médica cancelada en estado Realizada.

Si se elimina una entrada médica cancelada, si tiene factura de abono parcial el

programa no permitirá la operación. Primero se debería eliminar la factura de
abono parcial. Si no tiene factura de abono parcial, eliminará tanto la entrada
médica de cancelación como la cancelada.
 Desde esta pestaña, podremos facturar una entrada médica realizada, o generar
también el recibo o factura de anticipo a los cobros.

Marcamos la pestaña y se habilitará el asistente para realizar la factura/recibo. En

este asistente podremos facturar los tratamientos realizados o los cobros introducidos
entre las fechas de adeudo, pudiendo cambiar el rango de fechas para facturar por
ejemplo algo más antiguo.

Seleccionamos el tipo de documento que queremos realizar

 Y ya escogemos el/los tratamiento/tratamientos a facturar

Pulsamos la pestaña “Siguiente”, en la parte inferior, y visualizaremos los datos

previos del documento y los datos del cliente.

Si alguno de los datos del cliente no estuvieran introducidos, no podríamos crear el

Recibo o Factura, ya que es obligatorio el nombre, apellidos, dirección y NIF.

Seleccionamos la pestaña inferior “Generar” y realizamos el documento.

En la parte superior, tenemos la opción de Generar el Recibo o Factura Sin detalle

(sólo el precio total, sin tratamientos), Con Detalle Simple (los tratamientos y el importe
total) y con Detalle Completo (los tratamientos, el importe unitario y el importe total).

Al marcar “Generar” se abrirán 2 ventanas de diálogo, la primera nos pedirá

confirmación para realizar el documento administrativo, en la segunda nos preguntará
si deseamos imprimirlo.
 El Anticipo o Pago a Cuenta es el apartado de los pagos libres, si el paciente
introduce un importe en su saldo a cuenta o bien nos paga un tratamiento que aún no
se ha realizado.

Al pulsarlo, aparece una ventana muy similar a la de “Cobrar Entrada”, sólo que en
este caso no podremos marcar los tratamientos pendientes de pago, ya que al tratarse
de un anticipo, no lo asociamos a ninguna entrada médica.

En la pestaña “A Cobrar” colocamos el importe a pagar por el paciente, e igual que

en el apartado “Cobrar Entrada”, podremos realizar las 2 opciones, o pagar o pagar y
facturar.

Importante, al introducir anticipos y entradas médicas el saldo final del paciente

siempre quedará recalculado, pero este no saldará los tratamientos realizados y sin
pagar del paciente, porque para ello hay que “Conciliar”

Del mismo modo que en el apartado anterior, si los colaboradores reciben comisión
sobre lo cobrado, sería necesario introducir el nombre del colaborador en el anticipo.
 Cobrar Entrada. Desde el box se realiza la entrada médica y para cobrarla no es
necesario apuntarlo dentro de la propia entrada médica, pulsamos esta opción del
circuito de cobros y se abrirá la “Gestión Económica” de Gesden Evo.

En este caso, aparecerán en la parte superior las entradas médicas realizadas y no

cobradas que estén dentro del rango de las fechas de adeudo, pudiendo cambiar las
fechas.

Seleccionamos la entrada o entradas que queramos pagar y en la parte inferior, en

la casilla “A Pagar” aparecerá la cantidad total a pagar por el paciente.

Si el paciente no pagara la entrada médica en su totalidad, borraremos manualmente

el importe de la entrada médica en la casilla “A Pagar” y colocaremos el importe que el
paciente nos abone.
 Una vez que hemos colocado la cantidad a pagar, en la parte inferior podremos
realizar 2 opciones:

- Pagar. Generará la línea en gris de pago en el historial médico dejando la

entrada médica como pagada.
- Pagar y Facturar. Genera la línea de pago y automáticamente salta a la
ventana de generación de documento administrativo, así generamos
directamente o la Factura al tratamiento, o el Recibo al pago.

Al generar el pago, nos crea una línea de pago en gris haciendo referencia al
número de entrada médica que salda.

Por configuración del programa, se puede marcar como obligatorio tener que facturar
un acto cada vez que lo cobramos, e incluso, si cancelamos sólo la acción de facturar,
el programa puede no permitir la introducción del pago.

Para la comisión de los colaboradores, en caso que el Dr./Dra. recibiera comisión

únicamente sobre lo cobrado, se haría obligatorio introducir el Dr./Dra. en el pago de la
entrada médica, ya que en caso de comisión sobre lo cobrado se apuntaría tanto en
los cobros de entradas como en anticipos.
En los pagos es donde cobrara importancia
colocar el colaborador en caso de recibir
comisión sobre lo cobrado
 Cancelar Cobro es la acción de eliminar el pago de una entrada médica que haya
sido saldada mediante la opción “Cobrar Entrada”.

Este paso es obligatorio si queremos “Cancelar” un tratamiento realizado y pagado.

Para cancelar el cobro, seleccionamos el cobro o entrada médica y pulsamos la

opción “Cancelar Cobro”.

Se abrirá la ventana de cancelaciones de cobros, donde nos dará la información del

cobrado, el importe anulado si hubiera alguna anulación anterior, el importe conciliado,
equilibrado y la cantidad máxima a anular.

Se colocará la fecha de anulación como la fecha del día de hoy, nos aparecerá la
información del cliente que tiene el pago que vamos a anular y el importe de la
anulación junto con el usuario de Gesden Evo que realiza tal operación.

Marcamos la forma de pago y el banco a extraer el dinero en caso necesario y

pulsamos aceptar.
 Esta anulación ha creado una línea de pago en gris nueva en negativo por el importe
integro del pago anulado a fecha de hoy.

Y en el caso de las comisiones a los doctores, afectaría cuando reciban comisión

sobre lo realizado-cobrado o lo cobrado, ya que nos crearía otra línea de comisión en
este caso en negativo
 Es el acto de asignar pagos a cuenta o anticipos a las entradas médicas que estén
realizadas, el acto de conciliar puede ser íntegro (conciliar el tratamiento en su
totalidad) o parcial (conciliar con varios pagos o en varias veces).

Seleccionamos la entrada médica y pulsamos la acción de “Conciliar con Anticipo”.

Se abrirá la ventana de la conciliación manual donde aparecerá la información de la

entrada médica, con el importe producido, cobrado hasta el momento, el pendiente de
cobro de la entrada médica y la cantidad disponible a conciliar.

En el apartado “A Conciliar” podremos escoger qué cantidad de dinero queremos

que pague el tratamiento.

En el ejemplo de abajo, vemos como una entrada médica ha sido conciliada con 2
pagos, uno en efectivo y el resto con la tarjeta de crédito:
 Cuando cobramos directamente una entrada médica desde el apartado “Cobrar
Entrada” no es necesario conciliar, ya que al especificar qué entrada medica cobramos
estamos conciliando automáticamente.
 Cuando tenemos que deshacer una conciliación por error o porque tenemos que
cancelar la entrada médica conciliada, accedemos a esta pestaña “Quitar
Conciliación”.

Dentro del Historial, en la parte inferior en color “salmón”, aparecen los detalles de
pago, que es simplemente el detalle de cómo ha sido saldada la entrada médica que
seleccionemos en el historial

Para anular una de las conciliaciones que tenemos realizadas seleccionaríamos la

conciliación manual deseada, y pulsaríamos el botón de “Quitar Conciliación”.

Aceptamos y desaparecerá la línea inferior de la conciliación quedando la entrada

médica de nuevo con el saldo correspondiente a deuda.
 Gesimag

En esta ventana tendremos las imágenes que vayamos introduciendo desde el

software *Gesimag (Gestión de Imágenes).

Una vez que tengamos las imágenes cargadas en Gesimag, aparecerán

automáticamente en dicha ventana.

Desde aquí podremos acceder a visualizar las imágenes desde la propia ventana,
visualizarlas en una ventana flotante a tamaño original e incluso aplicar el tratamiento
de imágenes. Podremos también visualizar plantillas de imágenes si las tenemos
creadas en Gesimag.

*Gesimag : Software no administrado en la instalación estándar

 Alertas Médicas

En esta ventana será donde apuntemos las alertas de interés del paciente, es decir,
alergias, medicamentos, patologías, etc…

Para añadir alertas médicas sólo tendremos que seleccionar uno de los renglones
que contiene el campo de alertas y volver a marcar con el mouse en él, a partir de aquí
podremos escribir libremente la alerta deseada.

Si queremos, crearnos unas “plantillas” de alertas más comunes, seleccionaremos

cualquier renglón y pulsaremos la tecla F1 del teclado.
 Aquí podremos añadir o modificar o eliminar alertas médicas predeterminadas. Para
colocar de una forma muy sencilla alertas del paciente, basta con presionar la tecla F1
y seleccionar la alerta correspondiente.

Si queremos la alerta médica remarcada, sólo hay que

hacer doble clic con el mouse encima de dicha alerta,
así esta cambiará a rojo.

En la parte inferior de la ventana de Alertas Médicas tendremos un resumen de la

ficha del paciente, configurable desde la pestaña superior “Sistema  Configuración
 Configuración  Historial Médico (2)”

En la pestaña de “Detalle de Saldo”, dentro de la ventana “Alertas Médicas”,

encontraremos el detalle de los saldos producidos, cobrados y pendientes de todos los
clientes que tenga asociado el paciente, cada uno con su cantidad total.
 Opciones Historial

Dentro del Historial del paciente encontraremos varias opciones disponibles en la

parte superior de la ventana.
- Cambio de paciente

Con este icono podremos ir al siguiente paciente que tengamos

agendado o que hayamos abierto en el Gesden dentro de la misma sesión del
usuario. (Cuando cerramos sesión en Gesden, al volverlo a abrir se borra el
histórico de los pacientes que hemos ido abriendo en el software)
- Mensaje del paciente

Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente con todos los
mensajes disponibles del paciente, donde podremos anotar información
importante en su ficha. Sirve también como comunicación entre el box y la
recepción, por ejemplo.

Para crear un mensaje seleccionaríamos el botón “nuevo mensaje” en la

barra intermedia de la ventana, y escribiremos el mensaje.

Al aceptar, se quedara guardado siendo visible para todos aquellos usuarios

con permisos para visualizar los mensajes de los pacientes y en la ficha del
paciente aparecerá un icono parpadeando conforme hay un mensaje sin leer

Cuando seleccionemos el botón de mensajes del paciente, se abrirá la

ventana anterior mostrándonos el mensaje correspondiente, junto al usuario
que lo creó y la fecha y hora
 Una vez leído, podremos seleccionar la opción “marcar como leído” para que
este mensaje quede guardado y el icono ya no parpadee en la ficha del
paciente, por el contrario, si queremos reactivar una alerta antigua marcaremos
la opción “marcar como no leído”.

En la parte derecha de la barra intermedia podremos filtrar por los mensajes

leídos, no leídos o todos.

Los mensajes creados en la ficha de un paciente serán visibles desde todos

los equipos hasta que alguien lo marque como “leído”, y solo podrá eliminar el
mensaje el usuario que lo haya creado.
- Citas del Paciente

Seleccionando esta opción, abriremos una ventana donde encontraremos

la cita o cotas que el paciente tiene hoy, donde también aparecerá el
tratamiento previsto al paciente asociado a la cita en Agenda (ver apartado
Accesorios  Agenda  Uso)

En esta ventana encontraremos los tratamientos previstos del paciente, las

citas que tiene hoy, con la hora y el book al que está asociada la cita; y en la
parte inferior el tratamiento o tratamientos que están asociados a la cita.

Para pasar el tratamiento al historial del paciente, solo hay que seleccionar
el tratamiento y marcar la opción inferior “Entrada medica”.

En ese momento, se abrirá la entrada médica para colocar el colaborador

que lo ha realizado, el estado (previsto/realizado)
 Una vez hayamos marcado la entrada médica como aceptada, en el historial del
paciente se creará la entrada médica
- Otras Notas

Sirve para dejar apuntadas notas de interés en el paciente dentro de su

ficha, siendo solo visibles por los usuarios que tengan accesos a “ver otras
notas” en la gestión de permisos y visualizando las anotaciones solo si
pulsamos en el icono, es decir, que estas notas no estarán visibles
directamente desde el historial médico del paciente.

Al pulsar el icono, se abrirá una ventana donde podremos escribir

Podremos modificar el sangrado, el espacio entre líneas, cortar, copiar,

pegar, deshacer, cambiar tipo de letra y tamaño, negrita, cursiva y subrayado.

Al aceptar guardamos los datos escritos. Una vez este guardado, cuando un
paciente disponga de una anotación, el icono cambiar a esta otra forma

Después, una vez hayamos abierto la anotación, podremos borrarla o seguir

añadiendo más datos.
Accesos y Configuraciones:

- Acceso directo a Entradas Medicas

Visualizar a pantalla completa la ventana de Entradas Medicas

- Acceso directo a Odontograma

Visualizar a pantalla completa el odontograma del paciente

- Acceso directo a Gesimag

Visualizar a pantalla completa las imágenes que el paciente tuviera

asociadas en el software de *Gesimag

*Gesimag: Software no proporcionado en la instalación estándar

- Acceso directo a Alertas

Visualizar a pantalla completa las alertas del paciente

- Ocultar menú

Mostrar/Ocultar barra superior y lateral de menú (similar a pulsar F11)

- Configuración
Configuración de las ventanas del historial del paciente. Desde aquí
podremos cambiar la disposición de las ventanas que componen el historial.

Si queremos configurarlo, accederemos a esta opción, y en el desplegable

seleccionaremos el apartado “configurar”
 Se abrirá una ventana donde aparecerá un cuadrado dividido en 4 partes, el
cuadrado emula la pantalla del historial y en cada una de las partes
marcaremos que apartado queremos visualizar

- Odontograma

- Alertas

- Entradas medicas

- Gesimag
 Pacientes - Filiación

Cuando tenemos un paciente nuevo accedemos directamente a la filiación, que es

donde introducimos los datos del paciente.

También podremos acceder a la filiación del paciente en el momento que queramos.

Lo haremos desde la pestaña superior “Pacientes  Filiación” o la pestaña lateral en
el área de “Pacientes”.

En la ventana de “Filiación” distinguimos 5 pestañas colocadas en la parte superior,

que son las áreas de las que se compone la filiación del paciente.

- Datos Domicilio y Personales

- Otros Datos
- Datos de Facturación
- Consentimientos informados
- Documentos
 Datos de Domicilio y Personales

Es la primera ventana, en ella podremos introducir los datos personales del paciente
y nos encontraremos con los siguientes campos a rellenar:

- Dirección: La dirección física del paciente

- C.P.
- Población: La población del paciente, marcaremos la pestaña con los puntos
que están justo a la derecha del campo “población” y se nos abrirá la siguiente
ventana:
 Aquí seleccionaremos la población escribiéndola en la pestaña “población” y
marcando el icono de la lupa “buscar”.

Si queremos introducir una población nueva, sólo tendremos que marcar el

país y escribir la provincia. Si esta no existe, nos pedirá confirmación para dar
de alta esa provincia.

Acto seguido escribimos el nombre de la población. Una vez rellenados los

campos, marcaremos “Añadir” en la parte lateral.

Así, cuando le asignemos la población al paciente, automáticamente saldrá la

provincia y el país.

- Teléfonos: Particular, Trabajo, Móvil y Fax.

- E-Mail: podremos colocar la dirección de correo electrónico del paciente.
- Web: dirección web del paciente si la tuviera.
- Campos comodines: Sirven para introducir datos que sean de interés del
paciente en la filiación del paciente. Es de escritura libre, así que podremos
dejar textos predeterminados para el comodín que necesitemos de todos los
pacientes. Pulsaremos la tecla F1 y crearemos los textos.
Incluso se puede cambiar el nombre al campo comodín si así se requiere. Para
cambiarlo, hay que ir a “Sistema  Configuración  Configuración  Filiación
(1)” y en la ventana del comodín que corresponda escribimos el texto del título
para ese campo.
 Configuración

- Nacido en: Fecha de nacimiento, colocándola, conseguiremos que el

Odontograma del paciente se adapte a la edad correspondiente, es decir, de
0 – 8 años (odontograma de niño), de 8 – 14 (odontograma mixto), de 14 - ¿?
(odontograma adulto).
- Edad: Calculada automáticamente con la fecha de nacimiento.
- Sexo: H (Hombre) o M (Mujer).
- Estado Civil: Si en el desplegable no tenemos el estado civil a colocar,
marcaremos la tecla “insert” del teclado, así podremos añadir el estado civil y
dejarlo introducido en la base de datos para los demás pacientes.

“insert”

- Fecha de Alta: Predeterminada a la fecha de hoy, se puede cambiar.

- Profesión: Igual que en el campo “Estado Civil”, con la tecla “insert” del teclado
se crean las profesiones de los pacientes.
- Hijos: Para apuntar el número de hijos del paciente.
- Foto: Se puede incluir la foto del paciente en su ficha,
desde una webcam o desde una foto introducida en el
ordenador.
 Otros Datos

En esta ventana introduciremos otros datos de interés del paciente:

- NIF: Introduciremos el NIF del paciente, la letra es calculada automáticamente

por el programa.
- Trato: A la hora de hacer cartas, podremos introducir el trato correspondiente
del paciente (Sr. y Sra., por ejemplo). Para incluir el trato, si no tenemos
introducido ningún dato, lo podremos añadir pulsando la tecla “insert”.
- Descuento: Si el paciente va a beneficiarse de un descuento permanente en
todos los tratamientos que se le hagan en la clínica dental, incluiremos aquí la
cantidad de porcentaje de descuento que le queremos aplicar.
- Colaborador Responsable: A que colaborador pertenece el paciente, no implica
que únicamente sea ese colaborador quien le realice los tratamientos.
- Colaborador Auxiliar: Auxiliar a su cargo, igual que el colaborador responsable.
- Referidor: Persona o entidad por la que viene referida el paciente, para añadirla
usaremos la tecla “insert”
- Referido a: A que Dr., Entidad, Clínica, Centro, etc. referimos al paciente.
Como en referidor, para añadir usaremos la tecla “insert” del teclado.
- Referencia: Cómo conoció la clínica el paciente (Páginas Amarillas, tv, radio,
amigos, etc.), podremos crear textos predeterminados con la tecla “F1 “ del
teclado.
- Procedencia: Procedencia del paciente al venir a la clínica, suele ir unido con
referidor de origen, o no. Para insertar nuevas procedencias usaremos la tecla
“insert” del teclado
- Comodines: Más datos que nos interese colocar en la ficha del paciente.
- Situación: Para poder crear la situación que tiene el paciente en la clínica
dental (Activo, Abandono de Tratamiento, Exitus, Pendiente de Presupuesto,
etc.). Con la tecla “insert” podremos crear las situaciones.
- Planificación: Para poder crear la planificación del paciente, marcamos la
casilla con los 3 puntos que hay a su derecha. En la ventana que nos emerge
podremos seleccionar la planificación del paciente y con la flecha azul la
podemos asignar. Así, en el desplegable del campo “Planificación” estarán
disponibles las planificaciones que hemos asignado al paciente.

- Acepta LOPD: Cuando el paciente acepta la Ley Orgánica de Protección de

Datos de la clínica marcamos la casilla.
- Acepta Información: Si el paciente acepta información o ser informado de
noticias o novedades de la clínica marcamos la casilla.
- Incluir en Mailing: Si el paciente quiere ser incluido en el mailing realizado
desde el programa de Gesden Evo para los envíos de cartas a los pacientes.
(Nota: a los pacientes que ya no vienen a la clínica, podremos desmarcarles la
casilla, de manera que no enviemos cartas a pacientes que no han de recibirlas
- Acepta SMS: Por defecto viene marcado. Desmarcaríamos la casilla si el
paciente no aceptara que le enviáramos mensajes al móvil desde el *Módulo
de SMS del programa Gesden Evo.

*Modulo de SMS: Modulo no proporcionado en la instalación estándar del software

 Datos Facturación

Aquí podremos asociar al paciente con su correspondiente cliente, es decir,

asociarle otro pagador, e incluso poder asociarlo a una mutua o sistema de tarificación
diferente al privado.

Aquí, en los datos de facturación diferenciaremos 2 conceptos: Cliente y Paciente.

- Paciente: Persona que se realiza los tratamientos (un niño, por ejemplo).
- Cliente: Persona o entidad que se encarga de los pagos y facturación del
paciente (padre/madre, mutua, etc.).
-

Desde la opción “Datos Facturación” marcaremos la casilla “Añadir” en la parte

superior, y se abrirá la siguiente ventana:
Aquí seleccionaremos uno de los 3 casos con los que nos podremos encontrar:

1. Cliente existente:
Buscaremos desde la pestaña desplegable los pacientes de la clínica en
nuestra base de datos, aquí, marcaremos esta opción si el cliente es paciente
nuestro también.

2. Nuevo Cliente:
Aquí, lo único que rellenaremos es el nombre y los apellidos del cliente nuevo,
en caso de que no sea paciente nuestro.
 En cualquiera de los 2 casos, al aceptar podremos rellenar los datos del cliente,
como el parentesco que le une al paciente, el NIF, la dirección, nº de C.C. y datos
personales. Marcaremos la facturación predeterminada si por ejemplo los tratamientos
del niño los paga el padre.

En caso de que dejara de haber un vínculo entre paciente y cliente, marcaríamos la

casilla de “Relación Inactiva”, así tendremos la fecha de baja del cliente en la
facturación del paciente.

Aun habiendo “inactivado” el cliente, deberemos de acceder a la

pestaña del paciente en los datos de facturación y volverle a marcar la facturación
predeterminada. Ahora el paciente se realiza los tratamientos, él los pagará y se le
facturarán a su nombre.
3. Asociar a Mutua
Si al introducir el paciente se nos ha olvidado colocarle la mutua a la que
pertenece, o si más adelante se afilia a una mutua, lo asociaremos desde esta
pestaña. Buscaremos la mutua dentro de los baremos que tenemos
introducidos en la base de datos y en la pestaña del cliente (mutua) podremos
rellenar la caducidad de la mutua, el número de tarjeta de mutua e incluso el
número de póliza.
 De esta manera, predeterminamos los precios de mutua a este paciente siempre que
le introduzcamos un tratamiento de mutua.
 Consentimientos Informados

En Gesden Evo hemos integrado los consentimientos informados generados por el

Consejo de Dentistas, específicos para cada acto médico realizado en la clínica dental.

Seleccionaremos la pestaña superior “Añadir” para añadir un consentimiento nuevo y

se abrirá la ventana de edición del consentimiento.
 Sólo tendremos que seleccionar en la casilla “Dentista” el doctor y automáticamente
saldrá el nombre de la clínica dental y la población. Los datos del paciente aparecerán
directamente siempre que los tengamos insertados en su filiación, de modo que para
realizar el consentimiento sólo quedará marcar las casillas de los tratamientos que se
vaya a realizar el paciente.

Podremos marcar patologías o diagnósticos a plasmar en el consentimiento.

Marcar los tratamientos a realizar.

E incluso si existen circunstancias desfavorables para el paciente también lo podremos

dejar marcado.

Una vez que ya está rellenado el consentimiento, marcaremos la opción, en la parte

inferior, “Generar Documento” y nos sacará la vista preliminar lista para imprimirla y
dársela al paciente. En caso de que el paciente firmara el consentimiento deberemos
dejarlo marcado en el propio documento con la casilla “firma”.

Al guardarlo nos pedirá que lo hagamos dándole un nombre al consentimiento.

Y nos quedará el documento guardado en la Filiación del paciente, pudiéndolo imprimir
de nuevo seleccionando el consentimiento y marcando la opción superior “imprimir”.

Nos quedará registrado el número de consentimientos que le hemos emitido al

paciente en la pestaña de Consentimientos Informados.
 Documentos

En filiación podremos asociar los documentos que el paciente nos proporcione,

cualquier tipo de documento, ya sea una foto, un documento de Word, Excel, PDF, etc.

Tendremos 2 opciones a introducir en documentos. O introducir el propio documento

dentro de su ficha o asociar un acceso directo de una carpeta que tengamos en el
ordenador donde depositemos esos documentos.

Para añadir un documento seleccionamos la opción “Documentos del Paciente” y

marcamos la pestaña superior “Añadir”.

Se abrirá la siguiente ventana, quedando registrada la fecha y la descripción del

documento que queremos asociar. En la casilla “Fichero asociado al paciente”,
marcaremos la casilla con los tres puntos que tenemos a la derecha y buscaremos
dentro del ordenador el fichero que el paciente nos ha entregado. Después, en el
campo “notas adicionales” tenemos la opción de escribir algo de interés que haga
referencia al documento.

Al guardarlo, nos quedará asociado el documento en la filiación del paciente.

Para abrirlo simplemente marcamos la opción inferior “Abrir”.

Para crear un acceso directo se realizará la misma operatoria. Seleccionamos la

opción Accesos directos del paciente y marcamos la pestaña superior “Añadir”.

La diferencia con respecto a la asociación del documento es que marcaremos la

casilla “Seleccionar Directorio” y buscaremos la carpeta que queremos asociar.
 Guardamos y para abrir el acceso marcaremos la opción inferior “Abrir”, así,
conseguiremos abrir directamente la carpeta de destino que hemos guardado como
acceso directo del paciente.

También nos quedará reflejado en la pestaña de “Documentos” el número de

documentos o accesos directos que hayamos asociado al paciente.

CONSEJO: Si disponemos de un scanner convencional instalado en nuestro pc

podremos escanear los documentos del paciente en el equipo (analíticas, ficha antigua
en papel, ficha de otra clínica, etc…) en el equipo y una vez escaneados incorporarlos
en esta opción del programa.
Pacientes - Presupuestos

Aquí podremos crear los presupuestos que emitamos al paciente, llevando un control
de los que emitimos y los que se van aceptando. Accederemos desde la pestaña
superior “Pacientes  Presupuestos” o desde la barra lateral en el área “Pacientes”.

Para añadir un presupuesto nuevo seleccionaremos en el apartado “Presupuestos”

la opción en la parte superior “Añadir”.

El presupuesto es una ventana muy similar a la del historial del paciente, sólo que en
esta ventana no tendremos acceso al apartado de Gesimag ni a las Alertas Médicas, a
cambio, tendremos la Cabecera del Presupuesto.
 Primero, empezaremos a rellenar la cabecera, incluyendo el titulo del presupuesto, el
doctor que presupuesta, el plan de tratamiento y las observaciones pertinentes que
queramos incluir.

Podremos dejarnos “textos predeterminados” dentro de las observaciones del

presupuesto, presionando la tecla “F1” del teclado y añadiendo los textos
predeterminados.

Acto seguido, desde el propio odontograma, empezamos a incluir los tratamientos a

seguir por el paciente. Haremos doble “clic” con el mouse encima del odontograma
para que se habilite la opción de edición.

Aquí, encontraremos un nuevo color, el morado de “Presupuestado”. Los

tratamientos los introduciremos únicamente en este estado, ya que se trata de un
estado propuesto al paciente, pero no aceptado de momento. Lo haremos del mismo
modo que en el historial del paciente, introduciendo los tratamientos desde el
Odontograma.

Seleccionamos el icono del tratamiento a realizar desde la lista inferior y marcamos

la pieza a realizar dicho tratamiento. Automáticamente, se nos abrirá una ventana
emergente con la relación de todos los tipos de tratamientos que tenemos asociados
en nuestra base de datos con dicho icono.

Seleccionamos de la lista el tratamiento correcto y automáticamente nos aparecerá,

en la parte inferior del presupuesto, el tratamiento introducido.

A su vez, en el odontograma, la pieza correspondiente quedará marcada con el

dibujo del tratamiento que acabamos de introducir.

Así, iremos introduciendo todo el plan de tratamiento previsto para el paciente. Si

quisiéramos modificar algún tratamiento de los ya introducidos, simplemente
seleccionaríamos la línea del tratamiento (en la parte inferior) y marcaríamos la opción
superior “Modificar”. Para eliminar algún tratamiento, de la misma manera
seleccionaríamos el tratamiento y marcaríamos en la parte superior la opción “Borrar”.

También podremos introducir los tratamientos desde la pestaña superior “Añadir”. De

esta manera añadimos la línea del tratamiento en blanco y lo rellenamos a mano,
buscando el código del tratamiento e introduciendo las piezas, doctor, etc.
 Una vez que tengamos el presupuesto terminado, seleccionamos en la parte
superior la opción “Aceptar”, lo que es muy importante, ya que si no aceptáramos no
estaríamos guardando todos los tratamientos presupuestados.
 Ahora, procederemos a imprimir el presupuesto al paciente, desde el mismo box, o
en recepción cuando salga el paciente.

Marcamos la opción “Imprimir” en la parte superior y se nos abrirá la plantilla de

Gesden Evo con el presupuesto.

Si deseamos imprimir al paciente el presupuesto con el odontograma visible,

simplemente desmarcamos la casilla “mostrar esquema grafico”.
 Cuando el paciente nos acepta el presupuesto, ya sea un solo tratamiento, parte, o
todo el presupuesto, tendremos que registrarlo. Para ello, iremos dentro del
presupuesto que anteriormente hemos dado al paciente y seleccionaremos la opción
“Aceptar Presupuesto”, que la encontraremos a la derecha, justo debajo del
odontograma.

Ahora, se nos abrirá una ventana para poder marcar lo que el paciente ha aceptado
de ese presupuesto.

Si el paciente aceptara todo en un primer momento, podremos marcar “todos” y

aceptar todo el presupuesto, si no, podremos ir marcando lo que el paciente va
aceptando.

Una vez que tenemos seleccionado lo que corresponda, marcaremos la opción

“Aceptar”. Así, cada tratamiento aceptado tendrá su fecha de aceptación y esos
tratamientos pasaran al historial del paciente como “Previstos”.

Aparte, en el historial, todo lo que provenga de un presupuesto quedará marcado

con la opción “En Presupuesto.”
 También podremos crearnos plantillas para aquellos presupuestos en los que
siempre presupuestemos los mismos tratamientos. Sólo hay que crear un presupuesto
con normalidad, y si queremos guardar tales tratamientos como plantillas, marcamos
en cualquier campo de la parte inferior en las entradas médicas con el botón derecho
del mouse, y elegimos la opción “Plantillas de Presupuestos  Guardar como
plantilla”.

Se abrirá la ventana de confirmación de la plantilla, aceptamos y ya tenemos la

plantilla guardada.

Para acceder a estas plantillas en la creación de un presupuesto nuevo, marcaremos

la pestaña “Plantillas”.

Al marcar la opción se abrirá la ventana de selección de plantillas.

 Cuando seleccionemos la plantilla, nos pedirá la confirmación si queremos actualizar
los valores de la cabecera del presupuesto con los de la plantilla.

Al indicar que sí, automáticamente se actualizará el presupuesto que estamos

creando con los valores de la plantilla anteriormente creada.
 En la parte superior de las entradas médicas presupuestadas encontramos el icono
de “Cambio de Tarifa”

Sirve para cambiar la tarifa de los tratamientos del presupuesto. Por ejemplo,
le realizamos a un paciente un presupuesto con la tarifa privada y le queremos
cambiar uno, varios o todos los tratamientos a una tarifa de mutua.
Seleccionamos la opción y se abrirá la ventana de cambio de tarifa.

Marcamos los tratamientos que queremos cambiar de tarifa y en la pestaña

superior seleccionamos la nueva tarifa y ya cambiamos los tratamientos de
tarifa sin necesidad de eliminarlos ni crearlos de nuevo.

Para que esto funcione, tiene que tener la tarifa asociada a la filiación del paciente y
los tratamientos de las tarifas a cambiar tendrán que tener el mismo código de
tratamiento.
- Comparador de Presupuestos, se encuentra en la parte superior de las
entradas medicas presupuestadas

Este comparador crea un presupuesto “virtual” a partir de un presupuesto que

hemos realizado al paciente, pudiendo comparar los tratamientos del
presupuesto real de una tarifa con el mismo presupuesto con tarifa distinta.
Seleccionamos la pestaña “Comparador de Presupuestos” y se abrirá la
ventana para filtrar la tarifa que queremos aplicar en este nuevo presupuesto

En esta ocasión no sería necesario que estuvieran las distintas tarifas

asociadas al paciente, porque aparecerán todas las disponibles en la clínica,
pero el código del tratamiento sí que debería de ser igual en todas las tarifas
para el mismo tratamiento.

Seleccionamos la o las tarifas y pulsamos “preliminar”. Nos aparecerá un

“presupuesto” que podremos imprimir pero este no quedará guardado en
Gesden, ya que se guarda en la “memoria caché” del ordenador.
Aquí podremos comparar el mismo presupuesto entre 2 tarifas diferentes.
Pacientes – Documentos Administrativos

En esta opción, tendremos registrados todos los documentos administrativos que

hayamos emitido al paciente, es decir: Facturas, Recibos, Facturas de abono,
Comprobantes y Notas de Tratamiento.

Accederemos desde la pestaña superior “Pacientes  Documentos Administrativos.”

O desde la barra lateral en el área “Pacientes”.

Desde aquí podremos realizar copias de los documentos, marcando el documento

en concreto y seleccionando la pestaña en la parte superior “Imprimir”.
 También podremos modificar el concepto. Por ejemplo, si queremos añadir algún
texto en el concepto de la factura o el recibo, seleccionaremos el documento a
modificar y marcaremos la pestaña “Modificar” en la parte superior.

Podremos añadir texto desde esta ventana o modificar el detalle, pero nunca
podremos modificar el importe de la factura o el recibo.

Aceptamos el cambio con la pestaña en el lateral de aceptar y marcamos la opción

“Generar”, en la parte inferior de la ventana.
 Al generar de nuevo el documento, se nos abrirá la ventana de confirmación de la
modificación.

Después, nos pedirá si queremos imprimirlo, si le indicamos que sí, se abrirá la vista
previa del documento con los cambios generados.

En la vista en miniatura de los documentos, desde la pantalla principal de

Documentos Administrativos nos aparecerá el contador del número de veces que
hemos impreso esta factura.
 Incluso nos dará toda la información necesaria para llevar un control de qué
documento es en concreto, con el emisor, serie, número de documento, importe, fecha
de emisión y fecha de última impresión, cliente, NIF, paciente, dirección y usuario de
creación del documento.

NOTA: En ningún caso, la modificación de documentos administrativos permitirá

la modificación del importe total del documento
 Desde esta ventana también podremos abonar los documentos, es decir, facturas de
abono y recibos de abono, en caso de devolución de pagos o tratamientos del
paciente.

Para ello, seleccionamos el documento administrativo en cuestión y marcamos la

flecha que hay junto a la pestaña “Añadir”, en la parte superior, o desde el botón
“Abonar” directamente.

En este caso, se nos abrirá la ventana para crear el Abono de Documento.

Donde tendremos el emisor de la clínica, la serie de facturación de abono

(obligatoria), la fecha de abono y el motivo, donde podremos escribir libremente el
motivo del abono del documento.

Una vez esté todo completado, marcamos aceptar, aparecerá la ventana conforme
se ha generado el documento y el programa nos dará la opción de imprimirlo.

Automáticamente si marcamos “Sí”, se abrirá la vista preliminar del abono.

 En los abonos, siempre aparecerá en el detalle qué documento estamos abonando,
así podremos llevar el registro sobre todos aquellos documentos que abonemos.

Para los abonos, tanto de Facturas como de Recibos, es necesario tener series de
factura de abono y de recibo de abono, dichas series se pueden predeterminar desde
la pestaña superior “Sistema  Configuración  Configuración  Documentos
Administrativos.”

Así, dejamos predeterminada la serie, por ejemplo para facturas y otra distinta para
abonos de facturas. (Sólo es obligatoria la serie de abonos).
 Pacientes - Cartas

Desde esta opción, podremos imprimirle una carta (creada con anterioridad desde la
pestaña superior “Accesorios  Editor de Textos”) al paciente que tengamos
seleccionado.

Accederemos desde la pestaña superior “Pacientes  Cartas” o desde la barra

lateral en el área “Pacientes”.

Se abrirá automáticamente el Gestor de Documentos de Gesden Evo

Será desde aquí donde seleccionemos desde el Grupo y/o Subgrupo el documento
en concreto que queramos emitirle al paciente.
 Seleccionaremos la carta que hay que emitir y marcamos la opción inferior “Abrir” y
se abrirá la carta desde el editor de textos (o doble clic con el mouse en la carta
correspondiente).

Lo primero será guardar una copia del documento en la ficha del paciente, desde el
botón “guardar copia” en la parte superior a la izquierda.

Nos pedirá el nombre con el cual queremos guardar el documento, por defecto el
mismo nombre que la propia carta.
 Una vez guardado el documento, se habilitara la opción de rellenar campos para
Mailing en la parte superior derecha.

Podremos rellenar los datos por los del paciente y después pulsar el botón de firmar
para que quede constancia el usuario que le ha realizado el documento, o pulsar la
tecla “Macro” con la cual rellenaría los campos para Mailing directamente por los del
paciente y automáticamente quedaría “firmado” el documento por el usuario que ha
creado la carta al paciente

o
 Una vez hayamos impreso el documento ya podremos cerrar el editor de textos.
Cuando volvamos a acceder al apartado “Cartas” de ese paciente, dentro de su ficha
aparecerán los documentos que le hayamos realizado al paciente, incluida la fecha y
el usuario que la creo.

Podremos volver a seleccionar la carta e imprimirla de nuevo si fuera necesario

Administración - Presupuestos

Desde esta opción, podremos llevar un control sobre los presupuestos que emitimos
a los pacientes, qué presupuestos están aceptados, e incluso seguimiento por doctor.

Accederemos desde la pestaña superior “Administración  Presupuestos” o desde

la barra lateral en el área “Administración”.

Desde la parte superior podremos cambiar de día. Por pantalla nos aparecerán los
presupuestos que hemos emitido en ese mismo día, con las flechas azules podremos
cambiar por día consecutivo y por el icono del calendario podremos buscar una fecha
en concreto.
 Desde “Administración  Presupuestos” podremos buscar un presupuesto y volverlo
a imprimir si fuera necesario.
 También podremos filtrar los presupuestos desde la opción en la parte superior
“Filtrar”. Automáticamente se abrirá la ventana de filtro de los presupuestos, donde
podremos filtrar por:

- Títulos
- Direcciones de los pacientes
- Poblaciones de los pacientes
- Fechas de propuesto, entre qué fechas hemos propuesto los presupuestos.
- Fechas de aceptados, entre qué fechas los pacientes han aceptado los
presupuestos
- Colaborador del presupuesto
- Emisor de los presupuestos

Incluso podremos ordenar los presupuestos que estamos consultando por fechas,
doctor, precio, etc. desde el campo “criterio de ordenación”.

Aceptamos e inmediatamente nos aparecerán todos los presupuestos que

coincidan con el filtro que le hemos marcado en el paso anterior.
 En la parte superior nos dará el número de presupuestos que coinciden con el filtro
aplicado, y debajo el criterio que hemos indicado en el filtro.
 Si de esta consulta queremos sacarnos un listado simplemente pulsamos con el filtro
aplicado, la pestaña “Listado” en la parte superior.

En el listado nos dará el resumen de cada uno de los presupuestos, con el importe
total del presupuesto, la fecha de creación, fecha de aceptación, paciente, emisor,
datos del paciente y colaborador.

Después, en la última hoja del listado encontraremos un total que será el importe
total de los presupuestos que estamos visualizando desde el listado.
Administración – Facturas / Recibos

Desde la pestaña superior “Administración  Facturas o Recibos” podremos llevar

una completa gestión de los documentos administrativos que emitimos a los pacientes
en la clínica dental.

En este documento, englobamos tanto las facturas como los recibos, ya que se
gestionan de la misma forma ambos, inclusive los “Comprobantes de pago” y las
“Notas de Tratamiento”.

Al acceder al apartado, nos aparecerá en la barra superior la fecha del día de hoy en
la parte derecha, y a la izquierda el número de documentos junto al tipo de documento
del que se trata.
 Para seleccionar un día en concreto, marcaremos la pestaña del calendario en la
parte derecha de la barra superior y seleccionamos el día en concreto.

Cuando lo hayamos seleccionado, nos aparecerán por pantalla los documentos

emitidos en ese día, por lo tanto, si queremos realizar un listado de lo que tenemos
ahora mismo en pantalla marcamos la pestaña superior “Listado”.

De esta sencilla manera hemos sacado un listado de lo facturado en la clínica, ya

sean facturas o recibos.

También podremos filtrar entre múltiples campos, desde la pestaña superior “Filtrar”.
Podremos filtrar por:

- Emisor
- Series
- Números de emisión de los documentos
- Años de emisión de los documentos
- Fecha de impresión de los documentos
- Fecha de emisión de los documentos
- Por nombre, apellidos, NIF y dirección del cliente

E incluso podemos visualizar todos los documentos, sólo los que estén impresos o
los que aún no se han impreso.

Le daremos un criterio de ordenación para que ordene los documentos y acto seguido
marcamos la pestaña superior “Listado”.
 Así, de esta manera, podremos averiguar de qué paciente es un recibo en concreto
o en qué fecha se imprimió una factura en concreto.

También podremos imprimir el documento de nuevo, simplemente marcamos el

documento y seleccionamos la pestaña superior “Imprimir”.

Marcando la casilla “Modificar” podremos modificar el detalle del documento ya

generado, nunca el precio.

Desde la pestaña de “Añadir”, podremos generar los correspondientes Abonos de

Facturas y Recibos.

También podremos abonar los documentos desde la pestaña superior “Abonar”

Nota: Recuerde, para poder generar abonos tanto de facturas como de recibos es
obligatorio crear una serie de facturación distinta a la de facturación habitual de la
clínica (véase documento “Sistema  Gestión de Emisores” del manual).
Administración - Referidores

Aquí podremos crear los Referidores de la clínica, es decir, personas o entidades

que nos refieren o a los que referimos los pacientes de nuestra clínica.

Accedemos desde la pestaña superior “Administración  Referidores” o desde la

barra lateral en el área “Administración”

Seleccionamos la opción y accedemos a Referidores

Distinguiremos 2 apartados: Referidores de Origen y Referidores de Destino.

 Para añadir un referidor simplemente pulsamos en la casilla superior “Añadir”

Rellenaremos los datos del referidor, donde únicamente el Nombre es campo

obligatorio. Podremos colocar la fecha de Alta (por defecto el día de hoy), fecha de
Nacimiento, Colaborador (si se trata de un colaborador de nuestra clínica), la
especialidad de referidor, el contacto, conyugue, dirección, población, teléfonos,
población, email, web, notas, opiniones de otros doctores, dedicación general y
especialidades.

También marcaremos si este referidor solo es de origen (nos refiere pacientes) o lo

podremos usar como de destino (referimos a el nuestros pacientes)

Una vez configurado pulsamos la pestaña “Aceptar” y ya tendremos este referidor

disponible
Una vez creado, podremos imprimir el referidor pulsando la casilla superior “Imprimir”
 También podremos hacer un listado de los Referidores creados, basta con
seleccionar la casilla “Listado” en la parte superior

Si quisiéramos buscar algún referidor en concreto podremos filtrar la búsqueda

desde la casilla superior “Filtrar”

Podremos filtrar por nombre, contacto, conyugue, féc. de alta, féc. de nacimiento,
especialidad, aficiones, colaborador, dirección, población, teléfonos, web, email, etc…
Administración - Procedencia

La procedencia del paciente no necesariamente es el referidor, ya que 2 pacientes

pueden venir por la misma procedencia pero distintos Referidores, por ejemplo, 2
pacientes tienen como referencia el Hospital Interprovincial, y Referidores uno tiene el
Dr. Garcia y el otro paciente la Dra. Fernández, pero comparten la misma procedencia.

La procedencia no tiene porque ser una institución o una marca, pueden ser
personas, doctores, etc…

Para crear las procedencias accedemos desde la pestaña superior “Administración

 Procedencia”
 Para añadir una procedencia seleccionamos la casilla superior “Añadir”

Rellenaremos la procedencia, donde únicamente el Nombre es campo obligatorio.

Podremos colocar la fecha de Alta (por defecto el día de hoy), fecha de Nacimiento,
Colaborador (si se trata de un colaborador de nuestra clínica), la especialidad de la
procedencia, el contacto, conyugue, dirección, población, teléfonos, población, email,
web, notas, opiniones de otros doctores, dedicación general y especialidades.

También marcaremos si esta procedencia solo es de origen o lo podremos usar

como de destino

Una vez configurado pulsamos la pestaña “Aceptar” y ya tendremos la procedencia

disponible
 Después podremos desde las casillas superiores de Gesden EVO Imprimir la ficha
de una procedencia, hacer un Listado de las procedencias que tenemos en pantalla o
Filtrar si queremos buscar alguna procedencia de las que tenemos creadas
 Accesorios - Pizarra

La pizarra consta de las citas del día de hoy que tengamos en las Agendas de los
doctores que seleccionemos.

Es un método de visualización de citas mas dinámico, donde no podremos gestionar

las citas ni dar nuevas o modificarlas, pero sí que veremos el trascurso de las mismas
a lo largo de la clínica, quien ha de venir, quien está en recepción, el tiempo de espera
de los pacientes, etc...

Es muy útil para trabajar en el box o gabinete, siempre y cuando no se den citas
desde ahí. En caso contrario sería de más utilidad la Agenda.

La pizarra se alimenta de los movimientos realizados en Agenda, y todos los

movimientos que realicemos en la Agenda aparecerán reflejados al momento desde la
pizarra.

Para ejecutar la pizarra deberemos seleccionar la casilla superior “Pizarra”

La pizarra consta de 3 bloques:

- Books (donde podremos elegir ver la pizarra de un doctor en concreto o todos)

Tendremos disponibles los books de los

doctores a los que tengamos permiso
para visualizar, así como los grupos de
books de agendas que hayamos creado

- Carpetas (donde aparecerán todos los paciente que tengan visita hoy, es decir,
que estén en Agenda)

- Paciente (los datos del paciente que seleccionemos)

Dispondremos de información muy útil de un

simple vistazo cuando seleccionemos el
paciente

Una vez seleccionado visualizaremos la foto

del paciente (foto añadida desde la filiación).

Justo debajo de la foto aparecerá la

información de la cita, la hora de la visita, el
book, el motivo, la situación, la mutua, el nº
de historial del paciente, el teléfono de
contacto y la observación de la cita si la
hubiera.

Por último, visualizaremos las alertas

medicas del paciente, junto con los saldos
(si tenemos permiso para visualizar los
saldos), nº de presupuestos, alertas,
situación del paciente, población, profesión,
etc..
 En la pizarra podremos elegir si ver todos los books o solo el de un usuario (por
permisos se puede configurar para que cada usuario solo pueda ver su pizarra), una
vez seleccionemos el book veremos la información de todas las citas planificadas

La información que visualizaremos será la siguiente:

- Paciente
- Hora de Visita
- Situación
- Mutua/Tarifa
- Book
- Tratamiento
- Nº Historial
- Tel. Contacto
- Observaciones
- Retraso del Paciente
- Tiempo de Espera
- Retraso de Clínica
- Hora de Llegada (real)
- Hora de Consulta (real)
- Hora de Finalización (real)
- Duración Prevista
- Duración Real
 La información irá cambiando a medida que vayamos cambiando la situación de la
Agenda, veamos un ejemplo:

Un paciente tiene una cita planificada en su agenda

Cuando el paciente acude a la clínica desde la agenda en la recepción le cambian la

situación a “Sala de Espera”

Una vez que el paciente está en sala de espera en la pizarra cambia automáticamente
su situación también

Aparece una barra vertical de color verde al lado del nombre del paciente, significa que
llega pronto o a su hora. Si apareciera una barra en rojo, significaría que el paciente
llega tarde.

A parte, desde el momento que hemos marcado que el paciente ya está en la clínica
empieza a correr el tiempo de espera del paciente en la clínica.

Cuando el paciente pasa a consulta, cambiamos la situación de la cita a “Consulta” y

la pizarra dejara de tomar el tiempo de espera para empezar a tomar el tiempo de
consulta del paciente
Y cuando el paciente finalice la cita pasaremos su estado a “Finalizada” así ya
tendremos la progresión completa de la cita

La situación del paciente la podremos cambiar incluso desde la pizarra, no es

necesario que se haga desde la Agenda.

Con el botón derecho encima del paciente seleccionado podremos elegir la situación
de la cita

En la parte central de la pizarra, donde aparecen los pacientes podremos visualizarlo

de 2 formas, o por carpetas o por mapa de clínica

Por carpetas podremos visualizar todas las citas en el formato que marquemos en la
parte inferior
 - En curso (todas las situaciones de citas excepto anuladas, falladas, borradas y
finalizadas)
- Planificadas (solo las citas planificadas)
- Recepción (solo las citas con la situación “recepción”)
- Sala de Espera (únicamente las citas en sala de espera)
- Consulta (las citas que hay ahora mismo en Consulta)
- Finalizada (solo las finalizadas)
- Local (citas en Agenda y pacientes abiertos en Gesden EVO)
- Todo (todos los pacientes)

Por mapa de clínica podremos visualizar las citas en la pizarra como si de un mapa
de la clínica dental se tratara.

En este caso, al tener la visualización por mapa de clínica podremos cambiar las
situaciones de la cita simplemente “arrastrando” el paciente al campo correspondiente
(sala de espera, consulta, finalizada).
 Todos los cambios que realicemos desde la pizarra con respecto a las citas
aparecerán también en la Agenda, por lo tanto la pizarra puede servir como
complemento para recepción, listado de citas para el box/gabinete, etc…
 Accesorios - Agenda

La Agenda de Gesden EVO permitirá el uso, gestión y configuración de las visitas

que realicemos en la clínica.

Para abrir la Agenda podremos seleccionar el icono en la parte superior de Gesden

o desde el área “Accesorios  Agenda”
Accesorios - Agenda - Books

Encontraremos todos los books disponibles en la agenda de Gesden Evo.

También podremos acceder a los books disponibles más cómodamente sede la

parte superior derecha de la agenda
 Book Diario. Es el book del día de hoy de los doctores que pasen cita este día. Al
marcarlo nos aparecerá la ventana de selección previa de books.

Marcar/Desmarcar todos

Invertir selección

Podremos marcar todos (por defecto), desmarcar los books que no queramos
visualizar o invertir la selección realizada.

Al aceptar, aparecerá la Agenda diaria de los doctores seleccionados.

Podremos
desplazarnos por
el calendario para
ir a un día en
concreto

Dentro de la Agenda, encontramos una pestaña en la parte superior llamada

“Sincronice”.

Este botón sirve para sincronizar las agendas en las mismas franjas horarias.
 En este caso, hemos sincronizado la agenda y visualizamos las citas de
todos los doctores en la misma franja horaria. En gris visualizamos los
espacios donde no podemos introducir cita porque el doctor no pasa visita (o
no tiene la agenda abierta).
La opción de Sincronizar las agendas solo estará disponible en el book diario
Book Semanal. Es el Book semanal del colaborador que tengamos
seleccionado en la parte derecha de la agenda.

Marcar/Desmarcar todos

Invertir selección

Podremos marcar todos (por defecto), desmarcar los books que no queramos
visualizar o invertir la selección realizada.

Al aceptar, visualizaremos la semana entera del colaborador seleccionado a la

derecha.

Podremos seleccionar al colaborador a visualizar la

semana en el book, y en la parte superior podremos
desplazarnos por los días de la semana e incluso por
meses a visualizar
 En el calendario, visualizaremos en rojo los días
que este Doctor no pasa cita.

Podremos marcar cualquiera de los días del

calendario para seleccionar la semana a visualizar,
y con las flechas superiores desplazarnos por
meses y años.

Debajo tendremos una casilla para los avisos de

book creados.
Planificador. Seleccionaremos un colaborador de la ventana de selección para
visualizar un planning completo del colaborador. Veremos su ocupación en la
Agenda, mostrada por días y horas.

Aquí sólo podremos seleccionar un único colaborador.

Una vez seleccionado, se abrirá automáticamente el Planning.

En rojo aparecerán las horas en las cuales este colaborador dispone de citas
asignadas, junto con los colores del horario de mañanas y de tardes.
Búsqueda de Hueco. Es una utilizad para poder buscar un hueco en la
agenda de algún doctor entre unas horas determinadas o en todas las
agendas.

En esta ventana podremos filtrar por book en concreto, entre unas horas de
visita, duración mínima de cita y tiempo mínimo para buscar la cita en días.

Podremos marcar los días de la semana en concreto que queramos buscar el

hueco, y también, si no importa el book o colaborador en cuestión, podremos
marcar la casilla “Hueco en todas las Agendas”, así este asistente nos buscará
un hueco que se adapte a las características de búsqueda en cualquier
Agenda.

Una vez pulsamos la opción “aceptar” se abrirá el primer hueco que coincida
con las características de búsqueda para poder apuntar una cita.
Gestor de Citas. Es la utilidad para poder buscar una cita por paciente
(siempre que el paciente este dado de alta en Gesden Evo) y saber su
estadística acerca de las citas que ha tenido en la Agenda

En el Gestor de Citas, colocaremos en la parte inferior izquierda los apellidos

del paciente a buscar y pulsamos la tecla “Intro”. Aparecerán todos los
pacientes que coincidan en el apellido.

Seleccionando al paciente en concreto en la parte superior a la izquierda,

visualizaremos en la parte derecha las citas que el paciente finalizó, las que
anuló, falló y previstas en la Agenda. En la parte inferior veremos un resumen
de todas sus citas.

Y en la parte superior podremos dar una nueva cita (se abrirá el Gestor de
Huecos para la búsqueda de un hueco para próxima cita) e imprimir un
recordatorio de la siguiente cita al paciente.

También podremos ver las alertas médicas del paciente y cambiar la

situación de la cita planificada (finalizada, fallada, anulada, sala de espera,
consulta, etc.).
Accesorios - Agenda - Uso

Una vez vista la forma de abrir nuestras Agendas de Gesden EVO veremos los
diferentes tipos de uso o casuísticas que nos podremos encontrar en la clínica dental
con la Agenda.

- Insertar cita
- Editar cita
- Borrar citas
- Duplicar citas
- Alta de Paciente desde Agenda
- Situaciones de Cita
- Cambiar motivo de Visita
- Bloquear Horas
- Datos del Paciente
- Cortar/Copiar/Pegar
- Insertar Citas Periódicas
- Sincronización de la Agenda
- Cambio de Horario
- Tratamientos en Agenda
INSERTAR CITA

Para insertar una cita, seleccionaremos el book de la Agenda correspondiente,

marcaremos la franja horaria donde queremos insertar la cita y haremos doble clic con
el mouse para abrir la ventana de la cita. También lo podemos hacer con botón
derecho del mouse “Insertar  Insertar Cita”.

En la ventana de la cita, podremos insertar a mano los datos del paciente citado o
cargándolo desde Gesden Evo.

Aquí introduciremos el paciente

tanto si es un nuevo paciente
como si es un paciente ya creado
en Gesden EVO
 Cuando ya tenemos los datos del paciente dentro de la cita, sólo nos falta escoger el
tratamiento, es decir, el motivo de la visita del paciente

Cuando marcamos el tratamiento, automáticamente aparece el tiempo estimado de

la cita (configurable desde “Configurar  Usuarios”). Si por alguna necesidad,
necesitamos asignar más tiempo o menos tiempo del que aparece por defecto, lo
podremos marcar a mano.

Así, la cita quedará asignada en ese espacio de tiempo que hemos reservado.

Dentro de la cita, visualizaremos información de la misma:

Hora de inicio Situación de la cita

Tiempo asignado a la cita

Motivo de la visita
Si introducimos la cita a mano, rellenaremos los campos Nombre, Contacto y/o Móvil,
Mutua/Tarifa, Tratamiento y Box si hiciera falta.

Un ejemplo de introducir citas a

mano serían las primeras visitas,
pacientes a los cuales no les abrimos
ficha en Gesden Evo hasta que vienen
a la clínica. De esta manera, nos
evitamos tener fichas vacías en
Gesden Evo de pacientes que tenían
citas (primeras visitas) y nunca
acudieron a la clínica.

Podremos apuntar en las

“Observaciones” de la cita datos a
tener en cuenta, como por
ejemplo…”Abrir Ficha”, “Pedir NIF”,
etc.
 Para insertar la cita accediendo a los datos del paciente desde Gesden Evo
podremos seleccionar el cuadro de búsqueda que se encuentra a la derecha del
campo “Nombre” de la ventana de la cita.

Al marcar el cuadro de búsqueda, se

abrirá la ventana de “Selección de
Paciente”, donde podremos buscar por
apellidos y nombre desde la casilla
“nombre” o por el número de historial del
paciente desde la casilla “Historia”.

Una vez que hemos introducido el dato

correspondiente a buscar, pulsamos el
botón “Buscar” y aparecerán las
coincidencias de los pacientes según el
criterio de búsqueda que hayamos hecho.

Una vez hemos seleccionado el paciente, en la ventana de selección marcamos

“Aceptar” y los datos pasaran a la cita.

Cuando ya tenemos los datos del paciente dentro de la cita, sólo nos falta escoger el
tratamiento, es decir, el motivo de la visita del paciente
 Otra forma rápida de dar una cita es desde el propio programa de Gesden Evo.
Abrimos la ficha del paciente en Gesden Evo, y una vez accedemos a su ficha
pulsamos la flecha del botón superior “Añadir”, marcando la opción “Nueva Cita en
Agenda”.

Seleccionamos el book correspondiente, la franja horaria donde queramos insertar la

cita y hacemos doble clic con el mouse, automáticamente captará los datos del
paciente. Para ello es necesario que antes de marcar “Nueva Cita en Agenda”
tengamos la agenda abierta (minimizada).
 Si quisiéramos modificar una cita para cambiar el teléfono por ejemplo, podremos
hacer doble clic encima de la cita o bien con el botón derecho del mouse “Editar Cita”.

También podremos hacer doble click con el mouse encima de una cita seleccionada,
de esta manera abriremos la cita para su posterior edición

Una vez hayamos modificado lo necesario en la cita, pulsaremos “aceptar” en la

pestaña inferior de la cita para guardar los cambios
Si queremos introducir dentro de la misma franja horaria otra cita nueva (Duplicar
citas), lo haremos siempre con el botón derecho del mouse “Insertar  Insertar Cita”,
ya que si hiciéramos doble clic con el mouse y la modificamos, estaríamos cambiando
la cita que ya teníamos introducida.

Buscamos al paciente dentro de la cita

Una vez colocado el motivo de la nueva visita, aceptamos y la cita quedará

duplicada

En este caso, tendremos 2 citas en la misma franja horaria.

 Si quisiéramos borrar una cita, simplemente marcamos la cita con el botón derecho
del mouse “Borrar Cita”.

La cita quedará eliminada sin dejar rastro visible dentro de la propia Agenda
conforme había una cita asignada.

Siempre, dentro del Log de la Agenda quedará el registro del usuario, día y hora que
ha eliminado una cita.
ALTA DE UN PACIENTE DESDE AGENDA

Podremos dar de alta a un paciente en Gesden desde la Agenda, o bien en el

momento de darle cita o bien cuando ya tiene cita previa (con los datos introducidos a
mano) y el paciente acude a la clínica.

Para ello, sería conveniente al dar cita a un paciente nuevo introducir el paciente en
este orden: “Apellidos, Nombre”, así, los datos los recogerá el programa
correctamente, veamos un ejemplo:

1. Cita a paciente nuevo, rellenamos sus datos en la cita de la agenda con:

Apellidos, Nombre; Mutua y Teléfonos.

2. Cuando el paciente acude a la clínica, abrimos su cita y pulsamos la pestaña

de búsqueda de paciente
3. Aquí pulsaremos el botón inferior “Añadir”, y se abrirá el cuadro de introducción
de paciente, donde podremos colocar el nif del paciente y crearlo directamente
en la Base de Datos de Gesden Evo.

4. Una vez pulsemos “Aceptar” el paciente ya estará dado de alta en Gesden, y si

aceptamos la cita, ya constará como paciente “generado” desde Gesden Evo
SITUACIONES DE CITA

Cada cita tiene una situación, por defecto, cuando damos una cita nueva siempre es
“planificada”.

Existen varios tipos de situaciones, muy útiles para saber en todo momento y de un
simple vistazo donde está el paciente en la clínica.

No es obligatorio cambiar el estado de la cita, pero si se hace y se hace en el

momento justo que el paciente pasa a sala de espera o entra en box nos dará la
información mediante listados del tiempo de espera del paciente, retraso de clínica,
retraso de paciente, medias de productividad en box y medias de retrasos, etc…

Para acceder a cambiar la situación solo hay que hacer click con el botón derecho
del mouse “Cambiar Situación”

- Planificada: El paciente está previsto que venga a la cita

- Recepción: El paciente llegó a la recepción

- Sala de Espera: El paciente pasó a la sala de espera

- Consulta: El paciente está en el Box con el/la Doctor/a

- Finalizada: El paciente ha finalizado su tratamiento

- Fallada: El paciente tenía cita y no se ha presentado sin previo aviso de su

ausencia

En este caso, se habilitará una ventana emergente en la que podremos

apuntar el motivo del fallo, por ejemplo para poder llamar a los pacientes que no
han venido.
Estas observaciones de citas falladas quedan en un registro, donde al tercer
fallo de un mismo paciente (por configuración de la Agenda se puede cambiar el
número máximo de fallos) aparecerá la cita en rojo y un icono de “Motivos de
Falladas” nos alertará de los motivos de todos los fallos que este paciente ha
tenido en la Agenda desde el 1er día.
 Si pulsamos la pestaña inferior “Borrar Log” desaparecerán todos los motivos
de las citas falladas que ha tenido el paciente, y sus citas saldrán en color
normal hasta el próximo 3er fallo que tenga

- Anulada: El paciente, antes de su cita ha avisado a la clínica conforme no va a

poder acudir
Pulsamos con el botón derecho del mouse en la cita y marcamos la opción
“Anular Cita”

Nos aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación para anular la cita.

Pulsamos “Sí”.
 La cita desaparecerá de la Agenda, por lo que podremos dar cita en ese
hueco. Si quisiéramos ver las citas anuladas que tenemos en Agenda pulsamos
en cualquier parte de la Agenda el botón derecho del mouse y marcamos la
opción “Mostrar Anuladas”.

Automáticamente aparecerá la cita con el icono de planificada tachado

Si ya no queremos volver a ver todas las citas anuladas demarcamos la opción

“Mostrar Anuladas” volviéndolo a seleccionar con el botón derecho del mouse
CAMBIAR TRATAMIENTO

Podremos cambiar el motivo de visita o tratamiento de la cita de una forma muy

sencilla: teniendo el cursor encima de la cita, con el botón derecho del mouse
marcaremos la opción “Cambiar Tratamiento”.

En el desplegable, seleccionamos la opción del tratamiento deseado y

automáticamente cambiará de tratamiento la cita. Si el nuevo tratamiento tiene
configurado otros tiempos distintos al del actual, este también variará
automáticamente.
BLOQUEAR HORAS

De una forma muy sencilla podremos bloquear horarios dentro de la agenda para
que nadie coloque citas en esos espacios de tiempo. Esta opción se podría usar por
ejemplo por la ausencia del doctor a primera hora por un curso.

Marcamos con el mouse la primera franja horaria a bloquear, y mantenemos el

mouse pulsado arrastrando hasta la última franja horaria a bloquear.

Una vez hemos seleccionado la zona horaria a bloquear, pulsamos el botón superior
de bloqueo.

Franja horaria Bloqueada

Para desbloquear las horas, realizamos la misma operación, con la diferencia que en
vez de pulsar el icono de bloqueo, pulsaremos el de desbloqueo.
 También podremos realizar los bloqueos y desbloqueos de la misma manera que
antes pero en vez de buscar el icono en la barra superior lo haríamos con el botón
derecho del mouse.
DATOS DEL PACIENTE

Desde la Agenda de Gesden Evo podremos acceder a los datos del paciente si este
está introducido en Gesden, es decir, si su cita en la Agenda tiene los datos
administrados de Gesden.

Nos colocamos encima de la cita, y con el botón derecho del mouse pulsamos y
escogemos entre las siguientes opciones:

- Mostrar Filiación: Se abrirá automáticamente Gesden Evo desde la Filiación del

paciente seleccionado.
- Mostrar Ficha: Abriremos de manera automática el Historial del paciente
seleccionado.
- Mostrar Alertas del Paciente: Se abrirá en una ventana al margen inferior
derecho la ventana de las alertas médicas del paciente, donde encontraremos
las alertas, saldos, y un pequeño resumen del paciente (edad, visitas, actos, nº
de presupuesto, etc.)
Este último apartado también podremos accionarlo desde la propia cita del
paciente, cuando está abierta:
CORTAR / COPIAR / PEGAR

Para una mayor agilidad en la Agenda de Gesden Evo, se pueden (con el botón
derecho del mouse) cortar y/o copiar las citas y pegarlas.

Seleccionamos la cita, pulsamos el botón derecho del mouse y escogemos “Cortar

Cita”.

La cita desaparecerá, quedando como “Anulada” en ese espacio de tiempo que tenía
reservado (por la configuración se puede quitar esta opción, que al cortar la cita la
tome el sistema como “anulada”). Después seleccionamos el book, el día y la hora
donde queramos reinsertar la cita y pulsamos con el botón derecho del mouse “Pegar
Cita”.

Cortar Cita (Anulada)

Pegar Cita (Nueva)

 De la misma manera haríamos “Copiar / Pegar”, solo que al ser “Copiar” no
borraríamos la cita del sistema y la podríamos pegar tantas veces como quisiéramos.
INSERTAR CITAS PERIÓDICAS

También tendremos la posibilidad de introducir citas periódicas dentro de la Agenda,

es decir que un paciente venga cada día 7 de mes, o cada jueves, o que siempre
tenga cita el 27 de Enero de cada año.

Para ello introduciremos siempre la entrada médica con el botón derecho del
mouse, seleccionando la opción “Insertar  Insertar Cita Periódica”.

Se abrirá una ventana muy similar a las citas normales, en este caso nos
centraremos en la parte inferior de la cita, donde se define la periodicidad.
 Pulsamos el botón “Definición Periodicidad” y se abrirá la ventana donde elegiremos
la periodicidad de la cita. Lo primero que colocaremos es la fecha de finalización de la
periodicidad.

Marcamos cada cuanto ha de tener cita:

- Cada “X” días

- Cada “X” semanas, los días “X” de cada semana
- Cada día “X” de cada “X” meses
- El día “X” del mes “X” de cada año

En este ejemplo, hemos marcado que la paciente ha de venir hasta finales de año
cada viernes a la misma hora. Una vez hemos aceptado la periodicidad nos quedará
reflejado en la cita a modo informativo.

Al aceptar la cita nos habrá creado la misma cita cada viernes hasta el 31/12/2010.
 Si quisiéramos modificar alguna de las repeticiones que nos ha creado la cita
(porque el paciente un viernes en concreto no pueda asistir), al modificar una
repetición, nos saldrá una ventana de alerta.

Esta ventana nos recuerda que es una repetición y nos pregunta qué queremos
modificar. Si únicamente la repetición, de modo que las demás citas no se alterarían, o
si queremos modificar toda la serie. En este último caso, sólo se verían afectadas las
citas de la serie entera a partir de la cita que estamos modificando, desde hoy hacia
atrás no se modificarían.

Si cortamos una repetición y la pegamos en otro día y otro horario diferente, sólo
modificamos dicha repetición, la serie hacia atrás y hacia adelante no se modificarían.
SINCRONIZACIÓN DE AGENDAS

Existe un botón en la parte superior de la Agenda donde podremos sincronizar las

agendas.

La sincronización es simplemente la vista de las Agendas diarias en las mismas

franjas horarias. Ejemplo:

Este calendario está sin sincronización, es decir, todas las agendas empiezan desde
arriba, sea la hora que sea de inicio.

Si sincronizamos las agendas, empezará la sincronización desde la primera hora del

book que antes empiece y terminará a la última hora del book que antes finalice.
 En este caso, todas las agendas están alineadas al mismo horario, pero los huecos
que se crean fuera del horario donde no hay franjas libres de citas aparecen en gris,
imposibilitando la inserción de una cita fuera del horario real del book.

También con esto nos puede servir para ver a simple vista la ocupación real de la
clínica en cuanto a citas se refiere, ya que podremos ver dentro de la misma franja
horaria si alguien tiene citas o no pasa visita.

La sincronización solo se puede realizar dentro del book diario, nunca desde el
semanal o múltiple.
CAMBIO DE HORARIO

Puede ser muy usual que tengamos que modificar horarios de los colaboradores por
días de fiesta, cambios de horario o incluso que un colaborador acuda a la clínica
ciertos días del mes no consecutivos e impredecibles para abrir un calendario
completo.

Para ello haremos uso de los Eventos. Lo primero de todo es tener los eventos
festivos y laborables configurados (véase manual aptdo. “Accesorios  Agenda 
Configuración”)

Veamos unos claros ejemplos de cambio de horario:

Un doctor tiene abierto el día de hoy la agenda de mañana y de tarde como vemos en
la imagen:

Seleccionamos en la parte superior de la agenda el apartado “Cambio de horario”

 Se abrirá una ventana donde podremos escoger el evento a asignar al colaborador,
hasta que día se hará efectivo el nuevo horario e incluso a que días de la semana
afecta y si hiciera falta modificar el horario pre-establecido.
 En este caso seleccionado, indicamos que este doctor, la semana del 18/04 al 22/04
hará horario de mañana de 09:30 a 13:00 el Lunes, Miércoles y Viernes, el resto de
semana realizará horario normal.

Al aceptar, aparecerá una ventana de aviso indicando que ciertas citas quedarán
fuera del nuevo horario aplicado.

Así, la Agenda del Lunes, por ejemplo, quedará de la siguiente manera:

 En la zona en gris este doctor no pasará citas, y como dentro de esa franja existen
citas asignadas, podremos cortar/pegar a otro horario para reubicar las citas de los
pacientes.

Ojo, solo podremos visualizar las citas que queden fuera de horario si lo realizamos
con el calendario sincronizado, ya que si no tenemos la opción “Sincronizar” activada,
el horario que ahora no hace el doctor no lo visualizaremos, por lo tanto tampoco
veremos las citas que han quedado fuera de horario.

El semanal en este caso lo visualizaremos así:

El fondo del calendario, los días que tienen un evento asignado quedará del color del
evento como lo tengamos configurado.

De la misma manera, podremos “abrir” un calendario a doctores que

esporádicamente pasen citas en la clínica.
TRATAMIENTOS EN AGENDA

En Gesden Evo, podemos aparte de asignar el motivo de la visita en la cita del

paciente, asignar un tratamiento de Gesden Evo.

Esto nos permitirá saber exactamente el tratamiento de la visita del paciente, tener
ya “pre-introducido” el tratamiento en su ficha e incluso poder realizar una previsión de
facturación real en base a los tratamientos asociados a las citas.

Cuando tenemos la cita creada, o estamos creándola, justo donde se colocan las
observaciones de la cita seleccionaremos la pestaña “Tratamientos Planificados”

Podremos escoger la manera de introducir un tratamiento de Gesden en Agenda:

- Previsto:
Con esto escogeremos un tratamiento que el paciente tenga previsto en su
historial.
Seleccionamos la pestaña “Previsto” y se abrirá una ventana con los previstos
que el paciente tiene en su historial
 Seleccionamos los tratamientos correspondientes y marcamos “aceptar” en la
parte inferior.

La cita quedaría de esta manera.

Indicando a que tarifa pertenece, el código y la descripción del tratamiento

- Tratamiento:
Desde aquí podremos seleccionar uno o varios tratamientos de las tarifas que
tenga predeterminadas el paciente (privado, mutuas, etc…)
Marcamos la casilla “Tratamiento” y se abrirá una ventana donde podremos
seleccionar el tratamiento a realizar al paciente
Seleccionamos el tratamiento a realizar y aceptamos. La cita quedaría así:
Accesorios – Agenda - Utilidades

Dispondremos de más utilidades dentro de la Agenda de Gesden Evo.

- Buscar cita
- Crear Recordatorio
- Listado de Pacientes
- Borrar Citas
- Eliminar Bloqueos
- Lista de espera
- Crear/editar Aviso
- Tipo de Bloqueo
Buscar Cita. En la ventana de búsqueda aparecerán los books marcados (por
defecto todos) sobre los que vamos a buscar las citas del paciente que
escribamos en el campo de búsqueda.

En esta ocasión, tanto si el paciente está dado de alta en Gesden Evo como
si se trata de un paciente nuevo no inscrito en Gesden (1ª visita, por ejemplo)
aparecerá en la búsqueda realizada.

Solo aparecerán las citas planificadas, aquí ya no tendremos la opción de

saber su histórico de citas anterior.
Impresión de Recordatorios. Esta opción permite ver las citas que un
paciente concreto tiene entre las fechas que deseemos consultar. Gesden nos
facilitará estos datos en un documento que podremos imprimir como
recordatorio de las siguientes citas.

Escribimos los apellidos en la parte inferior de la ventana de búsqueda del

paciente y pulsamos la tecla “Intro”. Seleccionamos el paciente y sólo nos
quedará marcar las fechas entre las cuales queremos consultar sus citas.
Listado de Pacientes. Esta opción está para poder imprimir un listado de
pacientes directamente, sin la posibilidad de previsualización y con la única
opción de marcar o desmarcar los colaboradores de los que queremos imprimir
las citas.

Al marcar “aceptar” aparece directamente la ventana para la elección de la

impresora e imprimir el listado directamente.
Borrar Citas. Es una utilidad para eliminar las citas a partir de hoy hacia atrás
en todas las agendas. Esta opción, al ser irreversible, sólo se puede aplicar
mediante una contraseña (disponible únicamente desde el Departamento de
Soporte de Infomed) y previa copia de seguridad del programa de Gesden Evo
Lista de Espera. Podremos crear una lista de espera para ir colocando las
citas que no podamos insertar en el momento y queden pendientes de la
aparición de un hueco mas tarde.

Marcamos la pestaña “Nuevo” en la parte lateral derecha, y allí introducimos

la cita.

Dentro de la cita en la Agenda, marcaremos el colaborador que debería

atender la cita y el motivo. Podremos también apuntar un comentario y dejarlo
guardado. Al aceptar, queda registrada la cita en la lista de espera.
 En la parte superior de la lista de espera podremos buscar según el criterio
que elijamos en el desplegable y las palabras clave que marquemos en la
ventana de búsqueda justo a su derecha.

Campos para búsqueda rápida de citas en espera

Desde la parte lateral derecha podremos editar las citas, borrarlas, copiar,
cortar, pegar e incluso hacer un listado de las citas en espera.

Al marcar “Listado” se abre la ventana de selección para el filtro del listado.

En la parte inferior visualizaremos las opciones de impresión de la lista de

espera.
Imprimir: Impresión directa del listado de espera por impresora.

Previsualizar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión.

Diseñar: Aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, por si queremos realizar
cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes.
Crear/Editar avisos. Sirve para dejar avisos en los books de las Agendas o en
alguno en concreto, bien para información general o para dejar anotado algo de
interés en el calendario.

En el calendario a la derecha seleccionamos el día en que queremos insertar

el aviso y en la parte superior elegimos o Aviso en Agenda (para todos los
books) o Aviso de Book (donde elegiremos el colaborador a crear el aviso).

En el cuadro de escritura, escribimos el texto del aviso y marcamos la casilla

“Guardar”. Con las pestañas inferiores podremos pegar texto, copiar texto,
eliminar texto, borrar desde la fecha que tengamos seleccionada hacia atrás
todas las anotaciones, guardar el aviso o cerrar la ventana emergente.

La visualización del aviso quedaría de la siguiente manera:

Tipo de Bloqueo. Se usa para “guardar” mediante bloqueos ciertas horas de la
agenda, para reservas de cirugías, reservas de horarios por tratamientos, etc.

Marcamos en la ventana la opción “Nuevo”.

Creamos el texto de la Reserva o Bloqueo

Asignamos un color para su rápida visualización en la Agenda

Una vez creado el bloqueo, marcamos la pestaña “Aceptar”.

Ahora ya podremos reservar citas con este propósito. Para realizarlo, vamos
a la agenda, book diario, semanal o múltiple.
 Con el mouse vamos seleccionando (manteniendo el botón izquierdo pulsado
mientras arrastramos) las horas que vamos a reservar con el bloqueo, y en la
parte superior seleccionamos el tipo de bloqueo que vamos a usar en este
caso.

Botón para aplicar la reserva del bloqueo

Pulsamos el botón para aplicar el bloqueo y automáticamente, esas horas

asignadas cambiarán su color por el del bloqueo.
 En el apartado de los bloqueos, cuando seleccionemos algunas de las horas
bloqueadas, aparecerá otro icono, que será para eliminar dicho bloqueo.

Los bloqueos no impiden dar citas, sirven para visualmente, “reservar” cierto
espacio de tiempo para algo en concreto, pudiendo colocar citas con
normalidad.
Accesorios - Agenda - Configurar

Desde aquí accederemos a la configuración de la Agenda. Abriremos la pestaña

superior “Configurar”
Festivos:

Desde esta opción configuraremos los eventos extraordinarios en los

calendarios de los usuarios, es decir días festivos, reducción de jornada,
ampliación de jornada, etc..

Marcamos la pestaña lateral “Nuevo” e introducimos la descripción del evento, el

color que le queramos asignar y marcamos si es laborable o no (si es laborable
marcaremos las horas del evento). Podremos crearnos unos festivos por defecto,
como: FESTIVO (día festivo), JORNADA COMPLETA (horario completo), TURNO
DE MAÑANAS (horario mañanas), TURNO DE TARDE (horario de tarde), etc…

Si no marcamos la pestaña “laborable” el programa tomara este festivo como

día de fiesta, por lo que el día que asociemos este festivo no habrá citas.

Aceptamos y ya teneos creado el festivo, para después asociarlo a los

calendarios/usuarios (véase manual, aptdo. “Accesorios  Agenda  Uso”)
Calendarios:

Desde aquí daremos de alta los calendarios por book, preferiblemente 1

calendario por cada book que creemos.

Marcamos la opción “Nuevo”

En la descripción colocamos el titulo del calendario, y vamos marcando los días

que el colaborador pasa consulta y las horas a las que viene. Ojo, no se podrán
dar citas fuera del horario establecido aquí
Usuarios

Desde esta ventana podremos crear los book, pueden ser books por doctores o
por boxes, según las necesidades de la clínica.

Marcamos la pestaña “Nuevo” desde el lateral derecho de la ventana. y

empezamos a rellenar los campos del Usuario.

Introducimos el nombre del usuario (DR.

XXXXX, GABINETE 1, etc…), la
abreviación, fracciones hora (cada cuanto
queremos visualizar el calendario, cada
hora = 1, cada media hora = 2, cada
cuarto de hora = 4, etc…), seleccionamos
el calendario que hemos creado en el
apartado anterior, podremos asociar un
grupo y un box (estos 2 últimos no son
necesarios).

Después, en la parte inferior será donde

introduzcamos los tratamientos de doctor,
es decir, los motivos de visita por los que
pasa consulta este usuario.

Pulsamos “INSERTAR”, y se abrirá la

ventana de introducción de motivos de
citas.
 En este caso colocamos un código,
la descripción del tratamiento, la
duración estimada en minutos del
tratamiento (en la cita podremos
cambiar el tiempo manualmente), un
icono (haciendo doble clic con el
mouse en el recuadro del icono se
abrirá la ventana de búsqueda de
archivos, habrá que buscar la carpeta
en la instalación de Gesden
“C:\INFOMED\GELITE\ICO”).
También podremos asociar un color
de fondo a la entrada médica, así,
cuando demos una cita, el fondo de la
agenda será de ese color. Muy útil
para citas que sean difíciles de
mover, o distinguir ttos. a coste “0”, o
de mutua, etc..

Existe un apartado para marcar si la cita es en grupo, en caso de realizar

tratamientos para grupos (terapias), y podamos marcar el número máximo de
asistentes.

Una vez hemos creado el tratamiento pulsamos aceptar, y así introduciremos

uno a uno los motivos de visita de cada usuario.

También podremos importar los tratamientos de otro usuario: Seleccionamos el

usuario a crear, y pulsamos el botón “IMPORTAR”
 Al marcar importar nos abre una ventana donde elegiremos el Usuario de quien
queremos importar los datos, lo seleccionamos y aceptamos, así, nuestro usuario
ya tiene los mismos tratamientos que el que hemos escogido.

Por último, marcaremos en la ventana del Usuario la casilla “Activo”, así nos
aparecerá la Agenda de este usuario, si no estuviera activo no aparecería

Nota Importante: En la versión de Gesden EVO Easy la Agenda será

Monousuario, es decir, solo se podrá configurar un único usuario
Sistema:

Desde esta ventana podremos realizar configuraciones genéricas y de uso en la

Agenda de Gesden Evo

Pulsamos la opción “Configurar  Sistema”

Se abrirá la ventana de configuración, donde distinguiremos 2 apartados:

SISTEMA

Podremos configurar la edad tope de los

“niños” para la lista de espera, el nº max. de
fallos de citas, si queremos que al abrir la
agenda se abra automáticamente un book,
pre-escribir los datos de la cabecera de
impresión, si queremos que al cortar la cita en
Agenda el programa no la tome como
anulada, sino como borrada, ver las alertas de
los pacientes de forma automática y poder ver
las citas de los pacientes que estén citados
para hoy, e caso de dar cita hoy a un paciente
que ya tiene cita el mismo día con otro
usuario.

ASPECTO

Desde esta opción podremos cambiar los

colores de la agenda (mañanas, tardes,
seleccionada, fondo, bloqueos, etc..)
Si queremos mostrar las citas normal, en
mayúscula o minúscula, los datos que
queremos mostrar en las citas, si queremos
las citas resumidas y que queremos ver en el
resumen y una pre configuración de huecos
 También hay un botón en la parte inferior llamado “Forzar cierre

Esta opción sirve para cuando hemos configurado la agenda y queremos forzar
a reiniciarla en los demás equipos para que surtan los cambios, marcamos esta
opción

Si confirmamos el cierre habremos cerrado todas las Agendas de Gesden Evo

en todos los equipos.
Boxes / Salas

Podremos crear los distintos gabinetes que tenemos en la clínica, para cuando
asignemos una cita, poder marcar en que gabinete va.

Accedemos a “Configurar  Boxes/Salas” y se abrirá la ventana para añadir los

datos.

Pulsamos “Nuevo”, y en la ventana de creación, colocamos el nombre del box o

sala

Aceptamos y ya tenemos creado el box o sala.

A partir de ahora, cuando demos cita en un box en una franja horaria, si desde
otra agenda damos cita en otro usuario, pero en el mismo box y a la misma hora,
nos saldrá una ventana de aviso indicando que ese box ya está ocupado para esa
hora.
Grupos Usuarios

Sirve para crear los grupos médicos (por ejemplo) para en la configuración de
los usuarios asignarles que grupo tienen, así, poder abrir las agendas de los
higienistas, los ortodontistas, los periodoncistas, etc..

Marcamos la pestaña “Nuevo” y creamos el Grupo de Usuario

Aceptamos y ya lo tenemos creado. Sirve para después, asignarle en los

usuarios el grupo al que pertenecen, así, si de una manera rápida queremos abrir
los books de un grupo en concreto podremos escogerlos directamente de la
ventana de selección.
 Se marcaran los usuarios que pertenezcan a ese grupo únicamente.

A parte, en el book semanal, si escogemos todos los usuarios, en la parte

inferior derecha aparecerán todos los usuarios ordenados por grupos.
Situaciones de Citas:

Aquí podremos configurar las situaciones de citas, los estados de planificada,

recepción, sala de espera, consulta, finalizada, fallada y cancelada.

Seleccionamos “Editar” si queremos editar una situación existente, o si

queremos una nueva situación pulsamos “Nuevo”.

Podremos cambiar la descripción, si queremos verlo en pizarra, si queremos

asignarle un color de fondo a la situación, y que criterio de horario queremos que
tome la situación (por ejemplo, cuando marcamos que el paciente está en sala de
espera queremos que tome como hora de llegada a la clínica, esto es válido para
los estudios de la Agenda).

También podremos configurar que la cita sea visible o no en esta situación y el

orden de aparición en el desplegable de la Agenda.

Podremos incluso cambiar el icono de la situación, pero el icono no ha de medir

mas de 16X16, ni ocupar mas de 1Kb y ha de estar en formato *.BMP.
Ver Logs de Accesos

Esta opción nos dará la información de los accesos a la Agenda, ordenado por
día y usuario de Gesden Evo en la que nos aparecerá si se ha introducido una
cita, modificado, o eliminado, cuando hemos entrado en la Agenda y cuando
hemos salido, si hemos modificado la configuración de la Agenda también
aparecerá.
Accesorios – Editor de Textos

Desde este apartado, abriremos el editor de textos de Gesden Evo, en él podremos

crear cualquier tipo de documento para los pacientes.

Iniciaremos esta aplicación desde “Accesorios  Editor de Textos” en la parte

superior.

Al seleccionarlo, nos abrirá la ventana de “Gestión de Documentos” donde podremos

guardar las cartas que creemos divididas en “Grupos” y/o “Subgrupos”.

Seleccionando la pestaña inferior izquierda “Nuevo Grupo” podremos crear

“carpetas” donde guardemos las cartas, y con la opción siguiente “Nuevo Subgrupo”
crearemos “subcarpetas” dentro de los grupos creados para tener estructurada toda la
documentación .
 Una vez que tenemos creados los grupos/subgrupos, marcaremos la opción “Nuevo”
para crear la carta. Se nos abrirá la ventana de “nuevo documento” para colocar el
titulo a la carta. Una vez colocado, se abrirá el editor, donde comenzaremos la
creación del documento.

El editor tiene un manejo similar al Word, en la parte superior tendremos todas las
opciones disponibles.

En la pestaña superior “Documento” podremos seleccionar:

- Nuevo (crear un nuevo documento en blanco)

- Abrir (para abrir un documento anteriormente creado desde la ventana de
“Gestión de Documentos”)
- Guardar (para guardar el documento)
- Guardar como (para guardar el documento con otro título)
- Copiar al Paciente (con esta opción buscaremos un paciente desde la ventana
de búsqueda que se abrirá automáticamente y guardaremos una copia del
documento en la ficha del paciente dentro del apartado “Cartas”)
- Renombrar Documento (cambiar el nombre al documento)
- Gestión de Documentos (ventana de creación de grupos y subgrupos)
- Importar de archivo RTF
- Exportar a archivo RTF
 - Tamaño de pagina
- Propiedades del documento
- Imprimir
- Configurar impresora
- Previsualizar
- Cerrar

Desde el apartado “Editar” seleccionaremos:

- Deshacer
- Rehacer
- Copiar
- Cortar
- Pegar
- Seleccionar todo
- Ocultar todo

En “Insertar” nos encontraremos las siguientes opciones:

- Campos para mailing (se abrirá una ventana en la cual podremos seleccionar
el dato variable del paciente que queramos insertar en la carta para que lo coja
automáticamente. El nombre, apellidos, edad, saldo, nº historia, fecha de última
visita, etc.)

- Fecha (para insertar la fecha de hoy)

- Insertar gráfico incrustado (seleccionar una imagen y pegarla en el documento,
ej. Logo)
- Insertar gráfico enlazado (seleccionar la ruta donde está la imagen en el
equipo, ej. Logo. En este caso, si cambiamos el nombre del logotipo en el
propio archivo este no aparecerá en el documento)
- Insertar símbolo
- Insertar Tabla
- Insertar número de página
- Insertar contador de páginas

En la opción “Ver”:
 - Zoom (zoom de la página)
- Tablas (similar a la creación de celdas del Excel)

En el apartado “Formato” encontraremos las siguientes configuraciones:

- Estilo párrafo
- Estilo página
- Espaciado
- Numeración y viñetas
- Tabulaciones
- Bordes
- Alineamientos

En “Ventanas”:

- Ajuste Horizontal
- Ajuste Vertical

Y en “Ayuda” encontraremos información sobre la versión del editor de textos

También, con los iconos en la barra de accesos podremos seleccionar las acciones
más comunes en el editor así como cambiar el tamaño de texto, formato, modos,
sangría, puntuación, etc.

Una vez tengamos la carta ya escrita, simplemente seleccionaremos la opción

“Documento  Guardar”, así ya tendremos el documento creado y guardado,
disponible para imprimir a cualquier paciente o a un listado.

Nota 1: Siempre que queramos modificar un documento lo haremos desde el editor,

nunca desde la carta en el paciente, ya que si no, no se guardaría.

Nota 2: Si tienen documentos en Word o cualquier archivo de texto en el ordenador

podrá copiar y pegar el texto en el editor.
Sistema – Cambiar de Usuario

En Gesden Evo, existe una forma rápida y sencilla de cerrar la “sesión” con la que
hemos iniciado el Gesden en la clínica, así, de esta manera, nuestro usuario queda
registrado conforme ha salido del programa y al siguiente usuario lo “obligamos” a que
coloque su usuario y su propia contraseña.

Simplemente con seleccionar la opción “Sistema  Cambiar de Usuario” o con la

combinación de teclas CONTROL+U el programa no lo cerramos, pero sí nuestra
sesión de usuario.

Si una vez que dejamos el programa así, marcamos cancelar o aceptar sin introducir
ninguna contraseña válida y ningún usuario valido, el programa se cerrará
automáticamente, preservando la seguridad del anterior usuario.
Sistema – Cambiar Contraseña de Usuario

Desde esta opción, podremos cambiar la contraseña asignada a nuestro usuario,

siempre que desde nuestro usuario tengamos permisos para poder acceder a esta
opción.

Colocaremos en la pestaña “Contraseña Anterior” la antigua contraseña que

teníamos y en la opción “Nueva Contraseña” colocaremos la nueva; la siguiente
pestaña, “Verificar Contraseña”, nos pedirá que la confirmemos.
Sistema – Ocultar Opciones

En Gesden Evo podremos ocultar tanto la barra superior donde se encuentran los
iconos de “Pacientes”, “Agenda”, “Pizarra”, “Añadir”, “Modificar”, “Eliminar”, “Filtrar”,
“Imprimir”, “Listado”, etc. y la barra lateral donde podemos acceder a las distintas
áreas de Gesden Evo.

Simplemente marcaremos la opción en la pestaña superior “Sistema  Ocultar

Opciones” o con la tecla F11, volviéndola a pulsar para volver a visualizar las barras
de herramientas.
Sistema – Gestión de Informes

Desde esta área, en Gesden Evo predeterminaremos todas las plantillas o informes
que creemos en el programa.

Para seleccionarlo, deberemos ir a “Sistema  Gestión de Informes”, allí se abrirá

la ventana de predeterminación de los informes.

En esta ventana tendremos disponibles las plantillas de los siguientes campos:

- Envíos a Protésicos
- Recalls
- Filiación
- Presupuestos
- Planes Económicos
- Oficinas Bancarias
- Catálogo de Productos
- Movimientos de Almacén
- Facturas
- Recibos
- Comprobantes
- Movimientos Bancarios
- Gastos
- Referidores
- Proveedores
- Historial Médico
- Ingresos
- Gastos (Listado General)
- Mutuas
- Códigos de Tratamientos Médicos
- Pendientes
- Notas de Tratamiento
- Colaboraciones
- Gastos (Modelo 347)
- Pacientes
- Cuotas
- Referidores (Listado General)
- Historial (Listado General)
- Hoja de Cobros
- Protésicos
- Control de Entradas Médicas
- Ingresos (Modelo 347)
- Control de Accesos
- Consumo por Antigüedad
- Auditoria por Paciente/Usuario
- Registro de Apuntes
- Listado de Clientes
- Estudio Fin de Día
- Ortodoncia
- Pedidos
- Almacén (Listado General)
- Producto por Grupo y Tratamiento
- Gastos por Concepto
- Cuotas de Amortización
- Registro de Bienes de Inversión
- Ingresos y Gastos
- Previsto/Producido/Facturado/Cobrado
- Agenda – Citas
- Agenda – Lista de Espera
- Agenda – Impresión Recordatorio
- Agenda – Informe de Agendas
- Agenda – Tratamientos – Duración
- Agenda – Tratamientos – Citas
- Agenda – Pacientes de Agenda
- Agenda – Días de Espera
 Cuando marcamos una de las opciones de informes en la parte izquierda, a la
derecha aparecen las plantillas que tenemos disponibles, tanto las que vienen
predeterminadas por el programa como las que hemos creado. Indicándonos la
información de la ruta donde se encuentra el fichero físico de la plantilla y el día y hora
en que fueron creados.

Para predeterminar una plantilla haremos los siguientes pasos:

1. Guardar la plantilla con un nombre

2. Ir a “Sistema  Gestión de Informes” y seleccionar el área del informe que

corresponda
3. Seleccionar justo debajo del área marcada la opción correspondiente, por
ejemplo, si es la opción de la ficha de presupuesto o es la opción del listado de
presupuestos.

4. En la parte de la derecha, hacer doble clic con el mouse en la plantilla

correspondiente para predeterminarla en esta área.

Así, una vez que lo hayamos marcado con doble clic con el mouse, en la
opción de la izquierda, cambiará el diseño predeterminado por el que hemos
seleccionado.

Con los iconos de la parte superior, podremos gestionar las plantillas ya

creadas:

- Actualizar las plantillas predeterminadas

- Renombrar plantilla
- Reemplazar la plantilla seleccionada por otra externa
- Importar plantilla de Informe
- Exportar plantilla de Informe

- Eliminar plantilla

- Mostrar u ocultar la ruta de los informes

- Mostrar u ocultar la ruta de exportación de los ficheros
- Cambiar el usuario al que estamos predeterminado los informes

En la Gestión de Informes Predeterminados de Gesden Evo, podremos

predeterminar si los informes son iguales para todos los usuarios “Asignación
Común de Informes” o es únicamente para el usuario con el que hemos
iniciado la sesión en Gesden.
 Todo dependerá de, si dentro del usuario de Gesden Evo, tenemos marcada la
casilla de “preselección común de Informes”, configurable desde “Sistema  Gestion
de Accesos y Usuarios”.
Sistema – Gestión de Accesos y Usuarios

Desde esta opción, podremos controlar los permisos de los usuarios que entran en
Gesden Evo, pudiendo crear más usuarios o inactivando aquellos que ya no usemos.

Accederemos desde la pestaña superior “Sistema  Gestión de Accesos y

Usuarios”

Se abrirá automáticamente la ventana donde tendremos en la parte Izquierda los

Grupos de Usuarios (Arriba) y los Usuarios de cada Grupo (Abajo) y en la parte
derecha toda la parametrización de los permisos.
 Los permisos en Gesden Evo se relacionan con el Grupo, no con el usuario, por lo
tanto todos los usuarios de un mismo grupo heredan los permisos asignados a ese
grupo.

Para la creación de un grupo marcaremos la ventana de “Grupos” y seleccionaremos

en la parte superior la opción “Añadir”, se abrirá una ventana donde colocaremos el
nombre del grupo, una vez colocado aceptaremos el cambio y ya tendremos el grupo
guardado.

Para crear dentro del grupo creado un usuario seleccionaremos primero dicho grupo,
después, marcaremos la ventana de “Usuarios del Grupo” y seguidamente la opción
en la parte superior “Añadir” e introduciremos en la ventana el usuario con el que
accederá a Gesden Evo y la contraseña correspondiente.

Seleccionamos haciendo
clic con el mouse en la
ventana de los usuarios

En la ventana del Usuario colocaremos obligatoriamente el usuario y contraseña.

También podremos colocar si queremos los apellidos, nombre, correo electrónico, NIF,
teléfono, usuario RIDO, e incluso fecha de caducidad de la contraseña del usuario.

Si el usuario también es un colaborador de la clínica que tenemos introducido

previamente en Gesden Evo podremos asociarle el Colaborador al Usuario, así, cada
vez que entre en el programa con este usuario y realice algún acto médico, aparecerá
automáticamente el colaborador en la entrada médica asignada al paciente.
 Incluso se puede configurar el usuario para que sólo vea aquellos pacientes que en
su filiación tengan marcado dicho colaborador como colaborador responsable, así,
cada usuario sólo podrá ver sus pacientes y no podrá acceder a los pacientes de otro
colaborador responsable.
 Una vez que tenemos los Grupos/Usuarios creados, empezaremos a configurar los
permisos del programa.

Recordemos que estos permisos se efectúan al grupo, no a los usuarios, por lo tanto
seleccionamos el grupo donde queremos aplicar los permisos y nos vamos a la opción
de la derecha.

Encontraremos 3 pestañas: Permisos Gesden, Accesos Gesden y Permisos Books

Agenda.

Dentro de cada apartado observamos que disponemos de 5 casillas para marcar que
son:

- Visualizar (poder visualizar el campo al que hace referencia el permiso)

- Imprimir (imprimir los datos de dicho campo)
- Modificar (permiso para modificar datos de ese campo)
- Añadir (añadir datos de ese campo)
- Eliminar (poder eliminar datos de ese campo)

Para asignar el permiso a un área en concreto, haremos lo siguiente:

1. Seleccionamos el campo o área al cual queremos cambiar el permiso,

marcando previamente el grupo al que queremos aplicar estas restricciones.

2. Una vez marcado, seleccionamos las opciones que queremos dejar en las
casillas de marcado situadas a la derecha de la pantalla en “Sistema 
Gestión de Accesos y Usuarios”.

También disponemos, justo debajo de esta opción, de las casillas de “marcar

todo” o “desmarcar todo” para hacerlo más rápido en caso que queramos
marcar o desmarcar todas las opciones del permiso.

3. Una vez seleccionado el nivel que queremos aplicar de acceso a esta área,
seleccionamos la opción “Cambiar” para aplicar las casillas
marcadas/desmarcadas al permiso correspondiente.
 El área que hemos marcado quedará de la siguiente manera:

En este caso, solo tenemos permiso dentro del área “Administración 

Facturas” de poder visualizar e imprimir, es decir, solo podremos visualizar las
facturas e imprimirlas, pero no podremos añadir, ni modificar ni eliminar una
factura.

4. Una vez configurado el acceso, seleccionamos la pestaña superior “Aceptar”,

que aparecerá activada en el momento que hagamos algún cambio en los
permisos, así, se quedará guardada esta configuración.
No es necesario ir campo por campo marcando o desmarcando el nivel de
permisos que queremos aplicar. Podremos seleccionar varios campos si
presionamos “Control” en el teclado y vamos haciendo clic con el mouse en las
áreas requeridas, así, aplicaríamos los permisos seleccionados en las casillas
de la parte derecha a la vez en las áreas seleccionadas.

A partir de este momento, si quisiéramos acceder a algunas de las áreas en las

cuales tenemos restringido el acceso o la acción a realizar, aparecerá una
ventana indicándonos que no disponemos de permisos para acceder a dicha
área.
 Permisos Gesden

Aquí podremos configurar el nivel de permisos hacia las áreas correspondientes,

donde encontramos las siguientes opciones:

Acceso a otras notas de Filiación (poder acceder al apartado “otras notas” del paciente
situado en la parte superior del programa)

Anular Tratamientos, Cobros o Anticipos (poder anular dichas opciones situadas en el

circuito de cobros del historial del paciente)

Historial – Anotaciones (las anotaciones realizadas en el historial del paciente desde la

flecha de “Añadir”)

Historial – Pagos o Abonos (los anticipos realizados desde la flecha del botón “Añadir”
desde el historial)

Historial – Entradas Médicas (nivel de permisos para acceder a los tratamientos

introducidos en el paciente desde el historial)

Historial – Cobros (permiso para acceder al apartado “REC-FAC  Historial – Cobros”

Imágenes Gesimag (poder acceder a las imágenes del paciente desde el apartado
“Gesimag” que existe en el historial del paciente)

Los permisos del grupo “Menú Accesorios” simplemente son para poder tener acceso o no a las
diferentes áreas que en él se describen

Agenda
Arqueo de caja

Calculadora (aplicación incorporada en Windows)

Consentimientos Informados (ubicados en la “Filiación” del paciente)

Consulting

Dentyred (tarifas del módulo de Dentyred)

Editor de textos

Estudio de fin de día

Etiquetas

Inibsa Online (Web de Inibsa)

Listín telefónico

De igual manera que en el bloque anterior, los permisos del apartado “Menú Administración” son para
poder acceder con los permisos asignados a las opciones del apartado “Administración” de Gesden Evo

Movimientos de almacén

Movimientos bancarios de clínica (movimientos realizados con las cuentas

bancarias de Clínica)

Cuentas bancarias de clínica (bancos con los que trabaja la clínica)

Oficinas bancarias de clientes (mantenimiento de las oficinas bancarias de las

cuentas de los clientes)
Comprobantes

Cuotas planes económicos (gestión global de las cuotas de todos los planes
económicos)

Asistente de facturación y liquidación (para facturar y liquidar los tratamientos de

mutuas)

Documentos administrativos a mutuas

Facturas

Gastos

Generar documentos (posibilidad de acceder a la generación de los documentos

administrativos de los pacientes)

Libro de talones

Nota de tratamiento

Presupuestos

Envíos a protésicos

Proveedores (depósitos dentales)

Recibos

Registro de apuntes

Registro de bienes de inversión

Gestión de pedidos (para gestionar los pedidos de almacén)

Catálogo de productos

Protésicos (acceder a la información de los laboratorios protésicos con los que trabaja
la clínica)

Referidores
Aquí obtendremos el acceso a los diferentes tipos de listados que ofrece el apartado “Informes” de
Gesden Evo
Personalizaciones (posibilidad de acceder a las fichas personalizadas en caso de
tenerlas instaladas en Gesden Evo)

Cartas (emitir cartas al paciente, creadas desde el “Editor de Textos”)

Documentos administrativos (acceder a los documentos administrativos del paciente

dentro del apartado “Paciente  Documentos Administrativos”)

Documentos del paciente (opción situada en la filiación del paciente, para guardar
documentos externos que el paciente nos entregue, por ejemplo)

Entrada Medica Múltiple (poder realizar entradas medicas múltiples en la historia del
paciente si tenemos habilitada esta opción)

Hoja de evolución (acceso a la hoja de evolución de la periodoncia al comparar 2

estudios periodontales desde el área “Pacientes  Periodontograma”)

Filiación

Gesimag (acceso al software “Gesimag”)

Historial

Imágenes externas (acceso al software externo de la aparatologia de la clínica)

Macros (creación de accesos rápidos para acciones más comunes en el historial del
paciente)

Ortodoncia (plugin de ficha personalizada de ortodoncia avanzada)

Periodontograma

Plan económico
Odontograma

Ortodoncia (ficha básica de ortodoncia)

Presupuestos

Recalls

Recetas

Seguimiento Entrada Médica (activar la numeración automática de cada Entrada

Medica para su posterior seguimiento y la posibilidad de sacar las etiquetas de las
Entradas Medicas por Códigos de Barras)

Mostrar Historial Clínico del Nº de Seguimiento

Actualizar entradas médicas (disponible desde el menú de Gestión de Tratamientos)

Gestión de precios

Gestión de accesos y usuarios (poder entrar en la configuración que estamos

mostrando y así, poder modificar o cambiar usuarios, permisos, contraseñas, etc.)

Actualizar número documentos (actualizar la referencia de los números de

documentos en las Entradas Médicas)

Cambiar contraseña de usuario

Configuración de aplicaciones externas (la configuración de los enlaces de
aparatologia)

Definir macros

Desinstalar fichas externas (gestión de las fichas personalizadas)

Diseñar informes (permite modificar o crear plantillas de los informes o listados

creados en Gesden Evo)

Formas de pago

Gestión de monedas

Gestión de tablas

Gestión de emisores

Gestión de clientes

Gestión de fichas personalizadas

Gestión de mutuas

Gestión de tratamientos

Gestión de Informes (permite la posibilidad de acceder a la predeterminación de las

plantillas creadas en Gesden Evo para los distintos usuarios)

Importar/exportar tarifas

Instalar ficha personalizada

Instalar nuevo Plugin

Gestión de presencia

Recalcular saldos

Sistema de tarificación

Tarifas privadas

Gestión de colaboradores (controla el acceso al área de mantenimiento de los

colaboradores)

Gestión tratamientos de tarifas (opción para crear una tarifa copiándola de otra
existente)

Actualizar fichas externas

Gestión de avisos (controla la posibilidad de crear avisos dentro de la Agenda)

Lista de espera

Listado de pacientes (acceso al listado de pacientes en Agenda)

 Accesos Gesden

En el apartado Accesos, dispondremos de más permisos del software de

Gesden. En este caso, simplemente se trata de poder acceder o no a las áreas
descritas a continuación:

Acceso a Datos de facturación (permisos para poder visualizar la parte

económica y de facturación del paciente)

Acceso a Datos críticos de Filiación (permiso para visualizar los datos

críticos, es decir, dirección, teléfonos, NIF, datos de los clientes asociados,
etc.)

Abonar Documentos (permite la opción de poder abonar facturas o recibos)

Administrador de presupuestos (el grupo que tenga este permiso habilitado

tendrá la opción de poder aceptar presupuestos caducados)

Forzar Datos por defecto (los usuarios dentro del grupo que tengan esta
opción marcada visualizarán por defecto el emisor marcado en la
configuración, series, etc. y no podrán cambiarlos)

Limitar acceso a Gestión Económica RESTRICTIVO (con este permiso

habilitado, sólo podremos ver la hoja de cobros del día de hoy sin posibilidad
de cambiar las fechas y únicamente del colaborador que tengamos asignado
en el usuario de Gesden Evo).
Gastos – Limitar Acceso (cuando esta activada esta opción, los usuarios solo
podrán introducir gastos en el día de hoy y visualizar solo los que haya
introducido en el día de hoy el propio usuario)

Permitir modificar Detalle del Documento (marcando esta opción podremos

modificar los detalles de los documentos administrativos que creemos).

Permitir crear entrada medica negativa (los usuarios que no tengan esta
opción marcada no podrán introducir una Entrada Medica en el Historial del
paciente con un importe en negativo)

Limitar Acceso a Colaboradores RESTRICTIVO (en los listados e informes no se

podrá elegir el colaborador a consultar, únicamente nos aparecerá el que
tenemos asignado por defecto en el usuario.

Mostrar detalles de Pagos en el Historial (permite visualizar en el historial del

paciente el detalle de los pagos de cada entrada médica).

Mostrar información económica de Mutuas (habilitando este permiso

tendremos opción a poder visualizar tanto el precio de los tratamientos de
mutua como los saldos de la mutua en la ficha del paciente).

No Modificar Entrada Médica. De otra fecha RESTRICTIVO (marcando este

permiso no podremos modificar cualquier entrada médica creada en otra fecha
que no sea la de hoy)

Entrada Médica sólo modificable por el usuario RESTRICTIVO (si habilitamos

esta opción, las entradas médicas creadas por un usuario en concreto de
Gesden Evo sólo podrán ser modificadas o manipuladas por ese mismo
usuario).

No modificar Entrada Médica si está Pagada RESTRICTIVO (Seleccionando

esta casilla, podremos modificar o eliminar entradas médicas hasta el momento
que se realicen los pagos. En cuanto quede la entrada médica pagada, no
habría posibilidad de eliminar o modificar la entrada médica)

Administrador Académico (opción para versión académica de Gesden EVO)

Administrador de CENTRO (opción para la versión Multicentro de Gesden
EVO)

Administrador de GRUPO

Configurar Vistas (tener acceso o no a la configuración de las vistas de los

libros de facturación, presupuestos, recibos, etc.)

Administrador “Súper Usuario” (Si esta opción está marcada, no serán

válidos los cambios realizados en “SistemaConfiguraciónConfiguración”
donde encontramos el “Historial Médico (2)”. Aquí obtendremos una serie de
opciones que podremos editar siempre y cuando tengamos habilitado este
permiso).

Enviar SMS (si disponemos del módulo de mensajería de SMS podremos

acceder a los envíos de los mensajes a través de Gesden Evo)

Suite Gestión Económica (permite acceder al módulo de gestión económica

y/o facturación automática si disponemos de dichos módulos instalados en
Gesden Evo)

Teclado Virtual (teclado Virtual incorporado en Windows)

Actualizar Gestión de Tablas

Bloquear/Desbloquear Usuario (posibilidad de bloquear desde

“SistemaCambiar usuario” el programa de Gesden Evo, o bien con la
combinación de teclas “CONTROL+U”).

Borrar histórico de contraseñas

Configuración (acceso a la configuración del programa)

Difundir Mensaje

Log Errores (acceso al Log de Errores de Gesden EVO)

Modificar plantillas (permiso para poder modificar las plantillas creadas en el

Editor de Textos)

Regenerar códigos

Actualizar Informes

Regenerar Gestión de Tablas (Recuperación de la configuración inicial del

formulario de Gestión de Tablas)

Regenerar Todo

Borrar Citas (si deshabilitamos esta opción no podremos borrar las citas de las
agendas)
Configuración Agenda (posibilidad de entrar en la configuración de la Agenda
de Gesden Evo)

Eliminar Bloqueos (estando marcada esta opción podremos eliminar los

bloqueos de las horas en la Agenda)
 Permisos Book Agenda

Desde esta opción podremos configurar los permisos efectivos de los usuarios del
grupo seleccionado sobre los book de la agenda que estén creados

En esta ocasión, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el book o los book
correspondientes de la Agenda y en la parte derecha marcar el nivel de permiso que
queremos aplicar

- Visualizar (visualizar el book)

- Imprimir (imprimir el book de la Agenda)
- Modificar (modificar book)
- Añadir cita (dentro de ese book)
- Anular cita
- Borrar cita
- Configurar
- Bloquear

Una vez marcado seleccionamos la opción “Cambiar” y aceptamos para guardar los
cambios realizados en la configuración de los book de la agenda

Si quisiéramos por ejemplo, que cada doctor sólo tenga permiso para visualizar su
propia agenda únicamente, primero tendríamos que crear un Grupo de usuario por
cada doctor, e incluir como usuario el doctor dentro de ese grupo.
Sistema – Gestión de Tablas

Es la configuración del programa en cuanto a datos predeterminados, es decir,

aquellos campos desplegables donde podemos elegir el dato (Grupos Médicos,
Situación, Referidores, Estado Civil, etc.).

Desde aquí podremos añadir nuevos datos en el campo deseado, modificar antiguos
o incluso eliminar.

Accederemos desde la pestaña superior “Sistema  Gestión de Tablas”

 Para configurar las tablas, deberemos acceder a la tabla correspondiente en la parte
inferior, distinguidas por pestañas en la parte inferior, pudiéndonos desplazar por más
pestañas con las flechas que hay en la esquina inferior derecha

Flechas de desplazamiento lateral

En cada Tabla encontraremos una parte en blanco con el listado de los datos ya
introducidos en ese campo y una parte en gris con la ventana para la creación o
modificación de más datos de dicho campo.

El añadir, modificar o borrar datos se realiza con los botones ubicados en la parte
superior.

Si queremos añadir algún dato, sólo hace falta elegir la tabla, marcar el botón
“Añadir” y escribir en la ventana dispuesta en la zona gris de la tabla, una vez añadido
el dato seleccionaremos el botón superior “Aceptar”.

Para Modificar, seleccionaremos la tabla, seleccionaremos el dato desde el listado

de datos encontrado en la parte blanca de la tabla y seleccionaremos el botón superior
“Modificar”, modificamos el dato desde la parte gris de la tabla y una vez modificado
marcamos el botón superior “Aceptar”.

Si lo que queremos es eliminar realizamos el mismo procedimiento: seleccionamos

la tabla, seleccionamos el dato en la parte blanca de la tabla y marcamos el botón
superior “Borrar”. En este caso, puede que el dato a eliminar esté en uso, por ejemplo,
un grupo médico en uso, una población en uso, un motivo de recalls en uso, etc. En
este caso, el programa no permitirá eliminar el dato, ya que se encuentra actualmente
en uso, para eliminar el dato deberíamos liberar ese dato del uso asignado y una vez
que esté libre, ya sí que nos dejaría el programa eliminar dicho dato.
- Almacenes
Desde aquí, podremos configurar los almacenes de la clínica para poder
distinguir en el catálogo de productos en qué almacén está cada producto.

- Conceptos de Gasto
Para crear los conceptos de Gasto y especificarlos en los detalles de cada
Gasto por Concepto, asignándole su correspondiente cuenta fiscal.

- Cuentas Fiscales
Creamos las cuentas fiscales asignándole un Tipo de Gasto que viene
predeterminado en el Gesden Evo. Así, en el listado de Gastos por Concepto
detallado, desglosará dichos gastos por cada concepto de la tabla anterior que
esté asociado con una cuenta fiscal de esta tabla
- Entidades Bancarias
Las entidades bancarias de las cuentas de los clientes

- Especialidades OMC
Especialidades médicas asignadas a los colaboradores, tratamientos y
usuarios en caso de compartir el programa con el software de Novaclinic
(Gestión de Centros Médicos).

- Especialidad Referidores
Especialidades de los Referidores de origen y/o destino de los pacientes, para
asignarlos directamente desde “Administración  Referidores”.
- Estados Civiles
Estado civil del paciente en la Filiación.

- Grupos Médicos
Grupos médicos asignados a cada tratamiento desde “Sistema  Gestión de
Tratamientos”.

- Motivos de Recalls
Desde aquí se pueden crear, modificar, eliminar los motivos de los recalls
asignados a los pacientes,

- Países
Para crear los países de procedencia de los pacientes.
- Poblaciones
Desde aquí, creamos las poblaciones y le asignamos a cada población su
provincia (creada en la tabla “Provincias”) y su país (creado desde la tabla
“Países”).

- Profesiones
Las profesiones de los pacientes apuntadas en la Filiación

- Provincias
Provincias que después asignaremos a las poblaciones en la tabla
“Poblaciones”

- Situación del paciente

Campo editable para acceder desde la filiación del paciente en el apartado
“Otros Datos”.
- TFamilis
Para la creación de Familias de productos existentes en el Almacén de la
clínica. Después los productos los podremos filtrar por familias.

- Tipo Colaborador
Solamente es necesario en la versión del programa Académica, para distinguir
los tipos de colaboradores que puede haber en el centro.

- Trato
Trato asignado al paciente en la Filiación, en el apartado “Otros Datos”.

- TSubFams
Creación de las subfamilias de los productos y asociación de las familias
anteriormente creadas desde la tabla “TFamilis”
- TTipoIVA
Para la creación del IVA que podemos aplicar en los tratamientos desde
“Sistema  Gestión de Tratamientos”
Sistema – Gestión de Mutuas

Desde esta opción, crearemos las Mutuas con las que trabajaremos en la clínica en
Gesden Evo, desde aquí daremos de alta, modificaremos los datos o eliminaremos las
mutuas.

Seleccionamos la pestaña superior “Sistema  Gestión de Mutuas”

En la ventana emergente de Gestión de Mutuas, en la parte superior, dispondremos

del listado de Mutuas ya introducidas, y en la parte inferior tendremos las casillas
donde rellenamos los datos.

En la parte inferior encontraremos las siguientes pestañas:

Datos Personales

Introduciremos el Nombre de la Mutua como “Obligatorio”, también el NIF si después

queremos facturar a la mutua y enviarle el documento administrativo.

Domicilio

Podremos introducir la dirección fiscal de la mutua, así como la población y teléfonos

de interés.
Otros Datos

Aquí podremos dejar introducido el número de CC. Debajo nos aparecerá la fecha
de alta de cuando creamos la mutua y la fecha de la última actualización de las tarifas
de dicha mutua.

Incluso si dejamos de trabajar con una mutua y no podemos borrarla porque existen
datos relacionados, podremos “Inactivarla”. Marcando esta casilla, automáticamente
nos dará una fecha de baja y esta mutua quedará inactivada en el Gesden Evo, por lo
tanto, no podremos asociar a ningún paciente más a esta mutua, pero los pacientes
que tenían asociada dicha mutua permanecerán asociados a ella.

Podremos dejar predeterminado incluso el emisor por el cual, facturaremos a esta

mutua por defecto, en caso de disponer de varios emisores en la clínica

Para crear una mutua sólo hay que marcar la pestaña inferior de “Añadir” e ir
rellenando los campos necesarios en las casillas correspondientes.

Si lo que queremos es modificar algún dato de alguna mutua ya creada,

seleccionamos la Mutua en la parte superior de la ventana y modificamos directamente
la casilla correspondiente. Cuando terminemos, marcamos la opción “Guardar”, que se
encuentra en la parte inferior de la ventana de “Gestión de Mutuas”.
 Nota 1. Con esto, no hemos creado las tarifas, simplemente creamos las Mutuas,
donde escribiremos sus datos. Para crear los tratamientos de la mutua, iremos a
“Sistema  Gestión de Tratamientos”.

Nota 2. Se entiende como Mutua a la Mutua en si o a las tarifas especiales que

tengamos, por lo tanto si queremos crear “tarifas especiales” de la clínica las
introduciremos como si de una mutua se tratara.
Sistema – Gestión de Clientes

Al asociar un cliente externo a la clínica a un paciente, desde esta opción podremos

modificar los clientes creados en Gesden Evo (no pacientes) e introducirles los datos
que necesitemos, o incluso crear aquí los clientes que no sean pacientes para
después buscarlos a la hora de asociar cliente-paciente.

Accedemos desde la pestaña superior “Sistema  Gestión de Clientes”.

En esta ventana podremos buscar en la parte superior los clientes ya creados, y en

la parte inferior donde rellenamos sus datos.

Encontramos en la parte inferior 3 pestañas:

 - Datos Personales

Aquí encontraremos los campos de los apellidos, nombre, NIF , comodines 1 y

2 de clientes y observaciones, e incluso la casilla “incluir en Mailing” por si
queremos añadir a este cliente en el mailing de Gesden Evo.

- Domicilio

Donde apuntaremos la dirección del cliente, C.P, población, teléfonos, mail y

web.

- Otros Datos

En otros datos solo introduciremos el número de CC del cliente.

Para añadir un cliente, basta con seleccionar la pestaña inferior “añadir” y comenzar a
rellenar los datos pertinentes. Una vez creado, seleccionamos “Guardar”, desde la
parte inferior podremos borrar algún cliente con la pestaña “Borrar”.
Sistema – Oficinas Bancarias de Clientes

Es la ventana donde encontraremos todas las oficinas bancarias de los clientes, no

de la clínica. Desde aquí, podremos realizar el mantenimiento de las oficinas, así como
introducir los datos de las oficinas bancarias o modificarlos, e incluso eliminar si ya no
existe alguna de estas oficinas.

Seleccionamos el apartado en la parte superior “Sistema  Oficinas Bancarias de

Clientes”.
 Seleccionando las pestañas superiores “Añadir”, “Modificar” o “Eliminar” podremos
crear, modificar o eliminar las entidades bancarias de los clientes.

En cada oficina bancaria rellenaremos los datos, con la dirección, oficina, nº de CC,
teléfonos, web, e-mail e incluso notas que queramos dejar apuntadas.

Con la pestaña inferior “Ver Movimientos” llevaremos un registro de los ingresos y/o
extracciones que realicemos a dicha oficina.
Sistema – Formas de Pago

Podremos dejar predeterminadas en Gesden Evo las formas de pago más comunes
de la clínica y asociar a una forma de pago un banco en concreto. Así, cada vez que
nos realicen un pago en efectivo, automáticamente irá al banco de “Caja Clínica”, por
ejemplo.

Para acceder a esta configuración, seleccionaremos la pestaña superior “Sistema 

Formas de Pago”.

Si queremos añadir una forma de pago seleccionamos la pestaña inferior “Añadir”

 En esta ventana, elegimos la forma de pago a la que haremos referencia y el banco
en que queremos ingresar el importe cuando realicemos dicha forma de pago.

Así, cuando paguen en financiación, saldrá automáticamente el banco con el que

trabajamos las financiaciones en el pago, y cuando sea efectivo, aparecerá la caja de
clínica, por ejemplo.

También podremos marcar la comisión que se lleva el banco cuando se realiza un

movimiento por tarjeta, o los costes de financiación, etc. Y si los colaboradores
perciben una comisión, se podrá comisionar al importe neto, es decir, el importe que
pagó el paciente menos los costes del banco.
 Cada vez que nos paguen por tarjeta de crédito del Banco Santander, dicho banco
se lleva de gastos un 4,5% de lo que abone el paciente a la clínica, por lo tanto,
marcaremos como forma de pago “Tarjeta de Crédito”, como banco, “Banco
Santander” y la comisión la colocaremos a un coste Variable, es decir, en porcentaje.

También podríamos colocar el gasto del banco con un precio fijo en €, sea cual sea
la cantidad que el paciente pague.

Ahora, si un paciente paga 100€ en tarjeta de crédito del Banco Santander

dejaremos el ingreso en la ficha del paciente de 100€, pero el colaborador que le toque
comisionar sobre esos 100€ no percibirá el dinero integro, si no que percibirá el
importe que de la cantidad de 100€ menos el porcentaje de la tarjeta de crédito, en
este caso el 4.5%.

Por lo tanto, en la ficha del paciente introducimos 100€ en Tarjeta y el doctor

comisionará (100€ – 4,5%) 95,5€, que será el neto que quede.

Estas cantidades tanto “netas” como “brutas” aparecerán en la hoja de producción

del colaborador.

Y este cálculo solo tendrá validez en aquellos colaboradores que reciban comisión
sobre lo cobrado.
Sistema – Gestión de Emisores

El emisor en Gesden Evo es el nombre en el cual se entregan los documentos

administrativos, los presupuestos, etc. Puede ser tanto la clínica si factura a nombre
de la clínica como el doctor, si también se facturara a nombre del doctor y no de la
clínica.

Podremos crear tantos emisores como queramos, cada emisor llevará sus propios
números de serie.

Para configurar estos emisores accederemos a la pestaña superior “Sistema 

Gestión de Emisores”.

Se abrirá la ventana para poder añadir, modificar e incluso eliminar emisores de la

clínica.
Distinguiremos 3 opciones en los emisores de Gesden Evo:

- Datos Personales
Aquí introduciremos el nombre del emisor y el NIF. Podremos colocar el
nombre de “SubNombre1”, que es el nombre del emisor para los datos
bancarios de la norma 19, necesario para las remesas de domiciliaciones
mediante disquete bancario.

- Domicilio
Introduciremos los datos del domicilio del emisor

- Series
Aquí podremos crear las series de facturación, obligatorias si vamos a hacer
abonos de facturas o abonos de recibos.
Para crear una serie seleccionamos la opción “Nuevo”.

En la parte inferior, escribimos el año de facturación, el documento, la serie y el

último número de esa serie.

Una vez guardadas las series de facturas y/o recibos, podremos

predeterminarlas para los documentos en la parte inferior. Basta con
seleccionar una serie y marcar la casilla “+” en el documento que corresponda.

De esta manera, dejaremos predeterminadas las series para Facturas, Abonos

de Facturas, Recibos y Abono de Recibos.

Una vez configuradas las series, hasta que no reiniciemos el programa de

Gesden Evo no surtirá efecto los cambios aplicados
Sistema – Gestión de Colaboradores

Desde este apartado, crearemos los colaboradores de la clínica, es decir, todo aquel
personal del centro que trabaje con pacientes (doctores, auxiliares, higienistas,
ortodontistas, cirujanos, etc.).

Para acceder a dicha configuración marcaremos la opción en la parte superior

“Sistema  Gestión de Colaboradores”.

En esta ventana encontraremos 3 partes, la parte superior para la búsqueda de

algún colaborador en concreto, la parte media donde aparecerán los colaboradores
que vamos introduciendo y la parte inferior donde rellenamos sus datos.
En la parte inferior los datos se dividen en 3 opciones:

- Datos personales
Apuntaremos un código del colaborador (máximo 10 caracteres), un alias
(aparecerá en los presupuestos, suele equivaler al trato, ejemplo: Dr. XXXX),
los apellidos del doctor, el nombre del doctor, el tipo del colaborador (creado en
Gestión de Tablas), el NIF del colaborador, el número de colegiado
(imprescindible para las recetas), el horario (sólo es mera información del
horario del doctor), código interno y observaciones.
La casilla activo sirve para activar o desactivar el colaborador, es decir, si un
colaborador ya no trabaja en la clínica, lo podremos eliminar, pero si tiene
datos antiguos asociados no podremos, porque está en uso. En este caso, lo
que se hace es “inactivarlo”, desmarcándole la casilla “Activo”. De esta manera,
no podremos asignarle entradas médicas nuevas pero sí que podremos saber
sus hojas de producción, cobros, etc.

Las opciones necesarias para el correcto funcionamiento a rellenar son: Código, Alias, Apellidos,
Nombre y casilla “activo” marcada

- Domicilio
Los datos de domicilio del colaborador

- Datos Económicos
Aquí podremos configurar el apartado de las comisiones y la forma de
comisionado que tienen los colaboradores
 El colaborador Recibe Comisión

En caso de que el colaborador reciba una comisión fija marcaremos la casilla

“El colaborador recibe comisión”, acto seguido marcaremos sobre qué
comisiona. Existen 3 casos:

1. Sobre lo realizado: En caso que el doctor reciba comisión en el momento

que realice un acto médico aunque este no haya sido pagado
2. Sobre lo Realizado – Cobrado: En caso que el colaborador comisione
cuando realice un tratamiento y este quede pagado y viceversa, si el
tratamiento está pagado con anterioridad y el doctor realiza el acto médico,
recibirá igualmente la comisión, pero ha de estar realizado y cobrado.
3. Sobre lo cobrado: Cuando el doctor comisiona sobre lo cobrado, es decir,
que en el momento que el paciente pague, el doctor recibe la comisión,
aunque el tratamiento no se haya realizado. Esto implica que a la hora de
introducir el cobro se debería de colocar el colaborador en el mismo, ya que
si no, no se lo estamos asignando.

Una vez elegido el caso de comisión, marcaremos en la casilla de

“porcentaje” el porcentaje a comisionar.

El colaborador Asume Gastos

En este campo podremos marcar si el colaborador asume gastos, ya que en

los Gastos de Gesden Evo podremos imputar un colaborador y marcar la parte
a pagar por este. Marcaremos 2 únicas opciones:

1. Sobre fecha de Factura del Gasto: Fecha en la que se realiza el Gasto

2. Sobre Fecha de Pago del Gasto: Fecha de pago

Cuando elijamos la opción correspondiente, marcaremos en la casilla

“porcentaje” el porcentaje que asume el colaborador de gastos.

Saldar sus Entradas Médicas con sus Cobros

Para aquellos colaboradores a los que les asignamos los cobros, podremos incluso
marcar esta opción. Así, cada cobro que introduzcamos al colaborador, solo podrá
saldar los actos médicos realizados por él mismo. Esto resulta muy práctico cuando
tenemos múltiples tratamientos realizados por varios colaboradores, ya que impide
que nos confundamos en la asignación de los pagos.
 .

Sistema – Gestión de Tratamientos

Desde esta opción, podremos gestionar los tratamientos de la clínica, donde

podremos modificar el nombre del tratamiento, precios, códigos, etc.

Accederemos desde la pestaña superior “Sistema  Gestión de tratamientos”

Desde aquí abriremos la ventana de la gestión de tratamientos

En la parte superior, aparecerán los tratamientos que tengamos o vayamos

introduciendo, en la parte inferior será donde introduzcamos los datos.
 Para añadir un tratamiento nuevo sólo tendremos que marcar la casilla a la derecha
“Nuevo”, y empezar a introducir los datos.

Los datos del tratamiento constan con los siguientes campos:

- Código Tratamiento. Cada tratamiento ha de tener un código distinto para la

misma tarifa, pueden ser tanto números como letras. Admite un máximo de 10
caracteres.

- Grupo Médico. Se ha de asociar un grupo médico para cada tratamiento. Así,

cuando añadimos una entrada médica desde el botón “añadir”, en el historial
del paciente buscaremos el tratamiento dentro de ese grupo médico. Para
crear grupos médicos lo haremos desde “Sistema  Gestión de Tablas 
Grupos Médicos”.

- Tipo Tratamiento. En este apartado deberemos escoger el dibujo

correspondiente del tratamiento en el odontograma, es decir, que dependiendo
qué tratamiento estemos creando, deberemos seleccionar en esta casilla el tipo
de tratamiento que más se asemeje. En caso de no encontrar un tipo de
tratamiento correspondiente, deberemos seleccionar el tipo “Genérico”, así, en
el odontograma no dibujará nada en ninguna pieza al realizar el tratamiento,
pero aparecerá marcado en la esquina superior izquierda dentro del
odontograma. No se pueden crear más tipos de tratamiento, ya que son los
que vienen predefinidos por el programa.

- Descripción Médica. Es la descripción del tratamiento, aparecerá en la historia

del paciente y por defecto en los presupuestos, facturas y recibos.

- Descripción Paciente. Sirve para darle otra descripción al tratamiento, por

ejemplo, para colocar una descripción más llana, no tan técnica, del
tratamiento. Después, modificando las plantillas de facturas, recibos y
presupuestos podremos crear una plantilla para que coja la descripción del
paciente y no la descripción medica.

- Código Interno. Código interno del tratamiento.

- Colaborador. En caso que el tratamiento lo realice siempre un mismo
colaborador, se lo podremos asignar desde aquí. De esta manera, cuando
realicemos el tratamiento, en el historial del paciente aparecerá por defecto
dicho colaborador, que, de todas maneras, se puede cambiar en el historial.

- Duración. Colocando la duración estimada en minutos aquí, servirá, junto con

la “Gestión de Presencia”, para calcular el tiempo efectivo de cada colaborador
desde el Consulting. En esta casilla colocaríamos el tiempo estimado, luego, en
la entrada médica podremos colocar el tiempo real empleado.

- Tipo de Actuación. Encontramos 3 opciones dentro de este campo, que son:

1. Acto por diente: cuando el precio del tratamiento es por pieza
(Exodoncias, endodoncias, implantes, etc.)
2. Acto por tratamiento: cuando el tratamiento puede ir en varias piezas pero
el precio siempre es el mismo independientemente del número de piezas
que marquemos (raspados por cuadrantes, prótesis removibles, etc.)
3. Tratamiento genérico: cuando el tratamiento no va en ninguna pieza en
concreto y se realiza en la boca en general (higienes, fluorizaciones,
visitas de urgencia, etc.)

En el Acto por diente y Acto por tratamiento será obligatorio marcar las pizas
en la entrada médica, ya que así nos multiplicará o no el importe según esté
configurado. En el tratamiento genérico no hará falta marcar la pieza, ya que al
ser genérico cogerá automáticamente el importe

- Tarifas. Si queremos asociar el tratamiento a un tipo de tarificación, ya sea

tarifas extras privadas o mutuas.

- Requiere Autorización. Con esta casilla marcada en la entrada médica, nos

aparecerá la ventana para colocar el número de autorización de la mutua para
realizar el tratamiento, por ejemplo.

- Tratamiento. Guía. Información de utilidad para cálculos en el Consulting.

- IVA. Si queremos aplicar al tratamiento un porcentaje de IVA, editable desde

“Sistema  Gestión de Tablas  TTipoIVA”.

- Porcentaje Mutua. En caso que el tratamiento sea de mutua u otra tarificación

podremos colocar el porcentaje que cubre la mutua con respecto el precio del
tratamiento.

- Precio Paciente. El importe que el paciente ha de pagar por el tratamiento.

- Precio Colaborador. Para precios fijos a comisionar a los colaboradores para

los tratamientos, aparte del precio del paciente

- Precio Mutua. Aquí colocaremos el importe exacto que la mutua ha de pagar a

la clínica por el tratamiento. Por ejemplo, si el tratamiento lo cubre integro,
 podremos colocar el importe total en “precio mutua” y en precio de paciente,
nada, si la mutua paga 30€ y el paciente 20€, colocaremos en precio de
paciente 20€ y en precio de mutua 30€.

- Especialidad OMC. En caso de tener el software de gestión de centros

médicos “Novaclinic” podremos asignar la espacialidad médica a cada
tratamiento, en caso de tener sólo Gesden Evo no sería necesario.

- Tratamiento Inactivo. En caso de no realizar más un tratamiento en concreto,

podremos inactivarlo: Al marcar esta casilla, el tratamiento quedará
desactivado y ya no se podrá aplicar a ningún paciente.

Una vez creado el tratamiento, seleccionamos la casilla “Guardar” ubicada a la

derecha de la ventana. Si queremos modificar algún tratamiento, lo seleccionamos en
la parte superior y en la inferior modificamos directamente los datos, después,
“Guardar”.

Los datos a introducir en una entrada médica como “obligatorios” serian

estos:

Código Tratamiento, Grupo Médico, Tipo Tratamiento, Descripción Médica, Tipo

Actuación y Precio Paciente.

Los demás datos también se podrían rellenar, pero para una configuración básica y
óptima de la base de datos tendríamos que tener bien introducidos los campos aquí
descritos.
 En la parte inferior, a la izquierda de “Gestión de Tratamientos”, encontraremos unas
pestañas que nos servirá paras tener más opciones para gestionar los tratamientos y
precios de la clínica.
 - Opciones  Actualizar entradas médicas

Para cuando tenemos algún tratamiento que hemos asignado con anterioridad a los
pacientes y no teníamos creado el campo “Tipo Tratamiento”. O por si queremos
cambiar este campo en alguna entrada médica y queremos que recalcule los
odontogramas de todos los pacientes para que les aparezca el nuevo icono.

Seleccionamos esta casilla y nos pedirá la ventana de confirmación.

Pasados unos segundos/minutos, dependiendo del volumen de la base de datos,

tendremos en los odontogramas de todos los pacientes los cambios reflejados de los
tratamientos que hayamos cambiado con respecto a la casilla “Tipo Tratamiento”.
 - Cuadro de Tarifas

Con esta opción podremos gestionar los precios de todas nuestras tarifas, podremos
aumentar los precios o disminuirlos en base a un porcentaje o a una cantidad exacta
de dinero.

En el apartado “Tarifas” seleccionamos la tarifa o tarifas que queramos modificar.

Una vez marcadas las tarifas a modificar podremos elegir solo de un grupo médico o
varios grupos médicos a modificar

Podremos incluso dentro de estos parámetros, acotar la búsqueda de tratamientos a

modificar colocando o el código del tratamiento o la descripción en si.
 Una vez tengamos los parámetros delimitados, marcaremos la opción “buscar” y
aparecerán todos los tratamientos de la tarifa o tarifas que hayamos marcado y con los
parámetros que hayamos filtrado. Si lo que queremos es modificar solo una tarifa, por
ejemplo, seleccionaremos la tarifa y directamente marcaremos “Buscar”

En este listado tendremos en cuenta las columnas de:

Tratamiento:
Tarifa Privada:

Tarifa de Mutua:

Si queremos modificar solo un tratamiento en concreto o varios tratamientos de una

sola vez vamos haciendo doble clic con el mouse en cada uno de ellos

Si solo queremos seleccionar toda la tarifa anteriormente filtrada marcamos la

pestaña “seleccionar” en la parte superior
 También desde la pestaña inferior podremos “seleccionar todo”, “deseleccionar todo”
o “invertir selección”

Cuando ya tenemos seleccionados los tratamientos a modificar marcamos la

pestaña inferior “Calcular”

Se abrirá una ventana donde podremos modificar los importes de los tratamientos
seleccionados, establecer un porcentaje de mutua sobre el precio del paciente o
establecer un IVA
 Los valores a modificar puede ser en un porcentaje el precio del tratamiento y
aplicarlo en precio de paciente, de mutua o de colaborador…

…o aumento en una cantidad indicada…

…o establecer una cantidad fija.

 Una vez seleccionados los parámetros correspondientes, aceptamos.
Automáticamente habrán cambiado los valores del precio según lo hayamos colocado,
y en la visualización de los tratamientos aparecerán en “rojo” aquellos tratamientos
que se hayan modificado

También, desde las pestañas inferiores “modificar/borrar” podremos modificar o

borrar un tratamientos que previamente hayamos seleccionado

Una vez hayamos terminado con la configuración en la pestaña inferior primero

“Aplicamos” y después “Aceptamos” para salir de la configuración.
 - Tratamientos de Tarifas

Es una forma muy útil y sencilla de crear las tarifas de mutuas, siempre, partiendo de
una ya creada, ya sea la privada u otra mutua.

Al seleccionar esta opción, encontramos la ventana emergente donde dispondremos

de la tarifa de origen en el bloque de la izquierda y de la tarifa de destino en el de la
derecha.

En sí, lo que realizamos con esto es un “Copiar” los tratamientos de la tarifa de

origen y “Pegar” dichos tratamientos con la misma configuración y datos en la de
destino.

En la de origen, podemos dejar la tarifa de destino como viene predeterminado o si,

por lo contrario, queremos tener de patrón otra tarifa, la seleccionamos de la ventana
de búsqueda que se encuentra justo encima.
 Ahora, en la parte de la derecha, en la tarifa de destino, seleccionamos la tarifa de
destino de igual manera que en el anterior paso, quedando la ventana de la siguiente
manera

Seguidamente, vamos seleccionando, con el mouse y manteniendo la tecla

“CONTROL” pulsada, los tratamientos que queremos copiar a la de destino. O si
queremos pasar todos, seleccionamos la casilla inferior “todos”.

Una vez seleccionamos los tratamientos, marcamos la flecha azul que se encuentra
entre los dos bloques para pegar los tratamientos seleccionados a la nueva tarifa.
 Ahora, ya con los tratamientos copiados de la tarifa privada a la nueva mutua, sólo
nos quedará hacer doble clic con el mouse en cada tratamiento del bloque de la
derecha para cambiar el precio.

Una vez cambiado, marcamos la pestaña “Aceptar” y así guardamos dicho cambio.

De esta forma, crear los tratamientos de una mutua puede ser muy sencillo. Ya no
tendremos que estar configurando tratamiento por tratamiento, sino que partiremos de
una base que sería la tarifa privada o alguna mutua ya creada con anterioridad.

No es necesario cambiar el código del tratamiento en las distintas tarifas (podemos

tener “EXOCOMP” de privada y de mutua), es más, para el comparador de
presupuestos es necesario que los tratamientos de las distintas tarifas a comparar
tengan el mismo código.

Nota: Antes de modificar las tarifas o sistemas de tarificación, se recomienda

encarecidamente que se realice una copia de seguridad previa del Gesden Evo,
asegurando así, en caso de realizar mal la operación, la vuelta atrás de los datos
sin que se sufra pérdida alguna.
Sistema – Gestión de Monedas

Gestión de Monedas es el apartado donde vamos a crear las monedas en curso

legal que usaremos en la clínica para su posterior conteo en el “Arqueo de Caja”. De
esta manera, podremos saber fácilmente la cantidad de efectivo que tenemos en la
clínica por el numero de monedas del que disponemos.

Seleccionamos en la pestaña superior “Sistema  Gestión de Monedas”

En esta ventana, seleccionando la opción “Nuevo”, añadiremos la moneda. En

“Descripción”, colocaremos la moneda de que se trata, en “Unidad”, el valor de la
moneda, en “Tipo”, si es moneda o billete, y si hacemos doble clic con el mouse en
“Imagen” podremos cargar una imagen de dicha moneda.

Una vez configurada la moneda en cuestión, seleccionamos la pestaña inferior

“Guardar”, y así podremos crear todos los tipos de monedas y billetes.
Sistema – Gestión de Tarifas

Desde esta opción, en Gesden Evo, podremos gestionar los sistemas de tarificación,
así como tarifas externas compatibles con Gesden Evo e incluso exportar e importar
nuestras propias tarifas.

Seleccionamos la pestaña superior “Sistema  Gestión de Tarifas” y nos dará 2

opciones

- Sistemas de Tarificación

Desde esta opción podremos introducir o actualizar tarificaciones externas de

Gesden (Dentyred, por ejemplo).

Podremos instalar, actualizar, activar o desactivar e incluso desinstalar dichos

sistemas de tarificación.
 - Importar / Exportar tarifas

En esta opción podremos exportar o importar las tarifas introducidas en Gesden Evo,
por ejemplo, si tenemos varios centros y queremos colocar las mismas tarifas en
todos.

Al iniciarlo, se abrirá la ventana de acceso, desde la cual colocaremos nuestro

usuario y contraseña, siempre que tengamos los permisos activados para ello.

Una vez dentro, se abrirá la ventana para importar/exportar la tarifa.

 Si queremos exportar la tarifa marcamos la tarifa en la parte superior en amarillo
para exportarla y seleccionamos la opción en la parte inferior “Exportar”.

Guardamos y ya tenemos el fichero creado de la tarifa correspondiente.

 También podremos importar tarifas que estén en el mismo formato en que las hemos
exportado, es decir, un archivo “.gkx”

Podremos “Importar”, de modo que se abrirá la ventana para buscar el archivo “.gkx”
e incluir esa tarifa en Gesden Evo, o bien “Importar sobre”, seleccionando la tarifa
sobre la que escribiremos en la parte superior y después, al marcar la casilla “Importar
sobre”, seleccionando la tarifa a copiar. De esta manera, los pacientes que antes
estaban asociados a la tarifa antigua pasarán a estar en la nueva tarificación,
quedando la antigua como inactiva.

Se podrá incluso asociar aquí los clientes a los pacientes, con la pestaña inferior
“Asociar cliente a paciente”.

Al marcar la opción, se abrirá la ventana donde escogeremos la tarifa a la que están

asociados los clientes y seleccionaremos la nueva tarifa a la que queremos que
queden asociados. De esta manera, la tarifa antigua queda inactivada para el paciente
y es la nueva la que queda activa.
 En este caso, vamos a asociar a “Seguro Dental Europeo” los pacientes que tienen
asociada la “Mutua Dental de España”, dejando esta última como inactiva.

Solo tendremos que presionar el botón de “Asociar Paciente a Tarifa” y

automáticamente el programa hará la conversión.

Una vez finalizado el proceso, aparecerá una ventana informando del número de
pacientes que se han convertido y de que la operación se realizó con éxito.

Nota: Antes de modificar las tarifas o sistemas de tarificación, se recomienda

encarecidamente que se REALICE UNA COPIA DE SEGURIDAD previa del
Gesden Evo, asegurando así, en caso de realizar mal la operación, la vuelta atrás
de los datos sin que se sufra pérdida alguna.
 Sistema - Actualizar

Este apartado se utiliza en caso de actualización del software de Gesden, para

poder aplicar los cambios sobre las nuevas actualizaciones en cuestión de permisos
nuevos, tablas nuevas, informes nuevos, etc.

El personal cualificado de Infomed, en el momento de actualizar una versión de

Gesden Evo, actualizará los archivos desde esta opción a fin de que el usuario de
Gesden pueda disfrutar de las nuevas opciones que brinde la actualización.

El usuario no hará falta que realice ninguna actualización desde esta opción.
 Sistema – Configuración

En la pestaña superior “Sistema  Configuración” encontraremos varias

configuraciones comunes para todos los usuarios.

En el subcampo “Configuración” tendremos dichas opciones.

“Sistema  Configuración  Configuración”

- General:

En el campo “General” nos encontramos con las siguientes opciones:

 Modo Iniciación: Sirve para activar únicamente los campos de Gesden Evo más
básicos, esta opción es por usuario con el que estemos “logueado”.

Pantalla 1024 x 768 o superior: Si en la clínica trabajamos con pantallas más

pequeñas o antiguas que no permitan una resolución mayor de 800 x 600.

Ejecución de Gesden y Novaclinic sobre la misma Base de Datos: Cuando

disponemos también del software de Gestión de Centros Médicos trabajando sobre la
misma base de datos, marcamos esta casilla y podremos compatibilizar por temas de
permisos comunes el programa de Gesden Evo con Novaclinic.

Invertir orden en Nombre y Apellidos: Opción para los enlaces de aparatologías, sólo
modificable por el personal cualificado de Infomed

Actualización precios de los productos: Por defecto aparece como “Automática”, es

decir, conforme vamos realizando entradas en el almacén, automáticamente va
recalculando el importe en el almacén de ese producto. También podremos elegir las
opciones “Manual” o “Preguntar”, para que aparezca una ventana emergente en la
cual nos pida confirmación acerca de la actualización de precios del almacén.

Almacén por Defecto: Seleccionaremos el almacén donde por defecto realizaremos

todos los movimientos de entradas/salidas.

Método de Valoración de Existencias: Podremos configurar el método de valoración

del almacén por precio ultima compra (el valor del producto en stock será el del ultimo
precio) o precio medio ponderado (el valor del producto será una media de los valores
de compra en cada caso).
 Pestaña activa por defecto: Desde aquí configuraremos que pestaña aparecerá por
defecto en la hoja principal del catalogo de productos, si el stock por almacén o los
movimientos realizados por producto

Traductor*: Posibilidad de enlazar el Editor de Textos de Gesden Evo con software

traductor instalado en la clínica para traducir los documentos del Editor de Textos a
cualquier idioma

*: Enlace del editor con el software traductor, instalado por parte de la clínica, para
más información consulte con el departamento técnico de Infomed.

El editor de Textos de Gesden Evo no incorpora ningún traductor por defecto. Este
enlace se realizará bajo compatibilidad del software de traducción con Gesden
 - Filiación (1)

En el apartado “Filiación (1)” encontramos los siguientes campos:

Proponer letra NIF: Para que el programa calcule la letra del NIF automáticamente.
 Consulta Dinámica de Pacientes: al tener esta opción marcada, cuando busquemos
un paciente en Gesden, a medida que vayamos escribiendo los apellidos aparecerán
los pacientes que coincidan (empezarán a aparecer a partir de la 5ª letra).

Ignorar signos de puntuación al realizar las búsquedas: Con ello, al buscar un

paciente no hará falta colocar el acento, comas o guiones en el apellido para que
aparezca.

Mostrar lista de pacientes con cita para hoy: En la pestaña de búsqueda de los
pacientes en la ventana principal, aparecerá una flecha a la derecha, que si la
desplegamos nos hará aparecer un listado ordenado alfabéticamente con los apellidos
de los pacientes que estén en Gesden Evo y tengan hoy una cita en la
Agenda.

Al seleccionar un paciente, cerrar el paciente anterior: En la misma flecha de la

opción anterior, si desmarcamos esta opción, nos aparecerán también junto con los
pacientes que estén hoy en agenda los que ya hemos abierto en Gesden con
anterioridad.

Activar búsqueda exacta de Pacientes: Cuando seleccionamos esta opción, si por

ejemplo buscamos el paciente número 3, sólo aparecerá el 3, ya no aparecerán todos
los que contengan el número 3: el 3,13, 23, 30, 31, 32, etc.

Al crear un nuevo paciente es obligatorio indicar una Tarifa o Mutua: Cuando

creamos un paciente nuevo, será obligatorio asociarle en el mismo momento del alta la
tarifa o mutua, si no se le asocia no dejará dar de alta al paciente.

Al crear un nuevo paciente es obligatorio indicar el NIF: El campo Nif será obligatorio
al dar de alta un paciente, si no se coloca el nif no podremos seguir para dar de alta al
paciente.

Permitir únicamente una tarifa activa por paciente: Solo será posible asociar una
tarifa por paciente, para poder asociar otra tarifa/mutua primero se tendrá que
desactivar la tarifa vigente en la filiación del paciente.

Mostrar criterio de búsqueda por NIF: Marcando esta opción habilitamos dentro de la
ventana de búsqueda de paciente la posibilidad de buscar al paciente por nif, aparte
de por apellidos, nombre y/o nº de historia.

Campos personalizables: Son todos aquellos campos comodines del paciente, cada
uno corresponde al comodín 1, comodín 2, etc. Donde podremos escribir el enunciado
que queremos que aparezca en vez de la palabra “comodín 1”.
 Datos obligatorios de Filiación: Según las opciones que marquemos se convertirán
en datos obligatorios a rellenar en la filiación del paciente. Hasta que no completemos
los datos obligatorios no podremos continuar la filiación del paciente.

Campos personalizables clientes: Son los campos comodines de los clientes que se
asocian al paciente.
 - Filiación (2)

En el campo “Filiación (2)” encontramos los siguientes datos:

Cambiar Núm.: Desde aquí podremos reiniciar el contador del número de historial
para que de forma automática el programa nos dé los historiales a partir del número
que le marquemos.

Nuevo: Podremos crear otros contadores de números de historial, si por ejemplo

queremos crear una nueva serie de historiales con otros números e incluso letras si lo
deseamos.
 Numero de Autorización: para añadir el formato del número de autorización, es decir,
si colocamos “99999/99” el numero de autorización ha de comprender de 5 dígitos,
más las barra inclinada (/) y 2 dígitos más.
 - Historial Médico (1)

En este apartado se localizan las siguientes opciones:

Odontograma: Desde aquí podremos cambiar los colores de los tratamientos según
el estado de ellos e incluso acceder a más estados o por el contrario no usarlos.

Contiene los siguientes estados: Previos, Previsto, Realizado, Propuesto (si /no),
Patología, En curso, Cancelado y Presupuestado
También se puede marcar que el tratamiento desde el odontograma aparezca con
códigos médicos, ver ficha (desde la ventana de entradas médicas) o nada, para crear
el tratamiento genérico en blanco sin precios.

Mostrar tratamiento por defecto: si desmarcamos esta opción, no se visualizarán las

entradas médicas.

Mostrar anotaciones libres: para poderlas mostrar e incluso asignarles un color

Mostrar notas económicas por defecto: si lo desmarcamos no podremos ver los

anticipos o pagos a cuenta, y también podremos cambiar el color a las líneas de pago.

Mostrar color de estado en la fecha de la entrada medica

Al crear el tratamiento, por defecto “descripción medica” de los tratamientos: si no

queremos visualizar la descripción médica por defecto desmarcamos esta casilla,
visualizaremos la descripción del paciente en ese caso.

Mostrar por defecto en el historial, ventana con el detalle de los pagos realizados a
una entrada médica: para poder visualizar o no las líneas del detalle del pago de cada
entrada médica en la parte inferior del historial.

Activar Códigos de tratamiento favorito por usuario: Activando esta opción, al crear
una entrada medica y pulsar sobre la pestaña de búsqueda, cada usuario podrá
seleccionar sus entradas medicas favoritas, las cuales aparecerán en el desplegable
de “Tratamiento” dentro de la Entrada médica como primera opción

Hay que seleccionar el tratamiento y acto seguido, marcar la opción inferior “Añadir a
Favoritos”. De esta forma, cuando seleccionemos un tratamiento desde la Entrada
medica, aparecerán los favoritos primero, después las tarifas vigentes en el paciente,
donde podremos buscar por grupo médico y tratamiento

Al hacer doble clic en una E.M: Podremos Visualizar simplemente la entrada medica
sin posibilidad de modificación o podremos editarla, comportándose como si
pulsáramos el botón “Modificar” en la parte superior.

Recordar el tratamiento de la última entrada médica: si activamos esta opción,

después de haber insertado una entrada médica en el historial del paciente, la
siguiente entrada médica será realizada por el mismo doctor que marquemos en la
anterior y el mismo tratamiento, que se podrá cambiar siempre que queramos. Esta
opción sólo es válida para las entradas médicas dentro de un mismo paciente, al
cambiar de paciente, empieza de cero otra vez.

Ver comodines en la entrada médica: al marcar esta opción, dispondremos de

comodines dentro de la entrada médica, donde desde aquí podremos cambiar el
enunciado de dichos campos comodín.

Descripción Colaborador Auxiliar: Se puede cambiar el concepto del colaborador

auxiliar en la entrada médica según las necesidades de la clínica
 - Historial Médico (2)

Aquí encontraremos las siguientes opciones:

Opciones de impresión: opciones para cuando vayamos a imprimir el historial del

paciente.
Banco por defecto: para asignar un banco por defecto en el pago de una entrada
médica o anticipo.

Mostrar campos: aquí marcaremos los campos que queremos mostrar en la edición de
las entradas médicas.

Campos obligatorios: para marcar los campos que han de ser obligatorios al introducir
una entrada médica. De no rellenarlos, no permitiría la creación del tratamiento.

Campos NO editables: aquí marcaremos los campos que nadie podrá modificar a
excepción del usuario que tenga los permisos de Administrador.

Mostrar detalle de alerta por defecto: si en las alertas médicas no queremos el

resumen de los datos del paciente, desmarcando esta casilla no los visualizaremos.

Mostrar ventana de Avisos del paciente: si queremos que cada vez que seleccionemos
un paciente en Gesden Evo, estemos en el área que estemos, aparezcan las alertas
médicas en forma de ventana emergente

Mostrar en Alerta: para marcar las opciones que queremos visualizar en las alertas del
paciente.
 - Gestión Económica

Desde esta área encontramos las siguientes opciones:

Equilibrar cobros/anticipos con entradas médicas pendientes: si marcamos esta

opción, cada vez que introduzcamos un pago a cuenta o anticipo, quedará
automáticamente conciliado con las entradas médicas pendientes de pago en orden
cronológico, desde la más antigua hasta la última. Para poder usar el circuito de
cobros de forma correcta, esta opción deberá estar desmarcada.
Forzar actualización precio entrada médica: activando la casilla cada vez que
modifiquemos una entrada médica, si le hemos cambiado el precio a ésta a mano
marcará de nuevo el precio que por defecto tiene.

Gestión económica simplificada

Permitir la creación de pagos libres con importes negativos para devoluciones y

regularización de saldos

Activar gestión económica especial a colaboradores: cuando activamos esta opción,

las entradas médicas de un colaborador en concreto sólo podrán ser conciliadas con
los pagos a cuenta/anticipos de ese mismo colaborador, nunca con los de otro
colaborador.

Forzar Gestión económica de mutuas

Por defecto considerar cobrados los tratamientos de mutua: si desmarcamos la opción,

los tratamientos de mutua permanecerán sin pagar hasta que realicemos el circuito de
facturación y liquidación a mutuas o marquemos liquidado en la entrada médica.

Liquidación de Mutua por defecto: podremos elegir la forma por defecto que queremos
que aparezca en las entradas médicas de mutua, o bien por tarjeta de mutua, o bien
por talón manual.

Para poder cobrar una Entrada Medica deberá estar FACTURADA: si tenemos esta
opción marcada solo podremos cobrar desde el circuito de cobros aquellas entradas
medicas que estén facturadas, todas aquellas pendientes de facturar no podremos
marcarle el pago

Obligar a indicar el colaborador al generar un pago a cuenta o anticipo: con esta

opción marcada nos obliga a la hora de “Cobrar” o crear un “Pago a cuenta o anticipo”
colocar el colaborador en el pago, muy importante cuando la comisión a los
colaboradores es sobre lo cobrado únicamente.

No desglosar los cobros realizados en Gestión de Cobros: si marcamos esta opción,

cuando cobremos 2 o más entradas medicas de una sola vez solo nos creara una
única línea de pago de las varias entradas medicas cobradas, no una línea por cada
entrada medica pagada. Esto solo es aplicable cuando se cobran de una sola vez
varias entradas médicas.
Permitir crear cuotas de planes económicos con decimales: permitirá mejorar la
gestión de los planes económicos, donde marcando esta opción podremos crear
cuotas de planes económicos con decimales o desmarcando la opción las cuotas de
planes económicos no permitirán decimales y el recalculo del importe se verá
compensado en la entrada del plan económico
 - Documentos Administrativos

En Documentos administrativos se encuentra toda la pre configuración de los

documentos administrativos de los pacientes

Documentos por defecto: seleccionaremos qué tipos de documentos queremos que

aparezcan por defecto desde REC-FAC, cuando cobramos una entrada médica o
realizamos un anticipo o pago a cuenta.
Series: aquí es donde predeterminamos qué series queremos para las facturas,
recibos, facturas de abono y recibos de abono, editables desde “Sistema  Gestión
de Emisores”, e incluso el número de copias por defecto que queremos sacar de los
documentos. Las series aquí marcadas solo serán efectivas para cuando el emisor no
tenga predeterminado series de facturación

Al Generar el documento mostrar por defecto los adeudos o pagos de los últimos:
Número de meses a visualizar por defecto cuando realicemos una factura o recibo.

Al Generar el detalle del documento indicar: datos que queremos que aparezcan
reflejados dentro de la factura y/o recibo.

Detallar recibos y facturas de Anticipo: si marcamos esta opción, cuando realicemos

una factura de abono o recibo, en la visualización, antes de generar el documento,
podremos detallar las entradas médicas con que van a ser pagados dichos
documentos. Siempre tendrán que ser entradas médicas realizadas.

Al realizar la factura de anticipo, generar automáticamente el recibo: y con la misma

serie de los recibos correlativa.

Generación automática de la factura: cuando pasemos una entrada médica a realizada

nos aparecerá la opción de facturarla como obligatoria.

Forzar Generación de documentos: con esta opción, combinada con la anterior,

estamos obligando la generación de la factura, y hasta que no se emita el documento
administrativo no podremos finalizar la entrada médica, es decir, si no realizamos la
factura no realizamos el acto médico.

Abonar una Factura si todos los cobros están anulados: si anulamos los cobros de una
Entrada Medica y esta se encuentra facturada, saldrá automáticamente la opción de
realizar el abono de factura al anular los cobros
 - Presupuestos

Opciones de los presupuestos por defecto:

Impresión: opciones por defecto en la impresión del presupuesto.

Presupuestos: aquí podremos acceder a los días de caducidad del presupuesto, desde
que lo emitimos hasta que el paciente acepta los tratamientos a realizarse del
presupuesto.
 - Contraseñas

En la pre configuración de las contraseñas de acceso de los usuarios en Gesden Evo,

podremos configurar si las contraseñas deben de contener números y letras, si no
permitimos contraseñas en blanco, si son como en el nombre de usuario e incluso si
queremos que cada cierto tiempo todas las contraseñas caduquen y se renueven.

Después, dentro del área “Sistema  Configuración” también se encuentran los

apartados Gestión de Personalizaciones y Gestión de Aplicaciones Externas, que
sirven para instalar o desinstalar fichas personalizadas y gestionar los enlaces con
aparatologia externa respectivamente. Los dos campos los usará el personal
cualificado de Infomed, por lo que el usuario no deberá de cambiar ninguna
configuración de esta área.
Informes – Listado de Pacientes

Desde este listado, podremos usar sus múltiples campos de filtro para poder crear
un listado de pacientes.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Listado de Pacientes”

Se abrirá la ventana de filtro para realizar el listado, en la que nos encontramos

varios apartados:

Siempre podremos filtrar por nº de historia, nombre, apellidos, dirección, población,

código postal, e-mail, teléfonos, web, y comodines 1 y 2
 - Datos Personales

En la pestaña “Datos Personales” podremos también filtrar por estadio civil,

profesión, trato, sexo, nº de hijos, fechas de nacimiento, fechas de cumpleaños, o
comodines 3 y 4. Son los datos de la Filiación del paciente (Datos Domicilio y
Personales).
 - Datos Administrativos

En “Datos Administrativos”, encontraremos los filtros de NIF, clientes asociados a

pacientes, descuentos asignados en la filiación (no en las entradas medicas), datos de
facturación (clientes privados/mutuas/tarifas), situación, situación mutua, código tarifa,
descuentos fijos, planificación, fechas de última visita, fechas de alta, fechas de baja
de una taifa o mutua y fechas de caducidad de una tarifa o mutua. Todos estos son los
datos introducidos en “Datos de Facturación” en la Filiación del paciente
 - Sobre Historial

En este apartado filtraremos por fecha de Inicio de los tratamientos, fechas finales de
los tratamientos, alertas médicas, tratamientos, tipo de tratamiento (según la
configuración de “Gestión de Tratamientos”), tratamientos de un colaborador, o
colaborador auxiliar, fechas de producción, fechas de pago, saldos producidos y
saldos pagados.
 Después, una vez hecho el filtro encontramos las opciones en la parte inferior del
listado, que son:

Sirve para cuando vamos a realizar las etiquetas para un mailing, para poder sacar
el listado e imprimir directamente en las etiquetas. En caso que tengamos de la hoja
de etiquetas alguna usada, podremos marcar cuantos espacios queremos en blanco
para, así, poder rehusar aquellas hojas en las que faltan etiquetas por su anterior uso.

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de

la pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Por ejemplo, si queremos ordenar por Número de historia y Apellidos, lo

marcaríamos así:

En la parte inferior nos encontramos con las acciones a realizar en el listado:

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o Documento de
Texto

Mailing: Abrirá el Editor de Textos para poder realizar el mailing a los pacientes del
listado

Enviar SMS: Si disponemos del Módulo de Mensajería SMS se iniciará dicho módulo
para mandar el SMS en concreto a los pacientes del listado

Enviar e-Mail: Si disponemos del Módulo de Correo Electrónico de “RIDO Mail”

podremos enviar el listado por e-mail
Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos
visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y encontraremos el icono de imprimir dentro de la previsualización por
pantalla del listado en la esquina superior izquierda.
Informes – Listado de Pendientes

En este listado, podremos saber los pacientes que tienen un saldo negativo en la
clínica, a partir de unas fechas o en general, e incluso podremos buscar aquellos
pacientes con saldos pendientes combinando el filtro con datos de historial o de
filiación.

Accederemos desde la pestaña superior “Informes  Listado de Pendientes”

Aquí se nos abrirá la ventana de filtro, donde podremos marcar las cantidades
negativas a filtrar e incluso una fecha para saber los adeudos con plazo de pago
inferior a.
 Es recomendable colocar las cantidades entre y hasta, es decir, si por ejemplo
queremos saber qué pacientes tienen un saldo negativo de hasta 800€ colocaremos:

También, en la pestaña “Datos Personales” podremos filtrar, aparte de los importes,

por Estados Civiles, Profesión, Trato, Nº de hijos, Fechas de Nacimiento, Nº de
Historia, Sexo, Comodines 3 y 4. Incluso podremos seleccionar aquellos que tengan
las casillas marcadas de Incluido en Mailing, Acepta Información o Acepta LOPD
(Datos de Filiación).

En la pestaña “Otros Datos” filtraremos por Colaborador Responsable, Colaborador

Auxiliar, Referido a, Referidor, Referencia, Comodines 5 y 6 (Datos de Filiación).

En “Datos Administrativos” filtraremos por NIF, Descuentos en la filiación, Mutuas,

Situaciones, Ant, Fechas de Últimas Visitas y Fechas de Alta.
 Y en el apartado “Historia” podremos filtrar por Colaborador en la Entrada Médica y
el Grupo de Tratamiento.
 Después, podremos diferenciar del saldo de paciente o de cliente, es decir,
desmarcada la opción, los saldos aparecerán en el paciente, tanto si el saldo en
negativo es suyo propio como de un cliente que esté asociado a ese paciente, si
marcamos la opción aparecerá desglosado.

Si marcamos la opción, podremos escoger todos los

clientes, solo los clientes privados o solo las mutuas

Incluso podremos Ordenar el Listado por Nombre de Cliente, Nombre de Paciente,

Saldo, Fecha de Última Visita o Fecha de Último Pendiente. Sólo podremos escoger
en este caso un criterio de ordenación.

Una vez filtrado el listado, en la parte inferior tenemos las opciones para sacarlo:

Preliminar: Vista preliminar del listado para su posterior impresión

Exportar: Para exportar el listado en el propio equipo en formato Word, Excel, Html,
PDF y Documento de Texto.

Mailing: Para realizar en envió de cartas a los pacientes/clientes del listado mediante
el editor de textos.

Selección: Para seleccionar una plantilla para Previsualizar o imprimir o exportar el

listado.

Diseñar: Diseño de la plantilla.

 Una vez marcamos preliminar, nos aparecerá el listado y desde el icono de la
impresora situado en la parte superior a la izquierda del listado podremos imprimirlo.

Adeudado: Importe del valor de todos los actos médicos del paciente (estén o no
pagados)

Pagado: Importe abonado por el paciente a la clínica

*Pendiente: Importe pendiente de pago

*: Si en algún caso encontramos una cantidad pendiente en negativo es porque el

paciente dispone de dinero a su favor
Informes – Listado de Clientes

Este listado es simplemente para contabilizar o listar los clientes de la clínica. En

este sentido, cabe recordar que paciente es quien se realiza el tratamiento y cliente es
quien paga. Un paciente es cliente también, pero a su vez puede tener asociados otros
clientes, bien sean pacientes de la clínica o externos, o mutuas

Seleccionamos la pestaña superior “Informes  Listado de Clientes”

Al acceder a esta opción, abrimos la ventana de filtro del listado

 Aquí podremos filtrar por NIF, nombre, Apellidos, Trato, Dirección, Población,
Teléfonos, C.P, e-mail, Fax, Web, Comodines 1 y 2, Ant, Sin NIF (para aquellos
clientes que no hemos colocado el NIF), o por fechas de alta.

También podremos filtrar por tipo de cliente, ya sean todos, sólo mutuas, sólo
cabezas de familia (tienen que tener marcada la casilla “Cabeza de Familia” en la
Filiación  Datos de Facturación”) u Otros (personas asociadas en la filiación).

Después, una vez hecho el filtro encontramos las opciones en la parte inferior del
listado, que son:

Sirve para cuando vamos a realizar las etiquetas para un mailing, para poder sacar
el listado e imprimir directamente en las etiquetas. En caso que tengamos alguna
etiqueta usada en la hoja de etiquetas, podremos marcar los espacios en blanco que
queremos para poder rehusar aquellas hojas en las que faltan etiquetas por su anterior
uso.

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de

la pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

En la parte inferior nos encontraremos los iconos para imprimir/exportar el informe

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o Documento de
Texto

Mailing: Abrirá el Editor de Textos para poder realizar el mailing a los pacientes del
listado
Secure Mail: Si disponemos del Módulo de Correo Electrónico de “RIDO Mail”
podremos enviar el listado por Mail

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, por si queremos realizar
cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.
Informes – Listado de Historiales

En este listado podremos sacar las fichas de los pacientes, es decir, listar los
historiales de los pacientes según el filtro que realicemos.

Para ello seleccionamos la pestaña superior “Informes  Listado de Historiales”

Desde aquí, se abrirá la ventana de filtro con sus múltiples opciones.

 En la primera parte, arriba, podremos seleccionar por un paciente en concreto,
filtrando por Nº de Historia, Nombre y Apellidos. E incluso si queremos buscar por una
situación en concreto.

Después, podremos filtrar también por Fechas finales de los tratamientos, Fechas de
Inicio, o Fechas de Adeudo (pago), por Doctor, Auxiliar, Tratamiento en concreto,
Grupo Médico, Tipo de tratamiento (según configuración de “Gestión de
Tratamientos”), Nota de tratamiento, Número Financiación, Tipos de Mutua o Tarifa,
Datos de Facturación (clientes).

En la pestaña superior de la ventana de filtro, encontramos el apartado “Otros

Criterios”, que no son más que los comodines 1,2,3,4,5 y 6 para poder filtrar a los
pacientes.

Si es necesario, se puede filtrar también qué tipo de entradas médicas queremos

visualizar, ya que por defecto, si no marcamos nada, el listado nos dará las entradas
médicas previas, previstas y realizadas.
 Para aquellas clínicas provenientes del Gesden 99, existe la opción de que se
reflejen también en el listado aquellas entradas médicas introducidas aparte en el
odontograma del Gesden 99.

También es posible sacar el listado por entradas médicas introducidas por un

usuario de Gesden Evo en concreto.

Además también podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en

el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado.

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, HTML o documento de
texto

Secure Mail: Si disponemos del Módulo de Correo Electrónico de “RIDO Mail”,

podremos enviar el listado por Mail

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

Aparecerá una hoja por cada paciente que coincida en alguno de los campos de
filtro.

En la última hoja, aparecerá aparte del último paciente, un sumatorio sobre las
cantidades totales de Adeudo, Pagado, Saldado y Pendiente.

Sumatorio de Cantidades en la última hoja

Informes – Listado de Historial Parcial

Este listado se comporta de la misma manera que el anterior, el Listado de

Historiales, con la diferencia que este listado lo sacaremos cuando tenemos un
paciente seleccionado, de modo que sólo aparecerán en el listado los datos de ese
paciente, por lo que desaparecerá el campo de búsqueda de nº de historial, nombre y
apellidos.

Seleccionamos la pestaña superior “Informes  Listado de historial Parcial”.

En esta ventana, ya no aparecerá la parte superior de búsqueda concreta del

paciente, por lo que simplemente aplicamos los mismos filtros que en el anterior.
 Podremos filtrar por Fechas finales de los tratamientos, Fechas de Inicio, o Fechas
de Adeudo (pago), por Doctor, Auxiliar, Tratamiento en concreto, Grupo Médico, Tipo
de tratamiento (según configuración de “Gestión de Tratamientos”), Nota de
tratamiento, Número de Financiación, Tipos de Mutua o Tarifa, Datos de Facturación
(clientes).

En la pestaña superior de la ventana de filtro, encontramos el apartado “Otros

Criterios”, que no son más que los comodines 1,2,3,4,5 y 6 para poder filtrar a los
pacientes

Si es necesario, se puede filtrar también qué tipo de entradas medicas queremos

visualizar, ya que por defecto, si no marcamos nada, el listado nos dará las entradas
médicas previas, previstas y realizadas.

Para aquellas clínicas provenientes del Gesden 99, está la opción para que se
reflejen también en el listado aquellas entradas médicas introducidas aparte en el
odontograma del Gesden 99.
 E incluso podremos sacar el listado por entradas médicas introducidas por un
usuario de Gesden Evo en concreto

También podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el

listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o Documento de
Texto

Secure Mail: Si disponemos del Módulo de Correo Electrónico de “RIDO Mail”

podremos enviar el listado por Mail

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien si queremos

realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

Aquí ya no aparecerán más hojas de pacientes, aparecerá únicamente el paciente

que tenemos abierto en estos momentos en Gesden Evo.

Si no hubiéramos seleccionado ningún paciente al sacar el Listado de historial

Parcial en la ventana de filtro, aparecería igual que el Listado de historiales, pudiendo
aparecer más pacientes según filtremos.
Informes – Hoja de Cobros

La Hoja de Cobros nos puede servir tanto para cerrar la caja del día y controlar los
cobros efectuados como para llevar un control sobre todo lo cobrado en el mes o entre
las fechas que le marquemos.

Seleccionamos en la pestaña superior “Informes  Hoja de Cobros”

Una vez seleccionado, se abre la ventana de filtro para buscar aquellos cobros
según filtrado.
 Podremos buscar los cobros entre las fechas que elijamos (por defecto siempre dará
el día de hoy), por usuario (cobros introducidos por usuario de Gesden Evo), por
colaborador, por grupo médico, por clientes/Mutuas, por tipo de tratamiento, o por
descripción del cobro.

Dentro de la ventana, tenemos 2 áreas a filtrar:

- Datos de Paciente

Filtraremos por Nº de historia, Nombre, Apellidos, Forma de pago y Banco de

ingreso

- Otros Criterios

Aquí podremos filtrar por los 6 comodines de la filiación del paciente

- Sobre Historial
 Podremos filtrar también sobre Mutua, Nombre de Tarifa, Código de Tarifa,
Tratamiento, Grupo Medico, Tipo de Tratamiento e incluso Nota de Tratamiento

También, podremos escoger cómo queremos que se genere el listado, con los pagos
que tengan asociados una Factura y/o Recibo (tipo I), los pagos que aún no tengan
ningún documento administrativo asociado (tipo II) o ambos.

Podremos generar unos criterios de ordenación al listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

En la parte inferior nos encontraremos los iconos para imprimir/exportar el informe

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien si queremos

realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Para poder visualizar el informe, seleccionaremos la pestaña “Previsualizar”, y nos
aparecerá una vista previa por pantalla, que después podremos imprimir
seleccionando el botón de la impresora ubicado en la parte superior del listado a la
izquierda.

En el listado nos aparecerá en la parte superior el Doctor del cobro, la Fecha, La

forma de Pago, Información de Ingreso, Concepto de Pago, Nº de Historial, Paciente,
Banco de Ingreso, Nº de Factura, Nº de Recibo, Importe y el Usuario que introdujo el
cobro

En la parte inferior visualizaremos un desglose de las formas de pago

Cada pago estará en la línea de Tipo I (con factura y/o recibo) y Tipo II (sin factura o
recibo), con el desglose de Domiciliación, Efectivo, Letras, Mutuas, Talones, Tarjeta de
Crédito, Transferencia Bancaria, Financiación, Efectivo Pronto Pago, Tarjeta Pronto
Pago.
 También podremos sacar la hoja de cobros detallada marcando el “check”

Esta hoja de cobros es igual que la normal, la única diferencia es que debajo de
cada cobro, aparece la entrada medica que abona dicho pago, junto con el importe del
tratamiento total, el usuario que creó la Entrada Medica, el numero de tratamiento y el
numero de factura si la hubiera.
Informes - Colaboradores

Desde estos listados, podremos acceder a la producción de cada colaborador, las

comisiones de cada uno de ellos e incluso la parte de gastos que asume cada
colaborador en la clínica dental.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Colaboradores”

Aquí podremos sacar los siguientes listados:

- Listado de Colaboradores. Simplemente es un listado de los colaboradores que

trabajan en la clínica según el criterio de filtro que empleemos. Aquí no nos
aparecen ni importes ni producciones.
- Listado de Colaboraciones. Listado de los trabajos realizados por un
colaborador entre unas fechas, indicándonos el importe producido, el pagado y
el pendiente.
- Producido Colaboradores. Listado para obtener la producción de los
colaboradores junto con la comisión recibida por los mismos.
- Gastos Colaboradores. Cuando en los gastos marcamos el colaborador que
asume el gasto, en este listado veremos la cantidad y el desglose total de
dichos gastos.
Nota importante: En la versión de Gesden EVO Easy el apartado
“Informes  Colaboradores” está limitado únicamente al listado de
Colaboradores, los demás listados están disponibles a partir de la versión
Profesional
Informes – Colaboradores – Colaboradores

Listado de los colaboradores que trabajan en la clínica según el criterio de filtro que
empleemos. Aquí no nos aparecen ni importes ni producciones.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Colaboradores 

Colaboradores”
 En esta ventana podremos filtrar por los colaboradores con una fecha de alta
determinada, situación (activos/inactivos), por porcentajes de comisiones o gastos.

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

En la parte inferior nos encontraremos los iconos para imprimir/exportar el informe

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o Documento de
Texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien si queremos

realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc
 Para poder visualizar el informe, seleccionaremos la pestaña “Previsualizar”, y nos
aparecerá una vista previa por pantalla, que después podremos imprimir
seleccionando el botón de la impresora ubicado en la parte superior del listado a la
izquierda.
Informes – Listados de Control

Encontraremos varias clases de listados, todas ellas haciendo referencia a los

listados sobre las entradas médicas asignadas a los pacientes.

Existen los siguientes tipos de listados:

- Control de Entradas Medicas

- Informe Financiero
- Listado de Tratamientos de tipo de pago Equilibrado

Nota Importante: En la versión de Gesden EVO Easy solo está operativo el

listado de “Control de Entradas Medicas”, los demás listados están
disponibles a partir de la versión Profesional
Informes – Listados de Control – Control de entradas Médicas

Es un listado con una ventana de filtro similar al Listado de Historiales, pero el

informe que proporciona es totalmente diferente, con las entradas médicas y pagos
realizados al paciente cobrando mayor protagonismo que en el anterior listado.

Seleccionamos la pestaña superior de “Informes  Listados de Control  Control de

Entradas Médicas”.

Desde aquí, se abrirá la ventana de filtro con sus múltiples opciones.

 En la primera parte, arriba, podremos seleccionar por un paciente en concreto,
filtrando por Nº de Historia, Nombre y Apellidos. Asimismo podremos también buscar
por una situación en concreto.

Después, podremos filtrar también por Fechas finales de los tratamientos, Fechas de
inicio, o Fechas de adeudo (pago), por Doctor, Auxiliar, Tratamiento en concreto,
Grupo Médico, Tipo de tratamiento (según configuración de “Gestión de
Tratamientos”), Nota de tratamiento, Número de Financiación, Tipos de Mutua o Tarifa,
Datos de Facturación (clientes).

En la pestaña superior de la ventana de filtro, encontramos el apartado “Otros

Criterios”, que no son más que los comodines 1,2,3,4,5 y 6 para poder filtrar a los
pacientes.

Si es necesario, se puede filtrar también qué tipo de entradas médicas queremos

visualizar, ya que por defecto, si no marcamos nada, el listado nos dará las entradas
médicas previas, previstas y realizadas.
 Para aquellas clínicas provenientes del Gesden 99, está la opción para que se
reflejen también en el listado aquellas entradas médicas introducidas a parte en el
odontograma del Gesden 99.

E incluso podremos sacar el listado por entradas médicas introducidas por un

usuario de Gesden Evo en concreto

También podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el

listado

Para dar un orden concreto al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo,

seleccionamos de la pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el
símbolo de (+); para añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el
criterio y pulsando (+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado,
sólo hay que pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Secure Mail: Si disponemos del Módulo de Correo Electrónico de “RIDO Mail”

podremos enviar el listado por Mail

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

En el listado visualizaremos el día de producción de la entrada médica, el acto

(código), el grupo del tratamiento, el código del colaborador, el importe producido, el
importe cobrado y el importe pendiente, el número de historia del paciente, el nombre
completo del paciente, la nota del tratamiento y la forma de pago si la hubiera.

Al final de la hoja tendremos un sumatorio del importe producido y del cobrado

 Informes
Informes – Listado Oficial de Ingresos

En el encontraremos el listado oficial de Facturas y el listado oficial de Recibos,

válidos para poderlos enviar a los Gestores o llevar nosotros la contabilidad de la
clínica.

Recordemos que las facturas se realizan a los tratamientos realizados (Producción)

y los recibos a los pagos (Cobros), por lo tanto no tiene por qué dar las mismas
cantidades un listado que otro.
Informes – Listado Oficial de Ingresos - Facturas

Es el informe que podremos enviar a los gestores de la clínica para que puedan
llevar la contabilidad, o llevarla nosotros mismos con un exhaustivo informe de
Facturación de Clínica.

Seleccionamos en la pestaña superior “Informes  Listado Oficial de Ingresos 

Facturas”

Se abre la ventana de filtrado donde podremos usar los múltiples campos de que
dispone.
 Podremos filtrar por emisores, año de facturación, fecha de emisión e importe total
de factura, también podremos filtrar por series, números de facturas concretas y
fechas de impresión. En la parte inferior, podremos realizar una búsqueda de algún
paciente en concreto, colocando el nombre, apellidos, NIF, dirección e incluso usuario
de creación del documento

También podremos indicar al listado que saque únicamente los documentos que se
imprimieron, los que no se imprimieron, lo que están en blanco o todos los
documentos

También podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el

listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado solo hay que pulsar
el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o Documento de
Texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda, encontraremos el icono de imprimir.

En el listado, encontraremos la siguiente información: el documento, el número de

documento, la fecha de creación, el número de Impresiones que ha tenido el
documento, el cliente, el NIF, el importe total de la factura y el paciente, junto a su
numero de historial.
Informes – Listado Oficial de Ingresos - Recibos

Es el informe oficial que contabiliza los ingresos de la Clínica, pudiendo llevar

nosotros mismos la contabilidad o enviárselo al Gestor del Centro

Seleccionamos en la pestaña superior “Informes  Listado Oficial de Ingresos 

Recibos”

Se abre la ventana de filtrado donde podremos usar los múltiples campos de que
dispone.
 Podremos filtrar por emisores, año de recibo, fecha de emisión e importe total de los
recibos, también podremos filtrar por series, números de recibos concretos y fechas de
impresión. En la parte inferior podremos realizar una búsqueda de algún paciente en
concreto, colocando el nombre, apellidos, NIF, dirección e incluso usuario de creación
del documento

También podremos indicar al listado que saque únicamente los documentos que se
imprimieron, los que no se imprimieron, lo que está en blanco o todos los documentos

También podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el

listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado solo hay que pulsar
el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

En el listado encontraremos la siguiente información: el documento, el número de

documento, la fecha de creación, el número de impresiones que ha tenido el
documento, el cliente, el NIF, el importe total del recibo y el paciente, junto a su
número de historial.
 Informes – Listado 347

Los listados 347 para facturas y recibos son aquellos clientes que en el mismo año
de facturación el cómputo total por factura y/o recibo es de 3005€, pero ha de coincidir
del mismo cliente.

Si algún paciente tiene varios clientes de facturación, pero cada uno no suma
individualmente 3005€ en facturas o recibos no aparecerá en el listado, aunque sea el
mismo paciente en ambos casos, ya que es por CLIENTE.

Encontraremos los siguientes listados:

- 347 de Facturas
- 347 de Recibos
Informes – Listado 347 de Ingresos – Listado 347 (Facturas)

Este informe no es más que los clientes con más de 3.005 € en Facturas durante el
año fiscal en curso. Los clientes aparecerán en este listado a medida que vayamos
realizando las facturas.

Recordemos que un paciente puede tener asociado uno o varios clientes. A quien se
factura es al cliente, por lo tanto puede ser que un paciente tenga facturado por
ejemplo 5.065 € pero 2.750 € son a un cliente y el resto a otro, por lo que al no llegar a
los 3.005 no aparecerán en el listado.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Listado 347 de Ingresos 

Listado 347 (Facturas)”

Desde aquí abrimos la ventana de filtro de búsqueda de las facturas, la cual sólo nos
permitirá buscar por emisor y entre fechas del periodo
 Podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado sólo hay que pulsar
el botón (-).

Sólo nos dará la opción de filtrar por paciente o cliente

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.
Informes – Listado 347 de Ingresos – Listado 347 (Recibos)

Este informe no es más que los clientes con más de 3.005 € en recibos durante el
año fiscal en curso. Los clientes aparecerán en este listado a medida que vayamos
realizando los recibos.

Accedemos desde la pestaña superior “informes  listado 347 de ingresos 

listado 347 (recibos)”

Desde aquí abrimos la ventana de filtro de búsqueda de los recibos, la cual sólo nos
permitirá buscar por emisor y entre fechas del periodo
 Podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Solo nos dará la opción de filtrar por paciente o cliente

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien si queremos

realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.
 Informes - Agenda

Desde estos listados podremos controlar las citas del día, listarlas, verificar la lista de
espera, comprobar el estado de la pizarra, la previsión de duración de las citas, la
previsión de facturación de la clínica, etc…

Encontraremos los siguientes listados:

- Listado de Citas
- Listado de tratamientos-duración.
- Listado de Pizarra
- Listado de Pacientes en Agenda
- Listado de Días de Espera
- Listado de Días de Espera por Doctor
- Listado de Citas a Reorganizar
- Valoración Económica de Agenda

Nota Importante: En la versión de Gesden EVO Easy solo estará operativo

el “Listado de Citas”, los demás listados estarán disponibles a partir de la
versión profesional
Informes – Agenda – Listado de Citas

Es el listado que nos permitirá ver las citas planificadas entre fechas sin necesidad
de abrir la Agenda de Gesden Evo.

Seleccionamos el apartado “Informes  Agenda  Listado de Citas”

Abrimos la venta de filtro para buscar las citas

 Podremos filtrar por fechas de las citas, doctores de las agendas (o book),
situaciones de las citas (normalmente colocaremos “planificadas”, así no
visualizaremos las que estén en otro estado: “recepción, finalizada, fallada, etc.”).

También se pueden marcar únicamente las citas recordadas o las no recordadas e

incluso por SMS, y lo mismo con el estado “confirmada”.

Podremos aplicar un criterio de ordenación en las citas

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado sólo hay que pulsar
el botón (-).

Por ejemplo, si queremos ordenar por Número de historia y Apellidos, lo

marcaríamos así:

En la parte inferior nos encontramos con las acciones a realizar en el listado:

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Enviar SMS: Si disponemos del Módulo de Mensajería SMS, se iniciará dicho módulo
para mandar el SMS en concreto a los pacientes del listado, para recordarles las citas
de la Agenda, por ejemplo.

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

Sacaremos una hoja de citar por día y visualizaremos la hora de la cita, el número de
historia si el paciente está cargado desde Gesden Evo, el nombre completo del
paciente, el motivo de visita, el teléfono fijo y móvil, las observaciones de la cita si las
hubiera y la casilla de “Rec” (recordada) y “Conf” (Confirmada).
Informes – Listado de Seguimiento de Documentos del Editor

Desde este listado podremos averiguar que documentos hemos emitido a los
pacientes desde el apartado “Cartas” y cuales hemos marcado como firmado.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Listado de seguimiento de

documentos del Editor”.
 En la ventana de filtro podremos buscar por fechas de creación, fechas de firma del
documento e incluso título del documento

También podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el

listado de citas a reorganizar

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado.

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

El listado mostrara una relación de los documentos que hayamos realizado/firmado

entre las fechas indicadas
Informes – Auditorias de Sistema

De obligatoriedad por la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) en el software

de Gesden EVO se incorpora los listados de Auditorias de sistema, en ellos
encontraremos todos los registros sobre los accesos al programa, los usuarios que
han accedido, pos paciente que se han consultado, dado de alta, borrado, ejecutado
en agenda, etc…

Existen los siguientes listados:

- Listado de Control de Acceso

- Seguimiento por paciente/usuario
- Seguimiento por paciente/usuario en Agenda
Informes – Auditorias de Sistema – Listado Control Accesos

Desde este listado podremos acceder a la información de qué usuarios han entrado
dentro de Gesden Evo.

Seleccionamos la pestaña superior “Informes  Auditorias de Sistema  Listado

Control Accesos”.
 Desde la ventana de filtrado, podremos hacer la búsqueda por login introducido, por
fechas de acceso, por intentos de acceso o por login de usuario activo o privilegios en
los accesos.

Podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

Accesos Erróneos, no tienen Id.Login

Informes – Auditorias de Sistema – Seguimiento por Paciente/Usuario

Desde este informe podremos averiguar, a parte de los accesos que hay en el
programa de Gesden Evo, las fichas de los pacientes que se han abierto, si han sido
consultadas, dadas de alta, eliminadas o por agenda.

Accedemos desde la pestaña superior “Informes  Auditorias del Sistema 

Seguimiento por Paciente/Usuario”.
 En la ventana de filtro que se abrirá inmediatamente podremos filtrar por login de
usuario activo, fechas de accesos, nº de historia (para buscar los accesos en un
paciente en concreto y podremos marcar las opciones a consultar: altas, bajas,
consultas o por agenda

Podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado, sólo hay que
pulsar el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien por si queremos
realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.
Informes – Auditorias de Sistema – Seguimiento por Paciente/Usuario en Agenda

En este listado, podremos acceder a la información de todo lo que han hecho los
usuarios dentro de la Agenda, si han entrado en configuración, han creado citas,
eliminado citas, etc.

Seleccionamos la pestaña superior “Informes  Auditorias de Sistema 

Seguimiento por Paciente/Usuario en Agenda”
 Mediante la ventana de filtro, podremos buscar los datos por login de usuario activo,
por fechas de acciones, número de historia (para buscar sobre pacientes que estén en
Gesden Evo) o nombre y apellidos, aunque no estén dados de alta en Gesden Evo
(para buscar citas de pacientes nuevos, no introducidos en Gesden).

Podremos dar un criterio de ordenación a los datos introducidos en el listado

Para dar un orden al listado a la hora de visualizarlo/imprimirlo, seleccionamos de la

pestaña el criterio de ordenación y seguidamente pulsamos el símbolo de (+); para
añadirlo, podremos ordenar por varios criterios, seleccionando el criterio y pulsando
(+). Si queremos eliminar algún criterio de ordenación en el listado sólo hay que pulsar
el botón (-).

Y en la parte inferior están las opciones de impresión y exportación del listado

Preliminar: Vista preliminar del documento para su posterior impresión

Exportar: para exportar el listado a formato Word, Excel, PDF, Html o documento de
texto

Selección: para poder seleccionar la plantilla con la que queremos

visualizar/imprimir/exportar el listado de pacientes

Diseñar: aquí encontramos la opción del diseño de la plantilla, bien si queremos

realizar cambios de campos a visualizar, datos, formatos, colores, fondo, logo, etc.
 Si queremos imprimir el listado según lo hemos filtrado, marcaremos la opción
“Preliminar” y dentro de la previsualización por pantalla del listado, en la esquina
superior izquierda encontraremos el icono de imprimir.

En el apartado de “Acción” nos aparecerá si hemos entrado en Agenda, si hemos

salido de la Agenda, si hemos insertado, borrado o modificado alguna cita o si hemos
entrado en la configuración de la propia Agenda
 Copia de Seguridad

Gesden Evo incorpora una aplicación propia para realizar las copias de seguridad.

Si usted posee algún software de backups externo a Infomed, puede configurarlo

para que este software realice las copias de seguridad de Gesden según las
instrucciones de su fabricante.

Recuerde que el software de Gesden Evo trabaja bajo un motor de base de datos en
SQL Server, esto significa que las bases de datos permanecen registradas y en uso en
todo momento por el SQL Server. Por lo tanto, si su sistema propio de copias de
seguridad copia directamente los archivos que se elijan, es muy posible que no copie
las bases de datos de Gesden Evo

Lo que recomendamos desde Infomed es realizar las copias con el programa “Copia
de Seguridad” que encontrará en el escritorio del equipo servidor.
 Al marcar el icono, se abrirá la ventana de copias de seguridad. El mecanismo es
muy sencillo e intuitivo. A la izquierda está el apartado de “realizar la copia de
seguridad”, y a la derecha el apartado de “restaurar copia”, para volver al estado de
una copia anterior.

Para realizar la copia, pulsaremos la acción “Realizar Copia”. Se abrirá

automáticamente una ventana de confirmación para colocar una contraseña a la copia
por motivos de seguridad.

En caso de que no queramos colocar contraseña, marcaremos el “check” inferior

“Dejar contraseña en blanco (NO RECOMENDADO)”

Al marcarlo nos abrirá una ventana de dialogo pidiendo confirmación a la acción

Una vez que marquemos “SI”, empezara a realizarse la copia de seguridad
 Una vez que finalice la copia de seguridad aparecerá la ventana de la siguiente
manera.

Ya podremos cerrar el programa de copias de seguridad y tenemos la copia

realizada.
 El archivo de la copia se encuentra por defecto en el directorio “C:\Copia de
GELITE”, aunque puede cambiar dependiendo de la instalación que se haya realizado
al instalar el software de Gesden Evo la primera vez.

De todas formas, en la propia ventana de copia de seguridad nos indica donde va a

dejar el fichero de la copia

El fichero es el siguiente

Este fichero por seguridad se recomienda grabarlo en un CD/DVD o disco de

almacenamiento externo para sacarlo fuera del equipo. De esta manera, en caso de
que el equipo no funcionara, se podría restaurar la copia de seguridad, ya que estaría
en otro soporte fuera del equipo estropeado.

La copia de seguridad puede ocupar más o menos espacio dependiendo de la

cantidad de datos que se introduzcan en Gesden Evo. Los archivos que más ocupan
suelen ser imágenes, si detecta que su copia de seguridad ocupa mucho o poseen
una gran cantidad de datos, contacten con el departamento de soporte de Infomed
para asesorarle.

Esta copia de seguridad contiene las bases de datos, y toda la estructura e iconos
compactados y encriptados. Dicha copia no puede ser abierta con cualquier software,
salvo con el programa de copias de seguridad, por lo tanto no intente abrirlo con otro
software a fin de prevenir el dañado del fichero.

Se recomienda realizar la copia cada día, por ejemplo a última hora antes de cerrar
la clínica, así dejamos los datos guardados y actualizados y en caso de restauración
de copia de seguridad, la perdida de datos es mínima.
 La copia se realiza desde el equipo servidor, nunca desde cualquier otro equipo, ya
que es el equipo servidor el que posee las bases de datos.