Ensayo: Importancia de los archivos

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que
todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos
que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores,
cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida
que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los
costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente
administración.

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento

para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que
son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte
de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales,
políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida se trabaja recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una
Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su
memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor
importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez
hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.
hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera
fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en
lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan
suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el
contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las
acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones
y el hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación
y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y
para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su
vez una identidad nacional ya definida.