Funciones

Recursos
Informáticos

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Creación y edición de funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel. Estas han sido
programadas e incorporadas en la aplicación, y ejecutan cálculos al utilizar los
valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado para
producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas.

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:

=Función( )
En donde:

 =: la celda contendrá una fórmula a través de una función.

 Función: expresión genérica de cualquier función de Excel.
 ( ): entre ellos, se coloca el argumento.

Cabe aclarar que, si en el argumento de cualquier función se observan dos puntos

(:), este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5) suma todos los números
comprendidos entre A1 y B5. Se puede decir que los dos puntos significan: desde-
hasta.

Si, dentro del argumento, las celdas están separadas por punto y coma (;), la
función se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es
decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5)
realiza la suma de las celdas A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5.

Estructura de las funciones incluidas en Excel

=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;…;argumento n)

 Nombre de función. Título o nombre que identifica a cada función

incorporada en el Excel. Está compuesto por una cadena de caracteres
alfabéticos, por ejemplo, la función CONTARA. En algunos casos, el nombre
incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo
conforman, como, por ejemplo, la función CONTAR.SI.
 Argumentos. Los argumentos son una lista de valores separados por punto y
coma (;). Estos pueden ser números, referencias de celda (referencia relativa),
texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, rangos o
valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes
(referencias absolutas), fórmulas u otras funciones. Dependiendo de la
función es la cantidad de argumentos que deberán ingresarse. Cada uno de
estos argumentos debe ser del tipo de dato que sea requerido en la función
como así también válido para esta. A algunas funciones no se les debe colocar

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 argumentos, por ejemplo, la función HOY( ). Se debe destacar que, aunque no
tenga argumentos en forma obligatoria, se debe colocar tanto el paréntesis de
apertura como el de cierre.

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis
de cierre.

Existen diferentes formas de insertar una función dentro de una celda.

Si lo que se desea es abrir la lista de funciones disponibles, se selecciona una celda

y se presiona el botón para insertar una función . Este puede visualizarse en la
barra de fórmulas . Si esta se encuentra activa, otra alternativa es abrir
la solapa o ficha Fórmula y a continuación se selecciona la opción Insertar Función.

Figura 1: Ficha fórmulas. Comando Insertar Función

Fuente elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Al ejecutarse el comando Insertar función, se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Figura 2: Insertar función

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

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Se debe seleccionar la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la
función que se necesite.
En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, se pueden visualizar las
categorías de estas representadas con íconos que hacen referencia a cada una. En
cada uno de ellos, se puede desplegar una lista en donde se puede seleccionar la
función que se está necesitando emplear.
En el siguiente ejemplo, para calcular el total a abonar, se puede utilizar una
fórmula o una función:

Figura 3: Insertar función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Figura 4: Creación de la función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

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Al insertar una función, la ventana de esta mostrará el nombre de la función, cada
uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento y el
resultado actual de la función.

Figura 5: Ventana de la función SUMA

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Explicación y sintaxis de las funciones que se van a utilizar

en la materia

 SUMA: suma todos los números de un rango.

Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se sumarán o

acumularán los valores de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas
vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
números causarán errores.

Ejemplos:
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
=SUMA(A2:C2) es igual a 50

 PROMEDIO: devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2; ...)

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Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que
contengan números.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas

vacías, esos valores se pasan por alto. Sin embargo, se incluyen las celdas cuyo
valor sea 0.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:
=PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11.

 MIN: devuelve el valor menor de un conjunto de valores.

Sintaxis
MIN(número1;número2; ...)

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error
o texto que no se puede traducir a números causan errores.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:
=MIN(A1:A5) es igual a 2.
=MIN(A1:A5;0) es igual a 0.

 MAX: devuelve el valor mayor de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores
de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

=MAX(A1:A5) es igual a 27.

=MAX(A1:A5;30) es igual a 30.

 CONTARA: cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que
hay en la lista de argumentos.

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Sintaxis

CONTARA(valor1;valor2;...)

Valor1; valor2;... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que se

desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, lo que
incluye texto vacío (""), pero excluye celdas vacías. Si un argumento es una matriz
o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz
o en la referencia.

En el ejemplo siguiente:

Figura 6: Función CONTARA

=CONTARA(A1:A7) es igual a 6
=CONTARA(A4:A7) es igual a 4

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

 CONTAR: cuenta el número de celdas que contienen solamente números y los

números en la lista de argumentos.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia
a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.

En el ejemplo siguiente:

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Figura 7: Función CONTAR

=CONTAR(A1:A7) es igual a 3
=CONTAR(A4:A7) es igual a 2

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

Calcular un valor basado en una condición

En algunas oportunidades, en Excel se necesita calcular un valor según si se cumple
o no una condición o criterio, es decir, dependiendo del resultado de la validación
de dicho criterio, condición o prueba lógica es la operación que se va a ejecutar.
Para esto, se deben utilizar las funciones condicionales. En esta materia, se va a
trabajar con las siguientes:

 CONTAR.SI: cuenta las celdas dentro del rango que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado. En este ejemplo, la función de hoja de
cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos hechos por cada vendedor.

Figura 8: Función CONTAR.SI

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el

valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).

Sintaxis

=CONTAR.SI(rango;criterio)

=CONTAR.SI(A2:A4;”JUÁREZ”)

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La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda “JUÁREZ” (el
argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A4, el argumento rango).

 SUMAR.SI: busca un valor dentro de un rango y después suma todos los

valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la función de hoja
de cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada vendedor.

Figura 9: Función SUMAR.SI

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo SUMAR.SI tiene tres argumentos: el rango que debe
comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango
que contiene los valores que deben sumarse.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:

=SUMAR.SI(A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)

La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la lista

Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las cantidades
correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el argumento rango_suma).

 PROMEDIO.SI: busca un valor dentro de un rango y después promedia todos

los valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la función de
hoja de cálculo PROMEDIO.SI calcula el promedio facturado por cada
vendedor.

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Figura 10: Función PROMEDIO.SI

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo PROMEDIO.SI tiene tres argumentos: el rango que

debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el
rango que contiene los valores que deben promediarse.
=PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio)

Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:

=PROMEDIO.SI(A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)

La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la lista

Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después promedia las cantidades
correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el argumento
rango_promedio).

Función de hoja de cálculo SI

 SI: la función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) una condición que ha

de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un
valor y si, por el contrario, es falsa devuelve otro valor.

Imagina que la organización determina las bonificaciones por venta en una escala
variable que otorga un 10 o un 15 % según la cantidad facturada. Para determinar
cuál de los dos valores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera
o falsa, utiliza la función de hoja de cálculo SI.

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Figura 11: Función SI

Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel (Microsoft,
2017).

La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10 o del 15 % según

la cantidad facturada.
Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor
que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la
condición es falsa.
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Para la facturación de 1200 de “JUÁREZ”, la función de la celda C2 tiene esta

forma:
=SI(B2<2000;10%;15%)

Si la cantidad facturada es inferior a $2000 (el argumento prueba_lógica), la

bonificación será del 10 % (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad
facturada son $2000 o más, la bonificación será del 15 % (el argumento valor
_si_falso).

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica si el valor de
la celda A10 es igual a 100. Entonces, la expresión se evalúa como VERDADERO.
De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.

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Referencias
Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el 12 de
julio de 2017.

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