Apostila e Esq de Aula Mat 1 4yuu PDF

09/08/2010
U1
Noções de Arquivologia
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 1
CONCEITOS
FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA

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Slide 1
U1 User; 25/05/2009
09/08/2010
PROGRAMA DE ESTUDO
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (só para Técnico):
1 Conceitos fundamentais de arquivologia.

2 O gerenciamento da informação e a gestão de
documentos: diagnósticos; arquivos correntes e
intermediário; protocolos; avaliação de documentos;
arquivos permanentes.
3 Tipologias documentais e suportes físicos:
microfilmagem; automação; preservação,
conservação e restauração de documentos.
Introdução
Documento – (Conceito)
Documento = Suporte + Informação
(independe da natureza do suporte)
Gestão do Conhecimento vs Arquivologia
Dados x informação x conhecimento

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Órgãos de Documentação
1. Arquivos
2. Bibliotecas
3. Museus
MUSEUS BIBLIOTECA ARQUIVO
Objetivo – informação e Criada por compra ou doações, Documentos produzidos e

entretenimento - valor cultural documentos existem em conservados para fins
e histórico numerosos exemplares profissionais

Várias definições de Arquivos

Móvel para guarda de documentos;
Órgão de documentação – Ex: Arquivo Nacional; e
Conjunto de documentos

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Glossário Básico
Atividades _ Conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e
permanente, para o cumprimento das competências de determinado órgão, tendo sempre a
característica de rotina (ex.: classificação, avaliação etc.).
Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o

desempenho de suas competências específicas.
Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e

viabilizar o desempenho de suas competências específicas.

Glossário Básico
Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades
administrativas ligadas por relações de hierarquia e
coordenação.
Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a
guarda de um arquivo.
Documento _ Unidade de registro de informações, qualquer
que seja o suporte utilizado.
Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou
recebido por uma instituição, no exercício de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de informação.
Dossiê _ Unidade de arquivamento constituída de
documentos relacionados entre si por assunto.

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Glossário básico – cont.

Espécie documental _ Divisão de gênero documental que
reúne tipos documentais por suas características comuns de
estruturação da informação, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
Gênero documental _ Reunião de espécies documentais que
se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da informação,
como documentação audiovisual, documentação cartográfica,
documentação iconográfica, documentação informática,
documentação textual.
Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificação,
localização ou consulta a documentos ou a informações neles
contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos
permanentes.
Protocolo _ Serviço encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, tramitação e expedição de
documentos Prof. Marcelo Marques -
Conceitos fundamentais de Arquivologia

Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.
Solon Buck (ex-arquivista EUA): “ é o conjunto
de documentos produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros”.

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Arquivo - conceitos
• ARQUIVO:: documentos de qualquer instituição pública ou
ARQUIVO
privada, considerados de valor, merecendo preservação
permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido
depositado ou selecionado para depósito num arquivo de
custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

Qual a Função dos arquivos?

Guarda & Conservação
Não esqueçam - a ARQUIVOLOGIA tem uma

íntima relação com a gestão do conhecimento
organizacional.

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Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos e, com
isso servir à administração no processo de
aquisição de conhecimento e tomada de
decisões.

Interconexão entre ciências

Diplomática - é o estudo de documentos
quanto à sua autenticidade (o documento é
verdadeiro) e fidedignidade (possui fé
pública), além da sua estrutura formal.
Paleografia – técnica que habilita a decifrar

documentos antigos. Estuda a história da
escrita e evolução das letras. Permite o
conhecimento dos materiais (papiro,
pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos
(cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo
da Paleografia propicia um melhor
entendimento dos registros documentais
para o resgate de fatos históricos.
Fonte: Arquivologia para Concursos – Editora Campus – Renato
Valentini.

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Valor dos Documentos

Valor primário - “Defini-se como sendo a qualidade de um
documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas
que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões
para as quais os documentos foram criados.” “Valor atribuído aos
documentos em função do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.”
Valor secundário - “Defini-se como sendo a qualidade do

documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas.
Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e
objetivo que o documento fornece.” “Valor atribuído aos
documentos em função do interesse que possam Ter para o
gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.”

Classificações de Arquivos
ENTIDADES MANTENEDORAS (PAES)
Públicas – Federal, Estadual, Municipal
Institucionais – Escolas, entidades sem fins
lucrativos, ONG´S
Comerciais – firmas, empresas e coorporações
Pessoais – familiares ou pessoais

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Classificações de Arquivos
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
Especial:
físico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
Especializado:
especialidade, independente do formato ou suport
Abrangência dos arquivos:

Setoriais – os documentos ficam localizados junto aos órgãos operacionais,
em função ao grande número de consultas. Centralizados ou
descentralizados?
Gerais – Recebem documentos de vários setores de uma organização.

Classificações de Documentos
Gênero Espécie Natureza do
(suportes) (aspecto formal) Assunto
Textuais Atos normativos Ostensivos ou
ordinários
Cartográficos Atos Sigilosos
comprobatórios Reservado
Confidencial
Iconográficos correspondências Secreto

Ultra-secreto
Filmográficos
Sonoros
informáticos
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GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO

DE DOCUMENTOS: DIAGNÓSTICOS, ARQUIVOS
CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS, PROTOCOLOS,
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
PERMANENTES


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Gestão de documentos
segundo Marilena Leite Paes
Produção
Utilização
Destinação

Fases da Gestão Documental

1ª Fase - Produção de documentos : refere-se ao ato de elaborar
documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou
setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos,
evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e
de automação.
Esta fase é composta pelos seguintes elementos :

elaboração e gestão de fichas, formulários e
correspondência;
controle da produção e da difusão de documentos de
caráter normativo;
utilização de processadores de palavras e textos.

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Fases da Gestão documental

2ª Fase - Utilização de documentos : refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu
trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às
atividades de protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de
recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão
de arquivos correntes e intermediários e a implantação de
sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
3ª Fase - Destinação de documentos : envolve as atividades de

análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a
serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente

Teoria das Três Idades –

CICLO DE VIDA DOCUMENTAL

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Teoria das três idades – Ciclo vital dos documentos

Arquivo Corrente - “Conjunto de documentos em
tramitação ou não, que pelo seu valor primário é
objeto de consultas freqüentes pela entidade que o
produziu, a quem compete sua administração.” se
estiverem em memória de computador, ser fácil e
rapidamente acessíveis.”

Teoria das Três Idades – ciclo de vida

documental
Arquivo Intermediário - “Conjunto de documentos
originários de arquivos correntes, que aguarda
destinação e com uso pouco freqüente.”
Período de semi-atividade - “É o período durante o
qual os documentos, seja qual for o suporte utilizado,
devem ser conservados por razões administrativas,
legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados
para assegurar as atividades quotidianas da
administração.”

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Teoria das Três Idades – ciclo de vida

documental
Arquivo Permanente - “Conjunto de

documentos preservados em caráter definitivo
em função de seu valor”

Teoria das três idades

Arquivo de 1ª Idade – ligados à finalidade dos
arquivos – valor primário – uso restrito aos produtores
do documento
Arquivo de 2ª Idade – documentos que aguardam
destino final – depósito temporário – valor primários e
o acesso mediante autorização do órgão produtor
Arquivo de 3ª Idade – permanente – é o arquivo
propriamente dito, valor secundário e histórico

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Arquivo morto??

Destinações de documentos.
Transferência – passagem do arquivo
corrente para o intermediário.

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Destinações de documentos.
Recolhimento – passagem do arquivo

intermediário para o permanente.
Eliminação – descarte documental

Gestão de Arquivos
Gestão de arquivos ou Gestão
Documental, é um conjunto de
atividades desenvolvidas, desde a
criação do documento até a sua
destinação final – eliminação ou
recolhimento, visando: a preservação
da informação; a perpetuação do
suporte; a racionalização e garantir a
eficiência administrativa; a economia
de tempo e de recursos humanos,
logísticos, financeiros e material. A
gestão de arquivos inclui a
administração de recursos humanos,
material e equipamentos em um
sistema integrado interligando todas
as etapas/ciclos dos documentos.
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Destinação de documentos - Instrumentos

Tabela de Temporalidade de Documentos
A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida útil dos documentos na empresa sob o
ponto de vista legal, técnico, administrativo e fiscal.
Através do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve
ser arquivado, em que formato físico deverá ser armazenado.
O tempo de guarda é definido com suporte na legislação vigente definindo
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento
intermediário e documento inativo.
É dado treinamento para manutenção da TTD que é parte integrante da
Gestão Documental da Empresa.

TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos
Assunto PRAZO DE GUARDA OBS

Fase Fase Fase
Corrente Intermediária Permanente
024.144 – Pensão 5 95 Eliminar

alimentícia
024.151 FGTS 5 47 Eliminar
025.153 – Contribuição 7 - Eliminar

sindical do
empregador
029.6 – Ações Até o Transito em julgado 5 Guarda Permanente

Trabalhistas
030.1 – Cadastro de 5 - Eliminação

fornecedores
041.12 – Conta de Gás Até a aprovação das 5 Eliminação

contas

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TIPOS DE TRANSFERENCIA
A PERMANENTE - aquela que se processa

em intervalos regulares.
PERIÓDICA – é a remoção de documentos
em intervalos determinados.

CRITÉRIOS QUE REGULAM A

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
documentos cujos textos estiverem reproduzidos em
outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
cópias cujos originais sejam conservados.
documentos cujos elementos essenciais se achem
reproduzidos em outros.
documentos de pura formalidade, como convites, cartas
de agradecimento e outros;
documentos que se tornarem obsoletos e não mais
representem interesse para à administração.

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GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
Vantagens:
racionalização do trabalho - aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de
documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
o controle do trâmite de processos desde sua geração até a
sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a
transferência. Prof. Marcelo Marques -
Princípios arquivísticos
1. PRINCÍPIO DE PROVENIÊNCIA - Fixa a identidade do documento em relação ao
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.
2. PRINCÍPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental

(arquivos/fundo) relativa à estrutura, funções e atividades do produtor.
3. PRINCÍPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento é único em seu

contexto de produção, sem importar seu grau de tradição documental.
4. PRINCÍPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a dispersão, mutilação, alienação,

destruição não autorizada, que comprometem a integridade arquivística.
5. PRINCÍPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo

como uma acumulação estruturada, progressiva, orgânica, natural e fechada.

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Arquivística
Princípio da Proveniência:
Fixa a identidade do documento, relativamente a

seu produtor.
produtor. Por este princípio, os arquivos devem
ser organizados em obediência à competência e às
atividades da instituição ou pessoa legitimamente
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos
documentos..
documentos

Arquivística
Princípio da Proveniência:
Arquivos originários de uma instituição ou de uma

pessoa devem manter a respectiva individualidade,
dentro de seu contexto orgânico de produção, não
devendo ser mesclados a outros de origem distinta
distinta..

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Arquivística
Princípio da Organicidade:
As relações administrativas orgânicas se
refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações
internas e externas.

Arquivística
Princípio da Unicidade:
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte,

os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que
foram produzidos.

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Arquivística
Princípio da Invisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados

sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida.

Arquivística
Princípio da cumulatividade:
O arquivo é uma formação progressiva, natural

e orgânica

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Conceitos diversos
DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a
DOSSIÊ:
um assunto ou pessoa.
DESCRIÇÃO:: processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso
DESCRIÇÃO
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos).
FUNDO:: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de
FUNDO
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte
geradora, reunidos pela semelhança das atividades.
INFORMAÇÃO:: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as
INFORMAÇÃO
unidades das Organizações e como tal sua ausência trará dificuldades para o
cumprimento de metas. Pode ser textual ou gráfico e às vezes se apresenta
codificado; matéria prima básica para qualquer pensamento ou ação humana que
venha a ser desenvolvida.
ITEM DOCUMENTAL:
DOCUMENTAL: menor unidade arquivística materialmente indivisível.
NOTAÇÃO:: elemento de identificação das unidades de arquivamento, composto por
NOTAÇÃO
letras, números ou combinação, permitindo sua localização.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO:
ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços

Organização de arquivos
Exigências:
Apoio dos gestores (cúpula organizacional);
Trabalho em equipe;
Treinamento dos recursos humanos;
Espaço físico – layout; e
Sistemas de arquivamento.

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Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):
Levantamento de dados;
Análise dos dados coletados;
Planejamento;
Execução ou implantação e posterior acompanhamento.

Etapas da organização de arquivos

Levantamento de Análise de dados Planejamento Implantação e
dados coletados acompanhamento
Conhecimento da Verifica-se a Desenvolve-se o Executar o plano
estrutura relevância dos plano arquivísitico arquivístico
organzicional, documentos
documentos e
atividades

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Materiais de consumos definidos no

planejamento de arquivos:
FICHAS
GUIAS
DIVISÓRIAS
PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO
DE ARQUIVOS:
Armário De Aço
Arquivos
Arquivos Fole
Estantes
Fichários

Estrutura de Pastas de Arquivos

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Estrutura de Pastas de Arquivos


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Atividades dos arquivos CORRENTES

Protocolo;
Expedição;
Arquivamento;
Empréstimo; e
Consulta.

Protocolo
Atividades de controle – recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado órgão da estrutura organizacional,
freqüentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra
denominação similar.
(PAES, 2005)

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Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuição e tramitação de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)

Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)

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Protocolo
Recebimento e Classificação:
Recebe o documento;
Separa os documentos;
Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular
aos destinatários;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Encaminha os documentos ao setor de registro e
movimentação.
Registro e Movimentação
Atua na distribuição e redistribuição de documentos
Fonte: Arquivologia para concursos – Renato Valentine – Editora Campus

Expedição
Refere-se a saída de documentos

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Arquivamento na fase corrente

Etapas:
Inspeção – exame do documento
Análise – envolve a interpretação
Ordenação – após classificados e codificados,
procede-se a ordenação
Arquivamento – guarda documental

Empréstimo
Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais
como:
Recibos;
Guia-fora.

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INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventário, Catálogo e Repertório
Guia – Instrumento de pesquisa mais genérico, informa
sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de
tempo de um arquivo permanente.
Inventário – Instrumento de pesquisa no qual as unidades
de arquivamento de um fundo são identificada
sucintamente.
Catálogo – temático, cronológico, geográfico que incluem
todos os documentos de um ou mais fundos.
Repertório – semelhante ao catálogo, porém mais
completo.

Instrumentos auxiliares de pesquisas

ÍNDICE
TABELA DE EQUIVALÊNCIA OU CONCORDÂNCIA:
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAÇÕES
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS.

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CORRESPONDÊNCIA
CLASSIFICAÇÃO E CARACTERÍSTICAS
Interna ou externa
Oficial (trata de assunta da organização)
Particular (interesse pessoal dos
servidores da instituição)

Características dos Documentos de

acordo com o Prazo de Guarda
Guarda eventual
Guarda temporária
Guarda permanente

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Guarda Eventual: são os documentos de
interesse passageiro que não possuem valor
administrativo e jurídico para o órgão.
Exemplo : material de divulgação de terceiros,
convites e correspondência recebida que não
se relacionam com o desempenho de
nenhuma atividade do órgão.


Guarda Temporária - são aqueles em que prevalece o interesse administrativo
como determinante do seu valor e, conseqüentemente, do seu prazo de retenção.
Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e
as informações essenciais acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado
período.

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Guarda permanente : são documentos de valor probatório, isto é, relativos
a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e
de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados
cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda
permanente deve abranger :
documentos relativos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da
instituição. Exemplos : atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções);
atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos
a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição.
Exemplos : todos os atos que digam respeito à sua organização e
funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que
tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas);
acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência que
trate de suas atividades-fim;

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Inicialmente temos dois grupos de métodos:

Básicos
Padronizados

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Métodos de Arquivamento
Métodos BÁSICOS: Métodos Padronizados:
Alfabético Variadex
Geográfico Automático
Numérico soudex
Ideográfico Mnemônico
Rôneo


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Métodos Diretos vs Métodos Indiretos
Sistema Direto – busca direta ao documento,
não exige índice remissivo; e
Sistema Indireto – a busca é indireta, recorre-
se a um índice remissivo

Métodos Básicos - ALFABÉTICO

Regras de Alfabetação:
Nomes de pessoas físicas, considera-se o

último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Marilda Marques
Marques, Marilda
Renée Neiva Soares
Soares, Renée Neiva

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Regras de alfabetação
Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivam não se separam, bem como
sobrenomes ligados por hífem.
Renée Monte Lindo
Monte Lindo, Renée
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor

Sobrenomes formados pela palavra
Santa, Santo ou São seguem a regra
anterior:
Ana Santa Clara
Santa Clara, Ana
Rita Santa Lúcia
Santa Lúcia, Rita

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As iniciais abreviaturas de prenomes tÊm
precedência na classificação de sobrenomes
iguais:
Marques, Marcelo
Marques, Marilda
Marques, M.
Arquiva-se:
Marques, M.
Marques, Marcelo
Marques, Marilda

As preposições e os artigos não são
considerados:
Renato de Oliveira
Oliveira, Renato de
Renato d´Almeida
Almeida, Renato d´

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Sobrenomes que exprimam grau de
parentesco não são separados:
Djalma José Marques Neto
Marques Neto, Djalma José
João Carlos de Oliveira Filho
Oliveira Filho, João Carlos

Os títulos não são considerados:
Professor Marcelo Marques
Marques, Marcelo (Professor)
Engenheiro João Buracão
Buracão, João (Engenheiro)

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09/08/2010
Nomes estrangeiros são considerados pelo
último sobrenome, exceto os espanhóis
e orientais.
James Bond
Bond, James
Jammy Bourrei
Bourrei, Jammy exceções

Regras de Alfabetação
Partículas de nomes estrangeiras podem ou
não ser consideradas. O mais comum é
considerá-la parte integrante do sobrenome,
quando começada com letra maiúscula.
Charles Du Pont
Du Pont, Charles
Tonni di Capri
Capri, Tonni di

40
09/08/2010
Nomes espanhóis – registra-se pelo
sobrenome da família do pai e lá é o
Penúltimo sobrenome.
José Gutierres Molinero
Gutierres Molinero, José

Nomes orientais não devem ser alterados.
Tai xim xum
Ali Mohamed
Pon Pin Pong

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Nomes de instituiçoes (empresas, firmas etc)
não são alterados.
Curso Espaço Jurídico
Curso Espaço Jurídico
The New York Time
New York Time (The)
O dia
Dia (O)

Congressos, eventos etc (os números vão
para o fim)
III Congresso de Arquivologia
Congresso de Arquivologia (III)
Primeiro Simpósio de Cardiologia
Simpósio de Cardiologia (Primeiro)
24ª Feira Beneficente de Boa Viagem
Feira Beneficente de Boa Viagem (24ª)

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Método Geográfico
Geográfico - O método geográfico é o mais indicado
para os casos em que consideramos a precedência
ou o local como elemento principal em um
documento. Ele também é um método do sistema
direto, pois a busca é feita diretamente ao documento,
facilitando o manuseio.
Esse método exige sempre duas classificações: nome
do local (cidade, estado ou país) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.

Método Geográfico
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
ESPÍRITO SANTO VITÓRIA MARQUES, MARCELO
ESPÍRITO SANTO VILA VELHA SOARES, CARLOS ALBERTO
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO
RIO DE JANEIRO CAMPOS SOARES, RENÉE NEIVA
RIO DE JANEIRO PETRÓPOLIS MARQUES, MARILDA
SÃO PAULO SÃO PAULO PACHECO, ALEXSANDER
SÃO PAULO CAMPINAS ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUES
SÃO PAULO SANTOS MARQUES, MARCELE MARQUES

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Método Geográfico
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
CAMPINAS SÃO PAULO MARQUES, DÉBORA
CAMPOS RIO DE JANEIRO LESSA, PAULO
PETRÓPOLIS RIO DE JANEIRO MASS, FILIPE
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO MARQUES, MARCELO
SANTOS SÃO PAULO ABREU FILHO, LUCIO DE
SÃO PAULO SÃO PAULO PACHECO, ALEXSANDER
VILA VELHA SÃO PAULO SILVA, IRENILDO DA CONCEIÇÃO
VITÓRIA ESPÍRITO SANTO CARDOSO, MARCELO

Método Geográfico
País Cidade Correspondente
França Paris (capital) Silva, Aurélio
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque,
Portugal Porto Maria
Ferreira, Antônio

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Método Numérico
SIMPLES;
CRONOLÓGICO; E
DÍGITO TERMINAL.

Método Numérico
Numéricos Simples – Método indireto – requer um índice alfabético
remissivo para acessar a pasta. Registro do documento de acordo com a
ordem de chegada – numeramos as pastas sem se preocupar com a
ordenação alfabética, obedecendo-se à ordem de entrada. Imagine uma
empresa que tenha um arquivo de fornecedores em um total de 100
pastas numeradas – suponhamos que um desses fornecedores seja
cortado da relação comercial com a empresa – neste caso poderíamos
aproveitar o número da pasta para o próximo cliente.
Obs: Podemos usar uma pasta denominada miscelânea para reunirmos

correspondentes eventuais, visando sempre, a racionalização dos espaços.
Reduz erros no arquivamento (vantagem)

Exige um índice (desvantagem)

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Método Numérico
Cronológico material ordenado tendo por base datas
de: emissão, recepção, fabricação, aquisição, etc.
Critérios de classificação: meses, quinzenas, séries
de 10 dias, semanas, dias
Quando deve ser usado: quando a quantidade do
material a ser arquivado é pequena, quando é
possível conhecer pelo menos, aproximadamente as
datas.
Obs: Muito usado em repartições públicas.

Método Numérico
Dígito Terminal - Usado para arquivos extremamente
complexos, usando técnicas matemáticas. A numeração dos
documentos é seqüencial, porém o acesso as pastas segue um
critério todo particular como veremos no exemplo abaixo.
Exemplo: Um funcionário do INSS precisa encontrar um
processo que tem o número 234098 – ele procede dá seguinte
maneira:
Etapa 1 – Decompor o número 234098 em 23 -40 – 98
98 – Grupo Primário
30 – Grupo Secundário
23 – Grupo Terciário

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09/08/2010
Método por Assunto (Ideográfico)

Este método é subdividido em alfabético e
numérico. Observe:
Alfabético
Dicionário
enciclopédico
Numérico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexação coordenada

Método Enciclopédico
Enciclopédico – No arranjo supramencionado observamos
que administração, aluguéis, compra, folha de pagamento e patrimônio são
assuntos principais, mantendo-se, assim, na margem esquerda, enquanto os
assuntos principais são afastados da margem esquerda, demonstrando,
assim, uma subordinação.
Exemplo:
Administração
Aluguéis
CASA
APARTAMENTO
1 QUARTO
2 QUARTOS

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09/08/2010
Método Dicionário
Dicionário – os assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente à seqüência de letras.
Exemplo:
Administração de contratos
Administração de convênios
Contratos de Compra
Contratos de Locação
Despesas

Método por assunto - Numérico

Decimal
Duplex
Unitermo

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Método por assunto – Numérico Decimal
100 Administração
200 Aluguéis
210 Apartamento
211 1 quarto
212 2 quartos
213 3 quartos
220 Casa
221 Com garagem
222 Sem garagem
230 Escritório
300 Compra
310 Terreno
311 Rural
312 Urbano
400 Folha de Pagamento

Método por assunto - Duplex

1 Administração
2 Aluguéis
2-1 Apartamento
2-1-1 1 quarto
2-1-2 2 quartos
2-1-3 3 quartos
2-2 Casa
2-2-1 Com garagem
2-2-2 Sem garagem
2-3 Escritório
3 Compra
3-1 Terreno
3-1-1 Rural
3-1-2 Urbano
4 Folha de Pagamento

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Método por Assunto - Unitermo

Indexação Coordenada (unitermo)
Desenvolvido em 1950, por Mortiner Taube, e possui
aplicação prática em arquivos especiais e
especializados. Usa-se ficha-índice, sobe forma de
palavras-chaves, que fornece uma descrição
detalhada dos documentos referentes, com função
de instrumento de controle dos números de registro
e do acervo.A ficha é dividida em 10 colunas
numeradas de 0 a 9.

Métodos Padronizados
Podemos classificar os métodos
padronizados em:
Variedex
Automático
Soundex
Mnemônico
Rôneo

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09/08/2010
Variedex
Variedex: É uma derivação do método alfabético, com introdução de cores como auxílio
para facilitar o arquivamento, como o acesso e recuperação da informação. Este método foi
concebido pela Remington estabelecendo 5 (cinco) cores aplicadas às letras.
Exemplo:
LETRAS CORES
A, B, C, D e abreviações OURO
E, F, G, H e abreviações ROSA
I, J, K, K, M, N e abreviações VERDE
O, P, Q e abreviações AZUL
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaçoes PALHA
Como ficaria o nome Marcelo Marques ???

Outros padronizados
Automáticos
Soundex – pela semelhança da pronúnica
Mnemônico – utilização de símbolos
Rôneo – letras + números + cores –
(retrógrado)

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09/08/2010
Arquivos Permanentes
Atividade dos arquivos permanentes são:
Destinação –
Arranjo - Fundos, séries, subséries e item.
Descrição – processo intelectual capaz de
sintetizar as informações para facilitar o
processo de pesquisa.
Conservação
Referência

Conservação de documentos
ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO
Compreende os cuidados prestados aos documentos
e, conseqüentemente, ao local de sua guarda. Para a
construção de um arquivo, o ideal é um local elevado,
com mínimo de umidade. Cuidados especiais:
Luz – a luz do dia deve ser abolida. A própria luz artificial
deve ser usada com cautela.
Ar seco – é outro fator de enfraquecimento do papel.
Umidade – índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
Temperatura – manter entre 20 e 22ºC.

52
09/08/2010

AS PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO:
DESINFESTAÇÃO
LIMPEZA
ALISAMENTO
RESTAURAÇÃO OU REPARO

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09/08/2010
Conservação documental
Conservação e a preservação dos acervos garantem o imprescindível acesso à informação tanto em
arquivos quanto em outras unidades de informação. O estado em que se encontram os acervos
documentais e bibliográficos de instituições públicas e privadas é o que nos leva a enfatizar a importância
de se adotar uma política de preservação, que é a melhor garantia contra a deterioração das coleções,
sendo, a higienização a primeira ação efetiva para estender a vida útil desses documentos.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienização corresponde, basicamente, à
retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, com
vista à sua preservação.
De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienização corresponde, basicamente, à
retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, com
vista à sua preservação.
Conforme CASSARES (2000, p.31), o processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se

restringe à limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita a seco. A técnica é aplicada com o objetivo
de reduzir poeira. Partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros
depósitos de superfície.

Alguns conceitos - Conservação

Conservação – ato ou efeito de promover a preservação e a restauração
dos documentos.
Climatização – processo de adequar, por meio de equipamentos, a
temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à
preservação dos documentos.
Higienização – retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e
outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.
Preservação – prevenção da deterioração e danos em documentos, por
meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Umidade relativa – razão entre a quantidade de vapor d´água e a
quantidade necessária para a saturação da atmosfera à mesma
temperatura. A umidade relativa do ar é expressa percentualmente.
Umidificação – procedimento em que documentos quebradiços e
ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem
flexibilidade pela absorção gradual do vapor d´água.

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09/08/2010
Microfilmagem & Legislação pertinente

VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO

REDUÇÃO DE ESPAÇO
FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO – FORMATO ÚNICO
BAIXO CUSTO.
SEGURANÇA
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA
MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO
DURABILIDADE.
MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE.

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Etapas da Microfilmagem
Preparo;
Microfilmagem;
Processamento; e
Duplicação.

Responsabilidade
sócio-ambiental
X
Microfilmagem

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09/08/2010
Redução de Espaço
-A microfilmagem permite uma redução de espaço
-calculada em aproximadamente 98%.
(5.000.000 de folhas = 0,48m3)
- Durabilidade do suporte poliester
- Segurança
- Integridade do Arquivo
- Fácil e Rápida reprodução
- Baixo Custo de Manutenção
- Validade Legal
- Interligação com outros sistemas

Microfilmagem - Legislação
Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968.
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta

a lei de 1968 referente a microfilmagem de documentos
oficiais e dá outras providências .

57
09/08/2010
Microfilmagem digitalizada

PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA A

MICROFILMAGEM

58
09/08/2010
Principais Razões para o estabelecimento da MICROFILMAGEM
INDEPENDÊNCIA Tecnológica
Valor PROBATÓRIO
LONGEVIDADE dos suportes Micrográficos
INTEGRIDADE do arquivo
Fácil e pouco onerosa MIGRAÇÃO para tecnologias futuras.
Adequado para PRESERVAÇÃO DE LONGO TERMO

Microfilmagem

59
09/08/2010
Gestão Eletrônica de Documentos

É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento
de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser
das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme,
som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital

Estatísticas

60
09/08/2010
Estatísticas
25 % Percentual de documentos
corporativos em papel que
são perdidos e nunca mais localizados.

Ganhos da GED
Aumento de produtividade
Segurança de acessibilidade à informação
aderente a política de segurança da informação
a ser implementada pela Área de Segurança
Empresarial
Back-up automatizado
Unicidade de base de dados
Criação de uma base de conhecimento
confiável, passando a ser um instrumento de
tomada de decisões

61
09/08/2010
GED

Objetivos da GED
Gerenciar documentos digitalizados

Indexar os conteúdos necessários
Maior controle na distribuição dos
documentos
Garantir acesso simplificado e rápido
Processamento de informações que
alimentem dados em outras aplicações
62
09/08/2010
Resultados
Soluções rápidas para indexação de documentos

Melhoria no atendimento aos clientes
Vantagem competitiva por meio do uso eficiente da informação
Aumento na eficiência e produtividade na gestão do negócio, proporcionando maior poder de
competitividade
Controle e viabilização de tecnologias como eCommerce, Knowledge Management, etc...
Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessíveis, para toda empresa a
qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cópias impressas
Melhoria na comunicação interna e externa, envolvendo o parceiros, colaboradores, clientes,
fornecedores e comunidade
Redução do ciclo de vida de processos e seus custos


63
09/08/2010
Entendimento Simples
Arquivo
eletrônico O
(Word, Excel, Registra-se o
Power Point, etc) documento
documento fica
Fotografias,
disponível
mapas, no Sistema
Documentos em meio
Digitalizados, de GED eletrônico
Referência, etc
Legislação Arquivística
Lei N° 8.159, DE 08 DE JANEIRO 1991
DECRETO N° 4.073, DE 03 DE JANEIRO 2002
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

DECRETO, 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996
DECRETO 5.433, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002

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09/08/2010
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

O Sistema Nacional de Arquivos tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
§1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.
§2 As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem
integrar o SINAR mediante convênio com o órgão central.

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