Glosario de Administración (Recopilado por Prof.

Luis Ernesto Ramírez CUC)

Glosario de Administración de Empresas

Administración:

La Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en

el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente,
alcancen objetivos específicos. Ampliando el concepto:

1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos

deben ejercer las funciones administrativas de planeación,
organización, integración de personal, dirección y control.
2. La Administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Se aplica a Administradores de todos los niveles organizacionales.
4. La intención de todos los administradores es la misma: generar un
superávit.
5. La Adminstración persigue la productividad, lo que implica eficacia
y eficiencia.

Planeación:

Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las

acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos;
requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre opciones de futuros
cursos de acción.

Organización:

Es la parte de la Administración que supone el establecimiento de una

estructura intencionada de los papeles (roles) que los individuos
deberán desempeñar en una empresa o institución.

Integración de Personal:

Implica llenar y mantener ocupados con personas los puestos contenidos

en la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la
identificación de los requerimientos de la fuerza de trabajo, la
realización de un inventario del personal disponible y el reclutamiento,
selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación de carrera,
compensación y capacitación (o alguna otra forma de desarrollo del
personal) tanto de los candidatos a ocupar puestos cómo de los
ocupanes de éstos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y
eficiente realización de las tareas.

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Dirección:

Es la función de la Administración que influye en los individuos para que

contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y
grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente “con el aspecto
interpersonal de la Administración. Es un hecho conocido y sustentado
por investigaciones, que los problemas más importantes de los
administradores son los generados por los individuos (sus deseos y
actitudes, su comportamiento individual y en grupos) y que los
administradores eficaces deben ser al mismo tiempo “líderes eficaces”.
Como el liderazgo implica “seguidores” y las personas tienden a seguir a
quienes les ofrecen medios lícitos para la satisfacción de sus
necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que la Dirección
suponga motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

Control:

Es la función de la Administración que consiste en medir y corregir el

desempeño indicidual y organizacional para garantizar que los hechos se
apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en
metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y
la contribución a la corrección de éstas. En resumen, el Control facilita el
cumplimiento de los planes. Aunque la Planeación debe preceder al
Control, los planes no se cumplen solos. Los planes orientan a los
Administradores en el uso de los recursos para la consecución de metas
específicas, después de lo cual las actividades “son objeto de revisión”
para determinar si responden a lo planeado.
Las actividades de Control suelen relacionarse con la medición de
los logros. Algunos medios de control, como el Presupuesto de Egresos,
los Expedientes de Inspección y los Expedientes de horas-hombre
perdidas, son muy conocidos. Cada uno de ellos sirve para efectos de
medición, y muestra si los planes funcionan. En caso de existir
desviaciones, es necesario proceder a su corrección. ¿Qué corregir? Las
actividades, a través de las personas que las realizan. Impulsar el
cumplimiento de los planes, en los hechos, significa identificar a las
personas responsables de los resultados “que difieren de las acciones
planeadas” para dar después los pasos necesarios para la mejora de su
desempeño.

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Objetivo:

Los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las
actividades organizacionales e individuales para justificar su existencia o
razón de ser. En los objetivos se enuncian resultados finales, y los
objetivos generales deben apoyarse en subobjetivos. El objetivo de la
organización está siempre fuera de ella y es siempre una contribución
específica para el individuo y la sociedad. Si la organización no define
claramente sus objetivos, no habrá posibilidad alguna de evaluar los
resultados o su eficiencia.

Meta:

Son el resultado esperado por el logro de los objetivos, expresados en

términos cuantificables y medibles.

Estructura:

Es un instrumento administrativo donde se definen las tareas por

realizar, los roles establecidos para cada integrante de la organización
humana a la cual correponde la estructura. El Organigrama es una
herramienta valiosa para representar gráficamente la Estructura
Organizacional con sus niveles de Autoridad, Responsabilidad y
Jerarquía.

Organizacional:

Es todo lo referido a la empresa o institución en función de su estructura

organizacional.

Visión:

Sentido de propósito de una empresa o institución. El deber ser hacia el

que se orientan las acciones administrativas. Es como el trazado del
rumbo al que se orienta la empresa para alcanzar sus fines sociales,
culturales, ambientales, éticos y económicos.

Misión:

Es el propósito que identifica la función o tarea básica de una empresa o

institución o de una parte de ésta.

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Coordinación:

Armoniza todas las actividades de la empresa o institución, facilitando

su trabajo y sus resultados. Sincroniza cosas y acciones en sus
proporciones adecuadas y “adapta los medios a los fines”.

Comunicación:

Es el proceso mediante el cual se produce la transferencia de

información de una persona a otra, siempre que el receptor comprenda
el mensaje que le ha sido enviado. Los administradores deben poseer la
capacidad para comunicarse con claridad por medio de informes por
escrito, cartas, discursos y conversaciones. La comunicación demanda
claridad, pero aún más empatía (capacidad de comprender los
sentimientos de los demás y de manejar lo aspectos emocionales de la
comunicación). Es importante la comunicación intragrupal con las
personas de la misma organización, y la intergrupal, la cual se sostiene
no sólo con otros departamentos, sino también con grupos fuera de la
empresa.

Sistema:

Es un conjunto de elementos que se interrelacionan para alcanzar un

objetivo específico. Las partes pueden ser elementos materiales,
humanos, financieros, de información y tecnológicos. El Sistema de
Transporte del Metro de Caracas. El Sistema de Educación Superior, etc.

Jerarquía:

La organización necesita, además de una estructura de funciones, una

estructura jerárquica, cuya misión es dirigir y controlar todas las
operaciones de los niveles que le están subordinados. En toda
organización formal existe una Jerarquía. Ésta divide la organización en
niveles o escalas de autoridad, teniendo los superiores cierto tipo de
autoridad sobre los ubicados en niveles inferiores. A medida que se
asciende en la escala jerárquica, aumenta el volumen de autoridad del
ocupante del cargo.

Arte:

Método, conjunto de reglas de una profesión. Habilidad, talento,

destreza. Frente a la Ciencia, como conocimiento verificable, racional y
práctico, a través de la técnica, el Arte constituye un orden gratuito que
busca la distracción y el goce estético.

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Como todas las demás prácticas profesionales (medicina, composición

musical,ingeniería, contabilidad, etc), la Administración es un arte. Es
saber cómo hacer algo. Es hacer cosas en vista de las realidades de una
situación. Aún así, los adminstradores trabajarán mejor si hacen uso de
los conocimientos organizados acerca de la administración. Estos
conocimientos constituyen una Ciencia. Por lo tanto, en la práctica la
adminstración es un arte; los conocimientos organizados en los que se
basa la práctica son una ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son
mutuamnete excluyentes, sino complementarios.

Eficacia:

Consecución de los objetivos; logro de los efectos deseados; hacer el

trabajo que debe hacerse en función de su importancia para los
objetivos de la empresa o institución.

Eficiencia:

Es el logro de las metas utilizando la menor cantidad de recursos

posible. Hacer el trabajo bien (no necesariamente, el trabajo que deba
hacerse).

Productividad:

Es la relación productos obtenidos a insumos utilizados para producirlos

en un período específico con la debida consideración de la calidad. Esto
puede expresarse asi:

Productividad = Productos / Insumos (en un período

específico y considerando la Calidad)

Calidad:

Calidad (según Deming) significa ofrecer a bajo costo productos y

servicios que satisfacen a los clientes. Implica asimismo, un compromiso
con la innovación y mejoras continuas, lo que los japoneses llaman
kaisen.
Calidad (según Juran) es la “adecuación de uso de un producto”.
Calidad (según Crosby) desde una perspectiva ingenieril “es el
cumplimiento de las normas y requerimientos precisos”. El lema de
Crosby es: “Hacerlo bien la primera vez [y] conseguir cero defectos”.

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