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CAPITULO 4
LA PREPARACION
DE PEDIDOS
Objetivos de Aprendizaje
Al terminar este capitulo, el estudiante será capaz de:
Bibliografía
Lectura obligatoria:
Manual: Administración Logística. Ing. Angel Tello Valles
Sistemas de Almacenaje y Picking. Mikel Mauleón Torres. DIAS DE SANTOS
Manual de Logística para la Gestión de Almacenes. Michael Roux. Gestión 2000
Lectura opcional:
Normas Europeas para la recepción de materiales. Mercado Común Europeo
Manual de Logística para la Gestión de Almacenes. Michael Roux. Gestión 2000
Logística, administración de la cadena de suministro. Ronald H. Balou. Prentice Hall
Preparación de pedidos
18.1. Definiciones y organización
PREPARACION DE PEDIDOS
De entre todas las actividades que se realizan en un almacén, sin duda la más costosa es la dedicada a la
preparación de pedidos.
Bajo esta expresión se engloban un conjunto de tareas y manipulaciones destinadas a extraer y acondicionar
exactamente aquellas cantidades de productos que satisfacen las necesidades de los clientes del almacén,
manifestadas a través de sus pedidos.
Aunque a primera vista pudiera parecer una tarea simple, la variedad de artículos, parámetros y criterios que
intervienen la convierten en compleja, tal es así que en el centro de toda esta actividad debe hallarse el hombre.
A pesar de los muchos avances realizados, el grado de automatización obtenido es aún muy bajo y ello es
debido tanto a la complejidad de las tareas como al entorno cambiante en que deben realizarse.
Los costes de funcionamiento de un almacén crecen enormemente cuando intervienen las actividades de
preparación de pedidos. En efecto, mientras se manipula una paleta (carga, transporte, apilado, etc.) compuesta,
por ejemplo, por 100 unidades de producto, cada unidad individual soporta sólo el 1% del costo total. No
obstante, cuando se preparan pedidos, todos los costos se repercuten directamente sobre esa unidad. La situación
se agrava si esa manipulación ya es, en sí, de costo elevado. Se calcula que, en términos medios, el costo de
estas tareas representa el 65 % del costo total de las operaciones de un almacén.
Por tanto, cualquier acción destinada a mejorar los procesos de manipulación obtiene elevadas tasas de
beneficios. Particularmente, con la adopción de una organización y planificación adecuadas y con equipos,
máquinas y sistemas idóneos, es posible obtener sustanciales mejoras.
Las operaciones que suelen constituir la operación de pedidos son:
RECOGIDA DE PEDIDOS
Es la transformación de una unidad de carga en estado específico de almacén a una unidad de carga en estado
específico de uso.
a. El pedido.
b. El surtido.
c. El artículo.
Es el centro sobre el que gira la temática, el cual será reflejo de una necesidad concreta. A menudo se cae en
la creencia de que su único origen proviene de la demanda de un cliente, cuando en realidad pueden ser varios:
por ejemplo, del departamento de producción al departamento de aprovisionamiento. Sea cual fue re su origen, el
tratamiento debe ser el mismo.
El surtido.
Cantidad de referencias con que estamos operando, que vendrá determinado directamente por la actividad y
especialidad del sector. Es conocido que no trabajan con igual cantidad de referencias un supermercado de
alimentación que una fábrica de electrodomésticos o un laboratorio farmacéutico y por consiguiente deberá consi-
derarse diferente para cada caso.
El artículo.
Con sus características peculiares de peso, forma, volumen, dureza, peligrosidad, necesidades de
almacenamiento a temperaturas específicas, etc.
La unidad de puesta a disposición para picking vendrá determinada por la característica del artículo y del
surtido; la posición por el pedido (frecuencia de demanda) y característica del artículo; el resultado de las tres es
la «unidad de composición» lista para cumplimentar el pedido individual en una unidad de carga dispuesta para el
uso.
Hemos visto los tres condicionantes básicos para la preparación de pedidos como base de la demanda. Según
los sistemas empleados en todo el proceso para llegar a este punto final, podemos desglosar la clasificación de los
sistemas de pedidos en tres áreas:
FLUJO DE MATERIALES
FLUJO DE INFORMACION
ORGANIZACION
Flujo de entradas: Paletas/día, fluctuaciones, horas punta, otras entradas, retornos, etc.
Características del almacén: Diseño, dimensiones, equipo mecánico, características de la mercancía.
Intensidad de picking y distribución: Volumen de los pedidos, flujo de los pedidos, cantidad, etc.
FLUJO DE MATERIALES
Puesta a disposición.
Forma de movimiento.
Tipo de recogida.
Tipo de entrega.
1. PUESTA A DISPOSICION
Unidimensional: Comúnmente llamada picking a bajo nivel. El operario trabaja desde el nivel del suelo y
eventualmente en el primer nivel.
Alta rotación.
Pocas referencias o surtidos.
Mucho volumen de reserva.
Muchas referencias por pedido.
Artículos de mucho volumen o peso.
Un ejemplo típico lo tenemos en el almacén de consumo diario, como los de alimentación, donde es frecuente
la utilización de recogepedidos de bajo nivel.
En estos almacenes se destina el nivel del suelo y eventualmente el primer nivel para picking y el resto de las
alturas al stock de reserva.
Normalmente, en la zona de recogida la ubicación suele ser fija para cada referencia, siendo posible en la zona
de reserva emplear ubicación fija o aleatoria, considerando que esta última aumenta la disponibilidad del almacén
en un 20 %.
Pluridimensional: Picking a varios niveles de altura. El operario trabaja con una carretilla o medio mecánico
que le permite el acceso a los niveles altos del almacén.
La recogida de pedidos a alto nivel se realiza normalmente en almacenes de las siguientes características:
La utilización de esta técnica permite aprovechar un mayor volumen del almacén para las operaciones de
picking.
En esta forma de trabajo se suelen dejar los niveles más altos para reserva, así como en el primer nivel,
debido al inconveniente que presenta operar en él con los equipos destinados a trabajar en altura.
3. TIPO DE RECOGIDA
4. TIPO DE ENTREGA
En el segundo caso hace falta, entre el lugar de recogida y el lugar de entrega, un sistema intermedio hasta la
zona de acumulación-expedición centralizada.
De la combinación de estas variantes se pueden construir dieciséis tipos de recogida de pedidos según el flujo
de material.
El sistema más simple es el de puesta a disposición estática, movimiento unidimensional, recogida de
mercancía manual y entrega centralizada.
Los de movimiento pluridimensional, por medio de carretillas recogepedidos de conductor elevable, aumentan
la cantidad de artículos directamente expuestos a la recogida, es decir, será asequible un porcentaje
considerablemente más elevado de los artículos almacenados para el picking.
Los sistemas con disposición estática de recogida mecánica (o parcialmente automática), forma de
movimiento uni o pluridimensional con entrega centralizada, se han aplicado en menor escala, lo que no quiere
decir que estos sistemas tengan menor importancia. Para determinados grupos de artículos son utilizados
sistemas con recogida mecanizada parcial o totalmente automatizados; el mayor inconveniente de estas
instalaciones es el volumen de la inversión.
Análogamente a la subdivisión según el flujo de material, puede ser considerado también el flujo de
información como punto de partida para nuestro análisis. En este caso se realiza la subdivisión según:
Batch (de forma amontonada o periódica): los pedidos que se reciben se agrupan y se ordena su
ejecución cada cierto tiempo preestablecido Uornada de trabajo, turno, cada hora, etc.).
Real time (tiempo real): se transmite para su ejecución a medida que se reciben.
2. MODO DE TRANSMISION
3. FORMA DE LOCALIZACION
4. SISTEMA DE VERIFICACION
Es importante tener en cuenta la coordinación del flujo de información con el flujo de material para no crear
desabastecimientos o saturación del almacén.
Sin duda se facilitarán las labores de picking utilizando listas bien claras y concebidas según lugares de
recogida de forma progresiva, denominación clara de los lugares de recogida, reducción de trabajos de oficina (y
con ello la reducción de faltas en la transcripción), así como la eliminación de los albaranes no absolutamente
necesarios.
En sistemas de recogida de pedidos de forma manual se realiza generalmente la transmisión de la información
según el método «off time», es decir, por medio de listas de recogida.
Todavía no se ha extendido el uso de los sistemas de picking con transmisión de información según el método
«on line», es decir, transmisión directa, debido a la reciente aparición en el mercado de sistemas de transmisión
fiables, capaces de no alterar la información transmitida por interferencias y susceptibles de ser controlada por
ordenador, con un coste de inversión rentable.
Estos sistemas presentan las siguientes ventajas:
Total disponibilidd del parque de maquinaria en tiempo real, con la posibilidad de reducir el número de
unidades.
Simplificación de la recolección de datos, por ser éstos transmitidos la medida que son requeridos.
Facilidad de verificación ordenada, por la simple incorporación de un lector de código de barras.
Mejora del control de stocks del almacén.
Rápida reacción en caso de desabastecimientos.
Mayor fiabilidad por eliminación de listados, albaranes y documentos de tránsito.
Distribución.
Ejecución.
Recogida.
La distribución del surtido no sólo se realiza bajo los condicionantes de la característica física del artículo
(líquido, sólido, inflamable, etc.), sino que también deben influir criterios de organización en la prepara ción de
pedidos, considerándose la rotación de los artículos posibles, suministro de pedidos urgentes, volumen de los
pedidos, almacén para pequeñas cantidades y para paletas completas (por ejemplo, zona destinada a la
preparación de pedidos para mayoristas y zona de preparación de pedidos para detallistas o consumidores), etc.
Bajo esta perspectiva la distribución puede realizarse de forma:
Unisectorial.
Plurisectorial.
Según que el almacén esté compuesto por un solo sector o varios sectores diferentes e independientes,
aunque uno de estos sectores alimente a otros, como por ejemplo un almacén de paletas completas con un
almacén con estanterías dinámicas para picking.
2. EJECUCION
Puede ser:
Unifásica: En ella la preparación se realiza pedido por pedido con independencia de la cantidad de artículos
requeridos.
Plurifásica: En esta modalidad los pedidos se agrupan y se distribuyen por artículos, siendo necesario
posteriormente prever una zona para la distribución de los artículos a los requerimientos de cada pedido.
3. RECOGIDA
Puede ser:
En un sistema de picking unisectorial, la ejecución se realiza unifásicamente, es decir, por pedido, la recogida
de forma consecutiva (pedido tras pedido) y la persona que recoge la mercancía recibe por cada pedido una lista,
pasa con esta lista por los lugares de puesta a disposición de mercancía y recorre posición por posición hasta que
el pedido se completa, repitiéndose esta operación por cada pedido.
POSIBILIDADES DE LA ORGANIZACION
La recogida de pedidos unifásica o según pedido se realiza principalmente en almacenes de gran surtido con
fuertes fluctuaciones en la estructura del pedido; es decir, si por pedido hacen falta siempre distintos artículos.
En un sistema con almacén plurisectorial, con ejecución de forma plurifásica (según artículos) y recogida de
forma simultánea, varias personas trabajan a la vez en la ejecución del mismo pedido. Los pedidos recibidos se
acumulan durante un cierto tiempo y se des glosan a continuación por artículos y sectores; varias personas
pueden recoger ahora los artículos en los sectores correspondientes y entregar éstos en una estación para la
composición de los pedidos definitivos (reparto de la cantidad total de los artículos a la cantidad necesaria por
pedido).
Una recogida de pedidos plurifásica o según los artículos puede ofrecer ciertas ventajas en el caso de surtido y
Criterios cualitativos:
Flexibilidad.
Modularidad.
Seguridad operativa.
Conformación del lugar de trabajo.
Compatibilidad.
Grado de mecanización y/o automatización.
Características de artículos.
Criterios cuantitativos
Estructura de los pedidos:
- Número de pedidos / unidad de tiempo.
- Número de partidas / pedido.
- Número de unidades de toma / partida.
- Volumen del pedido.
- Etc.
Estructura de acceso:
Esto resulta todavía más comprensible si se tiene en cuenta que una reducción del tiempo de recorrido del 25
al 30 % -que ocupa un tiempo parcial del 40 % respecto del total - reduce el tiempo total de recogida del pedido
del 10 al 12 %.
ABASTECIMIENTO
Un sistema de recogida de pedidos sólo funciona si también el abaste cimiento de los artículos está bien
organizado. El mayor esfuerzo del personal es inútil si no funciona el abastecimiento.
La separación sectorial del área de abastecimiento y de la de despacho tiene ventajas decisivas sobre todo en
sistemas con una alta frecuencia de recogida. También hay que tener en cuenta que se disminuye el
aprovechamiento de la superficie disponible.
18.2.1. Funciones
Recogida de datos.
Gestión de pedidos. Proceso.
Elaboración de documentos.
Sistemas de preparación.
Extracción de los productos.
Picking.
Envío a zona de expediciones.
Verificación.
Acondicionamiento y embalaje.
18.2.2. Flujos
1 EL ARTÍCULO
2. EL NUMERO DE ARTÍCULOS
UN PEDIDO = UN PREPARADOR
Recogepedidos
PREPARACIÓN PEDIDOS
OBJETIVO
CIRCUITO SALIDAS
MANIPULACIONES
Transpaleta manual.
Transpaleta eléctrica.
Preparadora de nivel bajo.
Combi a nivel alto.
Transelevador.
Rollstainer.
Carros de transporte.
Transportadores de banda.
Transportadores de rodillos.
Transportadores de roldanas.
Cintas de clasificación.
En zonas de preparación de pedidos de gran consumo, donde la mercancía no sale en cajas completas sino
fraccionadas (almacenes de productos farmacéuticos, perfumería, libros, etc.), con muchos pedidos y variedad de
referencias repetitivas, se instalan estanterías dinámicas para picking, las cuales permiten reducir
considerablemente los tiempos muertos causados por desplazamiento e interferencias de los operarios.
Estas estanterías utilizan el sistema FIFO (primer producto en entrar, primero en salir) y están compuestas
por niveles ligeramente inclinados que disponen de caminos de roldanas, sobre los que las cajas depositadas en el
lado más elevado se deslizan por gravedad. El tamaño de cada camino es algo mayor que el ancho de la caja.
Si en el lado de las salidas se dispone de un transportador para trasladar las cajas que contienen los pedidos
preparados los tiempos muertos aún se reducen más.
Si en el frente de las estanterías, y en cada nivel y hueco, se instalan displays numéricos conectados a un
ordenador, en el momento de preparar un pedido dicho ordenador puede activar los displays de los artículos
solicitados e indicar la cantidad que debe extraerse de cada uno. De esta forma tendremos un sistema de
preparación de pedidos sin papel, que permitirá reducir aún más el tiempo de empleo en prepararlos y ganar en
fiabilidad; por lo tanto éste es también un almacén inteligente.
A equipos tales como carruseles, paternosters, etc., también se les puede incorporar un sistema informático
que gestione y controle sus movimientos.
Almacén de producción:
Suministro de productos
intermedios al área de
ensamblaje.
Almacén de repuestos:
Disposición inmediata
Almacén de despacho:
Suministro de productos terminados al
departamento de embalaje.
Almacén pulmón:
Buffer entre producción
y montaje que sirve al
mismo tiempo como
sistema de transporte.
RESULTADOS:
Reducción de las manipulaciones y recorridos.
Reducción de los tiempos de espera en el suministro al picking.
Reducción de errores.
OTROS BENEFICIOS:
Mantener el sistema FIFO.
Incrementar el rendimiento de las máquinas.
Dar mejor servicio.
METODOLOGIA:
Recogida de datos:
Pedidos día.
Líneas por pedido.
Unidades por línea.
ABC de productos.
Productividad actual.
Organización actual del picking y el stock de reserva.
Costes actuales.
Análisis- Diagnóstico:
Acciones correctoras.
Variaciones en los sistemas de trabajo.
Valoraciones diferenciales.
Sistemas de información
SISTEMAS:
Un pedido Un preparador
Un pedido Varios preparadores
Varios pedidos Un preparador
Varios pedidos Varios preparadores
Producto al hombre.
Hombre al producto.
PRODUCTIVIDAD:
Unidades persona/hora.
Cajas persona/hora.
Palets persona/hora.
COSTES:
Unidad.
Caja.
Palet.
ERRORES/CALIDAD:
Porcentaje sobre líneas manipuladas.
Porcentaje sobre pedidos totales.
DEVOLUCIONES:
Confirmación de salidas.
Emisión de documentos de entrega.
Emisión de listados de reposición picking.
Ratios a considerar:
* Líneas de pedido/hora.
* Unidades logísticas de manipulación/hora-persona (u hora-sección).
Paleta, roll, contenedor, bandeja,...
* Líneas en incidencia/líneas totales (incidencia: falta, error,...).
Errores:
* De información.
* De función:
- De sustitución (referencia equivocada).
- De cuenteo (cantidad equivocada).
- De omisión (referencia no enviada). .
- De inclusión (referencia enviada, no pedida).
GRAFICO DE CONTROL