ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC
NOMBRE DEL
AUTOR: Matha MÓDULO
Inés Moreno Medel
AUTOR: Nombre Apellido

 
    

ÍNDICE  

1. Administración  de  inventarios  

1.1. Importancia  de  la  administración  de  inventarios  
1.2. Método  tradicional  
1.3. Cantidad  económica  del  pedido  
1.4. Justo  a  tiempo  
1.5. Teoría  de  las  restricciones  
1.6. Costos  de  calidad  
1.6.1. Daños  
1.6.2. Reprocesos  
1.6.3. Desperdicios  
2. Análisis  de  los  problemas  de  calida  
 
Glosario  de  términos  
 Referencias  
Referencias  bibliográficas  
Lista  de  figuras  
Lista  de  tablas  

2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
ADMINISTRACIÓN  DE  INVENTARIOS  

Una  de  las  funcionas  más  importantes  de  los  administradores  de  una  empresa  es  tener  un  control  
eficiente   de   los   inventarios,   de   tal   forma   que   no   genere   sobre   costos   a   la   producción,   por   el  
contrario  siempre  se  debe  buscar  su  minimización  sin  afectar  el  proceso,  ni  la  calidad  del  servicio;  
para  esto  es  necesario  tener  claridad  sobre  el  tipo  o  naturaleza  de  la  empresa;  entre  los  factores  
a  conocer  está  el  tiempo  que  se  demoran  los  proveedores  entre  el  momento  que  se  realiza  la  
solicitud  de  la  materia  prima  hasta  el  momento  en  que  está  a  disposición  de  la  empresa;  otro  
factor  a  tener  en  cuenta  es  el  tiempo  incurrido  en  el  proceso  productivo    y  cuánto  tiempo    se  
demora  la  empresa  entre  el  momento  que  el  cliente  solicita  los  productos  terminados  y  el  tiempo  
en  el  que  se  le  pueden  despachar,  si  los  insumos  son  perennes,  cupos  y  tiempo  de  importación.  

De  otra  parte,  es  necesario  saber  cuántas  son  las  cantidades  óptimas  que  se  deben  mantener  en  
cada  uno  de  los  procesos  de  producción,  así:  inventario  de  materia  prima,  inventario  de  productos  
en  proceso  en  cada  departamento  e  inventario  de  producto  terminado;  otro  factor  a  tener  en  
cuenta,   es   si   la   empresa   tiene   producción   continua   o   se   produce   por   órdenes,   denominado  
gestión  de  stock;  de  acuerdo  a  este  análisis  se  diseñan  y  definen  políticas  de  abastecimiento    

Entre  los  costos  en  que  se  incurre  en  la  administración  de  los  inventarios,  están:  los  costos  de  
adquisición  que  son  los  necesarios  para  realizar  los  pedidos  a  los  proveedores  y  el  proceso  de  
compra  (realizar  pedido,  comprar,  recibir,  controlar,  pagar,  fletes)  y  los  costos  de  tenencia,  son  
en   los   que   se   incurre   en   el   proceso   de   mantener   el   inventario   en   un   espacio   físico,   el   control,   la  
seguridad,  limpieza,  inventarios  periódicos,  la  financiación.  

El  inventario  óptimo  se  logra  cuando  el  total  de  todos  los  costos  de  los  pedidos  y  mantenimiento  
están  en  el  punto  más  bajo.      

Para   definir   cuantas   unidades   se   deben   comprar   “lote   económico   (q)”   periódicamente;   es  
necesario  conocer  el  consumo  del  periodo  (Q),  el  costo  de  adquisición  (P),  costo  unitario  de  la  
pieza  (c),  y  el  costo  de  tenencia,  calculado  en  forma  de  tasa  (i);  luego,  se  aplica  la  fórmula:    

q  =  (2  x  Q  x  P/c  x  i)  x  ½  

Despejando  la  fórmula  se  deduce:    

Costo  de  la  tenencia  =  ([q/2]  c  x  i),  siendo  q/2  el  stock  promedio  

Costo  de  adquisición  =  ([Q/q]  x  P),  siendo  Q/q  el  número  de  compras  

Costo  total  =  Costo  de  tenencia  +  costo  de  adquisición  

Donde  el  punto  mínimo  es  aquel  en  que  el  

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 3

    

Costo  de  la  tenencia  =  costo  de  adquisición  

Con  esta  igualdad:  

([q/2)  x  c  x  i)  =  (Q/q))  x  P  

Despejando  la  igualdad:    

Q  =  q  (q/c)  x  (P/i)  

Con  esta  misma  fórmula  se  puede  calcular:  

Número  de  compras  =  Q/q  =  consumo  del  periodo  /  lote  económico  

Frecuencia  de  compras  =  365  /número  de  compras  

Ejemplo  1.  Una  empresa  pide  cada  dos  meses  2.000  unidades  y  su  consumo  real  es  de  1.850  
unidades,  determinar  la  frecuencia  de  compra  con  el  fin  de  mantener  el  inventario  necesario  
para  su  producción.  

Solución:  Se  debe  determinar  la  frecuencia  de  compra  actual    

Frecuencia  de  compras  =  365  /  6  =  60.  83,  aproximando  cada  60  días  y  queda  un  stop  mensual  
de  50  unidades  que  se  van  acumulando.  

Entonces  para  determinar  la  frecuencia  de  compra  óptima  sería:  

• Número  de  compras  =  (1850  /  2000)  x  número  de  pedidos  

• Numero  de  compras  =  0.925  x  6  
• Numero  de  compras  =  5.55  

Ahora,  se  calcula  la  nueva  frecuencia  del  pedido:  

Frecuencia  de  compras  =  365  /  5.55  =  65.77,  aproximando  cada  65  días  hay  que  hacer  nuevo  
pedido.  

Ejemplo  2.    

Una   empresa   en   Colombia   requiere   importar   anualmente   12.000   unidades   de   su   materia   prima  
que  iniciando  el  año  tiene  un  costo  unitario  de  18.000  u.m.,  la  necesidad  es  de  1.000  unidades  
mensuales  y  sus  compras  son  bimensuales  de  2.000  el  precio  del  transporte  es  de  1.500.000  por  
viaje   y   tiene   una   capacidad   de   5.000   unidades;   si   pagan   de   contado   el   proveedor   les   da   un  
descuento  del  8%.  

4 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Se  debe  analizar  el  caso  y  tomar  la  decisión  de  comprar  todo  el  inventario  a  principio  del  año  a  
fin  de  no  verse  afectado  por  el  índice  inflacionario  y  obtener  el  descuento  del  proveedor;  pero  
tomar  esta  decisión  requiere  solicitar  un  crédito  bancario  de  216.000.000  u.m.,  para  pagar  en  un  
año   en   cuotas   iguales   a   una   tasa   del   15%   anual,   un   arriendo   mensual   de   1.000.000   u.m.,   un  
recargo  en  nómina  para  administrar  y  custodiar  el  inventario  de  8.400.000  u.m.,  y  se  estima  una  
pérdida  mensual  del  inventario  por  pérdidas  o  deterioro  de  500.000  u.m.  

Solución:  

Para  comparar  el  impacto  de  continuar  con  las  compras  como  se  vienen  realizando  o  cambiar  la  
periodicidad  de  la  compra,  se  deben  realizar  los  dos  supuestos,  así:  

Tabla  1.  Análisis  de  costos  según  información  histórica  

COSTO  
ÍNDICE  DE   TOTAL   N.   TOTAL  POR  
LOTE   UNIDADES   VALOR   INFLACIÓN   COSTO   VIAJES   VR.  VIAJES   LOTE  

1     2.000     18.000       36.000.000     1     1.500.000     37.500.000    

2     2.000     18.000     1%   36.360.000     1     1.500.000     37.860.000    

3     2.000     18.000     2%   36.720.000     1     1.500.000     38.220.000    

4     2.000     18.000     3%   37.080.000     1     1.500.000     38.580.000    

5     2.000     18.000     4%   37.440.000     1     1.500.000     38.940.000    

6     2.000     18.000     5%   37.800.000     1     1.500.000     39.300.000    

COSTO  
TOTAL   12.000       221.400.000       9.000.000     230.400.000    

Fuente:  elaboración  propia  

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 5

    

Tabla  2.  Análisis  de  costos  Realizando  un  pedido  anual  

TOTAL   VR.   COSTO  TOTAL  

LOTE   UNIDADES   VALOR   COSTO   N.  VIAJES   VIAJES   POR  LOTE  

1     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

2     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

3     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

4     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

5     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

6     2.000     18.000     36.000.000         36.000.000    

        3     4.500.000     4.500.000    

COSTO  TOTAL   12.000     216.000.000     4.500.000     220.500.000    

Menos  Descuento  del  proveedor  8%       (17.280.000)  

TOTAL  ANTES  DE  COSTOS  ADICIONALES       203.220.000  

AHORRO  TEORICO  (230.400.000  menos  nuevo  costo)       27.180.000  

Mas  Costos  adicionales       (43.950.000)  

Arriendo   1.000.000   12   12.000.000        

Intereses  del  crédito  (ver  tabla  3)   17.550.000        

Recargo  Nomina   700.000   12   8.400.000        

Perdidas  y/o  
deterioro   500.000   12   6.000.000        

SOBRE  COSTOS               16.770.000  

Fuente:  elaboración  propia  

6 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Tabla  3.  Proyección  del  crédito  con  un  interés  de  15%  anual  

ABONO  DE  
CAPITAL  INICIAL   CAPITAL   INTERESES   VALOR  CUOTA   CAPITAL  FINAL  

                 216.000.000                      18.000.000                          2.700.000                      20.700.000                      198.000.000    

                 198.000.000                      18.000.000                          2.475.000                      20.475.000                      180.000.000    

                 180.000.000                      18.000.000                          2.250.000                      20.250.000                      162.000.000    

                 162.000.000                      18.000.000                          2.025.000                      20.025.000                      144.000.000    

                 144.000.000                      18.000.000                          1.800.000                      19.800.000                      126.000.000    

                 126.000.000                      18.000.000                          1.575.000                      19.575.000                      108.000.000    

                 108.000.000                      18.000.000                          1.350.000                      19.350.000                          90.000.000    

                     90.000.000                      18.000.000                          1.125.000                      19.125.000                          72.000.000    

                     72.000.000                      18.000.000                                  900.000                      18.900.000                          54.000.000    

                     54.000.000                      18.000.000                                  675.000                      18.675.000                          36.000.000    

                     36.000.000                      18.000.000                                  450.000                      18.450.000                          18.000.000    

                     18.000.000                      18.000.000                                  225.000                      18.225.000                                                              -­‐        

TOTAL  INTERESES            17.550.000        

Fuente:  elaboración  propia  

Como   se   puede   observar,   el   producto   del   análisis,   aunque   en   primera   instancia   la   opción   es  
tentativa  en  la  realidad  esta  decisión  originaría  sobrecostos  en  la  producción  lo  que  disminuiría  
el  valor  de  la  utilidad  y  generaría  cargas  administrativas  adicionales.  

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 7

    

1.1. Importancia  de  la  administración  de  inventarios  

Como  se  mencionó  anteriormente,  es  necesario  administrar  los  inventarios  de  tal  forma  que  el  
costo  sea  el  más  bajo  posible;  no  obstante,  en  ocasiones  se  contraponen  dos  aspectos:  minimizar  
la  inversión  y  los  recursos  que  se  utilizarían  en  esta  inversión  se  podrían  invertir  o  dejar  de  pagar  
en  otros  aspectos  más  rentables  de  la  compañía  y  el  otro  aspecto  es  asegurar  que  la  empresa  
cuente  con  el  inventario  necesario  para  cubrir  sus  necesidades  sin  incurrir  en  tiempo  ocioso  y  
para  cubrir  posibles  contingencias  del  proveedor  o  pedidos  adicionales.  

Los  principales  objetivos  en  la  administración  del  inventario  son:  

• Maximizar  el  servicio  al  cliente.  

• Maximizar  la  eficiencia  de  las  unidades  de  materia  prima  comprada.  
• Minimizar  la  inversión  en  inventario,  su  mantenimiento  y  control.  

Al   fijar   la   política   de   inventario   se   deben   tener   en   cuenta   los   siguientes   factores:   lineales   (la  
producción  siempre  se  comporta  igual),  estacionales  (hay  periodos  donde  la  producción  baja  y  
otros  donde  es  alta),  combinados  (hay  líneas  de  producción  que  permanecen  constantes  y  otras  
son   estacionales),   impredecibles   (no   se   puede   planear   porque   hay   factores   externos   no  
controlables).    

1.2. Método  tradicional  

En   este   método   se   mantiene   un   inventario   suficiente   para   cumplir   con   la   producción;   la   política  
de   la   empresa   determina   cuántas   unidades   se   deben   mantener   para   no   tener   ningún  
inconveniente   en   el   proceso   productivo   y   se   piden   unidades   en   la   medida   que   se   van  
consumiendo;  para  utilizar  este  método  es  necesario  conocer  la  demanda  periódica  del  producto  
terminado;   una   de   las   dificultades   de   este   método   es   que   en   oportunidades   el   mantener   un  
inventario  alto  puede  originar  sobre  costos  por  el  almacenaje,    la  administración  y  deterioros  por  
obsolescencia  o  daño.  

En   este   método,   por   lo   general,   una   orden   de   pedido   de   los   clientes   origina   una   orden   de  
producción   y   de   la   orden   de   producción   se   origina   la   orden   de   pedido   de   materia   prima,   por   tal  
razón  se  puede  decir  que  el  proceso  es  cíclico;  este  modelo  se  adapta  a  la  realidad  del  proceso  
productivo  de  la  empresa,  las  tasas  de  producción  y  demanda    permite  ajustar  permanentemente  
las   cantidades   óptimas   a   pedir;   las   limitaciones   están   relacionadas   con   los   supuestos   que   se  
manejan  debido  a  que  se  espera  que  la  demanda  sea  constante  y  esto  no  ocurre  generalmente  

8 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
 1.3. Cantidad  económica  del  pedido  

Este   método   tiene   en   cuenta   la   demanda   conocida   y   constante,   los   costos   de   mantener   el  
inventario,  los  cosos  de  pedir  unidades  al  proveedor;  de  tal  forma  que  estos  se  minimicen  a  tal  
punto  que  los  costos  de  ordenar  el  pedido  y  los  costos  de  mantener  el  inventario  se  igualan;  para  
aplicar   este   modelo   es   necesario   que   la   demanda   sea   conocida,   constante   y   no   dependa   de  
ningún  factor  interno  o  externo;  se  llegue  a  un  acuerdo  con  los  proveedores  en  cuanto  al  tiempo  
de  alistamiento  de  tal  forma  que  sea  constante,  el  inventario  se  surte  cuando  llegue  a  cero,  sin  
ningún  retraso,  el  proveedor  no  ofrece  descuentos  por  volumen  de  pedido  y  si  los  ofrece  no  son  
aceptados  por  la  empresa;  los  costos  totales  están  conformados  por  los  costos  de  compra,  los  
costos  de  mantener  el  inventario  y  los  costos  de  ordenar  el  pedido;  entre  los  beneficios  de  aplicar  
este   método   está   que   no   se   incurrirá   en   sobre   costos   por   faltantes,   deterioros   y   la   cantidad  
óptima  del  inventario  es  constante.  

1.4. Justo  a  tiempo    

Las   compras   Justo   A   Tiempo   (JAT)   es   la   adquisición   de   materiales,   que   son   entregadas   en   el  
momento   que   el   proceso   productivo   las   requiere,   o   en   comercialización   en   el   momento   preciso  
que   se   venden;   en   este   caso   es   necesario   tener   contratos   serios   y   a   largo   plazo   con   los  
proveedores,   quienes   conocen   el   calendario   de   producción   y   realizan   las   entregas   de   acuerdo   a  
éste,  los  costos  originados  por  almacenaje,  manejo,  pérdida  por  deterioro  se  reducen  a  la  mínima  
expresión;  no  obstante,  los  costos  del  pedido  se  mantienen;  al  disminuir  estos  costos  el  margen  
de  utilidad  es  mayor  o  se  puede  ofrecer  un  mejor  precio  al  cliente.  

Las   empresas   que   quieran   implementar   JAT   deben   seleccionar   cuidadosamente   a   sus  
proveedores  en  cuanto  a  calidad  de  sus  productos,  tiempo  de  entrega  y  una  vez  seleccionado,  se  
debe  establecer  relación  a  largo  plazo.  

1.5. Teoría  de  las  restricciones  

En  la  teoría  de  las  restricciones  se  busca  la  mejora  continua,  analizando  el  esquema  causa  efecto  
para  estudiar  los  procesos  productivos  y  de  esta  forma  encontrar  aspectos  por  mejorar;  en  este  
análisis  de  procesos  en  línea,  estos  sólo  se  mueven  al  paso  del  proceso  o  actividad  más  lenta  y  
para   acelerar   el   proceso   es   necesario   utilizar   medidas   de   presión   para   que   se   produzca   hasta   el  
límite  de  su  capacidad  y  de  esta  forma  se  puede  acelerar  el  proceso  completo;  el  punto  más  lento  
del  proceso  se  denomina  restricción  o  cuello  de  botella  o  factores  que  bloquean  el  proceso,  que  
pueden   ser   personas,   equipos,   piezas   de   equipos,   políticas,   controles,   ausencia   de   piezas,  
aparatos  o  materiales  o  mala  calidad  de  los  mismos;  para  mantener  el  control  es  necesario  la  
implementación  de  un  sistema  de  indicadores  que  permita  medir  cada  una  de  las  actividades  y  
cada  uno  de  los  procesos.  

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 9

    

La  implementación  se  realiza  a  través  de  las  siguientes  etapas:  

• Identificar  las  restricciones  del  proceso.  

• Buscar  la  forma  de  optimizar  las  restricciones  para  que  se  obtenga  mayor  producción.  
• Controlar   las   restricciones   de   tal   forma   que   todo   el   proceso   marche   al   ritmo   de   la  
restricción  una  vez  intervenida.  
• Implementar  un  plan  de  mejora  con  el  fin  que  la  restricción  marche  acorde  al  proceso.  
• Una   vez   eliminada   la   restricción,   iniciar   nuevamente   el   análisis   para   detectar   otras  
restricciones  y  seguir  los  mismos  pasos.  

Para  que  este  modelo  funcione  eficientemente  es  necesario  que  todo  el  personal  involucrado  en  
el   proceso   vea   las   fortalezas   del   mismo,   se   le   den   los   recursos   necesarios   y   se   realice   trabajo   en  
equipo   de   tal   forma   que   se   puedan   implementar   fácilmente   las   oportunidades   de   mejora  
detectadas.  

1.6. Costos  de  calidad  

Una  eficiente  administración  y  producción  consiste  en  generar  procesos  productivos  de  calidad,  
disminuyendo  los  sobre  costos  que  se  puedan  generar,  por  el  contrario,  debe  reducir  al  máximo  
todos   aquellos   costos   que   en   algún   momento   se   consideraron   normales;   en   una   producción  
eficiente  los  daños,  los  reprocesos  y  desperdicios  ya  no  se  consideran  normales;  siempre  se  debe  
buscar  la  eficiencia,  la  eficacia  y  la  economía  sin  disminuir  la  calidad.  

1.6.1. Daños  

Unidades   dañadas   son   aquellas   que   no   cumplen   las   características   óptimas   de   producción   sin  
importar   el   grado   de   terminación   y   son   descartadas   durante   el   proceso   o   se   venden   a   menor  
precio;  los  daños  se  pueden  clasificar  como:  daño  normal,  que  es  propio  a  un  proceso  y  se  da  aún  
en  condiciones  eficientes  y  debidamente  controladas;  estas  generalmente  se  llevan  como  mayor  
valor  del  costo  porque  no  es  fácilmente  controlable;  y  los  daños  anormales  no  son  inherentes  al  
proceso  y  no  se  presentarían  si  hay  un  control  eficiente  del  proceso,  en  estos  casos  es  necesario  
hacer  un  análisis  adecuado  de  las  causas  del  mismo.  

1.6.2. Reprocesos  

Los   reprocesos   se   refieren   a   las   unidades   que   no   pasan   en   un   proceso   de   inspección,   por   no  
cumplir   las   condiciones   de   calidad;   estas   unidades   retornan   al   proceso   para   ser   reparadas   y  
vendidas  como  producto  aceptable;  en  reprocesos  también  se  encuentran  reprocesos  normales  
y  anormales.  

10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
 1.6.3. Desperdicios  

Los  desperdicios  son  material  que  sobra  proveniente  de  un  proceso  productivo,  tiene  un  valor  
residual  comparado  con  el  valor  del  producto  terminado,  a  estos  no  se  les  asigna  ningún  costo    

1.7. Análisis  de  los  problemas  de  calidad  

La  finalidad  de  una  adecuada  administración  de  costos  es  obtener  productos  excelentes,  basados  
en   normas   nacionales   e   internacionales   de   calidad;   por   tal   razón,   es   necesario   realizar  
permanentemente   inspecciones   durante   todas   las   etapas   del   proceso     productivo   y   sólo   las  
unidades   que   cumplan   todos   los   parámetros   continúan   en   éste   y   las   que   no   se   rechazan  
inmediatamente;   la   administración   debe   determinar   cuál   es   el   porcentaje   que   se   considere  
normal  en  el  proceso  y  todo  lo  que  se  salga  de  este  estándar  debe  ser  analizado;  las  unidades  
rechazadas  deben  ser  analizadas  para  determinar  si  pueden  devolverse  para  ser  reprocesadas  o  
definitivamente  deben  descartarse  como  unidades  dañadas    

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 11

    

GLOSARIO  DE  TÉRMINOS  

Daños:  Unidades  dañadas  son  aquellas  que  no  cumplen  las  características  óptimas  de  producción  
sin  importar  el  grado  de  terminación  y  son  descartadas  durante  el  proceso  o  se  venden  a  menor  
precio.  

Desperdicio:  Son  unidades  que  no  cumplen  las  normas  de  calidad  y  por  tal  razón  son  inaceptables  
y  no  permiten  retorno  al  proceso  productivo.  

Justo   a   tiempo:   Las   compras   Justo   A   Tiempo   (JAT)   es   la   adquisición   de   materiales,   que   son  
entregadas  en  el  momento  que  el  proceso  productivo  las  requiere,  o  en  comercialización  en  el  
momento  preciso  que  se  venden.  

Margen   de   contribución   o   contribución   marginal:   Es   la   diferencia   entre   el   precio   de   venta   y   los  

costos  variables;  la  utilidad  generada  en  un  producto  sin  tener  en  cuenta  los  costos  fijos.  

Punto   de   equilibrio:   Se   da   cuando   los   ingresos   son   iguales   a   los   costos   más   gastos;   no   hay   ni  
utilidad  ni  perdida.  

Reproceso:  Son  unidades  que  no  cumplen  las  normas  de  calidad  y  por  tal  razón  son  inaceptables  
y  que  pueden  ser  aceptadas  retornándolas  en  el  proceso  productivo  y  se  debe  incurrir  en  costos  
adicionales  para  corregirlas.  

Teoría   de   las   restricciones:   En   la   teoría   de   las   restricciones   se   busca   la   mejora   continua,  

analizando   el   esquema   causa   efecto   para   analizar   los   procesos   productivos   y   de   esta   forma  
encontrar  aspectos  por  mejorar.  

12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
REFERENCIAS  

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