INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

CONTABLES

CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR:

BRAYAN ALEXANDER BENAVIDES RODRIGUEZ

AUDITORIA OPERATIVA

INSTRUCTORA:

ROJAS ALVAREZ SONIA PATRICIA

BOGOTÁ D.C.
1.CAPÍTULO 1: GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN (estudio previo –
conocimiento del cliente)

1.1.1. Organización Antecedentes de la empresa

YEAPDATA es una organización que inició operaciones en 1998, lo que la ubica

como una empresa joven, pero con gran experiencia en negocios. Es una
empresa 100% colombiana, dedicada al comercio electrónico, tecnologías de
información y medios electrónicos, utilizando siempre software y tecnología de
punta

Razón Social: YEAPDATA S.A.

Fecha de Constitución: 30 septiembre 1998
Dirección: Carrera 12 A #79-56
Ciudad: Bogotá D.C
Teléfono: 301 8867
Tipo de Sociedad: S.A.
No. de socios:2
No. de miembros de la Junta directiva: 5
Nombre de presidente: William Hernán Ramirez
Nombre de Gerente: Jorge Andrés Sánchez
Funcionarios Claves: 4
Director de Contabilidad: Yojana Hernández
No. de empleados: 75
 OBJETO SOCIAL

La empresa ofrece servicios de etiquetación para aquellas empresas que requieren

de entregar su mercancía etiquetada con código de barras de origen a sus múltiples
clientes. El área de desarrollo de sistemas ha diseñado programas de aplicación
específica para el envío/recepción de información en formato EDI. Particularmente
han diseñado el software MasterEDI, para el envío/recepción de información y
MasterLABEL, que les permite imprimir sus propias etiquetas. Además, envían
recibe información vía web o e-mail.

Cuentan con un equipo excelente de profesionales con verdadera vocación de

servicio al cliente.

Esto unido a la calidad de los productos y servicios, una política de precios

competitiva, amplios conocimientos del mercado tecnológico y una esmerada
selección de alianzas de negocio, son factores fundamentales de liderazgo en el
sector.

MISIÓN

Tener un compromiso con los clientes ofreciéndoles una respuesta inmediata a

sus necesidades de información con un excelente servicio, calidad y reduciendo
sus costos operativos, contando con herramientas tecnológicas de punta y con
personal altamente cualificado.

VISIÓN

Ser reconocidos como líderes, nacional e internacionalmente, en el desarrollo,

calidad e innovación de soluciones automatizadas, basadas en las tecnologías de
información y medios electrónicos, que permitan a los clientes un uso productivo e
inteligente de estas soluciones en su modelo de negocio.
 VALORES

· Confiabilidad.

· Rapidez.

· Honestidad.

· Superación.

· Profesionalismo.

· Eficiencia.

· Atención constante.

· Innovación.

· Trabajo en equipo.

· Espíritu de servicio.

· Responsabilidad.
 ENTORNO

La empresa se encuentra en un sector altamente deseado y en crecimiento

en nuestro país ya que el uso de las tecnologías y software de punta es un
recurso altamente requerido por las empresas del sector productivo y de
servicios, al ser una de las pocas empresas en Colombia que maneja la
tecnología masterLABEL y masterEDI la convierte en una de las más
consultadas y contratadas en el país para la producción de etiquetas
electrónicas para él envió de productos, en cuanto a la competitividad
debido al surgimiento de muchas empresas dedicadas al marketing y
ventas digitales supone un entorno con alta competencia en lo cual la
calidad y experiencia en el mercado marcara una gran brecha y preferencia
entre los consumidores.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

 crecimiento, desarrollo, valor agregado, competencia leal, calidad los

productos y servicios.

 desarrollar soluciones encaminadas a mejorar y agilizar los trámites entre las

empresas y sus clientes

 Contar con una presencia importante en nuestro círculo de negocios,

impulsado esto principalmente por nuestra filosofía comercial.

 ser la empresa de mayor crecimiento en el último año, en comparación con

nuestra competencia directa.

 Alcanzar la cifra de 1800 clientes satisfechos con nuestros servicios y

productos.
 PLANES Y PROGRAMAS DE LA EMPRESA

Plan CAPACITACION DE PERSONAL

Impulsar la eficacia
organizacional, la capacitación se
lleva a cabo para contribuir a
Elevar el nivel de rendimiento de
los colaboradores y, con ello, al
incremento de la productividad y
rendimiento de la empresa.
Programa Descripción del programa Área

Capacitar al 100% Gerentes, jefes mejorar la calidad de los Recursos

de departamento, secciones y recursos humanos, para Humanos
personal operativo de la empresa ello se está considerando
lo siguiente:
temas de capacitación
sistema institucional
planeamiento estratégico
administración y
organización
cultura organizacional
Capacitación Preventiva tiene por objeto la Recursos
preparación del personal Humanos
para enfrentar con éxito la
adopción de nuevas
metodología de trabajo,
nueva tecnología o la
utilización de nuevos
equipos,
Capacitación Correctiva está orientada a solucionar Recursos
“problemas de Humanos
desempeño”. En tal
sentido, su fuente original
de información es la
Evaluación de Desempeño
realizada normal mente en
la empresa

El tipo de estructura que posee la organización es funcional ya que su objetivo es

cubrir las necesidades de distintos niveles jerárquicos, al frente de cada uno de los
cuales está un especialista o jefe de sección. Dentro de este sistema de empresa,
prima la especialización y el trabajo enfocado a objetivos concretos. Es decir,
combate la multiplicidad de funciones. Sin embargo, eso no evita que los integrantes
de los equipos reciban órdenes de varios jefes o encargados, con lo cual la
comunicación puede hacerse difícil. De hecho, uno de los riesgos de este modelo es
la creación de ambientes poco estables.
ORGANIGRAMA
 Procesos y mapa de procesos

Procesos

Macro Riesgos del Forma como evalúan los procesos

Proceso
proceso proceso
Gestión De Capacitación Capacitación Programas de evaluación integrados a
Recursos de personal deficiente e las sesiones de capacitación, a través
Humano insuficiente del monitoreo de las actividades
grupales y el conocimiento
manifestado durante los ejercicios de
simulación e interacción;

Riesgos del Forma como evalúan los

Macro proceso Proceso procesos
proceso
Gestión y Implementación de Sistemas Mediante evaluaciones y
desarrollo nuevos sistemas incompatibles monitoreo previos a la
o ineficientes puesta en marcha del
sistema

Riesgos del Forma como evalúan los

Macro proceso Proceso procesos
proceso
Presupuestos Proyección flujos Mala ejecución comparar las previsiones
de gasto de presupuestarias con los
presupuestos resultados alcanzados para
sobre evaluar desviaciones y
ejecución aplicar ajustes o
financiera correctivos.
 Procesos de Gestión
retroalimentacion del
comunicacion con el cliente
Planificar Ejecutar Controlar
cliente la gestión de la la gestión de la la gestión de la
División de División de División de
Desarrollo Desarrollo Desarrollo
de la Organización de la Organización de la Organización

MEDICIÓN Y
ANALISIS
MAPA DE PROCESOS

Procesos Clave

Desarrollar
Desarrollar la Desarrollar la gestión de
Entrada Organización Procesos calidad en Salida
la empresa

Analiz Diseñ Gesti

ar la ar la Implan
tar la onar
Organ Organ el Investigar Desarrollar Aplicar
izació izació Organi Gestionar
Información zación Camb metodologías y metodologías y metodologías y
n n io Herramientas herramientas el cambio
herramientas Normas,
Tecnologías,
Estudios y Procedimientos,
satisfaccion de los clientes

Herramientas Metodología,
de Diagnóstico Informes de
Diagnóstico,
Estructura

requisitos y expectativas del cliente

Organizativa y
Normalizar Implantar Calidad en la
Elaborar Elaborar Gestionar
Procesos Normas y
procedimientos Normas el Cambio gestión
procedimientos

Procesos de Apoyo

Gestionar Gestionar
bienes, Recursos Gestionar
materiales y Humanos Presupuesto
servicios