Santiago de Cali 19 de septiembre de 2019

ENSAYO: CONCEPTOS BASICOS DE LA LEGISLACION

PROGRAMA
GESTION DE LA SEGURIDAD INFORMATICA

NOMBRE
MICHAEL HUILA RESTREPO
Santiago de Cali 19 de septiembre de 2019

CONCEPTOS BASICOS DE LEGISLACION DOCUMENTAL

Son normas impuestas por el archivo general de la nación y la constitución política

de Colombia, y así cumplir con los estatutos para la gestión documental.
Estas se manejas de acuerdos a las necesidades que tiene ya sea empresas
oficinas y personas que lo necesiten en la toma de decisiones.
A través de la ley 594 del 2000 en la cual se dicta la ley de archivo general de
archivos para así establecer reglas y principios que regulan la función archivística
del estado, comprende también administración pública, entidades privadas y
demás organismos regulados por esta ley.
Los objetivos de los archivos
Es disponer una documentación organizada de tal forma que sea recuperable para
ya sea fin administrativo, servicio al ciudadano o para una fuente histórica.
Tipos de archivos:
-archivos públicos: pertenecen a entidades oficiales y que de ellos se derivan
documentos para el servicio público declarado por el legislador.
-archivo privado: su valor histórico y para la investigación y la ciencia o cultura
de interés.
-Archivo total: proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Producción o
recepción, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
Santiago de Cali 19 de septiembre de 2019

CICLOS DE LOS ARCHIVOS

- Ciclo vital del documento: es la etapa por la que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal. Hasta su eliminación o llevarlo a un archivo
permanente.
- Producción documental: recepción de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
- Consulta de documentos: derechos que tienen las personas de la entidad
productora para consultar la información contenida en los documentos y
tener copia de los mismos.

PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

- Retención de documentos: plazo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como esta
descrito en la tabla de retención documental.
- Almacenamiento de documentos: depositar los documentos en
estanterías, cajas, archivadores, legajos entre otros, para la conservación
física con el fin de ser extraídos para su utilización.

PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS

- Preservación o conservación de los documentos: son ñas medidas que

se toman para garantizar el buen estado de los documentos.
- Disposición final de los documentos: los documentos se seleccionan en
cualquiera de sus tres edades a su conservación temporal, permanente, o
su eliminación.
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TABLAS DE RETENCION

Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, las tablas de

retención son generales o específicas.
Las tablas de retención sirven para:
- Facilitar el manejo de la información.
- Proporciona un eficiente eficaz y eficiente a la administración.
- Control de acceso de los documentos en los tiempos de retención en ella.
- Garantizan la conservación y selección de los documentos.
- Regulan la transparencia de los documentos en las diferentes fases del
archivo.
- Sirven de apoyo en procesos administrativos.

ELIMINACION DE DOCUMENTOS

(Artículo reglamentado 25 general de archivo) se entiende por eliminación a

la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo o
que carezcan de relevancia para la tecnología y la ciencia.

PROCESOS DE ELIMINACION

(Artículo 26 del reglamento general de archivos) se ajusta a las pautas por

la junta directiva del archivo general de la nación, previo pronunciamiento
del comité evaluador de documentos, y se respetara el resultado de la
valoración documental que se está expresando en las tablas de retención
adoptadas por el comité de archivo.
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AUTORIZACION DE ELIMINACIÓN

(Artículo 27 del reglamento general de archivos) es responsabilidad del

comité de archivos de cada entidad, el archivo general de la nación aprueba
o no el previo estudio del comité evaluador de documentos, la solicitud de
eliminación presentada por los diferentes archivos del sector central o de
orden nacional.

Transferencia de documentos: remisión de documentos de archivos de

gestión central y de este archivo histórico de conformidad en las tablas de
retención documental (TDR).

Valor de los archivos:

a) Valor administrativo: el que contiene un documento en una serie de
documentos para la entidad productora.
b) Valor jurídico: aquel que deriva derecho y obligaciones reguladas por un
derecho común.
c) Valor legal: los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
d) Valor fiscal: documentos para el tesoro de hacienda o hacienda pública.
e) Valor contable: documentos que soportan conjuntos de cuentas
registros de ingresos y egresos de los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.