PROMOCIÒN DEL EVENTO COMERCIAL

TUTOR:
Darwin Pacheco

AUTORES:

Blanca Rosa Osorio Barrera

COLOMBIA
13 de Junio de 2016

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 TABLA DE CONTENIDO

1. Carta de invitación ............................................................................................. 3

2. Documento de memorias del evento ................................................................. 4
3. Costo total ......................................................................................................... 5
4. Tipo de participantes ......................................................................................... 5
5. Beneficios esperados ........................................................................................ 6
6. Cronograma de actividades............................................................................... 6
7. Cobertura en el mercado del sector .................................................................. 7
8. Explicación de procesos de servicio al cliente ................................................... 9

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 PLAN DE EXHIBICION

1. CARTA DE INVITACIÓN

Este es uno de los modelos de carta que se utilizarán para invitar a personas
involucradas en el sector educativo a participar del evento.

Medellín 13 de Junio de 2016

Señor(a).

José Barragán

Creaciones Leonardy

Reciba un cordial saludo

Tenemos el honor de invitarlo a participar en el evento LA FERIA ESCOLAR que

tendrá lugar el día 22 de Agosto de 2016 en el SALÓN SOCIAL de la empresa
“Central Group Events” Logística de eventos, en las horas de la mañana en
carácter de que participe con sus productos textiles como lo son los uniformes y
sudaderas de los colegios de la ciudad de Medellín, con el beneficio de aumentar
sus ventas y reconocer su marca.

Agradeciendo desde ya su invalorable colaboración y a la espera de su pronta

respuesta, reciba nuestros más cordiales saludos.

Blanca Rosa Osorio Barrera

Organizadora del evento

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 2. DOCUMENTO DE MEMORIAS DEL EVENTO

CARTA DE AGRADECIMIENTO

Este es uno de los modelos de carta que se utilizarán para agradecer la

participación de los empresarios en el evento.

Floridablanca 22 de Agosto de 2016

Señor.

José Barragán
Gerente General
Creación Leonardy

Es de nuestro agrado saludarlo una vez más para agradecerle su importante

asistencia y participación el evento LA FERIA ESCOLAR que se realizó el dia de
hoy y que gracias a su apoyo tuvo una gran acogida y fue beneficioso para toda la
comunidad.

Quiero también felicitarlo por sus productos y su excelente servicio al cliente

durante este evento, que fue de gran ayuda para todos los asistentes y
participantes.

Esperamos contar con su asistencia en un próximo evento.

Atentamente

Blanca Rosa Osorio B.

Organizadora

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 3. COSTO TOTAL

PRESUPUESTO TOTAL
ELEMENTOS VALOR TOTAL
PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD $ 165.000
PRESUPUESTO DE OPERACIÓN $ 77.000
TOTAL $ 242.000

4. TIPO DE PARTICIPANTES

 Estudiantes
 Padres de familia
 Impulsadores y vendedores
 Editoriales de libros escolares
 Empresas encargadas de la confección de uniformes

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 Empresas productoras o distribuidoras de maletas, bolsos y accesorios
 Comunidad en general

5. BENEFICIOS ESPERADOS

A. Para los empresarios participantes

 Utilidad de las ventas
 Ampliación de la demanda
 Participación social
 Obtener un reconocimiento por los excelentes precios.
 Ser competitivos
 Lograr un posicionamiento de la firma.
 Obtener una fidelidad por parte de los clientes.
 Ampliar y acoger continuamente nuevos clientes que desean nuestro servicio
de eventos empresariales o sociales.

B. Para los asistentes

 Descuentos
 Diversificación de productos
 Ampliación de la oferta
 Participación social

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS “CENTRAL GROUP EVENTS”

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INAUGURACIÓN

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 Nombre de la
Actividad Responsables Fecha Inicio Fecha de Finaliza
actividad
Blanca Rosa
1 Planeación del evento 05 de Junio de 2016 21 de Agosto de 2016
Osorio

Reunión con los socios Blanca Rosa

2 19 de junio de 2016 19 de juni6 de 2015
de nuestra empresa Osorio

Entrega de invitaciones a Blanca Rosa

3 21 de Junio de 2016 24 de junio de 2016
empresarios y colegios Osorio

Blanca Rosa
4 Entrega de volantes 30 de Junio de 2016 22 de agosto de 2016
Osorio
Blanca Rosa
5 Diseño del pendón 1 de Julio de 2016 22 de Agosto de 2016
Osorio
Blanca Rosa
6 Palabras de bienvenida 22 de Agosto de 2016 22 de agosto de 2016
Osorio
Blanca Rosa
7 Distribución del lugar 22 de Agosto de 2016 22 de agosto de 2016
Osorio
Blanca Rosa
Osorio y
8 Apertura del evento 22 de Agosto de 2016 22 de Agosto de 2016
empresarios
invitados
Blanca Rosa
Osorio y
9 EVENTO 22 de Agosto de 2016 22 de Agosto de 2016
empresarios
invitados
Blanca Rosa
Osorio y 22 de Agosto de
10 Cierre del evento 22 de agosto de 2016
empresarios 2016
invitados
Palabras de Blanca Rosa
11 22 de Agosto de 2016 22 de agosto de 2016
agradecimiento Osorio

7. COBERTURA EN EL MERCADO DEL SECTOR

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La organización del evento estará liderada por la señora Blanca Rosa Osorio
Barrera quien en equipo con los socios de la empresa organizadora de eventos
sociales y empresariales “ Central Groupr Events” ha visto la necesidad de
realizar una feria escolar en esta segunda temporada del año cuando se
aproximan las vacaciones del segundo semestre en las diferentes instituciones
educativas de la ciudad. Nuestra empresa está especializada en atender el
segmento empresarial y social con ferias y convenciones.
Se contará con la participación de varias empresas y las instituciones de
educación media y superior del sector, habrá pequeños expositores
especializados en diferentes temáticas y de este modo reunir a diferentes
personas naturales y jurídicas que puedan estar interesadas en este tipo de temas
y de esta manera realizar una pequeña convención con el tema de la feria
escolar.

Para la promoción del evento se colocaran pancartas en los establecimientos, se

darán folletos con la información a los estudiantes y padres de familia y publicarà
el video promocional del evento en los medios de información virtual de las
instituciones y en las redes sociales.

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 8. EXPLICACIÓN DE PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE

El proceso de atención al cliente puede caracterizarse como el conjunto de

actividades relacionadas entre sí que permite responder satisfactoriamente a las
necesidades del cliente.

 ETAPA 1: INICIAR EL CONTACTO

En esta etapa el objetivo principal es que el cliente se sienta atendido desde

el principio del contacto, este podrá acercarse a cada uno de los stands.

 ETAPA 2: INFORMACIÓN DEL PRODUCTO

Los asistentes podrán observar los productos de su mayor interés y que cumpla
con la necesidad que este requiere para su adecuada satisfacción.

 ETAPA 3: SATISFACER LA NECESIDAD

Facilitar los elementos o productos pertinentes para resolver la necesidad de los
asistentes y centrarse en su satisfacción.
 ETAPA 4: ADQUICISION DEL BIEN
El cliente realiza su determinada compra del producto y se retira del lugar
satisfecho, quien organiza el evento se despide amablemente y le agradece su
asistencia.