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90001
INFORME AA2
2. INFORME
DESARROLLO 2.
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
4. PRECISIONES
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
4.3. REGISTROS
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
INICIO
Profesional de Apoyo
Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la SG-QHSE
8 versión
documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE
Profesional de Apoyo
10 Al documento físico se le coloca el
SG-QHSE
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda y
se destruye la versión anterior.
Profesional de Apoyo
SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro Control de
11 Control de Documentos Control de
Documentos Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE
2
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
2
Coordinador del Área de
Se comunica al líder que el documento
Salud, Seguridad e
12 se encuentra liberado y se autoriza su
Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud
ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD
INICIO
1
de Gestion
en Salud,
Seguridad e
Los líderes de proceso con apoyo del coordinador del Área de salud, seguridad e Higiene en el
Higiene en el
2 trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud, seguridad e Higiene
Trabajo
en el trabajo
Líderes de
procesos
Enviar por correo al Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a
Líderes de NO
3 Hay solicitud la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de
procesos o 1
Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración
necesidades
de registros
SI
ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD
Coordinador
Revisar solicitudes o
de Gestion
necesidades de registros
en Salud,
4 Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
Coordinador
Se autoriza y controla los
de registros
Gestion
El Coordinador
de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se
en Salud,
6 generaron cambios y controla los cambios o nuevos documentos relacionados con la estructura de
Seguridad e
los documentos del SG-QHSE
Higiene en el
Trabajo
ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD
Establecer criterios de
control de registros
Coordinador
de Gestion
en Salud, El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios de control
7
Seguridad e sobre los registros del SG-QHSE
Higiene en el
Trabajo
Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Coordinador
8 de Gestion Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-013
en Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD
Coordinador
deLiberaGestion
DocumentoSe comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
9 en Salud,
1
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo
Aplica documento en el
Líder correspondiente
proceso del
1 Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
proceso
3
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
ACT
N RESPONSA
IVID OBSERVACIONES
o BLE
AD
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
Coordinador de
SOLICITUD DE
Gestion en Salud, Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN,
F-SO-OH- Seguridad e en Salud, Seguridad e
MEJORA O
012 Higiene en el Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE
Trabajo/ Líder del Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Proceso
7. GLOSARIO