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DIAGNÓSTICO DE CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE
EN EL DEPARTAMENTO DE FARMACIA DE SUPERTIENDAS OLÍMPICAS DE
LA CIUDAD DE NEIVA
Presentado a:
CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
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Nota De Aceptación
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Firma Del Presiente Del Jurado
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Firma Del Jurado
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Firma Del Jurado
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DEDICATORIA
A Dios.
Proverbio: 3
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CONTENIDO
Pág.
Introducción 1
Planteamiento Del Problema 2
Formulación Del Problema
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Objetivo General
5
Objetivo Especifico 5
Justificación 6
Hipótesis 7
Marco Teórico
9
Metodología
21
Matriz DOFA 25
Indicadores De Resultado 27
Presupuesto 29
Cronograma de actividad
30
Conclusión
31
Bibliografía 32
Anexos 33
Información De La Empresa De Supertienda Olímpicas
33
Evaluación De La Empresa
37
Recomendaciones
41
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1. Introducción
La gerencia del servicio propende por crear una cultura en toda la organización,
para promover relaciones amables, cálidas con los clientes. Para llevar a cabo
este propósito se hace necesario establecer e implementar estrategias adecuadas,
como es: la creación de una cultura de servicio al cliente, conocimiento del
cliente, fidelización del cliente para crear ventajas competitivas. Para de este
modo satisfacer al cliente de manera mas apropiada. Es importante por ello
conocer los diferentes comportamientos o conductas de usuarios para llegar a
establecer una buena estrategia en el servicio, y poder lograr una sincronización
con todos los requerimientos que deseen los usuarios, lo cual es lo más difícil,
pero no imposible, de lograr. Hacer que el usuario se sienta conforme con los
resultados que le ofrece la empresa, a lo que se le llamaría el momento de la
verdad, que es el resultado que se evalúa en la empresa antes los ojos de los
clientes. Porque la Gerencia del servicio se conforma de distintas técnicas, como
el sistema, el personal, estrategia del servicio. Se influye a las técnicas del
servicio que lo integra alrededor del cliente para la satisfacción y el mejoramiento
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de la empresa y todo esto se aplicara las técnicas en el empresa de súper tienda
olímpica.
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2. Planteamiento Del Problema
por esta situación, siendo una organización que se encuentra ubicada en Neiva
como SUPERTIENDA OLÍMPICA aplicado en el sector de la salud , se realizara el
estudio en el área de servicio de droguería, en donde se constituye la necesidad
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de realizar una investigación que recolecte y analice las percepciones y las
expectativas de los usuarios, que se aplica en las técnicas del cliente oculto, como
el diagnostico y las estrategias para el mejoramiento de la empres, cuyos
resultados establezcan un punto de apoyo para la gerencia de la empresa, y que
sea de utilidad la toma de decisiones y el diseño de estrategias que originen una
mejora en la prestación del servicio.
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¿Cuál es el nivel de calidad en la prestación del servicio al cliente en el
departamento de farmacia en supertiendas Olímpica en la ciudad de Neiva?
4. Objetivo general
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Determinar el nivel de calidad en la prestación del servicio al cliente para el
mejoramiento constante de la empresa, en la creación de los valores hacia los
clientes, en derivar las ventajas competitivas sustanciales en el momento de la
verdad, hacia la aplicación del servicio dirigida a los clientes, en el departamento
de farmacia de Supertienda Olímpica en la ciudad de Neiva.
.
5. Objetivos Específicos
6. Justificación
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La economía global del futuro se fundamenta en el origen del servicio al cliente,
porque de el proviene el gran desarrollo organizacional. Por lo tanto la Gerencia
del servicio es una estrategia efectiva de mercadeo que permite estimular la
demanda y por ende fidelizar los clientes, pero además requiere de un decidido
liderazgo por parte de los directivos de las empresas, metodologías basadas en
técnicas desarrolladas como el cliente oculto.
En esto la gerencia del Servicios requiere una formación a nivel Gerencial que le
facilite la puesta en marcha de una Gestión de Servicios integral, que determinen
el diagnostico y las estrategias, en los sistemas de operación, el diseño y la
gestión de niveles de servicio en los clientes, a partir de los enfoques estratégicos
que se fundamenta hacia los valor es al cliente en el momento de la verdad, con
base a los modelos de la Gerencia del Servicio
7. HIPÓTESIS
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En súper tiendas olímpicas se pudo concluir que el servicio al cliente se encuentra
comprometido en el sistema de gestión de calidad de alguna manera. Cuenta con
algunas debilidades y también con algunas fortalezas muy específicas que son
muy importantes para la compañía.
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Para lograr estas expectativas es fundamental garantizar a los empleados una
capacitación adecuada y oportuna en cuanto servicio al cliente y gestión de
calidad para mejorar nuestros servicios.
El jefe distribuirá todos los documentos hasta que lo crea necesario.. El gerente
general proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo del sistema de
gestión de calidad así como con el mejoramiento continuo de su eficacia.
Iniciar con las necesidades del cliente y documentar toda la información y prestar
toda la asesoría necesaria, es decir captar todos los requerimientos del cliente y
explicarle cuales son las mejores opciones en cuanto al producto y cuál va a ser el
de mejor utilidad para su caso específico y que le podemos ofrecer, después de
que el cliente mire cual es la opción más impórtate le explicamos cual es su forma
de uso.
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8. MARCO TEÓRICO
QUIEN ES EL CLIENTE
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cualquier situación y se dan cuenta tarde que su empresa no está sufriendo una
recesión pasajera, sino que están quedando fuera del negocio. El principal
objetivo de todo empresario es conocer y entender tan bien a los clientes, que el
producto o servicio pueda ser definido y ajustado a sus necesidades para poder
satisfacerlo.`
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la hora de realizar una compra. Pensemos por un momento en nosotros mismos,
ocupando el rol de consumidores, para verificar si estamos o no de acuerdo con
los mismos.
• Un precio razonable
• Una adecuada calidad por lo que paga
• Una atención amable y personalizada
• Un buen servicio de entrega a domicilio
• Un horario cómodo para ir a comprar (corrido o tener abierto también el fin
de semana)
• Cierta proximidad geográfica, si fuera posible
• Posibilidad de comprar a crédito (tarjeta o cheques)
• Una razonable variedad de oferta, (marcas poco conocidas junto a las
líderes) Un local cómodo y limpio.
Atención Al Público
Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma contacto con el cliente,
la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.
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• Cortesía: Se pierden muchos clientes si el personal que los atiende es
descortés. El cliente desea siempre ser bien recibido, sentirse importante y
que perciba que uno le es útil.
• Simpatía: El trato comercial con el cliente no debe ser frío y distante, sino
por el contrario responder a sus necesidades con entusiasmo y cordialidad.
Por lo tano el servicio al cliente debe ser considerado como algo más profundo y
delicado que sólo enseñar a sonreír al personal, ya que de su adecuada gestión
depende que se cumpla en buena medida con una de las más importantes
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orientaciones del Mercadeo, como la conservación del CLIENTE, en otras palabras,
asegurar su fidelidad a la compañía, a sus productos y servicios.
La Gerencia del Servicio está identificada como una estrategia efectiva de Mercadeo
en el proceso de estimular la demanda y mantener la fidelidad de los Clientes, pero
que requiere de además de un decidido liderazgo por parte de los directivos de la
empresa, necesita de una metodología basada en técnicas desarrolladas de manera
que se consideren elementos como la definición del Programa de Trabajo, con su
estrategia, responsables, metas, sistemas de operación y evaluación, identificación de
momentos de verdad, culturización (capacitación), comunicaciones, entre otros.
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con base al desarrollo la calidad del servicio y la buena atención del cliente hacia
un conjunto de recomendaciones básicas de atención al cliente y de auto cuidado,
necesarias para el conocimiento de los riesgos comerciales, económicos y de
salud, a los que se enfrenta en su entorno social y en su lugar de trabajo. Hacia
las nuevas tendencias estrategias de la competitivas y posicionamiento en el
mercadeo de las organizaciones comerciales o mercantiles.
1. La Voluntad De La Gerencia
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que aprender a “querer” el servicio al cliente y a asumirlo como un valor
empresarial y una ventaja competitiva de singular capacidad y connotación al
cliente
Todo programa de gerencia del servicio parte del conocimiento del cliente, sus
características y necesidades. No todos los clientes son iguales ni se comportan de
la misma manera. El examen de las necesidades sobre beneficios
complementarios al producto que el cliente requiere, suele permitir su clasificación
entre clientes: altamente demandantes de servicio (frecuentemente requieren
asistencia) o normalmente demandantes de servicio (solo ocasionalmente
requieren asistencia). Además, hay que saber qué tanta importancia y valor tiene
para el cliente el servicio para explotar esta variable comercialmente y rodearla de
la infraestructura y tecnologías necesarias para desarrollar una buena metodología
de servicio al cliente.
4. La Fijación De Estándares
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5. La Documentación Sobre Las Necesidades
Por diversas razones los clientes demandan servicios, tales como: errores u
omisiones reclamos, garantías, información, ilustración, capacitación, sugerencias,
recompras, mantenimientos, nuevas demandas, productos complementarios, etc.
Independientemente del medio (canal) por el que se reciban (Call center, Internet,
oficinas de atención, puntos de venta, correo, ejecutivo de cuenta, etc. es
necesario tener un sistema de documentación que las identifique, las registre, las
documente y las canalice a las áreas responsables, monitoreando el tiempo, la
calidad y la oportuna y completa solución para el cliente.
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se realizó que el ciclo del servicio de los procesos, venta, servicio a domicilio,
servicio al cliente y compra a proveedores.
A través del diseño del mapa de procesos y de los ciclos de servicio se identifican
los momentos de la verdad, hay algunos que, si no son atendidos rápida y
expeditamente, conducen con seguridad a la pérdida del cliente, por lo que son
considerados como críticos. En esos momentos se pone en juego la reputación del
servicio de la tienda y la recuperación de la credibilidad de la misma.
CLIENTE OCULTO
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Un Programa Interno de “Cliente Fantasma” busca como objetivo central, evaluar
los niveles de Calidad en la Atención y la orientación al Servicio del personal en
los diferentes “Puntos de Contacto”, desde una óptica de “Clientes Incógnitos”
calificados y entrenados para el efecto.
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9. METODOLÓGIA DEL TRABAJO
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le hará una capacitación especial para que tome en cuenta todos los aspectos a
evaluar de interés.
Y así identificar y analizar el ciclo del servicio, que se puede buscar apoyo en las
técnicas de análisis de procesos, dentro del contexto filosófico de la calidad total, o
de la reingeniería para un mejor calidad en el servicio al cliente .
¿Cuándo?
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¿Quién?
¿Cómo?
Se utilizara las técnicas de observación y análisis para diagnosticar los diferentes
casos que se presente según la conducta del cliente, como el usuario amable,
déspota y el afanador, entre las diferentes actitudes que tenga el cliente en el
momento de comprar, se observara y escuchara las reacciones de los
dispensadores, en el sí mismo instante que le presta el servicio al cliente
¿Cuántas veces?
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Política de devoluciones,
Para describir el servicio es fácil si se describe como fue la prestación del servicio
de manera secuencial. Ejemlo: al entrar el negocio se notó que la música era
adecuada, la temperatura estaba a un nivel confortable, mas o menos 18 grados,
pero la iluminación no era suficiente…….etc. Se percibe que el espacio es
reducido y no permite el fácil movimiento de los vendedores etc…. Se tardaron 2
minutos en encontrar el producto cuando el tiempo promedio debe ser 25
segudos….. se tardaron 50 segundos en recibir el dinero cuando en promedio se
debe tardar 15…….el personal es atento y conocen todos los producto….. ofrecen
opciones adicionales….ofrecen promociones y ofertas
Toda la información anterior sirve para determinar o medir el nivel de calidad del
servicio
Hallazgos
Después de aplicar el instrumento se hallo lo siguiente:
El servicio es lento o rápido
El servicio es amable o poco amable
El aspecto del negocio es acogedor o no
El sistema funciona adecuadamente o no.
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MATRIZ DOFA
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FORTALEZA DEBILIDADES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
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Fortaleza Debilidades
Intern
o - Reconocimiento de marca - Se debe mejorar la atención al
SUPERTIENDAS OLIMPICAS es cliente
sinónimo de ventas en línea y de
Externo servicio orientado al cliente.
- Los clientes finales - Con las nueva tecnología que - Preparar e implementar
responden ante se han desarrollado hacia las estrategias de mercadeo
nuevas ideas de los innovaciones del sistema de
productos que aumenten las ventas.
comunicaciones que permite el
farmacéuticos. crecimiento de nuevos canales
distribución venta de - Diseñar un plan de
SUPERTIENDAS OLIMPICAS. capacitación a todo el
- La tecnología en la personal para reforzar las
información de las
comunicaciones como - Establecer un programa de competencias en cuanto al
es el uso del internet y servicio al cliente Para mantener servicio al cliente.
de banda ancha la fidelización y aumentar de la
permite el crecimiento demanda de los usuarios.
de las empresas
porque es un canal
más de distribución y
de ventas.
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INDICADORES DE RESULTADO
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Regular Normal Excelente
TOTAL 2 24 4
Regular
Normal
Excelencia
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PRESUPUESTO
ACTIVIDAD COSTO
Transporte 15.000
Internet 25.000
TOTAL 79.000
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividad Días
1 2 3 4 5 6
Revisión bibliográfica
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10. CONCLUSIÓN
Los niveles de satisfacción general con la atención se ubican por debajo del nivel
excelente. Aunque un 97,26% es óptimo para la empresa, el ideal es llegar a un
nivel excelente para garantizar la permanente calidad en el servicio y lograr los
objetivos de fidelización.
El servicio y atención al cliente son de gran relevancia para la empresa dado que
los productos que ofrece son farmacéuticos y la competencia es agresiva en este
sector.
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11. Bibliografía
http://www.aseduisbogota.com
http://sabanet.unisabana.edu.co
slideshare id=1031282&doc=gerencia-del-servicio-1234739440402618-3]
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12. Anexos
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HISTORIA
Pero es Fuad Char, hijo mayor de don Ricardo, quien le dio un vuelco a los
negocios tras ponerse al frente de las farmacias, debido al accidente sufrido por su
padre, quien se marginó definitivamente de los almacenes; y por intuición y buen
olfato, más que por experiencia comercial, don Fuad se lanzó a la conquista del
mercado barranquillero en compañía de sus hermanos: don Jabib, Farid y Simón,
con quienes constituyó la empresa CHAR HERMANOS LTDA.
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conquista del mercado nacional con la apertura en Cartagena de la primera
droguería y, en Santafé de Bogotá, la Supertienda Olímpica de la calle 100. Años
más tarde, en la década de los 80, la empresa continuó su expansión con la
inauguración de nuevos puntos de venta en todo el ámbito nacional.
Misión
Visión.
Ser una de las compañías líderes con el más alto nivel de competitividad y
eficiencia en la comercialización de productos de consumo masivo de óptima
calidad, a través de una cadena privada claramente diferenciada de droguerías,
combinación de supermercados y droguerías, tiendas de conveniencia y
almacenes, orientados a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad
colombiana, ofreciendo el mejor servicio amigable del mercado, los mejores
precios y la mejor disponibilidad de productos.
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Política De Servicio
En OLÍMPICA S.A., los trabajadores no sólo tienen que ser expertos en el oficio
que realizan, sino que es importante que lo ejecuten con la mayor cortesía y
amabilidad, lo cual es parte de su misión.
Los clientes satisfechos son un patrimonio cuyo valor y lealtad son incalculables y
crecen con el tiempo. Son los inspiradores de nuestra organización y nuestro
trabajo; por lo tanto, deben recibir un trato excelente, para que consideren a
OLÍMPICA una organización amable, servidora, ágil y eficiente, que cumple con
sus expectativas de servicio. La satisfacción de las necesidades del cliente es la
mejor recompensa a nuestro esfuerzo, dedicación y capacitación
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Sistema De Evaluación Del Cliente Oculto En El Servicio De
Droguería
Ambiente organizacional
RTA:
La droguería establece las condiciones apropiadas para el espacio de
atender a los clientes, sin sentirse angosto en la parte de dispensación.
a) malo
b) aceptable
c) bueno
d) excelente
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4. ¿cuando un cliente pregunta por un medicamento para que funciona
o para que sirve, el vendedor le resuelve sus dudas?
RTA:
El dispensador o el vendedor, atiende de una forma moderada al responderle
las preguntas que el cliente necesite saber sobre el medicamento, lo que es el
la indicación y las contradicciones que tiene el fármaco en la patología.
RTA:
Con base a la cuestión del cliente, el vendedor le da 2 alternativas para
conseguir el medicamento.
Lento (5 a 7 minutos)
Normal (3 a 5 minutos)
Rápido (1 a 3 minutos)
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7. ¿Cuando llega un cliente a la droguería, su reacción en atender al
usuario es?
RTA:
Cuando llega un cliente, los vendedores reacciona inmediatamente en atender al
usuario, sin demora previa, en si demuestra un buen servicio de atención al
cliente, aunque se presenta en algunos dispensadores el interés de prestar el
servicio al cliente.
Malo
Aceptable
Bueno
Excelente
9. ¿Los servicios que presta la empresa frente al punto de vista del cliente lo
considera bueno?
RTA:
Si X No
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10. ¿cuando se presenta un cliente exigente y que molesta demasiado,
los dispensadores lo atiende de una forma inmediata para cumplir con su
orden o se demora en atenderlo hasta que se fuera?
RTA:
Le prestan el servicio inmediatamente con el debido respeto, para cumplir con la
orden que desea llevar consumidor, sin tomar regularidades con el cliente, y así
mismo atendiéndolo como a los demás usuarios.
Demorado 35 min
Normal 25 min
Rápido 15 min
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12. RECOMENDACIONES
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